Połączenie HubSpot i Jira (synchronizacja danych) (BETA)

Połącz HubSpot i Jira, aby zsynchronizować zgłoszenia HubSpot ze zgłoszeniami Jira. Zapewnia to zespołom wsparcia w HubSpot i zespołom ds. dostarczania w Jira wgląd, który pomaga im szybciej rozwiązywać problemy klientów. Poniżej dowiesz się, jak połączyć przestrzeń roboczą Jira i skonfigurować synchronizację zgodnie z potrzebami biznesowymi.

Przed rozpoczęciem

• Wymagane jest posiadanie konta Jira Cloud. Integracja nie będzie synchronizowana z instancjami Jira działającymi na serwerach należących do klienta.

• Musisz być Administratorem o rozszerzonych uprawnieniach lub mieć uprawnienia App Marketplace na koncie HubSpot.

• Aby móc tworzyć niestandardowe mapowania pól, musisz mieć co najmniej Operations Hub Starter.

Podłącz aplikacje

Aby połączyć HubSpot i Jira:

• Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
• Wyszukaj i wybierz Jira (Data Sync).
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Rata aplikacji.
• W oknie dialogowym wprowadź swoje poświadczenia Atlassian. Dokonaj oceny wymaganych uprawnień i kliknij przycisk Zaakceptuj.

Konfiguracja ustawień synchronizacji

Istnieją dwa etapy konfiguracji synchronizacji. Po pierwsze, należy skonfigurować synchronizację zgłoszenia HubSpot ze zgłoszeniem Jira (jednokierunkową lub dwukierunkową). Po skonfigurowaniu tej funkcji należy skonfigurować drugą synchronizację, aby zsynchronizować notatki HubSpot z komentarzami do zgłoszeń Jira (jednokierunkową lub dwukierunkową).

Skonfiguruj synchronizację zgłoszenia HubSpot ze zgłoszeniem Jira

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
• Kliknij Jira.
• Kliknij opcję Synchronizuj więcej danych.
• Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować (Select the data you want to sync ) wybierz zagadnienie Jira, witrynę (Site), projekt (Project) i typ zagadnienia (Issue type). Jeśli chcesz zsynchronizować wiele witryn, projektów lub typów zgłoszeń, musisz skonfigurować dodatkową synchronizację. Można skonfigurować nieograniczoną liczbę synchronizacji.
• Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji.
  • Synchronizacja danych między aplikacjami: dane są synchronizowane dwukierunkowo między HubSpot i Jira. Wszelkie zmiany zostaną zsynchronizowane między zgłoszeniami HubSpot i sprawami Jira, a nowe rekordy zostaną utworzone w obu aplikacjach.
  • Dane synchronizowane tylko do HubSpot: Zgłoszenia HubSpot będą tworzone na podstawie spraw Jira w oparciu o kryteria. Zaktualizowane zostaną tylko właściwości zgłoszenia HubSpot.
  • Dane są synchronizowane tylko z Jira (Data Sync): Zgłoszenia Jira zostaną utworzone ze zgłoszeń HubSpot na podstawie kryteriów. Tworzone będą tylko właściwości spraw Jira.

• Na stronie Konfiguruj :
  • Kliknij menu rozwijane Rozstrzyganie konfliktów danych i wybierz, która aplikacja zastąpi drugą, gdy nie jest jasne, która aplikacja ma najbardziej aktualne informacje.
  • W sekcji Mapowane pola skonfiguruj mapowania pól.
    • Domyślnych mapowań pól nie można usuwać ani edytować. Aby wyłączyć mapowanie pól, kliknij, aby przełączyć przełącznik.
    • Aby dodać niestandardowe mapowanie pól, kliknij przycisk Dodaj mapowanie, aby je skonfigurować.
• Na stronie Limit:
  • W sekcji Map your ticket pipelines and stage wybierz proces przetwarzania zgłoszeń i zmapuj każdy etap zgłoszenia HubSpot do statusu Jira.

