Kontakt HubSpot og Jira (datasynkronisering) (BETA)

Kontakt HubSpot og Jira for at synkronisere dine HubSpot tickets med Jira issues. Det giver synlighed for supportteams i HubSpot og leveringsteams i Jira og hjælper dem med at løse kundeproblemer hurtigere. Nedenfor kan du se, hvordan du kontakter dit Jira-arbejdsområde og konfigurerer din synkronisering, så den opfylder dine forretningsbehov.

Før du går i gang

• Du skal have en Jira Cloud-konto. Integrationen synkroniseres ikke med Jira-instanser, der kører på kundeejede servere.

• Du skal være Superadmin eller have tilladelse til App Marketplace på din HubSpot-konto.

• Du skal mindst have Operations Hub Starter for at kunne oprette brugerdefinerede felttilknytninger.

Kontakt app'en

For at tage kontakt til HubSpot og Jira:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på Marketplace-ikonet marketplace i den øverste navigationslinje og derefter vælge App Marketplace.
• Søg efter og vælg Jira (Data Sync).
• Klik på Rate app øverst til højre.
• Indtast dine Atlassian-legitimationsoplysninger i dialogboksen. Anmeld de nødvendige tilladelser, og klik på Acceptér.

Konfigurer dine synkroniseringsindstillinger

Der er to faser i opsætningen af synkroniseringen. For det første skal du opsætte synkroniseringen af HubSpot tickets med Jira issues (envejs eller tovejs). Når dette er sat op, skal du sætte en anden synkronisering op for at synkronisere HubSpot-noter med Jira-problemkommentarer (envejs eller tovejs).

Opsæt synkronisering af HubSpot ticket til Jira issue

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
• Klik på Jira.
• Klik på Synkroniser flere data.
• På siden Select the data you want to sync skal du vælge Jira Issue, Site, Project og Issue type. Hvis du vil synkronisere på tværs af flere sites, projekter eller issue-typer, skal du konfigurere en ekstra synkronisering. Du kan konfigurere et ubegrænset antal synkroniseringer.
• Klik på pilene for synkroniseringsretning, og vælg en synkroniseringsretning.
  • Data synkroniseresmellem apps: Data synkroniseres i begge retninger mellem HubSpot og Jira. Eventuelle ændringer synkroniseres mellem HubSpot tickets og Jira issues, og der oprettes nye registre i begge apps.
  • Data synkroniseres kun til HubSpot: HubSpot tickets oprettes ud fra Jira-problemer baseret på kriterier. Kun HubSpot ticket-egenskaber vil blive opdateret.
  • Data synkroniseres kun til Jira (datasynkronisering): Jira-problemer oprettes ud fra HubSpot tickets baseret på kriterier. Kun egenskaber for Jira-problemer oprettes.

• På siden Konfigurer :
  • Klik på rullemenuen Data conflict resolution og vælg, hvilken app der skal overskrive den anden, når det er uklart, hvilken app der har de mest opdaterede oplysninger.
  • I afsnittet Mapped fields opsætter du dine felttilknytninger.
    • Standard felttilknytninger kan ikke fjernes eller redigeres. Hvis du vil slå en felttilknytning fra, skal du klikke for at slå den fra.
    • Hvis du vil tilføje en brugerdefineret felttilknytning, skal du klikke på Add a mapping for at konfigurere den.
• På siden Limit:
  • I afsnittet Map your ticket pipelines and stage skal du vælge ticket-pipeline og mappe hver HubSpot ticket stage til en Jira-status.

• • I afsnittet Filtre skal du klikke på Rediger for at tilføje filtre for at begrænse, hvilke der skal synkroniseres fra den ene app til den anden. Du kan tilføje flere filtre med AND- eller OR-betingelser. Som standard er alle registre inkluderet i synkroniseringen.
    • Hvis du vælger en tovejssynkronisering mellem HubSpot og Jira, skal du opsætte filtre for, hvornår du vil have en HubSpot ticket til at oprette et Jira issue, og hvornår du vil have et Jira issue til at oprette en ticket i HubSpot.
    • Hvis du vil forhindre Jira-problemer i at oprette HubSpot tickets, skal du konfigurere et restriktivt filter. Hvis du ikke anvender et filter, vil hver ny HubSpot-sag eller Jira-sag oprette et tilsvarende register i det andet system.
• På siden Anmeldelse skal du anmelde din synkroniseringskonfiguration og klikke på Gem og synkroniser.

