BetaHubSpot und Jira verknüpfen (Datensynchronisierung)

Verknüpfen Sie HubSpot und Jira, um Ihre HubSpot-Tickets mit Jira-Vorgängen zu synchronisieren. Dadurch können Supportteams in HubSpot und Jira Kundenprobleme schneller lösen. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Jira-Arbeitsbereich verknüpfen und die Synchronisierung so konfigurieren, dass sie Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. 

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dem Verknüpfen mit Jira beginnen, beachten Sie bitte Folgendes:

• Wenn Sie ein Super-Admin sind, melden Sie Ihren Account für die Beta-Version der neuen Jira-App mit Datensynchronisierung an .
• Sie müssen über ein Jira Cloud-Konto verfügen. Die Integration wird nicht mit Jira-Instanzen synchronisiert, die auf kundeneigenen Servern ausgeführt werden.
• Der Ticket-Status kann nur einseitig von Jira nach HubSpot synchronisiert werden.

Die App verknüpfen

Zu kontaktieren HubSpot und Jira:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann HubSpot Marketplace aus.
2. Suchen Sie nach Jira (Datensynchronisierung) und wählen Sie diese aus. 
3. Klicken Sie auf „Installieren“. Klicken Sie dann auf Mit Jira verknüpfen. 
4. Geben Sie im Dialogfeld Ihre Atlassian-Anmeldeinformationen ein. Überprüfen Sie die erforderlichen Berechtigungen und klicken Sie auf Akzeptieren. 

Synchronisierungseinstellungen konfigurieren

Die Einrichtung der Synchronisierung erfolgt in zwei Schritten:

1. Richten Sie die Synchronisierung von HubSpot-Ticket-Jira-Vorgängen ein (unidirektional oder bidirektional). 

2. Richten Sie die Synchronisierung von HubSpot-Notizen mit Jira-Problemkommentaren ein (unidirektional oder bidirektional). 

Synchronisierung von HubSpot Ticket zu Jira-Vorgängen einrichten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf Jira (Datensynchronisierung). 
3. Gehen Sie zur Registerkarte "CRM-Synchronisierungen ". 
4. Klicken Sie auf Mehr Daten synchronisieren.
5. Klicken Sie auf der Seite Zu synchronisierende Daten auswählen auf das Dropdown-Menü Jira (Datensynchronisierung) und wählen Sie Vorgänge aus. Wählen Sie dann den Standort, das Projekt und den Problemtyp aus. Wenn Sie über mehrere Websites, Projekte oder Problemtypen hinweg synchronisieren möchten, müssen Sie eine zusätzliche Synchronisierung konfigurieren. Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Synchronisierungen konfigurieren. 
6. Klicken Sie auf die Pfeile für die Synchronisierungsrichtung und wählen Sie eine Synchronisierungsrichtung aus.

1. • Daten werden zwischen Apps synchronisiert: Daten werden bidirektional zwischen HubSpot und Jira synchronisiert. Alle Änderungen werden zwischen HubSpot-Tickets und Jira-Vorgängen synchronisiert und neue Datensätze werden in beiden Apps erstellt.
   • Daten werden nur mit HubSpot synchronisiert: HubSpot-Tickets werden anhand bestimmter Kriterien aus Jira-Vorgängen erstellt. Es werden nur HubSpot Ticket Eigenschaften aktualisiert.
   • Daten werden nur mit Jira synchronisiert (Datensynchronisierung): Jira-Vorgänge werden anhand bestimmter Kriterien aus HubSpot-Tickets erstellt. Es werden nur Eigenschaften von Jira-Vorgängen erstellt.

7. Klicken Sie dann auf Weiter. 
8. Auf der Seite Konfigurieren:

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datenkonfliktlösung und wählen Sie aus, welche App die andere überschreiben soll, wenn unklar ist, welche App die aktuellsten Informationen enthält.
  • Richten Sie im Abschnitt Zugeordnete Felder Ihre Feldzuordnungen ein.
    • Standardzuordnungen Feld können nicht entfernt oder bearbeitet werden. Um eine Feldzuordnungen zu deaktivieren, klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu deaktivieren. 
    • Um eine benutzerdefinierte Feldzuordnungen hinzuzufügen, klicken Sie auf Zuordnung hinzufügen, um sie einzurichten.

9. Auf der Seite Limit:

1. • Wählen Sie im Abschnitt Ihre Ticket-Pipelines und -Phasen zuordnen die Ticketpipeline aus und ordnen Sie jede HubSpot-Ticket-Phase einem Jira-Status zu. 

Bitte beachten: Der Ticket-Status kann nur einseitig von Jira nach HubSpot synchronisiert werden.

