Entrare in contatto con HubSpot e Jira (sincronizzazione dei dati) (BETA)

Entrare in contatto con HubSpot e Jira per sincronizzare i ticket di HubSpot con i problemi di Jira. In questo modo i team di supporto in HubSpot e i team di consegna in Jira possono avere visibilità e risolvere più rapidamente i problemi dei clienti. Di seguito, scoprirete come entrare in contatto con l'area di lavoro di Jira e come configurare la sincronizzazione in base alle vostre esigenze aziendali.

Prima di iniziare

• È necessario disporre di un account Jira Cloud. L'integrazione non si sincronizzerà con le istanze Jira in esecuzione su server di proprietà del cliente.

• È necessario essere Super amministratore o disporre dei permessi App Marketplace nel proprio account HubSpot.

• È necessario avere almeno Operations Hub Starter per creare mappature del campo personalizzate.

Entrare in contatto con l'app

Per entrare in contatto con HubSpot e Jira:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull’icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
• Cercare e selezionare Jira (Data Sync).
• In alto a destra, fare clic su Rata.
• Nella finestra di dialogo, inserire le credenziali Atlassian. Recensire le autorizzazioni richieste e fare clic su Accetta.

Configurare le impostazioni di sincronizzazione

L'impostazione della sincronizzazione avviene in due fasi. In primo luogo, si deve impostare la sincronizzazione tra ticket HubSpot e issue Jira (unidirezionale o bidirezionale). Una volta impostata, si deve impostare una seconda sincronizzazione per sincronizzare le note di HubSpot con i commenti del problema di Jira (unidirezionale o bidirezionale).

Impostazione della sincronizzazione dei ticket di HubSpot con i problemi di Jira

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
• Fare clic su Jira.
• Fare clic su Sincronizza altri dati.
• Nella pagina Seleziona i dati da sincronizzare, selezionare il tipo di problema, sito, progetto e problema di Jira. Se si desidera sincronizzare più siti, progetti o tipi di problemi, è necessario configurare una sincronizzazione aggiuntiva. È possibile configurare un numero illimitato di sincronizzazioni.
• Fare clic sulle frecce di direzione della sincronizzazione e selezionare una direzione di sincronizzazione.
  • I dati si sincronizzano tra le app: i dati si sincronizzano in modo bidirezionale tra HubSpot e Jira. Qualsiasi modifica verrà sincronizzata tra i ticket di HubSpot e i problemi di Jira e verranno creati nuovi record in entrambe le app.
  • I dati si sincronizzano solo con HubSpot: i ticket di HubSpot vengono creati dai problemi di Jira in base a dei criteri. Verranno aggiornate solo le proprietà del ticket HubSpot.
  • I dati si sincronizzano solo con Jira (Data Sync): Le issue di Jira saranno create dai ticket di HubSpot in base ai criteri. Verranno create solo le proprietà dei problemi di Jira.

• Nella pagina Configura :
  • Fare clic sul menu a discesa Risoluzione dei conflitti di dati e selezionare quale app sovrascriverà l'altra quando non è chiaro quale app abbia le informazioni più aggiornate.
  • Nella sezione Campi mappati, impostare la mappatura del campo.
    • Le mappature del campo predefinite non possono essere rimosse o modificate. Per disattivare una mappatura del campo, fare clic su per disattivare l'interruttore.
    • Per aggiungere una mappatura del campo personalizzata, fare clic su Aggiungi una mappatura per impostarla.
• Nella pagina Limite:
  • Nella sezione Map your ticket pipeline and stage, selezionare la pipeline del ticket e mappare ogni fase del ticket HubSpot a uno stato Jira.

• • Nella sezione Filtri, fare clic su Modifica per aggiungere filtri che limitino la sincronizzazione dei dati da un'app all'altra. È possibile aggiungere più filtri con condizioni AND o OR. Per impostazione predefinita, tutti i record sono inclusi nella sincronizzazione.
    • Se si seleziona una sincronizzazione bidirezionale tra HubSpot e Jira, è necessario impostare i filtri per quando si desidera che un Ticket di HubSpot crei un problema di Jira e quando si desidera che un problema di Jira crei un ticket in HubSpot.
    • Se si vuole evitare che i problemi di Jira creino ticket di HubSpot, configurare un filtro restrittivo. Se non si applica un filtro, ogni nuovo ticket HubSpot o problema Jira creerà un record corrispondente nell'altro sistema.
• Nella pagina Recensione, recensire la configurazione della sincronizzazione e fare clic su Salva e sincronizza.

Impostare la sincronizzazione delle note di HubSpot con i commenti dei problemi di Jira

Una volta impostata la sincronizzazione tra ticket di HubSpot e issue di Jira, impostare una seconda sincronizzazione per sincronizzare le note di HubSpot associate ai ticket con i commenti delle issue di Jira:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
• Fare clic su Jira.
• Fare clic su Sincronizza altri dati.
• Nella pagina Seleziona i dati da sincronizzare, fare clic sul menu a discesa HubSpot e selezionare Note. In Jira (Sincronizzazione dati), nel primo menu a discesa verrà automaticamente selezionato Issue Comments.

