Workflows met meerdere accounts maken

Met workflows voor meerdere accounts, een functie van het beheer van meerdere accounts, kun je workflowacties gebruiken om een nieuw contact aan te maken of een bestaand contact te bewerken in een ander HubSpot-account binnen je organisatie.

Voordat u aan de slag gaat

Zorg ervoor dat je, voordat je met deze functie aan de slag gaat, volledig begrijpt welke stappen je vooraf moet nemen, evenals de beperkingen van de functie en de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan. 

De vereisten begrijpen

• U moet een organisatie voor multi-accountbeheer hebben opgezet en geconfigureerd.
  • Om multi-accountbeheer in te stellen, moet u een HubSpot-account in uw organisatie hebben met Marketing Hub Enterprise.
  • Om multi-account-workflows te gebruiken, moet een van je accounts een Professional-of Enterprise-abonnement hebben (voor elk product).
  • Voor sommige functies binnen multi-accountbeheer zijn abonnementen op andere producten vereist. 

Let op: Multi-accountbeheer kan niet worden ingesteld in sandbox-accounts of proefaccounts.

• Zodra uw organisatie voor het beheer van meerdere accounts is ingesteld, kunt u de nieuwe actie gebruiken in workflows in elk account waarvoor workflows voor meerdere accounts zijn ingeschakeld als bronaccount in de koppeling.
• De accounts die beschikbaar zijn voor gebruik in de actie, zijn alle accounts die u hebt geconfigureerd als bestemmingsaccount voor multi-accountworkflows voor dat account.
  

Begrijp de beperkingen en overwegingen

• Accounts waarin gevoelige gegevens zijn opgeslagen, kunnen niet als bron voor multi-account-workflows dienen.
• Als u multi-account-workflows inschakelt, wordt er een nieuwe door HubSpot gedefinieerde eigenschap toegevoegd aan het contactobject, genaamd Cross-sell Opportunity, die kan worden ingesteld op Ja of Nee.
• Momenteel kan de workflowactie alleen contactrecords in het andere account aanmaken of bewerken. De workflowtrigger kan echter elk type object gebruiken. Als de trigger bijvoorbeeld een dealobject gebruikt, zoekt de actie de contacten die zijn gekoppeld aan de deal die is ingeschreven in de workflow.
• Als de workflow is:
  • Contacten in een ander account bewerken: kun je alleen de eigenschap Cross-sell opportunity instellen.
  • Contacten aanmaken in een ander account: dan kunt u de eigenschap Cross-sell opportunity instellen, waarna het e-mailadres, de voornaam en de achternaam van de aangemaakte contacten automatisch worden ingesteld op basis van de waarden van het contact waarop de actie wordt uitgevoerd.

• HubSpot bepaalt of een contactpersoon al in een ander account bestaat door het e-mailadres van de contactpersoon in het huidige account te vergelijken met dat in het andere account. 
• U kunt slechts één account selecteren per gebruik van de nieuwe workflowactie. Om contactrecords in meerdere accounts te bewerken of aan te maken, voegt u de workflowactie één keer toe voor elk account dat u wilt opnemen.
• Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat u de juiste toestemming voor gegevensverwerking en communicatie verzamelt, als u records in het andere account aanmaakt. Als de workflow een contactpersoon aanmaakt in een ander van uw HubSpot-accounts, moet u vervolgens de rechtsgrondslag voor de verwerking en e-mailabonnementen in dat account instellen.
• Het wordt aanbevolen om een aanvullende workflow aan te maken in het doelaccount die wordt geactiveerd door de records die worden aangemaakt of door de eigenschap 'cross-sell opportunity' die wordt bijgewerkt voor een contactpersoon. Als u de contactpersoon in een ander account aanmaakt en van plan bent om marketing naar de contactpersoon te sturen, dan moet die aanvullende workflow het instellen van de contactpersoon als marketingcontact en het bijwerken van hun e-mailabonnement omvatten.

