BêtaConnecter Google Drive à HubSpot

Utilisez l’intégration de HubSpot avec Google Drive pour ajouter des fichiers Google Drive aux fiches d’informations du CRM dans HubSpot et accéder à des aperçus alimentés par l’IA. Par exemple, les représentants commerciaux peuvent associer une proposition commerciale ou des notes d’appel à la fiche d’informations d’un contact d’un prospect dans HubSpot.

Après avoir connecté l’application, vous pouvez également automatiser la gestion des fichiers avec des workflows. Par exemple, créez automatiquement des lecteurs ou des dossiers partagés lors de la création de nouvelles fiches d’informations, ou chargez des fichiers à partir des propriétés de fiches d’informations dans Google Drive. Cela permet de standardiser l’organisation des documents et de réduire le travail manuel entre les équipes.

Si vous êtes un super administrateur, activez votre compte à la nouvelle version bêta de l’application Google Drive.

Avant de commencer

• Google Drive est une application au niveau du compte. Chaque utilisateur de votre compte HubSpot doit connecter son utilisateur HubSpot à son utilisateur Google Workspace dans les paramètres d’intégration Google Drive dans HubSpot.
• Les utilisateurs HubSpot peuvent uniquement joindre des fichiers Google Drive aux fiches d’informations HubSpot uniquement si leur utilisateur Google Workspace a l’autorisation d’accéder à ces fichiers.
• Vous pouvez joindre un maximum de 25 fichiers par fiche d’informations.
• Vous pouvez joindre tous les types de fichiers Google Drive, mais seuls les fichiers Google Docs, Google Slides et PDF pertinents généreront des aperçus. 

Connecter l’application Google Drive

Dansvotre compte HubSpot, cliquez sur l’icône du marketplace dans la barre de navigation supérieure, puis sélectionnez HubSpot Marketplace.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.

2. Dans la barre de recherche, saisissez Google Drive et appuyez sur Entrée.
3. Sélectionnez Google Drive dans les résultats.
4. Sur la page de l’application Google Drive , cliquez sur Installer.
5. Suivez les instructions à l’écran pour connecter votre compte Google.

Ajouter des fichiers Google Drive aux fiches d’informations HubSpot

Après vous être connecté, vous devez ajouter la carte Google Drive à la barre latérale droite de vos fiches d’informations HubSpot, ainsi que la carte Aperçus de documents Google Drive à l’onglet Vue d’ensemble dans le panneau du milieu. Cela vous permet d’ajouter de nouveaux fichiers Google aux fiches d’informations du CRM, d’afficher les fichiers existants et d’accéder à des aperçus alimentés par l’IA. Découvrez-en davantage sur l’ajout de cartes à votre fiche d’informations.

Pour ajouter un nouveau fichier Google Drive à une fiche d’informations dans HubSpot :

1. Accédez à vos fiches d'informations.

2. Cliquez sur le nom d’une fiche d’informations pour l’ouvrir.

3. Sur la page de fiche d’informations, accédez à la carte Google Drive dans la barre latérale droite.

4. Sur la carte, cliquez sur + Ajouter.

5. Sélectionnez le fichier Google vers lequel vous voulez créer un lien et cliquez sur Confirmer.

Le fichier Google sera ajouté à la carte Google Drive sur la barre latérale droite de la fiche d’informations HubSpot. 

Afficher les aperçus alimentés par Breeze pour les fichiers Google Drive

Après avoir ajouté des fichiers Google Drive à une fiche d’informations dans HubSpot, vous pouvez consulter des aperçus alimentés par l’IA avec Breeze. Les aperçus tiendront compte à la fois du contenu du fichier et du contexte de la fiche d’informations dans HubSpot.

