Conectar Google Drive a HubSpot

Utiliza la integración de HubSpot con Google Drive para añadir archivos de Google Drive a los registros de CRM en HubSpot y acceder a vistas generales potenciadas por IA. Por ejemplo, los representantes de ventas pueden vincular una propuesta de ventas o notas de llamada al registro de contacto de un prospecto en HubSpot.

Tras conectar la aplicación, también puedes automatizar la gestión de archivos con workflows. Por ejemplo, crear automáticamente unidades o carpetas compartidas cuando se creen nuevos registros, o subir archivos desde las propiedades de los registros a Google Drive. Esto ayuda a estandarizar la organización de los documentos y a reducir el trabajo manual en todos los equipos.

Si eres superadministrador, incluye tu cuenta en la beta de la nueva aplicación Google Drive.

Antes de empezar

• Google Drive es una aplicación a nivel de cuenta. Cada usuario de tu cuenta de HubSpot debe conectar su usuario de HubSpot a su usuario de Google Workspace en la configuración de integración de Google Drive en HubSpot.
• Los usuarios de HubSpot sólo pueden adjuntar archivos de Google Drive a los registros de HubSpot si su usuario de Google Workspace tiene permiso para acceder a esos archivos.
• Puede adjuntar un máximo de 25 archivos por registro.
• Puedes adjuntar todo tipo de archivos de Google Drive, pero solo los Google Docs, Google Slides y PDF relevantes generarán resúmenes. 

Conectar la aplicación Google Drive

En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Mercado de HubSpot en la barra de navegación superior y selecciona Mercado de HubSpot.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.

2. En la barra de búsqueda, introduce Google Drive y pulsa Intro.
3. Selecciona Google Drive entre los resultados.
4. En la página de la aplicación Google Drive , haz clic en Instalar.
5. Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para conectar tu cuenta de Google.

Añadir archivos de Google Drive a los registros de HubSpot

Después de conectarte, debes añadir la tarjeta de Google Drive a la barra lateral derecha de tus registros de HubSpot, así como la tarjeta de Google Drive Document Overviews a la pestaña Overview del panel central. Esto le permite añadir nuevos archivos de Google a los registros de CRM, ver los archivos existentes y acceder a vistas generales basadas en IA. Más información sobre cómo añadir tarjetas a la presentación de los registros.

Para añadir un nuevo archivo de Google Drive a un registro en HubSpot:

1. Navega a tus registros.

2. Haga clic en el nombre de un registro para abrirlo.

3. En la página de registro, ve a la tarjeta de Google Drive en la barra lateral derecha.

4. En la tarjeta, haga clic en + Añadir.

5. Seleccione el archivo de Google que desea vincular y haga clic en Confirmar.

El archivo de Google se añadirá a la tarjeta de Google Drive en la barra lateral derecha del registro de HubSpot. 

Ver resúmenes de archivos de Google Drive con Breeze

Después de añadir archivos de Google Drive a un registro en HubSpot, puedes ver una descripción general de ellos con Breeze. Los resúmenes tendrán en cuenta tanto el contenido del archivo como el contexto del registro en HubSpot.

Para acceder a los resúmenes de los archivos de Google Drive: 

1. Navega a tus registros.

2. Haga clic en el nombre de un registro para abrirlo.

3. En la pestaña "Visión general" del panel central, ve a la tarjeta "Visión general de los documentos de Google Drive" .

4. En la parte superior derecha de la tarjeta de descripción general de documentos de Google Drive , haz clic en el icono de regeneración para generar descripciones generales de los archivos adjuntos.

5. Haz clic en la flecha de la derecha para expandir el archivo de Google del que deseas ver los resúmenes.

Si posteriormente actualizas el contenido de un archivo de Google Drive que ya tenía resúmenes generados, aparecerá un icono amarillo junto al nombre del archivo en la tarjeta de resúmenes de documentos de Google Drive . Este icono indica que los resúmenes pueden estar obsoletos y le pedirá que los vuelva a generar. 

Reutiliza archivos de Google Drive con Content Remix

Después de conectar la integración de Google Drive, reutiliza los archivos de Google Drive con Content Remix para crear nuevos contenidos, como borradores de blogs, planes de campaña o presentaciones. 

Más información sobre la reutilización de contenidos existentes con Content Remix. 

Utilizar acciones de workflow de Google Drive

Después de conectar la aplicación Google Drive, utiliza las siguientes acciones de workflow para crear y organizar automáticamente los activos de Google Drive para tus registros de HubSpot: 

• Crear carpeta: crea una carpeta en la unidad compartida seleccionada. Por ejemplo, cree una carpeta específica para cada negocio dentro de la unidad compartida de una empresa.

• Subir un archivo: sube un archivo de una propiedad de tipo archivo de registro de CRM a Google Drive.

• Enlazar unidad, carpeta o archivo existente: enlaza a una unidad, carpeta o archivo existente en Google Drive.

Para utilizar las acciones de workflow de Google Drive:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.

2. Haga clic en el nombre de su workflow.

3. En el editor de workflow, haga clic en elicono + más.

4. En el panel izquierdo, selecciona una acción de Google Drive:

• • Para crear una carpeta, seleccione la acción Crear carpeta :

    • Haz clic en el menú desplegable Cuenta de Google y selecciona la cuenta de Google que desees utilizar.

    • En el campo ID de padre o URL , introduce laubicación de Google Drive en la que deseas crear la carpeta.

    • En el campo Nombre de carpeta , introduzca el nombre de la carpeta.

    • Haz clic en el menú desplegable Adjuntar a y selecciona el tipo de registro al que deseas adjuntar la carpeta en HubSpot.

    • A continuación, haga clic en Guardar.

  • Para subir un archivo desde HubSpot a Google Drive, selecciona la acción Subir archivo.

    • Haz clic en el menú desplegable Cuenta de Google y selecciona la cuenta de Google que desees utilizar.

    • En el campo ID de padre o URL , introduce la ubicación de Google Drive o de la carpeta en la que deseas subir el archivo.

    • Haz clic en el menú desplegable Objeto de CRM y selecciona el tipo de registro al que deseas adjuntar el archivo en HubSpot.

    • A continuación, haga clic en Guardar.

  • Para enlazar con una unidad, carpeta o archivo existente, seleccione la acción Enlazar unidad, carpeta o archivo existente .

    • Haz clic en el menú desplegable Cuenta de Google y selecciona la cuenta de Google que desees utilizar.

    • En el campo ID o URL del recurso , introduce el ID o la URL de la unidad, carpeta o archivo que deseas vincular al registro de HubSpot.

    • Haga clic en el menú desplegable Vincular a y seleccione el tipo de registro al que desea vincular la unidad, carpeta o archivo en HubSpot.

    • A continuación, haga clic en Guardar.