• • W sekcji Filtry kliknij przycisk Edytuj, aby dodać dowolne filtry ograniczające, które aplikacje będą synchronizowane między sobą. Możesz dodać wiele filtrów z warunkami AND lub OR. Domyślnie synchronizacja obejmuje wszystkie rekordy.
    • Jeśli wybierzesz dwukierunkową synchronizację między HubSpot i Jira, musisz skonfigurować filtry dla sytuacji, gdy chcesz, aby zgłoszenie HubSpot utworzyło sprawę Jira i gdy chcesz, aby sprawa Jira utworzyła zgłoszenie w HubSpot.
    • Jeśli chcesz uniemożliwić sprawom Jira tworzenie zgłoszeń HubSpot, skonfiguruj restrykcyjny filtr. Jeśli nie zastosujesz filtra, każde nowe zgłoszenie HubSpot lub sprawa Jira utworzy odpowiedni rekord w innym systemie.
• Na stronie Ocena dokonaj oceny konfiguracji synchronizacji i kliknij przycisk Zapisz i zsynchronizuj.

Konfiguracja synchronizacji notatek HubSpot z komentarzami do zgłoszeń Jira

Po skonfigurowaniu synchronizacji zgłoszenia HubSpot ze zgłoszeniem Jira, skonfiguruj drugą synchronizację, aby zsynchronizować notatki HubSpot powiązane ze zgłoszeniami z komentarzami do zgłoszeń Jira:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
• Kliknij Jira.
• Kliknij opcję Synchronizuj więcej danych.
• Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować, kliknij menu rozwijane HubSpot i wybierz Notatki. W sekcji Jira (Synchronizacja danych) w pierwszym menu rozwijanym automatycznie wybrana zostanie opcja Komentarze do zgłoszeń.

• W sekcji Jira (Data Sync), wybierz tę samą witrynę, projekt i typ zgłoszenia, które wybrałeś dla zgłoszenia HubSpot dataSyncRight Jira issue sync, aby upewnić się, że odpowiednie notatki/komentarze do zgłoszenia są synchronizowane między powiązanymi zgłoszeniami/sprawami.
• Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji.
  • Synchronizacja danych między aplikacjami: dane są synchronizowane dwukierunkowo między HubSpot i Jira. Wszelkie zmiany zostaną zsynchronizowane między notatkami HubSpot i komentarzami do spraw Jira, a nowe rekordy zostaną utworzone w obu aplikacjach.
  • Dane synchronizowane tylko z HubSpot: notatki HubSpot będą tworzone na podstawie komentarzy do zgłoszeń Jira w oparciu o kryteria.
  • Dane są synchronizowane tylko z Jira (Data Sync): Komentarze do zgłoszeń Jira będą tworzone na podstawie notatek HubSpot w oparciu o kryteria.

• Na stronie Konfiguruj :
  • Kliknij menu rozwijane Rozstrzyganie konfliktów danych i wybierz, która aplikacja zastąpi drugą, gdy nie jest jasne, która aplikacja ma najbardziej aktualne informacje.
  • W sekcji Mapowane pola skonfiguruj mapowania pól.
    • Domyślnych mapowań pól nie można usuwać ani edytować. Aby wyłączyć mapowanie pól, kliknij, aby przełączyć przełącznik.
    • Aby dodać niestandardowe mapowanie pól, kliknij przycisk Dodaj mapowanie, aby je skonfigurować.
• Na stronie Limit:

• • W sekcji Filtry w obszarze Jira dataSyncRight HubSpot zostanie ustawiony domyślny filtr synchronizujący wszystkie komentarze do zgłoszeń. Należy dopasować logikę zgłoszenia HubSpot dataSyncRight Jira issue sync.

