Conectar Google Drive a HubSpot

Conecta Google Drive a HubSpot para adjuntar, organizar y acceder a tus archivos de Google Drive a través de los registros de CRM y las herramientas de HubSpot. Una vez conectada la aplicación, los usuarios pueden vincular Google Docs, Google Slides, archivos PDF y carpetas a los registros, ver la actividad de los archivos en HubSpot y utilizar archivos de Google Drive en flujos de trabajo y herramientas basadas en IA.

La integración ayuda a los equipos a centralizar los documentos orientados al cliente y a reducir el trabajo manual en la gestión de archivos en los procesos de ventas, marketing, servicios y operaciones. Por ejemplo, puedes crear automáticamente unidades y carpetas compartidas para nuevos negocios, adjuntar documentos de propuestas a registros de empresa o generar resúmenes de archivos de Google Drive impulsados por IA directamente en HubSpot.

También puedes utilizar archivos de Google Drive con Content Remix y flujos de trabajo para agilizar la creación de contenidos y la gestión de documentos en toda tu cuenta.

Antes de empezar

• Google Drive es una aplicación a nivel de cuenta en HubSpot. Cada usuario debe conectar su cuenta de usuario de HubSpot a su cuenta de Google Workspace en la configuración de integración de Google Drive.
• Los usuarios de HubSpot sólo pueden adjuntar archivos de Google Drive si su usuario de Google Workspace tiene permiso para acceder a ellos.
• Puedes adjuntar un máximo de 25 archivos de Google Drive por registro.
• Puedes adjuntar cualquier tipo de archivo de Google Drive, pero solo los documentos de Google Docs, Google Slides y PDF relevantes generarán resúmenes. 

Conectar Google Drive a HubSpot

Conecta Google Drive a HubSpot para acceder y gestionar archivos de Google Drive desde tus registros de CRM. Después de conectar la aplicación Google Drive, puedes vincular los archivos de Google a los registros de HubSpot. 

Conectar la aplicación Google Drive

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono Mercado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de HubSpot.

2. En la barra de búsqueda, busca y selecciona Google Drive entre los resultados.
3. En la página de la aplicación Google Drive , haz clic en Instalar.
4. Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para conectar tu cuenta de Google.

Añadir archivos de Google Drive a los registros de HubSpot

Después de conectarte, debes añadir la tarjeta de Google Drive a la barra lateral derecha de tus registros de HubSpot, así como la tarjeta de Google Drive Document Overviews a la pestañaOverview del panel central. Esto le permite añadir nuevos archivos de Google Drive a los registros de CRM, ver los archivos existentes y acceder a vistas generales basadas en IA. Más información sobre cómo añadir tarjetas a la presentación de los registros.

Para añadir un nuevo archivo de Google Drive a un registro en HubSpot:

1. Navega a tus registros.

2. Haga clic en el nombre de un registro para abrirlo.

3. En la página de registro, ve a la tarjeta de Google Drive en la barra lateral derecha.

4. En la tarjeta, haga clic en + Añadir.

5. Seleccione el archivo de Google que desea vincular y, a continuación, haga clic en Confirmar.

El archivo de Google se añadirá a la tarjeta de Google Drive en la barra lateral derecha del registro de HubSpot. 

Utilizar la integración con Google Drive

Después de conectar la aplicación Google Drive, utiliza los archivos de Google Drive en todas las herramientas de HubSpot. Genera vistas generales de archivos adjuntos con Breeze, reutiliza contenido existente con Content Remix y automatiza los procesos de Google Drive con acciones de workflow para crear, organizar y vincular archivos y carpetas de Google Drive.

Ver resúmenes de archivos de Google Drive con Breeze

Después de añadir archivos de Google Drive a un registro en HubSpot, puedes ver vistas generales potenciadas por IA para ellos con Breeze, la IA de HubSpot. Los resúmenes tienen en cuenta tanto el contenido del archivo como el contexto del registro en HubSpot.

Para acceder a los resúmenes de los archivos de Google Drive: 

1. Navega a tus registros.

2. Haga clic en el nombre de un registro.

3. En la pestaña "Visión general" del panel central, ve a la tarjeta "Visión general de los documentos de Google Drive" .

4. En la parte superior derecha de la tarjeta Resúmenes de documentos de Google Drive , haz clic en el icono de regeneración para generar resúmenes de los archivos de Google Drive adjuntos.

5. Haz clic en la flecha de la derecha para expandir el archivo de Google del que deseas ver los resúmenes.

Si posteriormente actualizas el contenido de un archivo de Google Drive que ya tenía resúmenes generados, aparecerá un icono amarillo junto al nombre del archivo en la tarjeta de resúmenes de documentos de Google Drive . Este icono indica que los resúmenes pueden estar obsoletos y deben regenerarse. 

Reutiliza archivos de Google Drive con Content Remix

Después de conectar la integración de Google Drive, reutiliza los archivos de Google Drive con Content Remix para crear nuevos contenidos, como borradores de blogs, planes de campaña o presentaciones. 

Más información sobre la reutilización de contenidos existentes con Content Remix. 

Utilizar acciones de workflow de Google Drive

Después de conectar la aplicación Google Drive, utiliza las siguientes acciones de workflow para crear y organizar automáticamente los activos de Google Drive para tus registros de HubSpot. 

Para utilizar las acciones de workflow de Google Drive:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Automatización > Workflows. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Automatización > Workflows.

2. Haga clic en el nombre de su workflow.

3. En el editor de workflow, haga clic en elicono + más.

4. En el panel izquierdo, selecciona una acción de Google Drive:

• • Para crear una unidad compartida, seleccione la acción Crear unidad compartida :
    • Haz clic en el menú desplegable Cuenta de Google y selecciona la cuenta de Google que desees utilizar.
    • En el campo Nombre de la unidad, introduzca el nombre de la unidad.
    • A continuación, haga clic en Guardar.

• • Para crear una carpeta, seleccione la acción Crear carpeta :

    • Haz clic en el menú desplegable Cuenta de Google y selecciona la cuenta de Google que desees utilizar.

    • En el campo ID de padre o URL , introduce laubicación de Google Drive en la que deseas crear la carpeta.

    • En el campo Nombre de carpeta , introduzca el nombre de la carpeta.

    • Haz clic en el menú desplegable Adjuntar a y selecciona el tipo de registro al que deseas adjuntar la carpeta en HubSpot.

    • A continuación, haga clic en Guardar.

  • Para subir un archivo desde HubSpot a Google Drive, selecciona la acción Subir archivo.

    • Haz clic en el menú desplegable Cuenta de Google y selecciona la cuenta de Google que desees utilizar.

    • En el campo ID de padre o URL , introduce la ubicación de Google Drive o de la carpeta en la que deseas subir el archivo.

    • Haz clic en el menú desplegable Objeto de CRM y selecciona el tipo de registro al que deseas adjuntar el archivo en HubSpot.

    • A continuación, haga clic en Guardar.

  • Para enlazar con una unidad, carpeta o archivo existente, seleccione la acción Enlazar unidad, carpeta o archivo existente .

    • Haz clic en el menú desplegable Cuenta de Google y selecciona la cuenta de Google que desees utilizar.

    • En el campo ID o URL del recurso , introduce el ID o la URL de la unidad, carpeta o archivo que deseas vincular al registro de HubSpot.

    • Haz clic en el menú desplegable Vincular a y selecciona el tipo de registro al que quieres vincular la unidad, carpeta o archivo en HubSpot.

    • A continuación, haga clic en Guardar.