Workflows met meerdere accounts maken

Met multi-account workflows, een functie van multi-accountbeheer, kun je workflowacties gebruiken om een nieuw contact aan te maken of een bestaand contact te bewerken in een ander HubSpot-account binnen je organisatie.

Voordat u begint

Voordat u met deze functie aan de slag gaat, moet u ervoor zorgen dat u volledig begrijpt welke stappen u vooraf moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn. 

Begrijp de vereisten

• U moet een organisatie voor het beheer van meerdere accounts hebben ingesteld en geconfigureerd.
  • Om multi-accountbeheer in te stellen, moet u een HubSpot-account in uw organisatie hebben met Marketing Hub Enterprise.
  • Om multi-account workflows te kunnen gebruiken, moet een van uw accounts een Professional-of Enterprise-abonnement hebben (voor elk product).
  • Voor sommige functies binnen het beheer van meerdere accounts zijn abonnementen op andere producten vereist. 

Let op: multi-accountbeheer kan niet worden ingesteld in sandbox-accounts of proefaccounts.

• Zodra uw organisatie voor het beheer van meerdere accounts is ingesteld, kunt u de nieuwe actie in workflows gebruiken in elk account dat multi-account workflows heeft ingeschakeld als bronaccount in de verbinding.
• De accounts die beschikbaar zijn voor gebruik in de actie zijn alle accounts die u hebt geconfigureerd als bestemmingsaccount voor multi-accountworkflows voor dat account.
  

Begrijp de beperkingen en overwegingen

• Accounts waarin gevoelige gegevens zijn opgeslagen, kunnen geen bron zijn voor multi-accountworkflows.
• Als u workflows voor meerdere accounts inschakelt, wordt er een nieuwe door HubSpot gedefinieerde eigenschap toegevoegd aan het contactobject, genaamd Cross-sell Opportunity(Cross-sell-kans), die kan worden ingesteld op Ja of Nee.
• Momenteel kan de workflowactie alleen contactrecords in het andere account maken of bewerken. De workflowtrigger kan echter elk type object gebruiken. Als de trigger bijvoorbeeld een dealobject gebruikt, zoekt de actie de contacten die zijn gekoppeld aan de deal die is ingeschreven in de workflow.
• Als de workflow is:
  • Contacten in een ander account bewerken: u kunt alleen de eigenschap Cross-sell opportunity instellen.
  • Contacten aanmaken in een ander account: u kunt de eigenschap Cross-sell-kans instellen, waarna de e-mail, voornaam en achternaam van de aangemaakte contacten automatisch worden ingesteld op basis van de waarden van het contact waarop de actie wordt uitgevoerd.

• HubSpot bepaalt of een contactpersoon al in een ander account bestaat door het e-mailadres van de contactpersoon in het huidige account te vergelijken met dat in het andere account. 
• Je kunt slechts één account per gebruik van de nieuwe workflowactie selecteren. Om contactrecords in meerdere accounts te bewerken of aan te maken, voeg je de workflowactie één keer toe voor elk account dat je wilt opnemen.
• Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat u de juiste toestemming voor gegevensverwerking en communicatie verzamelt als u records in het andere account aanmaakt. Als de workflow een contactpersoon aanmaakt in een ander HubSpot-account, moet u de wettelijke basis voor verwerking en e-mailabonnementen in dat account instellen.
• Het wordt aanbevolen om een aanvullende workflow aan te maken in het doelaccount die wordt geactiveerd door de records die worden aangemaakt of door de cross-sell-opportuniteitseigenschap die wordt bijgewerkt voor een contactpersoon. Als je de contactpersoon in een ander account aanmaakt en van plan bent om aan de contactpersoon te verkopen, dan moet die aanvullende workflow het instellen van de contactpersoon als marketingcontactpersoon en het bijwerken van hun e-mailabonnement omvatten.

Schakel workflows voor het beheer van meerdere accounts in

Om workflows voor meerdere accounts in te schakelen:

1. Als je dat nog niet hebt gedaan, stel dan je organisatie voor het beheer van meerdere accounts in.
2. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
3. Klik in het menu aan de linkerkant onder Organisatiebeheer opMeerdere accounts.
4. Klik opAccountverbindingen bewerken.
5. Selecteer een account in het linkerpaneel en schakel de schakelaar Multi-account-workflows in.
   
   
6. Verbindingen zijn standaard tweerichtingsverkeer (functies werken in beide richtingen tussen accounts). Om de verbinding te wijzigen in eenrichtingsverkeer (functies werken van het ene account naar het andere), klikt u opEénrichtingsverbinding.
7. Klik opVolgende.
8. Klik opGereed.

Maak en werk contacten bij in andere accounts met een workflow voor meerdere accounts

Nadat u workflows voor het beheer van meerdere accounts hebt ingeschakeld, gebruikt u de actie Contactpersoon bewerken/aanmaken in een ander account om contactpersonen in andere HubSpot-accounts aan te maken en bij te werken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam vaneen bestaande workflow ofmaak een nieuwe workflow aan.
   
