BètaHubSpot en Jira verbinden (gegevenssynchronisatie)

Koppel HubSpot en Jira om je HubSpot-tickets te synchroniseren met Jira-issues. Dit geeft supportteams in HubSpot en Jira inzicht om klantproblemen sneller op te lossen. Leer hoe je je Jira-werkruimte kunt koppelen en de synchronisatie kunt configureren zodat deze aansluit bij je zakelijke behoeften. 

Voordat u begint

Voordat u begint met het verbinden met Jira, moet u rekening houden met het volgende:

• Als je een superbeheerder bent, meld je account dan aan voor de bètaversie van de nieuwe Jira-app op basis van Data Sync.
• Je moet een Jira Cloud-account hebben. De integratie synchroniseert niet met Jira-instanties die op servers van klanten draaien.
• De ticketstatus kan alleen in één richting worden gesynchroniseerd, van Jira naar HubSpot.

Verbind de app

Om HubSpot en Jira te verbinden:

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Zoek naarJira (Data Sync) en selecteer deze. 
3. Klik opInstalleren. Klik vervolgens op Verbinden met Jira. 
4. Voer in het dialoogvenster je Atlassian-inloggegevens in. Controleer de vereiste machtigingen en klik opAccepteren. 

Configureer uw synchronisatie-instellingen

Het instellen van de synchronisatie bestaat uit twee fasen:

1. Stel de synchronisatie tussen HubSpot-tickets en Jira-issues in (eenrichtings- of tweerichtingssynchronisatie). 

2. Stel de synchronisatie van HubSpot-notities met Jira-issue-opmerkingen in (eenrichtingsverkeer of tweerichtingsverkeer). 

Stel de synchronisatie van HubSpot-tickets met Jira-issues in

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Jira (gegevenssynchronisatie). 
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties. 
4. Klik opMeer gegevens synchroniseren.
5. Klik op de paginaSelecteer de gegevens die u wilt synchroniseren op het vervolgkeuzemenu Jira (gegevenssynchronisatie) enselecteer Issues. Selecteer vervolgens de site, het project en het issue-type. Als u meerdere sites, projecten of issue-types wilt synchroniseren, moet u een extra synchronisatie configureren. U kunt een onbeperkt aantal synchronisaties configureren. 
6. Klik op depijltjes voor de synchronisatierichtingen selecteer eensynchronisatierichting.

1. • Gegevenssynchronisatie tussen apps: gegevens worden bidirectioneel gesynchroniseerd tussen HubSpot en Jira. Alle wijzigingen worden gesynchroniseerd tussen HubSpot-tickets en Jira-issues en er worden nieuwe records aangemaakt in beide apps.
   • Gegevens worden alleen gesynchroniseerd met HubSpot: HubSpot-tickets worden aangemaakt op basis van criteria uit Jira-issues. Alleen HubSpot-ticketeigenschappen worden bijgewerkt.
   • Gegevens worden alleen gesynchroniseerd met Jira (gegevenssynchronisatie): Jira-issues worden aangemaakt op basis van criteria uit HubSpot-tickets. Alleen Jira-issue-eigenschappen worden aangemaakt.

7. Klik vervolgens op Volgende. 
8. Op de pagina Configureren :

• • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Oplossen van gegevensconflicten' en selecteer welke app de andere overschrijft wanneer het onduidelijk is welke app de meest actuele informatie bevat.
  • Stel in het gedeelte Toegewezen velden uw veldtoewijzingenin.
    • Standaard veldtoewijzingen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Om een veldtoewijzing uit te schakelen, klik je op de schakelaar om dezeuit te schakelen. 
    • Om een aangepaste veldtoewijzing toe te voegen, klikt u op'Een toewijzing toevoegen' om deze in te stellen.

9. Op de paginaBeperking:

1. • Selecteer in het gedeelteUw ticketpijplijnen en -fasen toewijzen deticketpijplijn en wijs elke HubSpot-ticketfase toe aan een Jira-status. 

Let op: de ticketstatus kan alleen in één richting worden gesynchroniseerd, van Jira naar HubSpot.