• In Jira (Data Sync), selezionare lo stesso tipo di Sito, Progetto e Problema selezionato per la sincronizzazione dei ticket di HubSpot dataSyncRight Jira , per assicurarsi che le note/commenti del problema siano sincronizzati tra i ticket e i problemi associati.
• Fare clic sulle frecce della direzione di sincronizzazione e selezionare una direzione di sincronizzazione.
  • I dati si sincronizzano tra le app: i dati si sincronizzano in modo bidirezionale tra HubSpot e Jira. Qualsiasi modifica verrà sincronizzata tra le note di HubSpot e i commenti dei problemi di Jira e verranno creati nuovi record in entrambe le app.
  • I dati si sincronizzano solo con HubSpot: le note di HubSpot vengono create dai commenti dei problemi di Jira in base a dei criteri.
  • I dati si sincronizzano solo con Jira (Data Sync): I commenti ai problemi di Jira saranno creati dalle note di HubSpot in base ai criteri.

• Nella pagina Configura :
  • Fare clic sul menu a discesa Risoluzione dei conflitti di dati e selezionare quale app sovrascriverà l'altra quando non è chiaro quale app abbia le informazioni più aggiornate.
  • Nella sezione Campi mappati, impostare la mappatura del campo.
    • Le mappature del campo predefinite non possono essere rimosse o modificate. Per disattivare una mappatura del campo, fare clic su per disattivare l'interruttore.
    • Per aggiungere una mappatura del campo personalizzata, fare clic su Aggiungi una mappatura per impostarla.
• Nella pagina Limite:

• • Nella sezione Filtri, sotto Jira dataSyncRight HubSpot, verrà impostato un filtro predefinito per sincronizzare tutti i commenti sulle questioni. La logica del ticket di HubSpot dataSyncRight deve corrispondere a quella della sincronizzazione dei problemi di Jira .

• • Nella sezione Filtri, alla voce HubSpot dataSyncRight Jira, viene impostato un filtro predefinito per assicurarsi che sia noto il ticket associato a una nota di HubSpot. Questo assicura che le note non associate a ticket non vengano sincronizzate con Jira.
    • Fare clic su Modifica per modificare questo filtro.
    • Aggiungere un filtro AND per aggiungere altri filtri aggiunti al ticket di HubSpot dataSyncRight e alla sincronizzazione con Jira . Ad esempio, se nei ticket HubSpot è presente una proprietà chiamata Support severity, che può avere valori da uno a cinque, con cinque come valore massimo, e si vogliono sincronizzare con Jira solo i ticket HubSpot con Support severity pari o superiore a tre, impostare lo stesso filtro in questa sezione, in modo che corrisponda al filtro dei ticket.

• Fare clic su Modifica per aggiungere altri filtri e limitare quelli che verranno sincronizzati da un'app all'altra. È possibile aggiungere più filtri con condizioni AND o OR. Questi filtri devono corrispondere alla logica impostata nella sincronizzazione dei ticket di HubSpot dataSyncRight e ogni filtro aggiuntivo deve includere il filtro Il nome del ticket è noto, come nell'esempio precedente, per assicurarsi di sincronizzare solo le note che hanno un ticket associato.

• Nellapagina Recensione , recensire la configurazione della sincronizzazione e fare clic su Salva e sincronizza.
• La sincronizzazione prevede la recensione di tutte le note in HubSpot, ma si sincronizzerà solo in base ai filtri di cui sopra.

Aggiunta di ticket HubSpot ai problemi di JIRA

Una volta rata l'app JIRA (Data Sync), è possibile visualizzare un link al record del ticket HubSpot direttamente all'interno del problema JIRA corrispondente. In questo modo è possibile navigare rapidamente da un problema JIRA al relativo ticket HubSpot. Questa funzione richiede l'impostazione di una nuova mappatura del campo nelle impostazioni di sincronizzazione JIRA in HubSpot.

Per impostare i ticket di HubSpot in JIRA:

• In JIRA, navigare nel progetto JIRA su cui si sta lavorando.
• In basso a destra, fare clic su Configura.
• Creare un nuovo campo JIRA.
  • Inserire un nome univoco per il campo in JIRA, ad esempio HubSpot Ticket link.
  • Per il tipo di campo, selezionare URL.

• • Una volta terminato, fare clic su Salva modifiche in basso a destra.
• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
• Fare clic su Jira.
• Fare clic su Modifica sulla sincronizzazione dei ticket.
• Nella pagina Configura , nella sezione Campi mappati, fare clic su Aggiungi una mappatura.
• Nel menu a discesa per JIRA (Data Sync), selezionare il nuovo campo JIRA creato in JIRA .
• Nel menu a discesa per HubSpot, selezionare la proprietà del ticket Ticket Link.