3. Definieer uw trigger in het linkerpaneel.
4. Klik op het pictogram + Toevoegen onder uw trigger.
5. Klik in het linkerpaneel op CRM en selecteer vervolgens Contact bewerken/aanmaken in een ander account.
6. Configureer uw actie: 
   
   • Doelcontact: selecteer een van de volgende opties:
     • Als de trigger een contacttrigger is, selecteer jeIngeschreven contactpersoon.
     • Als de trigger een deal-trigger is, selecteer dan Contact: Meest recent bijgewerkt om het meest recent bijgewerkte contact bij te werken, of Contacten: Alle gekoppelde om alle contacten bij te werken die aan de deal zijn gekoppeld.
   • • Klik op+ Contactgegevensbron toevoegen om op contact gebaseerde workflowacties in de workflow te gebruiken.
   • Contact bewerken in het volgende gekoppelde account: selecteer de account aar het contact wordt bewerkt, op basis van de trigger. 
   • Contactpersoon aanmaken in het geselecteerde account als deze niet bestaat: vink dit selectievakje aan om contactpersonen aan te maken in het account als deze niet bestaan. Het contactrecord wordt aangemaakt met het e-mailadres, de voornaam en de achternaam die zijn opgegeven in het veld Doelcontactpersoon.
   • Cross-sell-kans: bepaal of het record een cross-sell-kans is.
   • Bestaande eigenschapswaarde wissen: schakel dit selectievakjein om bestaande waarden in de eigenschap Cross-sell-kans te wissen.
   • De volgende eigenschappen bijwerken:schakel de selectievakjes in naast de eigenschappen die u wilt bijwerken. Schakel de selectievakjes naast eigenschappen uit als u deze niet wilt bijwerken.
   • Eigenschapswaarden: wanneer u een bestaande contactpersoon in uw andere account bijwerkt, kunt u kiezen of u de bestaande eigenschapswaarden wilt behouden of deze waarden wilt overschrijven.
7. Nadat u uw workflowactie hebt ingesteld, klikt u op Opslaan.
8. Ga verder met het instellen van uw workflow.
    
   

Maak deals aan in andere accounts met een workflow voor meerdere accounts (BETA)

Nadat je workflows voor het beheer van meerdere accounts hebt ingeschakeld, gebruik je de actie Deal in een ander account aanmaken om nieuwe deals aan te maken in andere HubSpot-accounts:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam vaneen bestaande workflow ofmaak een nieuwe workflow aan.
   
3. Definieer uw trigger in het linkerpaneel.
4. Klik op het pictogram + Toevoegen onder uw trigger.
5. Klik in het linkerpaneel op CRM en selecteer vervolgens Deal aanmaken in een ander account.
6. Configureer uw actie: 
   
   • Doeldeal: selecteer een van de volgende opties:
     • Als de trigger een deal-trigger is, selecteer je Ingeschreven deal.
     • Als de trigger een contacttrigger is, selecteer je Deal: Meest recent bijgewerkt om te maken op basis van de meest recent bijgewerkte deal, of Alle gekoppelde deals.
   • • Klik op+ Meer gegevens om extra gegevensbronnen toe te voegen.
   • Selecteer verbonden account: selecteer het HubSpot-account waar de nieuwe deal wordt aangemaakt. 
   • Pijplijnconfiguratie: selecteer een van de volgende pijplijnopties bij het aanmaken van uw nieuwe deal.
     • Bronpijplijn gebruiken: gebruik bij het aanmaken van een deal een overeenkomende dealpijplijn in het gekoppelde account als de geselecteerde doeldeal. Als er geen overeenkomstige dealpijplijn of dealfase met dezelfde naam bestaat in het geselecteerde gekoppelde account, mislukt het aanmaken van de deal.
     • Doelpijplijn selecteren: gebruik bij het aanmaken van een deal een pijplijn uit het geselecteerde gekoppelde account. U moet een bestaande dealpijplijn en dealfase selecteren uit uw bijbehorende HubSpot-account. 

1. • Cross-sell-kans: bepaal of het record een cross-sell-kans is.
   • Werk de volgende eigenschappen bij: vink de selectievakjes aan naast de eigenschappen die u in uw nieuwe deal wilt opnemen.

7. Nadat je je workflowactie hebt ingesteld, klik je op Opslaan.
8. Ga verder met het instellen van je workflow.
    
   

Aanbevolen gebruiksscenario's

Hieronder staan de twee meest voorkomende gebruiksscenario's die we klanten aanraden om te overwegen.

Formulierinzendingen doorsturen naar een ander account

• Klanten met meerdere accounts maken vaak een formulier aan in één HubSpot-account waarmee ze interesse verzamelen in verschillende merken, segmenten of regio's die verspreid zijn over verschillende HubSpot-accounts.
• Om dit gebruiksscenario uit te voeren met behulp van workflows voor meerdere accounts:
  • Maak een nieuwe workflow waarbij de trigger het indienen van een formulier is.
  • Gebruik de nieuwe workflowactie om contactrecords aan te maken in het andere account als deze nog niet bestaan.

Cross-selling

Bedrijven met meerdere merken willen vaak de producten van één merk verkopen of op de markt brengen aan een persoon of bedrijf zodra deze interesse toont of een product van een ander merk koopt. Om dit gebruiksscenario uit te voeren met behulp van workflows voor meerdere accounts: 

• Maak een nieuwe workflow waarbij de trigger het resultaat is dat de contactpersoon identificeert als een cross-sell-kans. Bijvoorbeeld wanneer een deal de status Gesloten gewonnen krijgt.
• Gebruik de nieuwe workflowactie om de cross-sell-kans-eigenschap van het contact in het andere account te bewerken als deze al bestaat, en als dat niet het geval is, maak dan een nieuw contact aan met de cross-sell-kans-eigenschap ingesteld op Ja.
• Meestal hebt u dan een aparte workflow in het doelaccount die wordt geactiveerd door de cross-sell-kans-eigenschap van een contactpersoon, om vervolgens cross-selling of cross-marketing toe te passen op de contactpersoon.
• Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat u de juiste toestemming voor gegevensverwerking en communicatie verzamelt als u records in het andere account aanmaakt.