BetaGoogle Drive mit HubSpot verknüpfen

Verwenden Sie die Integration von HubSpot mit Google Drive, um Google Drive-Dateien zu CRM-Datensätzen in HubSpot hinzuzufügen und auf KI-gestützte Übersichten zuzugreifen. Vertriebsmitarbeitende können beispielsweise ein Verkaufsangebot oder Anrufnotizen mit dem Kontaktdatensatz eines potenziellen Kunden oder einer potenziellen Kundin in HubSpot verknüpfen.

Nachdem Sie die App verknüpft haben, können Sie die Dateiverwaltung mit Workflows automatisieren. Erstellen Sie beispielsweise automatisch geteilte Laufwerke oder Ordner, wenn neue Datensätze erstellt werden, oder laden Sie Dateien von Datensatzeigenschaften nach Google Drive hoch. Dies trägt dazu bei, die Dokumentenorganisation zu standardisieren und die manuelle Arbeit in den Teams zu reduzieren.

Wenn Sie ein Super-Admin sind, melden Sie Ihr Konto für die neue Beta-Version der Google Drive-App an.

Bevor Sie loslegen

• Google Drive ist eine App auf Kontoebene. Jeder Benutzer in Ihrem HubSpot-Account muss in den Google Drive-Integrationseinstellungen in HubSpot seinen HubSpot-Benutzer mit seinem Google Workspace-Benutzer verknüpfen.
• HubSpot-Benutzer können Google Drive-Dateien nur dann an HubSpot-Datensätze anhängen, wenn ihr Google Workspace-Benutzer über die Berechtigung verfügt, auf diese Dateien zuzugreifen.
• Sie können maximal 25 Dateien pro Datensatz anhängen.
• Sie können alle Arten von Google Drive-Dateien anhängen, aber nur relevante Google Docs, Google Slides und PDFs generieren Übersichten. 

Verknüpfen Sie die Google Drive-App

KlickenSie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol und wählen Sie dann HubSpot-Marketplace aus.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.

2. Geben Sie in der Suchleiste Google Drive ein und drücken Sie die Eingabetaste.
3. Wählen Sie in den Ergebnissen Google Drive aus.
4. Klicken Sie auf der Seite der Google Drive-App auf Installieren.
5. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um Ihr Google-Konto zu verknüpfen.

Google Drive-Dateien zu HubSpot-Datensätzen hinzufügen

Nach dem Verknüpfen müssen Sie die Google Drive-Karte in die rechte Seitenleiste Ihrer HubSpot-Datensätze einfügen sowie die Karte " Google Drive-Dokumentübersichten " zur Registerkarte "Übersicht" im mittleren Bereich. Auf diese Weise können Sie neue Google-Dateien zu CRM-Datensätzen hinzufügen, bestehende Dateien einsehen und auf KI-gestützte Übersichten zugreifen. Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Karten zu Ihrem Datensatzlayout.

So fügen Sie eine neue Google Drive-Datei zu einem Datensatz in HubSpot hinzu:

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen.

2. Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes, um ihn zu öffnen.

3. Gehen Sie auf der Datensatzseite in der rechten Seitenleiste zur Google Drive-Karte.

4. Klicken Sie auf der Karte auf + Hinzufügen.

5. Wählen Sie die Google-Datei aus, zu der Sie eine Verknüpfung erstellen möchten, und klicken Sie auf Bestätigen.

Die Google-Datei wird der Google Drive-Karte in der rechten Seitenleiste des HubSpot-Datensatzes hinzugefügt. 

Breeze-gestützte Übersichten für Google Drive-Dateien anzeigen

Nachdem Sie Google Drive-Dateien zu einem Datensatz in HubSpot hinzugefügt haben, können Sie sich für sie mit Breeze KI-gestützte Übersichten anzeigen lassen. Die Übersichten berücksichtigen sowohl den Inhalt der Datei als auch den Kontext des Datensatzes in HubSpot.

So rufen Sie Übersichten für Google Drive-Dateien auf: 

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen.