Nota bene: la proprietà del ticket Ticket Link in HubSpot viene creata automaticamente quando si rata l'integrazione con JIRA (Data Sync).

• Nellapagina Recensione , recensire la configurazione di sincronizzazione e fare clic su Salva e sincronizza.

Una volta eseguiti i passaggi sopra descritti, quando si visualizzano i problemi in JIRA, nel campo HubSpot Ticket link apparirà un link al record del ticket di HubSpot. Facendo clic sul link in JIRA si viene reindirizzati al record del ticket in HubSpot.

Recensione della vostra sincronizzazione

Per la recensione della sincronizzazione:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
• Fare clic su Jira.
• Fare clic sulla scheda Panoramica della sincronizzazione. Questa scheda mostra informazioni sul numero di record sincronizzati, non sincronizzati, esclusi da una sincronizzazione e il timestamp dell'ultima modifica della sincronizzazione.

• Per visualizzare i singoli record, fare clic sul numero in ogni colonna.
• Per eseguire immediatamente la sincronizzazione, fare clic su Sincronizza ora.
• Per creare una nuova o ulteriore sincronizzazione, fare clic sul pulsante Sincronizza altri dati .
• Per modificare una sincronizzazione esistente, passare il mouse sulla sincronizzazione e selezionare Modifica.
• Per disattivare una sincronizzazione, fare clic su Altro > Disattiva sincronizzazione.
• Per eliminare una sincronizzazione, fare clic su Altro > Elimina. Nella finestra di dialogo, inserire il testo richiesto e fare clic su Elimina sincronizzazione.

Utilizzare la scheda di sincronizzazionedi Jira (Data Sync)

Dopo aver collegato l'integrazione, è possibile visualizzare la scheda di sincronizzazione di Jira (Data Sync) sui record del ticket sincronizzati con i problemi di Jira. Ciò consente di avere una visione più precisa dello stato di sincronizzazione dei record, tra cui:

• Con quale record di Jira si sta sincronizzando il record del ticket di HubSpot.
• Lo stato della sincronizzazione.
• L'ultima volta che il record è stato sincronizzato.

Aggiungere la scheda di sincronizzazione

Se non è stata personalizzata la barra laterale destra dei record, la scheda di sincronizzazione di Jira (Data Sync) verrà aggiunta automaticamente ai record.

Se si è personalizzata la barra laterale destra dei record, aggiungere la scheda di sincronizzazione dell'integrazione alla barra laterale destra dell'oggetto ticket:

• Nel vostro account HubSpot, fate clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione superiore.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti e selezionare Ticket.
• Fare clic sulla scheda Personalizzazione record.
  
  • Per modificare la vista predefinita, fare clic su Vista predefinita. Questa vista viene visualizzata da tutti gli utenti che non fanno parte di un team assegnato.
  • Per creare o modificare una vista team( soloper Professional ed Enterprise ), fare clic su Crea vista team o sul nome di una vista esistente. Una vista team viene visualizzata solo dagli utenti che sono membri principali del team selezionato.
• In alto a destra, fare clic su Aggiungi schede. Cercare e selezionare la scheda Jira (Data Sync) .
• Chiudere il pannello facendo clic sulla X in alto a destra. Quindi, salvare le modifiche facendo clic su Salva e esci in alto a destra.

Visualizzare la scheda di sincronizzazione

Dopo che il biglietto di sincronizzazione è stato aggiunto ai record del ticket, è possibile visualizzare le seguenti informazioni su di esso:

• Record esterno: il problema di Jira con cui il ticket si sta sincronizzando. Fare clic sul nome del record per aprirlo in Jira.

• Stato: lo stato della sincronizzazione tra HubSpot e Jira (Data Sync). Gli stati di sincronizzazione includono:
  • Aggiornato: il record viene sincronizzato correttamente.
  • Sincronizzazione non trovata: l'integrazione è attiva, ma al momento il record di HubSpot non viene sincronizzato con Jira.
  • Sincronizzazione disattivata: la sincronizzazione è stata disattivata nella pagina delle impostazioni di integrazione.
  • Record non sincronizzato: il record non viene sincronizzato a causa di un errore. Per ulteriori informazioni, passare il mouse sullo stato di sincronizzazione o fare clic sullo stato di sincronizzazione per passare alla pagina dello stato di sincronizzazione.
  • Sincronizzazionesconosciuta : il record si sta sincronizzando con Jira, ma le informazioni sullo stato di sincronizzazione non sono disponibili.
  • Record escluso: il record fa parte di un bucket escluso. Per ulteriori informazioni, passare il mouse su Stato della sincronizzazione.
  • Ultimo aggiornamento: data dell'ultima sincronizzazione dei dati di HubSpot e Jira.