• • Klik in het gedeelteFiltersop Bewerken om filters toe te voegen om te beperken welke tickets of issues van de ene app naar de andere worden gesynchroniseerd. Je kunt meerdere filters toevoegen met EN- ofOF-voorwaarden. Standaard worden alle records opgenomen in de synchronisatie. 
    • Als je een bidirectionele synchronisatie tussen HubSpot en Jira selecteert, moet je filters instellen voor wanneer je wilt dat een HubSpot-ticket een Jira-issue aanmaakt en wanneer je wilt dat een Jira-issue een ticket in HubSpot aanmaakt. 
    • Als je wilt voorkomen dat Jira-issues HubSpot-tickets aanmaken, configureer dan een restrictief filter. Als je geen filter toepast, zal elk nieuw HubSpot-ticket of Jira-issue een overeenkomstig record in het andere systeem aanmaken.

10. Controleer op de pagina Reviewuw synchronisatieconfiguratie en klik opSave and sync. 

Stel de synchronisatie van HubSpot-notities naar Jira-issue-opmerkingen in

Zodra de synchronisatie van HubSpot-tickets met Jira-issues is ingesteld, stelt u een tweede synchronisatie in om HubSpot-notities die aan tickets zijn gekoppeld, te synchroniseren met Jira-issue-opmerkingen:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Jira (gegevenssynchronisatie).
3. Ga naar het tabblad CRM-synchronisaties.
4. Klik opMeer gegevens synchroniseren.
5. Klikop de paginaSelecteer de gegevens die u wilt synchroniseren op het vervolgkeuzemenu HubSpot en selecteer Notities. OnderJira (gegevenssynchronisatie) wordt Issue Comments automatisch geselecteerd in het eerste vervolgkeuzemenu.

6. Selecteer onderJira (gegevenssynchronisatie) en ' ' dezelfde site, hetzelfde project en hetzelfde issue-type dat u hebt geselecteerd voor uw HubSpot -ticketgegevenssynchronisatie, om ervoor te zorgen dat de relevante notities/opmerkingen bij issues worden gesynchroniseerd tussen de bijbehorende tickets/issues.
7. Klik op depijltjes voor de synchronisatierichtingen selecteer eensynchronisatierichting.

• • Gegevenssynchronisatie tussen apps: gegevens worden bidirectioneel gesynchroniseerd tussen HubSpot en Jira. Alle wijzigingen worden gesynchroniseerd tussen HubSpot-notities en Jira-issue-opmerkingen en er worden nieuwe records aangemaakt in beide apps.
  • Gegevens worden alleen gesynchroniseerd met HubSpot: HubSpot-notities worden aangemaakt op basis van criteria uit Jira-issue-opmerkingen. 
  • Gegevens worden alleen gesynchroniseerd met Jira (gegevenssynchronisatie): Jira-issue-opmerkingen worden aangemaakt op basis van criteria uit HubSpot-notities.

8. Klik vervolgens op 'Next'.
9. Op de pagina Configureren :

• • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Oplossen van gegevensconflicten' en selecteer welke app de andere overschrijft wanneer het onduidelijk is welke app de meest actuele informatie bevat.
  • Stel in het gedeelte Toegewezen velden uw veldtoewijzingenin.
    • Standaard veldtoewijzingen kunnen niet worden verwijderd of bewerkt. Om een veldtoewijzing uit te schakelen, klik je op de schakelaar om deze uit te schakelen. 
    • Om een aangepaste veldtoewijzing toe te voegen, klikt u op'Een toewijzing toevoegen' om deze in te stellen.