2. Klicken Sie auf den Namen eines Datensatzes, um ihn zu öffnen.

3. Gehen Sie auf der Registerkarte Übersicht im mittleren Bereich zur Karte Google Drive-Dokumentübersichten .

4. Klicken Sie oben rechts auf der Google Drive-Karte "Dokumentübersichten " auf das Symbol "Neu generieren ", um Übersichten für die angehängten Dateien zu generieren.

5. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts , um die Google-Datei zu erweitern, für die Sie Übersichten anzeigen möchten.

Wenn Sie später den Inhalt einer Google Drive-Datei aktualisieren, für die bereits Übersichten generiert wurden, wird auf der Karte Google Drive-Dokumentübersichten neben dem Dateinamen ein gelbes Symbol angezeigt. Dieses Symbol zeigt an, dass Übersichten möglicherweise veraltet sind, und fordert Sie auf, sie neu zu generieren. 

Google Drive-Dateien mit der Content-Aufbereitung wiederverwenden

Nachdem Sie die Google Drive-Integration verknüpft haben, können Sie Google Drive-Dateien mit der Content-Aufbereitung wiederverwenden, um neue Inhalte wie Blog-Entwürfe, Kampagnenpläne oder Pitch Decks zu erstellen. 

Erfahren Sie mehr über die Wiederverwertung vorhandener Inhalte mit der Content-Aufbereitung. 

Google Drive-Workflow-Aktionen verwenden

Nachdem Sie die Google Drive-App verknüpft haben, verwenden Sie die folgenden Workflow-Aktionen, um automatisch Google Drive-Elemente für Ihre HubSpot-Datensätze zu erstellen und zu organisieren: 

• Ordner erstellen: erstellt einen Ordner in einem ausgewählten geteilten Laufwerk. Erstellen Sie beispielsweise einen dealspezifischen Ordner in der geteilten Ablage eines Unternehmens.

• Datei hochladen: lädt eine Datei von einer CRM-Datensatz-Eigenschaft auf Google Drive hoch.

• Vorhandenes Laufwerk, Ordner oder Datei verknüpfen: verknüpft mit einem vorhandenen Laufwerk, Ordner oder einer vorhandenen Datei in Google Drive.

So verwenden Sie Google Drive-Workflow-Aktionen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.

2. Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.

3. Klicken Sie im Workflow-Editor auf das + plus ico.

4. Wählen Sie im linken Bereich eine Google Drive-Aktion aus:

• • Um einen Ordner zu erstellen, wählen Sie die Aktion Ordner erstellen aus:

    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Google-Konto und wählen Sie das gewünschte Google-Konto aus.

    • Geben Sie im Feld Übergeordnete ID oder URL den Standort von Google Drive ein, in dem Sie den Ordner erstellen möchten.

    • Geben Sie im Feld Ordnername den Namen des Ordners ein.

    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Anhängen an und wählen Sie den Datensatztyp aus, an den Sie den Ordner in HubSpot anhängen möchten.

    • Klicken Sie dann auf Speichern.

  • Um eine Datei von HubSpot auf Google Drive hochzuladen, wählen Sie die Aktion Datei hochladen aus.

    • KlickenSie auf das Dropdown-Menü Google-Konto und wählen Sie das gewünschte Google-Konto aus.

    • Geben Sie im Feld Übergeordnete ID oder URL den Speicherort des Google Drive oder Ordners ein, in den Sie die Datei hochladen möchten.

    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü CRM-Objekt und wählen Sie den Datensatztyp aus, an den Sie die Datei in HubSpot anhängen möchten.

    • Klicken Sie dann auf Speichern.

  • Um eine Verknüpfung zu einem vorhandenen Laufwerk, Ordner oder einer vorhandenen Datei herzustellen, wählen Sie die Aktion Vorhandenes Laufwerk, Ordner oder Datei verknüpfen aus.

    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Google-Konto und wählen Sie das gewünschte Google-Konto aus.

    • Geben Sie im Feld Ressourcen-ID oder URL die ID oder URL des Laufwerks, Ordners oder der Datei ein, das bzw. die Sie mit dem HubSpot-Datensatz verknüpfen möchten.

    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Verlinken mit und wählen Sie den Datensatztyp aus, mit dem Sie das Laufwerk, den Ordner oder die Datei in HubSpot verknüpfen möchten.

    • KlickenSie anschließend auf Speichern.