Opsæt synkronisering af HubSpot-noter til Jira-problemkommentarer

Når din HubSpot-synkronisering af tickets til Jira-problemer er sat op, skal du sætte en anden synkronisering op for at synkronisere HubSpot-noter, der er tilknyttet tickets, med Jira-problemkommentarer:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
• Klik på Jira.
• Klik på Synkroniser flere data.
• På siden Vælg de data, du vil synkronisere, skal du klikke på HubSpot-dropdown-menuen og vælge Notes. Under Jira (datasynkronisering) vælges Issue Comments automatisk i den første dropdown-menu.

• Under Jira (Data Sync) skal du vælge den samme Site, Project og Issue type, som du valgte til din HubSpot ticket dataSyncRight Jira issue sync, for at sikre, at de relevante noter/sagskommentarer synkroniseres mellem de tilknyttede tickets/sager.
• Klik på pilene for synkroniseringsretning, og vælg en synkroniseringsretning.
  • Data synkroniseresmellem apps: data synkroniseres i begge retninger mellem HubSpot og Jira. Eventuelle ændringer synkroniseres mellem HubSpot-noter og Jira-problemkommentarer, og der oprettes nye registre i begge apps.
  • Data synkroniseres kun til HubSpot: HubSpot-noter oprettes ud fra Jira-problemkommentarer baseret på kriterier.
  • Data synkroniseres kun til Jira (datasynkronisering): Jira-problemkommentarer oprettes ud fra HubSpot-noter baseret på kriterier.

• På siden Konfigurer :
  • Klik på rullemenuen Data conflict resolution og vælg, hvilken app der skal overskrive den anden, når det er uklart, hvilken app der har de mest opdaterede oplysninger.
  • I afsnittet Mapped fields opsætter du dine felttilknytninger.
    • Standard felttilknytninger kan ikke fjernes eller redigeres. Hvis du vil slå en felttilknytning fra, skal du klikke for at slå den fra.
    • Hvis du vil tilføje en brugerdefineret felttilknytning, skal du klikke på Add a mapping for at konfigurere den.
• På siden Limit:

• • I afsnittet Filters under Jira dataSyncRight HubSpot indstilles et standardfilter til at synkronisere alle issue-kommentarer. Du bør matche logikken i HubSpot ticket dataSyncRight Jira issue sync.

• • I afsnittet Filters under HubSpot dataSyncRight Jira indstilles et standardfilter for at sikre, at en HubSpot-notes tilknyttede ticket er kendt. Dette sikrer, at noter, der ikke er tilknyttet tickets, ikke synkroniseres med Jira.
    • Klik på Rediger for at redigere dette filter.
    • Tilføj et AND-filter for at tilføje eventuelle yderligere filtre, som du har tilføjet til din HubSpot ticketdataSyncRight Jira issue sync. Hvis du f.eks. har en egenskab på dine HubSpot tickets, der hedder Support severity, som kan have værdier fra en til fem, hvor fem er den højeste, og du kun synkroniserer HubSpot tickets til Jira med en Support severity på tre eller højere, skal du indstille det samme filter i dette afsnit, så det matcher ticket-filteret.

• Klik på Rediger for at tilføje andre filtre for at begrænse, hvilke der skal synkroniseres fra den ene app til den anden. Du kan tilføje flere filtre med AND- eller OR-betingelser. Disse skal matche den logik, du har indstillet i din HubSpot ticket dataSyncRight Jira issue sync, og hvert ekstra filter, du tilføjer, skal indeholde filteret Ticket name is known, som i eksemplet ovenfor, for at sikre, at du kun synkroniserer noter, der har en tilknyttet ticket.

• Påsiden Anmeldelse skal du anmelde din synkroniseringskonfiguration og klikke på Gem og synkroniser.
• Synkroniseringen vil anmelde alle noter i HubSpot, men vil kun synkronisere ud fra ovenstående filtre.

Tilføj links til HubSpot tickets til JIRA-problemer

Når du har rate JIRA (Data Sync)-appen, kan du vise et link til HubSpot Ticket-registret direkte i det tilsvarende JIRA-problem. På den måde kan du hurtigt navigere fra et JIRA-problem til den relevante HubSpot ticket. Denne funktion kræver opsætning af en ny felttilknytning i JIRA-synkroniseringsindstillingerne i HubSpot.

Sådan opsætter du links til HubSpot tickets i JIRA:

• I JIRA skal du navigere til det JIRA-projekt, du arbejder på.
• Klik på Configure nederst til højre.
• Opret et nyt JIRA-felt.
  • Indtast et unikt navn til feltet i JIRA, f.eks. HubSpot Ticket link.
  • Vælg URL som felttype.

• • Når du er færdig, skal du klikke på Gem ændringer nederst til højre.
• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
• Klik på Jira.
• Klik på Edit i din ticket-synkronisering.
• På siden Configure , i afsnittet Mapped fields, skal du klikke på Add a mapping.
• I rullemenuen for JIRA (Data Sync) skal du vælge det nye JIRA-felt , du har oprettet i JIRA.
• I rullemenuen for HubSpot skal du vælge ticket-egenskaben Ticket Link.

