Anslut HubSpot och Jira (datasynkronisering) (BETA)

Anslut HubSpot och Jira för att synkronisera dina supportärenden i HubSpot till Jira-problem. Detta ger synlighet för supportteam i HubSpot och leveransteam i Jira för att hjälpa dem att lösa kundproblem snabbare. Nedan kan du lära dig hur du ansluter din Jira arbetsyta och konfigurerar din synkronisering för att möta dina affärsbehov.

Innan du sätter igång

• Du måste ha ett Jira Cloud-konto. Integrationen kommer inte att synkroniseras med Jira-instanser som körs på kundägda servrar.

• Du måste vara Superadmin eller ha behörigheter för App Marketplace i ditt HubSpot-konto.

• Du måste ha minst Operations Hub Starter för att skapa några anpassade fältkartläggningar.

Anslut appen

För att ansluta HubSpot och Jira:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på Marknadsplatsikonen marketplace i det övre navigeringsfältet och välj sedan App Marketplace.
• Sök efter och välj Jira (Data Sync).
• Klicka på Installera appar längst upp till höger.
• Ange dina Atlassian-autentiseringsuppgifter i dialogrutan. Granska de behörigheter som krävs och klicka på Acceptera.

Konfigurera dina synkroniseringsinställningar

Det finns två steg för att ställa in synkroniseringen. Först bör du ställa in synkroniseringen av HubSpot supportärende till Jira-problem (enkelriktad eller dubbelriktad). När detta har ställts in ska du sedan ställa in en andra synkronisering för att synkronisera HubSpot-anteckningar med Jira-problemkommentarer (enkelriktad eller dubbelriktad).

Ställ in synkronisering av HubSpot supportärende till Jira-problem

• Klicka på Jira.
• Klicka på Synkronisera mer data.
• På sidan Välj de data som du vill synkronisera väljer du Jira Issue, Site, Project och Issue type. Om du vill synkronisera över flera webbplatser, projekt eller ärendetyper måste du konfigurera en extra synkronisering. Du kan konfigurera ett obegränsat antal synkroniseringar.
• Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning.
  • Data synkroniseras mellan appar: data synkroniseras dubbelriktat mellan HubSpot och Jira. Alla ändringar synkroniseras mellan HubSpot-supportärenden och Jira-supportärenden och nya register skapas i båda appar.
  • Data synkroniseras endast till HubSpot: HubSpot-supportärenden skapas från Jira-frågor baserat på kriterier. Endast HubSpot Ärendeegenskaper kommer att uppdateras.
  • Data synkroniseras endast till Jira (datasynkronisering): Jira-frågor skapas från HubSpot-supportärenden baserat på kriterier. Endast egenskaper för Jira-ärenden kommer att skapas.

• På sidan Konfigurera :
  • Klicka på rullgardinsmenyn Datakonfliktlösning och välj vilken appar som ska skriva över den andra när det är oklart vilken appar som har den mest aktuella informationen.
  • I avsnittet Mapped fields ställer du in dina fältkartläggningar.
    • Standardfältkartläggningar kan inte tas bort eller redigeras. Om du vill stänga av en fältkartläggning klickar du på för att stänga av den.
    • Om du vill lägga till en anpassad fältkartläggning klickar du på Lägg till en kartläggning för att konfigurera den.
• På sidan Begränsa:
  • I avsnittet Mappa dina ärendepipelines och steg väljer du Ärendepipeline och mappar varje HubSpot-ärendesteg till en Jira-status.

• • I avsnittet Filter klickar du på Redigera för att lägga till filter för att begränsa vilka som ska synkroniseras från en appar till en annan. Du kan lägga till flera filter med AND- eller OR-villkor. Som standard ingår alla register i synkroniseringen.
    • Om du väljer en dubbelriktad synkronisering mellan HubSpot och Jira måste du ställa in filter för när du vill att ett HubSpot-supportärende ska skapa ett Jira-problem och när du vill att ett Jira-problem ska skapa ett supportärende i HubSpot.
    • Om du vill förhindra att Jira-frågor skapar HubSpot-supportärenden ska du konfigurera ett restriktivt filter. Om du inte använder något filter kommer varje nytt HubSpot-ärende eller Jira-fråga att skapa ett motsvarande register i det andra systemet.
• På sidan Granskning granskar du din synkroniseringskonfiguration och klickar på Spara och synkronisera.

