Ajouter des utilisateurs HubSpot

Si vous disposez des autorisations d'ajout et de modification en tant qu'utilisateur, dans votre compte HubSpot, vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs et personnaliser leurs autorisations.

Découvrez comment supprimer des utilisateurs du compte.

Ajouter des utilisateurs

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Cliquez sur Créer utilisateur dans l'angle supérieur droit.
• Il existe différentes façons d'ajouter des utilisateurs :

• Saisissez les adresses e-mail dans le champ Ajouter une adresse e-mail. Si vous ajoutez plusieurs utilisateurs de manière simultanée, vous devez séparer les adresses e-mail par une espace. Cliquez ensuite sur Suivant.
• Vous pouvez également importer des utilisateurs en utilisant un fichier .csv. Dans une feuille de calcul Excel, commencez par ajouter une colonne Adresse e-mail qui contiendra les adresses e-mail des utilisateurs, puis enregistrez ce fichier au format .csv. Cliquez ensuite sur le bouton Un fichier .csv, puis glissez et déposez le fichier .csv en question ou cliquez sur Choisir un fichier pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur. Cliquez ensuite sur Suivant.

Remarque : Seuls 100 utilisateurs peuvent être ajoutés à un import CSV. Si vous importez plus de 100 utilisateurs, vous devez effectuer plusieurs imports.

• • Si vous avez intégré NetSuite, Microsoft Dynamics 365 ou Salesforce à HubSpot, vous pouvez importer des utilisateurs à partir de ces intégrations.
    • Cliquez sur l'intégration.
    • Par défaut, tous les utilisateurs seront sélectionnés pour l'import. Vous pouvez désélectionner les cases à cocher situées à côté des utilisateurs que vous ne souhaitez pas importer, puis cliquer sur Suivant.

Définir des autorisations utilisateur

Vous pouvez définir des autorisations pour vos nouveaux utilisateurs en utilisant des ensembles d'autorisations par défaut, des ensembles d'autorisations sauvegardés ou des ensembles d'autorisations que vous créez intégralement. Si vous avez ajouté plusieurs utilisateurs, les autorisations seront définies pour tous les utilisateurs sélectionnés.

Remarque : Si vous essayez d'attribuer à un utilisateur un ensemble d'autorisations avec une licence utilisateur et que vous n'avez plus de licences utilisateur sur votre compte HubSpot, vous serez redirigé vers une page de paiement pour acheter une licence utilisateur supplémentaire. 

• Cliquez sur Choisir comment limiter l'accès pour développer la section. Sélectionnez l'une des options de configuration des autorisations suivantes :

• • Utiliser un ensemble d'autorisations personnalisées (Entreprise uniquement) : les utilisateurs peuvent sélectionner un ensemble d'autorisations personnalisées.
    • Cliquez sur Limiter l'accès avec un ensemble d'autorisations personnalisées pour développer la section de sélection des modèles.
    • Cliquez sur le menu déroulant Ensembles d'autorisations pour sélectionner un ensemble d'autorisations personnalisées.

• • Commencez par un modèle : les utilisateurs peuvent se voir attribuer un ensemble d'autorisations basé sur le poste de l'utilisateur.
    
    • Cliquez sur Limiter l'accès avec un ensemble d'autorisations par défaut pour développer la section de sélection des modèles.
    • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un modèle pour sélectionner un ensemble d'autorisations par défaut.
    • Cliquez sur Limiter l'accès avec des autorisations pour développer la section de personnalisation des autorisations pour le modèle que vous avez sélectionné. Personnalisez davantage les ensembles d'autorisations si nécessaire.
  • Commencer à partir de zéro : analysez les paramètres complets des autorisations de HubSpot et personnalisez l'accès pour vos nouveaux utilisateurs.

• Cliquez sur Analyser l'accès pour développer la section d'analyse. Revenez aux sections précédentes si d'autres modifications sont nécessaires.
• Cliquez sur Suivant.

Envoyer un e-mail d'invitation

• Si l'utilisateur a déjà configuré un mot de passe HubSpot pour un autre compte, sur l'écran Inviter, vous pouvez ignorer l'e-mail de bienvenue en sélectionnant la case à cocher Ne pas envoyer d'e-mail d'invitation lorsque cet utilisateur est ajouté à HubSpot.
• Vérifiez les autorisations, puis cliquez sur Envoyer.