• • W sekcji Filtry, pod HubSpot dataSyncRight Jira, zostanie ustawiony domyślny filtr, aby upewnić się, że powiązanie notatki HubSpot ze zgłoszeniem jest znane. Dzięki temu notatki, które nie są powiązane ze zgłoszeniami, nie są synchronizowane z Jira.
    • Kliknij Edytuj, aby edytować ten filtr.
    • Dodaj filtr AND, aby dodać kolejne filtry dodane do zgłoszenia HubSpot dataSyncRight Jira issue sync. Na przykład, jeśli masz właściwość zgłoszeń HubSpot o nazwie Support severity, która może mieć wartości od jednego do pięciu, przy czym pięć jest najwyższą, a synchronizujesz tylko zgłoszenia HubSpot do Jira z Support severity o wartości trzy lub wyższej, ustaw ten sam filtr w tej sekcji, aby dopasować go do filtra zgłoszeń.

• Kliknij Edytuj, aby dodać inne filtry w celu ograniczenia, które z nich będą synchronizowane z jednej aplikacji do drugiej. Możesz dodać wiele filtrów z warunkami AND lub OR. Powinny one być zgodne z logiką ustawioną w zgłoszeniu HubSpot dataSyncRight Jira issue sync, a każdy dodatkowy filtr, który dodasz, powinien zawierać filtr Zgłoszenie name is known, jak w powyższym przykładzie, aby upewnić się, że synchronizujesz tylko notatki, które mają powiązane zgłoszenie.

• Nastronie Ocena dokonaj oceny konfiguracji synchronizacji i kliknij przycisk Zapisz i zsynchronizuj.
• Synchronizacja oceni każdą notatkę w HubSpot, ale zsynchronizuje się tylko na podstawie powyższych filtrów.

Dodawanie linków do zgłoszeń HubSpot do spraw JIRA

Po zainstalowaniu aplikacji JIRA (Data Sync) można wyświetlić łącze do rekordu zgłoszenia HubSpot bezpośrednio w odpowiednim zgłoszeniu JIRA. Umożliwia to szybką nawigację ze zgłoszenia JIRA do odpowiedniego zgłoszenia HubSpot. Ta funkcja wymaga skonfigurowania nowego mapowania pól w ustawieniach synchronizacji JIRA w HubSpot.

Aby skonfigurować linki do zgłoszeń HubSpot w JIRA:

• W JIRA przejdź do projektu JIRA, nad którym pracujesz.
• W prawym dolnym rogu kliknij przycisk Konfiguruj.
• Utwórz nowe pole JIRA.
  • Wprowadź unikalną nazwę pola w JIRA, na przykład HubSpot Zgłoszenie link.
  • Jako typ pola wybierz URL.

• • Po zakończeniu kliknij Zapisz zmiany w prawym dolnym rogu.
• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
• Kliknij Jira.
• Kliknij Edytuj na stronie synchronizacji zgłoszenia.
• Na stronie Konfiguracja w sekcji Mapowane pola kliknij opcję Dodaj mapowanie.
• W menu rozwijanym JIRA (synchronizacja danych) wybierz nowe pole JIRA utworzone w JIRA.
• W menu rozwijanym dla HubSpot wybierz Właściwości zgłoszenia Zgłoszenie Link.

Uwaga: Właściwości zgłoszenia Zgłoszenie Link w HubSpot są tworzone automatycznie po zainstalowaniu integracji JIRA (Data Sync).

• Nastronie Ocena dokonaj oceny konfiguracji synchronizacji i kliknij przycisk Zapisz i zsynchronizuj.

Po wykonaniu powyższych kroków, link do rekordu zgłoszenia w HubSpot pojawi się w polu HubSpot Zgłoszenie link podczas przeglądania zgłoszeń w JIRA. Kliknięcie linku w JIRA spowoduje przekierowanie do rekordu zgłoszenia w HubSpot.

Ocena synchronizacji

Ocena synchronizacji:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
• Kliknij Jira.
• Kliknij kartę Przegląd synchronizacji. Na tej karcie wyświetlane są informacje o liczbie rekordów zsynchronizowanych, których synchronizacja nie powiodła się, wykluczonych z synchronizacji oraz znacznik czasu ostatniej edycji synchronizacji.