Ställ in synkronisering av HubSpot-anteckningar till Jira-problemkommentarer

När din HubSpot-supportärende till Jira-problem har synkroniserats, ställer du in en andra synkronisering för att synkronisera HubSpot-anteckningar som är associerade med supportärenden med Jira-problemkommentarer:

• Klicka på Jira.
• Klicka på Synkronisera mer data.
• På sidan Välj de data du vill synkronisera klickar du på på rullgardinsmenyn HubSpot och väljer Notes. Under Jira (Data Sync) kommer Issue Comments automatiskt att väljas i den första rullgardinsmenyn.

• Under Jira (Data Sync), väljer du samma Site, Project och Issue type som du valde för ditt HubSpot supportärende dataSyncRight Jira issue sync, för att se till att relevanta anteckningar/ärendekommentarer synkroniseras mellan de associerade supportärendena/ärendena.
• Klicka på pilarna för synkroniseringsriktning och välj en synkroniseringsriktning.
  • Data synkroniseras mellan appar: data synkroniseras i två riktningar mellan HubSpot och Jira. Alla ändringar kommer att synkroniseras mellan HubSpot-anteckningar och Jira-kommentarer och nya register kommer att skapas i båda appar.
  • Data synkroniseras endast till HubSpot: HubSpot-anteckningar skapas från Jira-problemkommentarer baserat på kriterier.
  • Data synkroniseras endast till Jira (datasynkronisering): Jira-kommentarer skapas från HubSpot-anteckningar baserat på kriterier.

• På sidan Konfigurera :
  • Klicka på rullgardinsmenyn Datakonfliktlösning och välj vilken appar som ska skriva över den andra när det är oklart vilken appar som har den mest aktuella informationen.
  • I avsnittet Mapped fields ställer du in dina fältkartläggningar.
    • Standardfältkartläggningar kan inte tas bort eller redigeras. Om du vill stänga av en fältkartläggning klickar du på för att stänga av den.
    • Om du vill lägga till en anpassad fältkartläggning klickar du på Lägg till en kartläggning för att konfigurera den.
• På sidan Begränsa:

• • I avsnittet Filter, under Jira dataSyncRight HubSpot, kommer ett standardfilter att ställas in för att synkronisera alla problemkommentarer. Du bör matcha logiken för HubSpot supportärende dataSyncRight Jira issue sync.

• • I avsnittet Filters, under HubSpot dataSyncRight Jira, kommer ett standardfilter att ställas in för att säkerställa att en HubSpot-antecknings tillhörande supportärende är känt. Detta säkerställer att anteckningar som inte är associerade med supportärenden inte synkroniseras med Jira.
    • Klicka på Redigera för att redigera detta filter.
    • Lägg till ett AND-filter för att lägga till eventuella ytterligare filter som du har lagt till i ditt HubSpot supportärende dataSyncRight Jira issue sync. Om du till exempel har en Ärendeegenskap på dina HubSpot-ärenden som heter Support Severity, som kan ha värden från ett till fem, där fem är det högsta, och du bara synkroniserar HubSpot-ärenden till Jira med en Support Severity på tre eller högre, ställer du in samma filter i det här avsnittet för att matcha ärendefiltret.

• Klicka på Redigera om du vill lägga till andra filter för att begränsa vilka som ska synkroniseras från en appar till en annan. Du kan lägga till flera filter med AND- eller OR-villkor. Dessa bör matcha logiken som du ställde in i ditt HubSpot supportärende dataSyncRight Jira issue sync, och varje ytterligare filter som du lägger till bör innehålla filtret Supportärende name is known, enligt exemplet ovan, för att säkerställa att du bara synkroniserar anteckningar som har ett supportärende.

• Påsidan Granskning gör du en granskning av synkroniseringskonfigurationen och klickar på Spara och synkronisera.
• Synkroniseringen kommer att granska alla anteckningar i HubSpot, men kommer endast att synkroniseras baserat på ovanstående filter.

Lägg till länkar till HubSpot-supportärenden i JIRA-problem

När du har gjort en delbetalning av appen JIRA (Data Sync) kan du visa en länk till HubSpot Ärenderegister direkt i motsvarande JIRA-problem. Detta gör att du snabbt kan navigera från ett JIRA-problem till det relevanta HubSpot-supportärendet. Den här funktionen kräver att du ställer in en ny fältkartläggning i JIRA-synkroniseringsinställningarna i HubSpot.

För att ställa in länkar till HubSpot supportärenden i JIRA:

• I JIRA navigerar du till det JIRA-projekt som du arbetar med.
• Klicka på Konfigurera längst ned till höger.
• Skapa ett nytt JIRA-fält.
  • Ange ett unikt namn för fältet i JIRA, t.ex. HubSpot Supportärende länk.
  • Välj URL som fälttyp.