Pour accéder aux aperçus des fichiers Google Drive : 

1. Accédez à vos fiches d'informations.

2. Cliquez sur le nom d’une fiche d’informations pour l’ouvrir.

3. Dans l’onglet Vue d’ensemble du panneau du milieu, accédez à la carte Aperçus de documents Google Drive .

4. Dans l’angle supérieur droit de la carte Vue d’ensemble de document Google Drive , cliquez sur l’icône Régénérer pour générer une vue d’ensemble pour les fichiers joints.

5. Cliquez sur la flèche droite pour développer le fichier Google dont vous souhaitez afficher les aperçus.

Si vous mettez à jour ultérieurement le contenu d’un fichier Google Drive qui a déjà généré des aperçus, une icône jaune apparaîtra à côté du nom du fichier sur la carte Aperçus de documents Google Drive . Cette icône indique que les aperçus peuvent être obsolètes et vous invite à les générer. 

Réutiliser des fichiers Google Drive avec la réutilisation de contenu IA

Après avoir connecté l’intégration Google Drive, réutilisez les fichiers Google Drive avec la réutilisation de contenu IA pour créer de nouveaux contenus, tels que des projets de blog, des plans de campagne ou des présentations commerciales. 

Découvrez-en davantage sur la réutilisation de contenu existant avec la réutilisation de contenu IA. 

Utiliser des actions de workflow Google Drive

Après avoir connecté l’application Google Drive, utilisez les actions de workflow suivantes pour créer et organiser automatiquement des ressources Google Drive pour vos fiches d’informations HubSpot : 

• Créer un dossier : crée un dossier dans le lecteur partagé sélectionné. Par exemple, créez un dossier spécifique à une transaction dans le lecteur partagé d’une entreprise.

• Charger un fichier : charge un fichier à partir d’une propriété de type fichier d’enregistrement CRM dans Google Drive.

• Lier un lecteur, un dossier ou un fichier existant : lié à un lecteur, un dossier ou un fichier existant dans Google Drive.

Pour utiliser les actions de workflow Google Drive :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.

2. Cliquez sur le nom de votre workflow.

3. Dans l’éditeur de workflow, cliquez sur le + plus icon.

4. Dans le panneau de gauche, sélectionnez une action Google Drive :

• • Pour créer un dossier, sélectionnez l’action Créer un dossier :

    • Cliquez sur le menu déroulant Compte Google et sélectionnez le compte Google que vous souhaitez utiliser.

    • Dans le champ ID parent ou URL , saisissez l’emplacementdu Google Drive où vous souhaitez créer le dossier.

    • Dans le champ Nom du dossier , saisissez le nom du dossier.

    • Cliquez sur le menu déroulant Joindre à et sélectionnez le type de fiche d’informations auquel vous souhaitez joindre le dossier dans HubSpot.

    • Cliquez ensuite sur Enregistrer.

  • Pour charger un fichier de HubSpot vers Google Drive, sélectionnez l’action Charger le fichier.

    • Ccliquez sur le menu déroulant Compte Google et sélectionnez le compte Google que vous souhaitez utiliser.

    • Dans le champ ID parent ou URL , saisissez l’emplacement du Google Drive ou du dossier dans lequel vous souhaitez charger le fichier.

    • Cliquez sur le menu déroulant Objet CRM et sélectionnez le type d’enregistrement auquel vous souhaitez joindre le fichier dans HubSpot.

    • Cliquez ensuite sur Enregistrer.

  • Pour lier à un lecteur, un dossier ou un fichier existant, sélectionnez l’action Lier un lecteur, un dossier ou un fichier existant .

    • Cliquez sur le menu déroulant Compte Google et sélectionnez le compte Google que vous souhaitez utiliser.

    • Dans le champ ID de ressource ou URL , saisissez l’ID ou l’URL du lecteur, dossier ou fichier que vous souhaitez lier à la fiche d’informations HubSpot.

    • Cliquez sur le menu déroulant Lier vers et sélectionnez le type d’enregistrement auquel vous souhaitez associer le lecteur, le dossier ou le fichier dans HubSpot.

    • Cliquezensuite sur Enregistrer.