• • Klicken Sie im Abschnitt Filter auf Bearbeiten , um Filter hinzuzufügen, mit denen Sie einschränken können, welche Tickets oder Probleme von einer App mit der anderen synchronisiert werden sollen. Sie können mehrere Filter mit UND - oder ODER-Bedingungen hinzufügen. Standardmäßig werden alle Datensätze in die Synchronisierung einbezogen. 
    • Wenn Sie eine bidirektionale Synchronisierung zwischen HubSpot und Jira auswählen, müssen Sie Filter dafür einrichten, wann ein HubSpot Ticket einen Jira-Vorgang erstellen soll und wann ein Jira-Vorgang einen Ticket in HubSpot erstellen soll. 
    • Wenn Sie verhindern möchten, dass Jira-Vorgänge HubSpot-Tickets erstellen, konfigurieren Sie einen restriktiven Filter. Wenn Sie keinen Filter anwenden, wird bei jedem neuen HubSpot Ticket oder Jira-Vorgang ein entsprechender Eintrag im anderen System erstellt.

10. Überprüfen Sie auf der Seite Überprüfen Ihre Synchronisierungskonfiguration und klicken Sie auf Speichern und synchronisieren. 

HubSpot-Notizen zur Synchronisierung von Jira-Problemkommentaren einrichten

Sobald die Synchronisierung Ihres HubSpot Ticket mit Jira-Vorgängen eingerichtet ist, richten Sie eine zweite Synchronisierung ein, um HubSpot mit Tickets verknüpften Notizen mit Kommentaren zu Jira-Vorgängen zu synchronisieren:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf Jira (Datensynchronisierung).
3. Gehen Sie zur Registerkarte "CRM-Synchronisierungen ".
4. Klicken Sie auf Mehr Daten synchronisieren.
5. Klicken Sie auf der Seite Wählen Sie die Daten aus, die Sie synchronisieren möchten auf das HubSpot-Dropdown-Menü und wählen Sie Notizen aus. Unter Jira (Datensynchronisierung) werden Problemkommentare automatisch im ersten Dropdown-Menü ausgewählt.

6. Wählen Sie unter Jira (Datensynchronisierung) dieselbe Site, dasselbe Projekt und denselben Vorgangstyp aus, den Sie für die Synchronisierung Ihrer dataSyncRightHubSpot-Ticket-Jira-Vorgänge  ausgewählt haben, um sicherzustellen, dass die relevanten Notizen/Kommentare zu Problemen zwischen den zugehörigen Tickets/Vorgängen synchronisiert werden.
7. Klicken Sie auf die Pfeile für die Synchronisierungsrichtung und wählen Sie eine Synchronisierungsrichtung aus.

• • Daten werden zwischen Apps synchronisiert: Daten werden bidirektional zwischen HubSpot und Jira synchronisiert. Alle Änderungen werden zwischen HubSpot-Notizen und Jira-Problemkommentaren synchronisiert und neue Datensätze werden in beiden Apps erstellt.
  • Daten werden nur mit HubSpot synchronisiert: HubSpot-Notizen werden anhand von Kriterien aus Jira-Problemkommentaren erstellt. 
  • Daten werden nur mit Jira synchronisiert (Datensynchronisierung): Kommentare zu Jira-Vorgängen werden anhand von Kriterien aus HubSpot-Notizen erstellt.

8. Klicken Sie dann auf Weiter.
9. Auf der Seite Konfigurieren:

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datenkonfliktlösung und wählen Sie aus, welche App die andere überschreiben soll, wenn unklar ist, welche App die aktuellsten Informationen enthält.
  • Richten Sie im Abschnitt Zugeordnete Felder Ihre Feldzuordnungen ein.
    • Standardfeldzuordnungen können nicht entfernt oder bearbeitet werden. Um eine Feldzuordnungen zu deaktivieren, klicken Sie auf den Schalter, um ihn zu deaktivieren. 
    • Um eine benutzerdefinierte Feldzuordnungen hinzuzufügen, klicken Sie auf Zuordnung hinzufügen, um sie einzurichten.

10. Auf der Seite Limit:

• • Im Abschnitt Filter unter Jira dataSyncRight HubSpot wird ein Standardfilter festgelegt, um alle Problemkommentare zu synchronisieren. Sie sollten mit der Logik der Synchronisierung von HubSpot Ticket-Jira-Vorgängen dataSyncRight übereinstimmen.
  • Im Abschnitt Filter wird unter HubSpot dataSyncRightJira ein Standardfilter festgelegt, um sicherzustellen, dass das zugehörige Ticket einer HubSpot-Notiz bekannt ist. Dadurch wird sichergestellt, dass Notizen, die nicht mit Tickets verknüpft sind, nicht mit Jira synchronisiert werden. 
    • Klicken Sie auf Bearbeiten, um diesen Filter zu bearbeiten. 
    • Fügen Sie einen UND-Filter hinzu, um weitere Filter hinzuzufügen, die Sie zur Synchronisierung Ihres HubSpot-Tickets-Jira-Vorgangs dataSyncRight  hinzugefügt haben. Wenn Ihre HubSpot-Tickets beispielsweise eine Eigenschaft namens Support-Schweregrad haben, die Werte zwischen eins und fünf haben kann (wobei fünf der höchste ist), und Sie HubSpot-Tickets nur dann mit Jira synchronisieren, wenn ihr Support-Schweregrad drei oder höher ist, legen Sie denselben Filter in diesem Abschnitt so fest, dass er dem Ticket-Filter entspricht.