Schakel workflows voor het beheer van meerdere accounts in

Om workflows voor meerdere accounts in te schakelen:

1. Als je dat nog niet hebt gedaan, stel dan je organisatie voor het beheer van meerdere accounts in.
2. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
3. Klik in het menu aan de linkerkant, onder Organisatiebeheer, opMeerdere accounts.
4. Klik opAccountverbindingen bewerken.
5. Selecteer een account in het linkerpaneel en zet de schakelaar voor Multi-account-workflows aan.
   
   
6. Verbindingen zijn standaard tweerichtingsverbindingen (functies werken in beide richtingen tussen accounts). Om de verbinding te wijzigen in een eenrichtingsverbinding (functies werken van het ene account naar het andere), klikt u op'Eenrichtingsverbinding'.
7. Klik opVolgende.
8. Klik op'Gereed'.

Maak en werk contacten in andere accounts bij met een workflow voor meerdere accounts

Nadat u de workflows voor het beheer van meerdere accounts hebt ingeschakeld, gebruikt u de actie 'Contactpersoon in een ander account bewerken/aanmaken' om contactpersonen in andere HubSpot-accounts aan te maken en bij te werken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam vaneen bestaande workflow ofmaak een nieuwe workflow aan.
   
3. Definieer uw trigger in het linkerpaneel.
4. Klik op het pictogram + Toevoegen onder uw trigger.
5. Klik in het linkerpaneel op CRM en selecteer vervolgens Contact bewerken/aanmaken in een ander account.
6. Configureer uw actie: 
   
   • Doelcontact: kies uit de volgende opties:
     • Als de trigger een contacttrigger is, selecteer danGeregistreerd contact.
     • Als de trigger een deal-trigger is, selecteer dan Contact: Meest recent bijgewerkt om het meest recent bijgewerkte contact bij te werken, of Contacten: Alle gekoppelde om alle contacten bij te werken die aan de deal zijn gekoppeld.
   • • Klik op+ Contactgegevensbron toevoegen om op contacten gebaseerde workflowacties in de workflow te gebruiken.
   • Contact bewerken in het volgende gekoppelde account: selecteer het account- e waarin het contact wordt bewerkt, op basis van de trigger. 
   • Contact aanmaken in het geselecteerde account als het niet bestaat: vink dit selectievakje aan om contacten aan te maken in het account als ze niet bestaan. Het contactrecord wordt aangemaakt met het e-mailadres, de voornaam en de achternaam die zijn opgegeven in het veld Doelcontact.
   • Cross-sell-kans: bepaal of het record een cross-sell-kans is.
   • Bestaande eigenschapswaarde wissen: vink dit selectievakjeaan om bestaande waarden in de eigenschap Cross-sell-kans te wissen.
   • Opmerking voor meerdere accounts: voereen opmerkinginom toe te voegen aan het contactrecord dat wordt aangemaakt of bewerkt.
   • De volgende eigenschappen bijwerken:vink de selectievakjes aan naast de eigenschappen die u wilt bijwerken. Schakel de selectievakjes naast eigenschappen uit als u niet wilt dat ze worden bijgewerkt.
   • Eigenschapswaarden: wanneer u een bestaand contact in uw andere account bijwerkt, kiest u of u de bestaande eigenschapswaarden wilt behouden of deze waarden wilt overschrijven.
7. Klik op Opslaan nadat u uw workflowactie hebt ingesteld.
8. Ga verder met het instellen van uw workflow.
    
   

Deals aanmaken in andere accounts met een workflow voor meerdere accounts

Nadat je workflows voor het beheer van meerdere accounts hebt ingeschakeld, gebruik je de actie 'Deal aanmaken in een ander account' om nieuwe deals aan te maken in andere HubSpot-accounts:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam vaneen bestaande workflow ofmaak een nieuwe workflow aan.
   