• • När du är klar klickar du på Spara ändringar längst ner till höger.
• Klicka på Jira.
• Klicka på Redigera i din synkronisering av supportärenden.
• På sidan Konfigurera klickar du på Lägg till en mappning i avsnittet Mappade fält.
• I rullgardinsmenyn för JIRA (datasynkronisering) väljer du det nya JIRA-fältet som du skapade i JIRA.
• I rullgardinsmenyn för HubSpot väljer du Ärendeegenskapen Supportärende Link.

Observera: Ärendeegenskapen Supportärende Link i HubSpot skapas automatiskt när du installerar JIRA (Data Sync) integrationen.

• Påsidan Granskning granskar du synkroniseringskonfigurationen och klickar på Spara ochsynkronisera.

När du har gått igenom stegen ovan kommer en länk till HubSpot Ärenderegister att visas i fältet HubSpot Supportärende-länk när du visar frågor i JIRA. Om du klickar på länken i JIRA kommer du att omdirigeras till Ärenderegistret i HubSpot.

Granskning av din synkronisering

För granskning av din synkronisering:

• Klicka på Jira.
• Klicka på fliken Synkroniseringsöversikt. På den här fliken visas information om antalet register som synkroniserats, inte synkroniserats, uteslutits från en synkronisering och tidsstämpeln för när synkroniseringen senast redigerades.

• Om du vill visa de enskilda registren klickar du på numret i varje kolumn.
• Om du vill köra synkroniseringen omedelbart klickar du på Synkronisera nu.
• Om du vill skapa en ny eller ytterligare synkronisering klickar du på knappen Synkronisera mer data.
• Om du vill redigera en befintlig synkronisering håller du muspekaren över synkroniseringen och redigerar.
• Om du vill stänga av en synkronisering klickar du på Mer > Stäng av synkronisering.
• Om du vill ta bort en synkronisering klickar du på Mer > Ta bort. Ange önskad text i dialogrutan och klicka på Ta bort synk.

Använd Jira (Data Sync) -synkroniseringskortet

När du har anslutit integrationen kan du visa Jira (Data Sync)-synkroniseringskortet på Ärenderegister som är synkroniserade med Jira-frågor. Detta ger dig en mer exakt bild av synkroniseringsstatusen för registret, inklusive:

• Vilket Jira-register HubSpot-ärenderegistret synkroniseras med.
• Status för synkroniseringen.
• Senaste gången registret synkroniserades.

Lägg till synkroniseringskortet

Om du inte har anpassat höger sidofält i dina register kommer synkroniseringskortet Jira (Data Sync) automatiskt att läggas till i dina register.

Om du har anpassat höger sidofält för dina register lägger du till kortet Integration Sync i höger sidofält för Ärenderegister:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på ikonen för inställningar i den övre navigeringsfältet.
• I menyn i vänster sidofält navigerar du till Objekt och väljer sedan Supportärenden.
• Klicka på fliken Anpassning av register.
  
  • Om du vill redigera standardvyn klickar du på Standardvy. Den här vyn visas för alla användare som inte ingår i ett tilldelat team.
  • Om du vill skapa eller redigera en teamvy (endastProfessional och Enterprise ) klickar du på Skapa teamvy eller på namnet på en befintlig vy. En teamvy visas endast för användare som är huvudteammedlemmar i det valda teamet.
• Klicka på Lägg till kort längst upp till höger. Sök sedan efter och välj kortet Jira (Data Sync).
• Stäng panelen genom att klicka på X längst upp till höger. Spara sedan dina ändringar genom att klicka på Save and exit uppe till höger.

Visa synkroniseringskortet

När synkkortet har lagts till i dina Ärenderegister kan du se följande information om det:

• Externt register: vilket Jira-ärende som ärenderegistret synkroniseras med. Klicka på namnet på registret för att öppna det i Jira.

• Status: status för synkroniseringen mellan HubSpot och Jira (datasynkronisering). Synkroniseringsstatusar inkluderar:
  • Uppdaterad: registret synkroniseras framgångsrikt.
  • Sync not found: Integrationen är aktiv, men för närvarande synkroniseras inte HubSpot-registret med Jira.
  • Sync off: synkroniseringen har stängts av på sidan med inställningar för integrationen.
  • Register synkroniserasinte: registret synkroniseras inte på grund av ett fel. För mer information, håll muspekaren över synkroniseringsstatusen eller klicka på synkroniseringsstatusen för att navigera till sidan för synkroniseringshälsa.
  • Okänd synkronisering: registret synkroniseras med Jira, men information om synkroniseringshälsa är inte tillgänglig.
  • Registerexkluderat: registret är en del av en exkluderad bucket. För mer information, håll muspekaren över Synkroniseringsstatus.
  • Senast uppdaterad: när HubSpot- och Jira-data senast synkroniserades.