• • • Klicken Sie auf "Bearbeiten ", um weitere Filter hinzuzufügen und so einzuschränken, welche Kommentare oder Notizen von einer App mit der anderen synchronisiert werden sollen. Sie können mehrere Filter mit UND - oder ODER-Bedingungen hinzufügen. Diese sollten mit der Logik übereinstimmen, die Sie in Ihrer HubSpot-Jira-Vorgangssynchronisierung für Tickets dataSyncRight  festgelegt haben, und jeder zusätzliche Filter, den Sie hinzufügen, sollte den Filter Ticket-Name ist bekannt wie im obigen Beispiel enthalten, um sicherzustellen, dass Sie nur Notizen synchronisieren, denen ein Ticket zugeordnet ist.

11. Überprüfen Sie auf der Seite Überprüfen Ihre Synchronisierungskonfiguration und klicken Sie auf Speichern und synchronisieren.
    Die Synchronisierung überprüft jede Notiz in HubSpot, die Synchronisierung basiert jedoch nur auf den oben genannten Filtern.

HubSpot-Ticket-Links zu Jira-Vorgängen hinzufügen

Sobald Sie die Jira-App (Datensynchronisierung) installiert haben, können Sie einen Link zum HubSpot-Ticketdatensatz direkt im entsprechenden Jira-Vorgang anzeigen. So können Sie schnell von einem Jira-Vorgang zum entsprechenden HubSpot-Ticket navigieren. Für diese Funktion muss in den Jira-Synchronisierungseinstellungen in HubSpot eine neue Feldzuordnung eingerichtet werden.

So richten Sie HubSpot-Ticket-Links in Jira ein:

1. Gehen Sie in Jira zu dem Jira-Projekt , an dem Sie gerade arbeiten. 
2. Klicken Sie unten rechts auf Konfigurieren.
3. Erstellen Sie ein neues Jira-Feld. 

• • Geben Sie einen eindeutigen Namen für das Feld in Jira ein, z. B. HubSpot-Ticket-Link.
  • Wählen Sie als Feldtyp URL aus. 

• • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten rechts auf Änderungen speichern.

4. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
5. Klicken Sie auf Jira (Datensynchronisierung).
6. Klicken Sie bei der Synchronisierung Ihres Tickets auf Bearbeiten.
7. Klicken Sie auf der Seite Konfigurieren im Abschnitt Zugeordnete Felder auf Zuordnung hinzufügen.
8. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Jira (Datensynchronisierung) und wählen Sie das neue Jira-Feld aus, das Sie in Jira erstellt haben.
9. Klicken Sie auf das HubSpot-Dropdown-Menü und wählen Sie den Ticket Eigenschaft Ticket-Link aus.

Bitte beachten: Der Ticket Eigenschaft Ticket-Link in HubSpot wird automatisch erstellt, wenn Sie die Jira-Integration (Datensynchronisierung) installieren.

10. Überprüfen Sie auf der Seite Überprüfen Ihre Synchronisierungskonfiguration und klicken Sie auf Speichern und synchronisieren.
11. Sobald Sie die obigen Schritte durchgeführt haben, erscheint ein Link zum HubSpot-Ticketdatensatz im Feld HubSpot-Ticket-Link, wenn Sie Vorgänge in Jira anzeigen. Wenn Sie auf den Link in Jira klicken, werden Sie zum Ticketdatensatz in HubSpot weitergeleitet.

Überprüfen Sie Ihre Synchronisierung

So überprüfen Sie Ihre Synchronisierung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf Jira (Datensynchronisierung).
3. Klicken Sie auf die Registerkarte CRM-Synchronisierungen. Dieser Tab zeigt Informationen über die Anzahl der synchronisierten, fehlgeschlagenen Synchronisierungsdatensätze, die von einer Synchronisierung ausgeschlossen wurden, und den Zeitstempel, wann die Synchronisierung zuletzt bearbeitet wurde. 