3. Definieer uw trigger in het linkerpaneel.
4. Klik op het pictogram + Toevoegen onder uw trigger.
5. Klik in het linkerpaneel op CRM en selecteer vervolgens Deal aanmaken in een ander account.
6. Configureer uw actie: 
   
   • Doeldeal: kies uit de volgende opties:
     • Als de trigger een deal-trigger is, selecteer dan 'Ingeschreven deal'.
     • Als de trigger een contacttrigger is, selecteer dan Deal: Meest recent bijgewerkt om te creëren op basis van de meest recent bijgewerkte deal, of Alle gekoppelde deals.
   • • Klik op+ Meer gegevens om extra gegevensbronnen toe te voegen.
   • Selecteer gekoppeld account: selecteer het HubSpot-account waarin de nieuwe deal wordt aangemaakt. 
   • Pijplijnconfiguratie: kies uit de volgende pijplijnopties bij het aanmaken van je nieuwe deal.
     • Bronpijplijn gebruiken: gebruik bij het aanmaken van een deal een overeenkomende dealpijplijn in het gekoppelde account als de geselecteerde doeldeal. Als er in het geselecteerde gekoppelde account geen overeenkomstige dealpijplijn of dealfase met dezelfde naam bestaat, mislukt het aanmaken van de deal.
     • Doelpijplijn selecteren: gebruik bij het aanmaken van een deal een pijplijn uit het geselecteerde gekoppelde account. U moet een bestaande dealpijplijn en dealfase selecteren uit uw bijbehorende HubSpot-account. 

1. • Cross-sell-kans: bepaal of het record een cross-sell-kans is.
   • Opmerking voor meerdere accounts: voer een opmerkingin om toe te voegen aan het aangemaakte dealrecord.

1. • Werk de volgende eigenschappen bij: vink de selectievakjes aan naast de eigenschappen die u in uw nieuwe deal wilt opnemen.

7. Klik op Opslaan nadat je je workflowactie hebt ingesteld.
8. Ga verder met het instellen van je workflow.
    
   

Aanbevolen gebruiksscenario's

Hieronder staan de twee meest voorkomende gebruiksscenario's die we klanten aanraden om te overwegen.

Formulierinzendingen doorsturen naar een ander account

• Klanten met meerdere accounts maken vaak in één HubSpot-account een formulier aan waarmee interesse wordt verzameld in verschillende merken, segmenten of regio's die verspreid zijn over verschillende HubSpot-accounts.
• Om dit gebruiksscenario uit te voeren met workflows voor meerdere accounts:
  • Maak een nieuwe workflow aan waarbij de trigger een formulierinzending is.
  • Gebruik de nieuwe workflowactie om contactrecords aan te maken in het andere account als deze nog niet bestaan.

Cross-selling

Bedrijven met meerdere merken willen vaak de producten van het ene merk aan een persoon of bedrijf verkopen of promoten, zodra deze interesse toont of een product van een ander merk koopt. Om dit gebruiksscenario uit te voeren met behulp van workflows voor meerdere accounts: 

• Maak een nieuwe workflow aan waarbij de trigger het resultaat is dat het contact identificeert als een cross-sell-kans. Bijvoorbeeld wanneer een deal de status 'Gesloten - Gewonnen' krijgt.
• Gebruik de nieuwe workflowactie om de eigenschap 'cross-sell-kans' van het contact in het andere account te bewerken als deze al bestaat, en maak anders een nieuw contact aan met de eigenschap 'cross-sell-kans' ingesteld op Ja.
• Meestal heb je dan een aparte workflow in het doelaccount die wordt geactiveerd door de eigenschap 'cross-sell-kans' van een contactpersoon, om vervolgens cross-selling of cross-marketing toe te passen op de contactpersoon.
• Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat u de juiste toestemming voor gegevensverwerking en communicatie verzamelt, als u records in het andere account aanmaakt.