Creare flussi di lavoro multi-account

Grazie ai flussi di lavoro multi-account, una funzionalità della gestione multi-account, puoi utilizzare le azioni del flusso di lavoro per creare un nuovo contatto o modificare un contatto esistente in un altro account HubSpot della tua organizzazione.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a utilizzare questa funzionalità, assicurati di aver compreso appieno quali passaggi devono essere intrapresi in anticipo, nonché i limiti della funzionalità e le potenziali conseguenze del suo utilizzo. 

Comprendere i requisiti

• È necessario aver creato e configurato un'organizzazione con gestione multi-account.
  • Per impostare la gestione multi-account, è necessario disporre di un account HubSpot nella propria organizzazione che abbia Marketing Hub Enterprise.
  • Per utilizzare i flussi di lavoro multi-account, uno dei tuoi account deve disporre di un abbonamento Professionalo Enterprise (per qualsiasi prodotto).
  • Alcune funzioni della gestione multi-account richiedono abbonamenti ad altri prodotti. 

Nota: la gestione multi-account non può essere configurata negli account sandbox o negli account di prova.

• Una volta configurata l'organizzazione per la gestione multi-account, potrai utilizzare la nuova azione nei flussi di lavoro in qualsiasi account che abbia i flussi di lavoro multi-account attivati come account di origine nella connessione.
• Gli account disponibili da utilizzare nell'azione saranno tutti gli account che hai configurato come account di destinazione per i flussi di lavoro multi-account per quell'account.
  

Comprendere i limiti e le considerazioni

• Gli account che memorizzano dati sensibili non possono fungere da origine per i flussi di lavoro multi-account.
• L'attivazione dei flussi di lavoro multi-account introdurrà una nuova proprietà definita da HubSpot sull'oggetto contatto chiamata Opportunità di cross-selling, che può essere impostata su Sì o No.
• Attualmente, l'azione del flusso di lavoro potrà solo creare o modificare i record dei contatti nell'altro account. Tuttavia, il trigger del flusso di lavoro può utilizzare qualsiasi tipo di oggetto. Ad esempio, se il trigger utilizza un oggetto "affare", l'azione troverà i contatti associati all'affare che è stato inserito nel flusso di lavoro.
• Se il flusso di lavoro è:
  • Modifica dei contatti in un altro account: potrai impostare solo la proprietà " Opportunità di cross-selling ".
  • Creazione di contatti in un altro account: potrai impostare la proprietà Opportunità di cross-selling, dopodiché l'e-mail, il nome e il cognome dei contatti creati verranno impostati automaticamente, in base ai valori del contatto su cui l'azione sta operando.

• HubSpot determina se un contatto esiste già in un altro account confrontando l'indirizzo email del contatto nell'account corrente e nell'altro account. 
• È possibile selezionare un solo account per ogni utilizzo della nuova azione del flusso di lavoro. Per modificare o creare record di contatto in più account, aggiungi l’azione del flusso di lavoro una volta per ogni account che desideri includere.
• È tua responsabilità assicurarti di ottenere il consenso corretto per il trattamento dei dati e le comunicazioni, se stai creando record nell'altro account. Se il flusso di lavoro crea un contatto in un altro dei tuoi account HubSpot, dovrai quindi impostare la base giuridica del trattamento e le iscrizioni alle e-mail in quell'account.
• Si consiglia di creare un flusso di lavoro complementare nell'account di destinazione che si attivi in base ai record creati o alla proprietà dell'opportunità di cross-selling aggiornata su un contatto. Se stai creando il contatto in un altro account e intendi inviare comunicazioni di marketing a tale contatto, il flusso di lavoro complementare dovrebbe includere l'impostazione del contatto come contatto di marketing e l'aggiornamento della sua iscrizione alle email.

Attiva i flussi di lavoro per la gestione multi-account

Per attivare i flussi di lavoro multi-account:

1. Se non l'hai già fatto, configura la tua organizzazione per la gestione multi-account.
2. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
3. Nel menu della barra laterale sinistra, in Gestione organizzazione, fai clic suMulti-account.
4. Fai clic suModifica connessioni account.
5. Seleziona un account dal pannello di sinistra e attiva l 'interruttore Flussi di lavoro multi-account .
   
   
6. Le connessioni sono bidirezionali per impostazione predefinita (le funzionalità funzionano in entrambe le direzioni tra gli account). Per modificare la connessione in unidirezionale (le funzionalità funzionano da un account all'altro), fai clic suConnessione unidirezionale.
7. Fai clic suAvanti.
8. Fai clic su "Fatto".

Crea e aggiorna i contatti in altri account con un flusso di lavoro multi-account

Dopo aver attivato i flussi di lavoro per la gestione multi-account, usa l'azione Modifica/crea contatto in un altro account per creare e aggiornare i contatti in altri account HubSpot:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fai clic sulnome diun flusso di lavoro esistente oppurecreane uno nuovo.
   