Bemærk: Ticket-egenskaben Ticket Link i HubSpot oprettes automatisk, når du installerer JIRA (Data Sync) integrationen.

• Påsiden Anmeldelse skal du anmelde din synkroniseringskonfiguration og klikke på Gem og synkroniser .

Når du har gennemgået ovenstående trin, vil et link til HubSpot Ticket-registret blive vist i feltet HubSpot Ticket-link, når du ser problemer i JIRA. Hvis du klikker på linket i JIRA, bliver du omdirigeret til ticket-registret i HubSpot.

Anmeldelse af din synkronisering

For at anmelde din synkronisering:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
• Klik på Jira.
• Klik på fanen Synkroniseringsoversigt. Denne fane viser oplysninger om antallet af registre, der er synkroniseret, ikke er synkroniseret, er udelukket fra en synkronisering og tidsstemplet for, hvornår synkroniseringen sidst blev redigeret.

• For at se de enkelte registre skal du klikke på nummeret i hver kolonne.
• Klik på Synkroniser nu for at køre synkroniseringen med det samme.
• Hvis du vil oprette en ny eller yderligere synkronisering, skal du klikke på knappen Synkroniser flere data.
• Hvis du vil redigere en eksisterende synkronisering, skal du holde markøren over synkroniseringen og klikke på Rediger.
• For at slukke for en synkronisering skal du klikke på Mere > Sluk for synkronisering.
• For at slette en synkronisering skal du klikke på Mere > Slet. Indtast den ønskede tekst i dialogboksen, og klik på Slet synkronisering.

Brug Jira (Data Sync) -synkroniseringskortet

Når du har kontaktet integrationen, kan du se Jira (Data Sync)-synkroniseringskortet på ticket-registre, der er synkroniseret med Jira-problemer. Dette giver dig en mere præcis visning af status for synkronisering af dine registre, herunder:

• Hvilket Jira-register HubSpot ticket-registret synkroniseres med.
• Status for synkroniseringen.
• Sidste gang registret blev synkroniseret.

Tilføj synkroniseringskortet

Hvis du ikke har tilpasset højre sidebjælke i dine registre, vil Jira (Data Sync)-synkroniseringskortet automatisk blive føjet til dine registre.

Hvis du har tilpasset højre sidebjælke i dine registre, skal du tilføje kortet integration sync til højre sidebjælke for ticket-objektet:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på ikonet for indstillinger i den øverste navigationslinje.
• Naviger til Objects i menuen til venstre, og vælg derefter Tickets.
• Klik på fanen Tilpasning af registre.
  
  • Klik på Standardvisning for at redigere standardvisningen. Denne visning vises for alle brugere, der ikke er i et tildelt team.
  • For at oprette eller redigere en teamvisning (kunProfessional og Enterprise ) skal du klikke på Opret teamvisning eller klikke på navnet på en eksisterende visning. En teamvisning vises kun for brugere, der er hovedteammedlemmer i det valgte team.
• Klik på Tilføj kort øverst til højre. Søg derefter efter og vælg kortet Jira (Data Sync).
• Luk panelet ved at klikke på X' et øverst til højre. Gem derefter dine ændringer ved at klikke på Save and exit øverst til højre.

Se synkroniseringskortet

Når synkroniseringskortet er blevet tilføjet til dine ticket-registre, kan du se følgende oplysninger på det:

• Eksternt register: hvilket Jira-problem ticket'en synkroniseres med. Klik på navnet på registeret for at åbne det i Jira.

• Status: Status for synkroniseringen mellem HubSpot og Jira (datasynkronisering). Synkroniseringsstatusser omfatter:
  • Up to date: Registret synkroniseres med succes.
  • Sync not found: Integrationen er aktiv, men HubSpot-registret synkroniseres ikke med Jira i øjeblikket.
  • Sync off: Synkroniseringen er slået fra på siden med indstillinger for integrationen.
  • Register synkroniseresikke: Registeret synkroniseres ikke på grund af en fejl. Hold musen over synkroniseringsstatussen for at få flere oplysninger, eller klik på synkroniseringsstatussen for at gå til siden med synkroniseringstilstanden.
  • Ukendt synkronisering : Registret synkroniseres med Jira, men oplysninger om synkroniseringstilstand er ikke tilgængelige.
  • Registerekskluderet: Registret er en del af en ekskluderet bucket. Hold musen over Synkroniseringsstatus for at få flere oplysninger.
  • Sidst opdateret: hvornår HubSpot- og Jira-dataene sidst blev synkroniseret.