10. Op de paginaBeperking:

• • In het gedeelteFilters, onderJira dataSyncRightHubSpot, wordt een standaardfilter ingesteld om alle opmerkingen bij issues te synchroniseren. U moet de logica van de HubSpot-ticketdataSyncRightJira-issuesynchronisatie volgen.
  • In het gedeelteFilters, onderHubSpot dataSyncRightJira, wordt een standaardfilter ingesteld om ervoor te zorgen dat het bijbehorende ticket van een HubSpot-notitie bekend is. Dit zorgt ervoor dat notities die niet aan tickets zijn gekoppeld, niet met Jira worden gesynchroniseerd. 
    • Klik opBewerken om dit filter te bewerken. 
    • Voeg een AND-filter toe om eventuele andere filters toe te voegen die u aan uw HubSpot-ticket dataSyncRightJira-issue-synchronisatie hebt toegevoegd. Als uw HubSpot-tickets bijvoorbeeld een eigenschap hebben met de naam Support severity (Support-ernst), die waarden van één tot vijf kan hebben (waarbij vijf de hoogste is) en u HubSpot-tickets alleen naar Jira synchroniseert als hunSupport severity drie of hoger is, stelt u in dit gedeelte hetzelfde filter in om overeen te komen met het ticketfilter.

• • • Klik op Bewerken om andere filters toe te voegen om te beperken welke opmerkingen of notities van de ene app naar de andere worden gesynchroniseerd. Je kunt meerdere filters toevoegen met EN- ofOF-voorwaarden. Deze moeten overeenkomen met de logica die je hebt ingesteld in je HubSpot-ticket dataSyncRightJira-issue-synchronisatie, en elk extra filter dat je toevoegt, moet het filter Ticketnaam is bekend bevatten, zoals in het bovenstaande voorbeeld, om ervoor te zorgen dat je alleen notities synchroniseert die aan een ticket zijn gekoppeld.

11. Controleer op depagina Reviewuw synchronisatieconfiguratie en klik opSave and sync.
    De synchronisatie controleert elke notitie in HubSpot, maar synchroniseert alleen op basis van de bovenstaande filters.

HubSpot-ticketkoppelingen toevoegen aan Jira-issues

Nadat u de Jira (Data Sync)-app hebt geïnstalleerd, kunt u een link naar het HubSpot-ticketrecord rechtstreeks in de bijbehorende Jira-issue weergeven. Zo kunt u snel van een Jira-issue naar het relevante HubSpot-ticket navigeren. Voor deze functie moet u een nieuwe veldtoewijzing instellen in de Jira-synchronisatie-instellingen in HubSpot.

HubSpot-ticketkoppelingen instellen in Jira:

1. Ga in Jira naar het Jira-project waaraan je werkt. 
2. Klik rechtsonder op Configureren.
3. Maak een nieuw Jira-veld aan. 

• • Voer een unieke naam in voor het veld in Jira, zoals HubSpot Ticket link.
  • Selecteer URL als veldtype. 

• • Als u klaar bent, klikt u rechtsonder opWijzigingen opslaan.

4. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
5. Klik opJira (gegevenssynchronisatie).
6. Klik op Bewerken bij uw ticketsynchronisatie.
7. Klik op de pagina Configureren in het gedeelte Toegewezen velden op Toewijzing toevoegen.
8. Klik op het vervolgkeuzemenu Jira (gegevenssynchronisatie) enselecteer het nieuwe Jira-veld datje in Jira hebt gemaakt.
9. Klik op het vervolgkeuzemenu HubSpot en selecteer de ticket-eigenschap Ticket Link. 

Let op: de ticket-eigenschap Ticket Link in HubSpot wordt automatisch aangemaakt wanneer je de Jira (Data Sync)-integratie installeert.

10. Controleer op depagina Controlerenje synchronisatieconfiguratie en klik opOpslaan en synchroniseren.
11. Nadat je de bovenstaande stappen hebt doorlopen, verschijnt er een link naar het HubSpot-ticketrecord in het veld HubSpot Ticket link wanneer je issues in Jira bekijkt. Als je op de link in Jira klikt, word je doorgestuurd naar het ticketrecord in HubSpot.

Controleer uw synchronisatie

Om uw synchronisatie te controleren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik opJira (gegevenssynchronisatie).
3. Klik op het tabblad CRM-synchronisaties. Dit tabblad toont informatie over het aantal records dat is gesynchroniseerd, niet is gesynchroniseerd, is uitgesloten van synchronisatie en de tijdstempel van wanneer de synchronisatie voor het laatst is bewerkt. 