• • Um die einzelnen Datensätze anzuzeigen, klicken Sie auf die Zahl in jeder Spalte.
  • Um die Synchronisierung sofort durchzuführen, klicken Sie auf Jetzt synchronisieren. 
  • Um eine neue oder zusätzliche Synchronisierung zu erstellen, klicken Sie auf Mehr Daten synchronisieren.
  • Um eine bestehende Synchronisierung zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Synchronisierung und klicken Sie auf Bearbeiten.
  • Um eine Synchronisierung zu deaktivieren, bewegen Sie den Mauszeiger über die Synchronisierung und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü > Synchronisierung deaktivieren.
  • Um eine Synchronisierung zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Synchronisierung und klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Synchronisierung > löschen. Geben Sie im Dialogfeld den erforderlichen Text ein und klicken Sie auf Synchronisierung löschen.

Jira-Synchronisierungs-Karte (Datensynchronisierung) verwenden

Nachdem Sie die Integration verknüpft haben, können Sie die Jira-Synchronisierungskarte (Datensynchronisierung) in Ticket-Datensätzen anzeigen, die mit Jira-Vorgängen synchronisiert sind. Dadurch erhalten Sie einen genaueren Überblick über den Stand der Synchronisierung Ihrer Datensätze, einschließlich:

• Mit welchem Jira-Eintrag der HubSpot Ticketdatensatz synchronisiert wird. 
• Der Status der Synchronisierung. 
• Wann er das letzte Mal synchronisiert wurde 

Die Synchronisierungskarte hinzufügen 

Wenn Sie die rechte Seitenleiste Ihrer Datensätze nicht angepasst haben, wird die Jira (Datensynchronisierung)-Synchronisierungskarte automatisch zu Ihren Datensätzen hinzugefügt.

Wenn Sie die rechte Seitenleiste Ihrer Datensätze angepasst haben, fügen Sie die Karte zur Integrationssynchronisierung  in der rechten Seitenleiste für die Ticket Objekt hinzu: 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte und wählen Sie dann Unternehmen aus. 
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Anpassung von Datensätzen.

• • Um die Standardansicht zu bearbeiten, klicken Sie auf Standardansicht. Diese Ansicht wird allen Benutzern angezeigt, die nicht in einem zugewiesenen Team sind.
  • Um eine Teamansicht zu erstellen oder zu bearbeiten (nur Professional und Enterprise), klicken Sie auf Teamansicht erstellen oder klicken Sie auf den Namen einer vorhandenen Ansicht. Eine Teamansicht wird nur für Benutzer angezeigt, die Hauptteammitglieder im ausgewählten Team sind.

4. Bewegen Sie im Ansichtseditor den Mauszeiger über die rechte Seitenleiste und klicken Sie auf Karte hinzufügen. 

5. Klicken Sie auf den Tab Kartenbibliothek. 
6. Suchen Sie nach der Synchronisierungskarte für Integrationen und wählen Sie sie aus.
7. Schließen Sie den Bereich, indem Sie oben rechts auf das X klicken. Speichern Sie Ihre Änderungen, indem Sie oben rechts auf Speichern und beenden klicken.

Die Synchronisierungskarte anzeigen

Nachdem die SynchronisierungsKarte zu Ihren Ticket-Datensätzen hinzugefügt wurde, können Sie die folgenden Informationen auf ihr anzeigen:

• Externer Eintrag: Mit welchem Jira-Problem das Ticket synchronisiert wird. Klicken Sie auf den Namen des Eintrags, um den Eintrag in Jira zu öffnen.

• Status: der Status der Synchronisierung zwischen HubSpot und Jira (Datensynchronisierung). Die Synchronisierungsstatus umfassen:
  • Auf dem neuesten Stand: Der Eintrag wird erfolgreich synchronisiert.
  • Synchronisierung nicht gefunden: Die Integration ist aktiv, aber der HubSpot-Datensatz wird derzeit nicht mit Jira synchronisiert.
  • Synchronisierung deaktiviert: Die Synchronisierung ist auf der Seite mit den Integrationseinstellungen deaktiviert. 
  • Datensatz wird nicht synchronisiert: Der Datensatz wird aufgrund eines Fehlers nicht synchronisiert. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie den Mauszeiger über den Synchronisierungsstatus bewegen oder auf den Synchronisierungsstatus klicken, um zur Seite mit dem Synchronisierungszustand zu gelangen.
  • Unbekannt: Der Eintrag wird mit Jira synchronisiert, aber es sind keine Informationen zum Synchronisierungszustand verfügbar. 
  • Datensatz ausgeschlossen: Der Datensatz ist Teil eines von der Synchronisierung ausgeschlossenen Datensatzes. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie den Mauszeiger über den Status bewegen.
• Letzte Aktualisierung: wann die HubSpot- und Jira-Daten zuletzt synchronisiert wurden.