BetaCollegare Google Drive a HubSpot

Utilizzate l'integrazione di HubSpot con Google Drive per aggiungere i file di Google Drive ai record CRM in HubSpot e accedere a panoramiche potenziate dall'intelligenza artificiale. Ad esempio, i rappresentanti di vendita possono collegare una proposta di vendita o le note di una chiamata al record di contatto di un prospect in HubSpot.

Dopo aver collegato l'app, è possibile automatizzare la gestione dei file con i flussi di lavoro. Ad esempio, è possibile creare automaticamente unità o cartelle condivise quando vengono creati nuovi record, oppure caricare i file dalle proprietà dei record a Google Drive. Questo aiuta a standardizzare l'organizzazione dei documenti e a ridurre il lavoro manuale dei vari team.

Se siete Super Admin, scegliete il vostro account per la nuova versione beta dell'app Google Drive.

Prima di iniziare

• Google Drive è un'applicazione a livello di account. Ogni utente dell'account HubSpot deve collegare il proprio utente HubSpot al proprio utente Google Workspace nelle impostazioni di integrazione di Google Drive in HubSpot.
• Gli utenti di HubSpot possono allegare file di Google Drive ai record di HubSpot solo se il loro utente di Google Workspace ha l'autorizzazione ad accedere a tali file.
• È possibile allegare un massimo di 25 file per record.
• È possibile allegare tutti i tipi di file di Google Drive, ma solo i file Google Docs, Google Slides e PDF pertinenti genereranno una panoramica.

Collegare l'applicazione Google Drive

Nel vostro account HubSpot, fate clic sull'icona Marketplace nella barra di navigazione superiore, quindi selezionate HubSpot Marketplace.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.

2. Nella barra di ricerca, inserire Google Drive e premere Invio.
3. Selezionare Google Drive dai risultati.
4. Nella pagina dell'applicazione Google Drive, fare clic su Installa.
5. Seguire le istruzioni sullo schermo per collegare l'account Google.

Aggiungere i file di Google Drive ai record di HubSpot

Dopo la connessione, è necessario aggiungere la scheda di Google Drive alla barra laterale destra dei record di HubSpot e la scheda Panoramica documenti di Google Drive alla scheda Panoramica nel pannello centrale. In questo modo è possibile aggiungere nuovi file Google ai record CRM, visualizzare i file esistenti e accedere alle panoramiche AI. Per saperne di più sull'aggiunta di schede al layout dei record.

Per aggiungere un nuovo file di Google Drive a un record in HubSpot:

1. Navigare nei record.

2. Fare clic sul nome di un record per aprirlo.

3. Nella pagina del record, passare alla scheda di Google Drive nella barra laterale destra.

4. Nella scheda, fare clic su + Aggiungi.

5. Selezionare il file di Google che si desidera collegare e fare clic su Conferma.

Il file Google verrà aggiunto alla scheda di Google Drive nella barra laterale destra del record HubSpot.

Visualizza le panoramiche di Breeze per i file di Google Drive

Dopo aver aggiunto i file di Google Drive a un record in HubSpot, con Breeze è possibile visualizzare panoramiche potenziate dall'intelligenza artificiale. Le panoramiche terranno conto sia del contenuto del file che del contesto del record in HubSpot.

Per accedere alle panoramiche dei file di Google Drive:

1. Navigare verso i propri record.

2. Fare clic sul nome di un record per aprirlo.

3. Nella scheda Panoramica del pannello centrale, passare alla scheda Panoramica documenti di Google Drive.

4. In alto a destra della scheda Panoramica documenti Google Drive, fare clic sull'icona rigenera per generare le panoramiche dei file allegati.

5. Fare clic sulla freccia a destra per espandere il file Google di cui si desidera visualizzare le panoramiche.

Se in un secondo momento si aggiorna il contenuto di un file di Google Drive per il quale sono già state generate delle panoramiche, nella scheda Panoramica documenti di Google Drive viene visualizzata un'icona gialla accanto al nome del file. Questa icona indica che le panoramiche potrebbero essere obsolete e vi chiederà di rigenerarle.

Riutilizzare i file di Google Drive con Content Remix

Dopo aver collegato l'integrazione con Google Drive, è possibile riutilizzare i file di Google Drive con Content Remix per creare nuovi contenuti, come bozze di blog, piani di campagna o pitch decks.

Per saperne di più sul riutilizzo di contenuti esistenti con Content Remix.

Utilizzare le azioni del flusso di lavoro di Google Drive

Dopo aver collegato l'app Google Drive, utilizzare le seguenti azioni del flusso di lavoro per creare e organizzare automaticamente le risorse di Google Drive per i record di HubSpot:

• Crea cartella: crea una cartella in un'unità condivisa selezionata. Ad esempio, crea una cartella specifica per le trattative all'interno dell'unità condivisa di un'azienda.

• Carica un file: carica un file da una proprietà di tipo file del record CRM a Google Drive.

• Collega un'unità, una cartella o un file esistente: collega un'unità, una cartella o un file esistente in Google Drive.

Per utilizzare le azioni del flusso di lavoro di Google Drive:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.

2. Fare clic sul nome del flusso di lavoro.

3. Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull'icona + più.

4. Nel pannello di sinistra, selezionare un'azione di Google Drive:

• • Per creare una cartella, selezionare l'azione Crea cartella:

    • Fare clic sul menu a discesa Account Google e selezionare l'account Google che si desidera utilizzare.

    • Nel campo ID genitore o URL, inserire laposizione di Google Drive in cui si desidera creare la cartella.

    • Nel campo Nome cartella, inserire il nome della cartella.

    • Fare clic sul menu a discesa Allega a e selezionare il tipo di record a cui allegare la cartella in HubSpot.

    • Quindi fare clic su Salva.

  • Per caricare un file da HubSpot a Google Drive, selezionare l'azione Carica file.

    • Fare clic sul menu a discesa dell'account Google e selezionare l'account Google che si desidera utilizzare.

    • Nel campo ID genitore o URL, inserire il percorso di Google Drive o della cartella in cui si desidera caricare il file.

    • Fare clic sul menu a discesa Oggetto CRM e selezionare il tipo di record a cui allegare il file in HubSpot.

    • Quindi fare clic su Salva.

  • Per collegarsi a un'unità, una cartella o un file esistente, selezionare l'azione Collega unità, cartella o file esistente.

    • Fare clic sul menu a discesa dell'account Google e selezionare l'account Google che si desidera utilizzare.

    • Nel campo ID o URL della risorsa, inserire l'ID o l'URL dell'unità, della cartella o del file che si desidera collegare al record HubSpot.

    • Fare clic sul menu a discesa Collegamento a e selezionare il tipo di record a cui collegare l'unità, la cartella o il file in HubSpot.

    • Quindi fare clic su Salva.