• • Klik op hetnummerin elke kolom om de afzonderlijke records te bekijken.
  • Om de synchronisatie onmiddellijk uit te voeren, klik je opNu synchroniseren. 
  • Om een nieuwe of extra synchronisatie te maken, klik je op Meer gegevens synchroniseren.
  • Om een bestaande synchronisatie te bewerken, plaatst u de muisaanwijzer op de synchronisatie en klikt u op Bewerken.
  • Om een synchronisatie uit te schakelen, plaatst u de muisaanwijzer op de synchronisatie en klikt u op Meer >Synchronisatie uitschakelen.
  • Om een synchronisatie te verwijderen, plaatst u de muisaanwijzer op de synchronisatie en klikt u op Meer>Synchronisatie verwijderen. Voer in het dialoogvenster de vereiste tekst in en klik opSynchronisatie verwijderen. 

Gebruik de Jira (gegevenssynchronisatie) synchronisatiekaart

Nadat je de integratie hebt verbonden, kun je de Jira (gegevenssynchronisatie) synchronisatiekaart bekijken op ticketrecords die zijn gesynchroniseerd met Jira-issues. Dit geeft je een nauwkeuriger beeld van de synchronisatiestatus van je records, waaronder:

• Met welk Jira-record het HubSpot-ticketrecord wordt gesynchroniseerd. 
• De status van de synchronisatie. 
• De laatste keer dat het record is gesynchroniseerd. 

De synchronisatiekaart toevoegen 

Als u de rechterzijbalk van uw records niet hebt aangepast, wordt de Jira (gegevenssynchronisatie) synchronisatiekaart automatisch aan uw records toegevoegd.

Als u de rechterzijbalk van uw records hebt aangepast, voegt u deintegratiesynchronisatiekaarttoe aan de rechterzijbalk voor het ticketobject: 

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naarObjecten enselecteervervolgens Tickets. 
3. Klik op het tabblad Recordaanpassing.

• • Om de standaardweergave te bewerken, klikt u opStandaardweergave. Deze weergave wordt getoond aan alle gebruikers die niet tot een toegewezen team behoren.
  • Om eenteamweergavete maken of te bewerken (alleenProfessionalenEnterprise), klik je opTeamweergave maken of klik je op denaamvan een bestaande weergave. Een teamweergave wordt alleen weergegeven aan gebruikers die hoofdteamleden zijn van het geselecteerdeteam.

4. Beweeg in de weergave-editor de muisaanwijzer over de rechterzijbalk en klik op Kaart toevoegen. 

5. Klik op het tabblad Kaartenbibliotheek. 
6. Zoek en selecteer de kaart Integraties synchroniseren .
7. Sluit het paneel door op de Xrechtsboven te klikken. Sla vervolgens uw wijzigingen op door rechtsboven opOpslaan en afsluitente klikken.

De synchronisatiekaart bekijken

Nadat de synchronisatiekaart aan uw ticketrecords is toegevoegd, kunt u de volgende informatie erop bekijken:

• Extern record:met welke Jira-issue het ticket wordt gesynchroniseerd. Klik op derecordnaamom het record in Jira te openen.

• Status: destatus van de synchronisatie tussen HubSpot en Jira (gegevenssynchronisatie). Synchronisatiestatussen zijn onder andere:
  • Up-to-date:het record wordt succesvol gesynchroniseerd.
  • Synchronisatie nietgevonden: de integratie is actief, maar het HubSpot-record wordt momenteel niet gesynchroniseerd met Jira.
  • Synchronisatie uitgeschakeld:de synchronisatie is uitgeschakeld op de pagina met integratie-instellingen. 
  • Record wordt niet gesynchroniseerd: het record wordt niet gesynchroniseerd vanwege een fout. Voor meer informatie plaatst u de muisaanwijzer op de synchronisatiestatus of klikt u op de synchronisatiestatus om naar de pagina met synchronisatiegegevens te gaan.
  • Onbekendesynchronisatie:het record wordt gesynchroniseerd met Jira, maar er is geen informatie over de synchronisatiestatus beschikbaar.
  • Record uitgesloten: het record maakt deel uit van een uitsluiting van de synchronisatie. Beweeg de muisaanwijzer over de status voor meer informatie.
• Laatst bijgewerkt: wanneer de HubSpot- en Jira-gegevens voor het laatst zijn gesynchroniseerd.