3. Nel pannello di sinistra, definisci il tuo trigger.
4. Fai clic sull'icona + Aggiungi sotto il trigger.
5. Nel pannello di sinistra, clicca su CRM, quindi seleziona Modifica/crea contatto in un altro account.
6. Configura la tua azione: 
   
   • Contatto di destinazione: seleziona una delle seguenti opzioni:
     • Se il trigger è un trigger di contatto, selezionaContatto iscritto.
     • Se il trigger è un trigger di trattativa, seleziona Contatto: aggiornato più di recente per aggiornare il contatto aggiornato più di recente, oppure Contatti: tutti associati per aggiornare tutti i contatti associati alla trattativa.
   • • Fare clic su+ Aggiungi origine dati dei contatti per utilizzare le azioni del flusso di lavoro basate sui contatti nel flusso di lavoro.
   • Modifica contatto nell'account collegato seguente: seleziona l'account in cui il contatto verrà modificato, in base al trigger. 
   • Crea contatto nell'account selezionato se non esiste: seleziona questa casella di controllo per creare contatti nell'account se non esistono. Il record del contatto verrà creato con l'e-mail, il nome e il cognome forniti dal campo Contatto di destinazione.
   • Opportunità di cross-selling: determina se il record è un'opportunità di cross-selling.
   • Cancella valore proprietà esistente: seleziona questa casella di controllo per cancellare i valori esistenti nella proprietà Opportunità di cross-selling.
   • Nota tra account: inserisciuna nota da aggiungere al record del contatto creato o modificato.
   • Aggiorna le seguenti proprietà:seleziona le caselle di controllo accanto alle proprietà che desideri aggiornare. Deseleziona le caselle di controllo accanto alle proprietà se non desideri che vengano aggiornate.
   • Valori delle proprietà: quando si aggiorna un contatto esistente nell'altro account, scegliere se mantenere i valori delle proprietà esistenti o sovrascriverli.
7. Dopo aver configurato l'azione del flusso di lavoro, fare clic su Salva.
8. Continua a configurare il flusso di lavoro.
    
   

Crea opportunità in altri account con un flusso di lavoro multi-account

Dopo aver attivato i flussi di lavoro per la gestione multi-account, usa l'azione Crea opportunity in un altro account per creare nuove opportunity in altri account HubSpot:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fai clic sulnome diun flusso di lavoro esistente oppurecreane uno nuovo.
   
3. Nel pannello di sinistra, definisci il tuo trigger.
4. Fai clic sull'icona + Aggiungi sotto il trigger.
5. Nel pannello di sinistra, clicca su CRM, quindi seleziona Crea trattativa in un altro account.
6. Configura la tua azione: 
   
   • Opportunità di vendita di destinazione: seleziona una delle seguenti opzioni:
     • Se il trigger è un trigger di trattativa, seleziona Trattativa registrata.
     • Se il trigger è un trigger di contatto, seleziona " Opportunità: aggiornata più di recente " per creare l'opportunità in base a quella aggiornata più di recente, oppure "Tutte le opportunità associate".
   • • Fai clic su+ Altri dati per aggiungere ulteriori fonti di dati.
   • Seleziona account collegato: seleziona l'account HubSpot in cui verrà creata la nuova trattativa. 
   • Configurazione della pipeline: seleziona una delle seguenti opzioni di pipeline quando crei la tua nuova trattativa.
     • Usa pipeline di origine: quando crei un'opportunità, utilizza una pipeline di opportunità corrispondente nell'account collegato come opportunità di destinazione selezionata. Se nell'account collegato selezionato non esiste una pipeline di opportunità corrispondente o una fase dell'opportunità con lo stesso nome, la creazione dell'opportunità non andrà a buon fine.
     • Seleziona pipeline di destinazione: quando crei un deal, utilizza una pipeline dall'account collegato selezionato. Dovrai selezionare una pipeline di deal e una fase del deal esistenti dal tuo account HubSpot corrispondente. 

1. • Opportunità di cross-selling: determina se il record rappresenta un'opportunità di cross-selling.
   • Nota tra account: inserisci una nota da aggiungere al record dell'affare creato.

1. • Aggiorna le seguenti proprietà: seleziona le caselle di controllo accanto alle proprietà che desideri includere nella tua nuova trattativa.

7. Dopo aver configurato l'azione del flusso di lavoro, clicca su Salva.
8. Continua a configurare il tuo flusso di lavoro.
    
   

Casi d'uso suggeriti

Di seguito sono riportati i due casi d'uso più comuni che invitiamo i clienti a prendere in considerazione.

Inoltro dei moduli inviati a un altro account

• I clienti con più account spesso creano un modulo in un account HubSpot che raccoglie informazioni sull'interesse verso diversi marchi, segmenti o regioni distribuiti su diversi account HubSpot.
• Per realizzare questo caso d'uso utilizzando i flussi di lavoro multi-account:
  • Crea un nuovo flusso di lavoro in cui il trigger è l'invio di un modulo.
  • Utilizza l'azione "Nuovo flusso di lavoro" per creare record di contatto nell'altro account, se non esistono già.

Vendita incrociata

Le aziende multimarca spesso desiderano vendere o commercializzare i prodotti di un marchio a una persona o a un'azienda, una volta che queste hanno manifestato interesse o acquistato un prodotto di un altro marchio. Per realizzare questo caso d'uso utilizzando i flussi di lavoro multi-account: 

• Crea un nuovo flusso di lavoro in cui il trigger è il risultato che identifica il contatto come un'opportunità di cross-selling. Ad esempio, quando un affare diventa "Chiuso e vinto".
• Utilizza l'azione "Nuovo flusso di lavoro" per modificare la proprietà "Opportunità di cross-selling" sul contatto nell'altro account, se già esiste; in caso contrario, crea un nuovo contatto con la proprietà "Opportunità di cross-selling" impostata su "Sì".
• In genere, avrai quindi un flusso di lavoro separato nell'account di destinazione che si attiva dalla proprietà "opportunità di cross-selling" di un contatto, per poi effettuare il cross-selling o il cross-marketing al contatto.
• È tua responsabilità assicurarti di ottenere il consenso corretto per il trattamento dei dati e le comunicazioni, se stai creando record nell'altro account.