Après avoir configuré votre utilisateur, vous pouvez continuer à le personnaliser en envoyant des liens d'invitation supplémentaires, en ajoutant des utilisateurs à une équipe, en configurant des préréglages (Pro ou Entreprise uniquement) ou en enregistrant des autorisations dans des ensembles d'autorisations réutilisables (Entreprise uniquement) :

• Pour copier le lien d'invitation unique de l'utilisateur, cliquez sur Envoyer un lien d'invitation pour développer la section, puis cliquez sur Copier le lien d'invitation. Vous pouvez partager ce lien sur n'importe quel canal de messagerie pour que l'utilisateur invité rejoigne votre compte HubSpot.
• Pour ajouter des utilisateurs à une équipe, cliquez sur Ajouter des utilisateurs à une équipe pour développer la section, puis cliquez sur les menus déroulants pour ajouter des utilisateurs aux équipes principales et supplémentaires.
• Pour configurer des utilisateurs avec des préréglages (Pro et Entreprise uniquement), cliquez sur Configurer des utilisateurs avec des préréglages pour développer la section, puis cliquez sur le menu déroulant Préréglages.
• Si vous avez apporté des modifications à l'ensemble d'autorisations existant ou si vous avez démarré de zéro, vous pouvez enregistrer ces autorisations pour attribuer le même accès à des utilisateurs nouveaux et existants (Entreprise uniquement). Cliquez sur Enregistrer ces autorisations dans un ensemble d'autorisations réutilisable pour développer la section, puis cliquez sur Enregistrer comme ensemble d'autorisations personnalisées.
• Lorsque vous avez terminé de personnaliser votre configuration utilisateur, cliquez sur Terminé.

Le nouvel utilisateur recevra alors l'e-mail de bienvenue lorsqu'il pourra définir son mot de passe et se connecter. Si le nouvel utilisateur ne reçoit pas d'e-mail de bienvenue dans les cinq minutes qui suivent, consultez les étapes de dépannage ci-dessous.

Une fois qu'un utilisateur a été ajouté à un compte et qu'il a défini son mot de passe, il est éligible pour recevoir des notifications, comme les notifications d'attribution des leads. L'utilisateur peut gérer ses notifications en se connectant. Une fois connecté, l'utilisateur peut également configurer son profil.

Résoudre les problèmes concernant une invitation par e-mail rejetée

Si vous invitez un collègue à utiliser HubSpot mais qu'il ne trouve pas l'e-mail d'invitation dans sa boîte de réception, il se peut qu'il y ait un problème avec l'adresse e-mail que vous avez saisie ou que vous deviez contacter votre équipe informatique pour vérifier que les e-mails provenant de HubSpot ne sont pas bloqués.

Suivez les étapes de dépannage suivantes si l'utilisateur que vous avez invité n'a pas reçu l'e-mail d'invitation :

• Demandez à l'utilisateur de vérifier son dossier de courriers indésirables ou spams.
• Vérifiez que vous avez correctement saisi l'adresse e-mail. Si l'adresse a été correctement saisie, assurez-vous qu'elle a été créée et qu'elle est active.
• Vérifiez auprès de votre équipe informatique si un pare-feu actif n'empêche pas la distribution des e-mails de HubSpot. Découvrez-en davantage sur la configuration d'une liste d'autorisations pour les e-mails et les adresses IP de HubSpot.
• Si la première tentative de distribution d'un e-mail d'invitation échoue, HubSpot bloquera l'adresse e-mail correspondante et vous devrez contacter le support HubSpot pour obtenir de l'aide afin de débloquer manuellement l'adresse.

Si l'e-mail d'invitation a été envoyé mais que l'utilisateur ne le trouve toujours pas dans sa boîte de réception après avoir suivi les étapes ci-dessus, vous pouvez lui donner accès à son compte en lui envoyant un e-mail de réinitialisation du mot de passe. L'utilisateur concerné peut également réinitialiser son mot de passe directement depuis sa page de connexion.