• Aby wyświetlić poszczególne rekordy, kliknij numer w każdej kolumnie.
• Aby natychmiast uruchomić synchronizację, kliknij przycisk Synchronizuj teraz.
• Aby utworzyć nową lub dodatkową synchronizację, kliknij przycisk Synchronizuj więcej danych .
• Aby edytować istniejącą synchronizację, najedź kursorem na synchronizację i Edytuj.
• Aby wyłączyć synchronizację, kliknij przycisk Więcej > Wyłącz synchronizację.
• Aby usunąć synchronizację, kliknij opcję Więcej > Usuń. W oknie dialogowym wprowadź wymagany tekst i kliknij przycisk Usuń synchronizację.

Użyj karty synchronizacjiJira (Data Sync)

Po podłączeniu integracji można wyświetlić kartę synchronizacji Jira (Data Sync) na rekordach zgłoszeń, które są zsynchronizowane ze sprawami Jira. Daje to dokładniejszy wgląd w stan synchronizacji rekordów, w tym:

• Rekord Jira, z którym synchronizowane jest zgłoszenie HubSpot.
• Status synchronizacji.
• Ostatni czas synchronizacji rekordu.

Dodaj kartę synchronizacji

Jeśli nie dostosowałeś prawego paska bocznego rekordów, karta synchronizacji Jira (Data Sync) zostanie automatycznie dodana do rekordów.

Jeśli dostosowałeś prawy pasek boczny swoich rekordów, dodaj kartę synchronizacji integracji do prawego paska bocznego dla obiektu zgłoszenia:

• Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień na górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty, a następnie wybierz Zgłoszenia.
• Kliknij kartę Dostosowywanie rekordów.
  
  • Aby edytować widok domyślny, kliknij opcję Widok domyślny. Ten widok jest wyświetlany wszystkim użytkownikom, którzy nie należą do przypisanego zespołu.
  • Aby utworzyć lub edytować widok zespołu( tylko w wersjachProfessional i Enterprise ), kliknij opcję Utwórz widok zespołu lub kliknij nazwę istniejącego widoku. Widok zespołu jest wyświetlany tylko użytkownikom, którzy są głównymi członkami wybranego zespołu.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Dodaj karty. Następnie wyszukaj i wybierz kartę Jira (Data Sync) .
• Finalizacja panelu poprzez kliknięcie X w prawym górnym rogu. Następnie zapisz zmiany, klikając przycisk Zapisz i zakończ w prawym górnym rogu.

Wyświetlanie karty synchronizacji

Po dodaniu zsynchronizowanej karty do rekordów zgłoszeń można wyświetlić następujące informacje na jej temat:

• Rekord zewnętrzny: z którym zgłoszeniem Jira jest synchronizowane. Kliknij nazwę rekordu, aby otworzyć rekord w Jira.

• Status: status synchronizacji między HubSpot i Jira (Data Sync). Statusy synchronizacji obejmują:
  • Up to date: rekord synchronizuje się pomyślnie.
  • Sync not found : integracja jest aktywna, ale obecnie rekord HubSpot nie jest synchronizowany z Jira.
  • Synchronizacjawyłączona: synchronizacja została wyłączona na stronie ustawień integracji.
  • Rekord nie jest synchronizowany: rekord nie jest synchronizowany z powodu błędu. Aby uzyskać więcej informacji, najedź kursorem na status synchronizacji lub kliknij status synchronizacji, aby przejść do strony kondycji synchronizacji.
  • Nieznana synchronizacja: rekord jest synchronizowany z Jira, ale informacje o kondycji synchronizacji nie są dostępne.
  • Rekord wyklucz ony: rekord jest częścią wykluczonego zasobnika. Aby uzyskać więcej informacji, najedź kursorem na Status synchronizacji.
  • Ostatnia aktualizacja: kiedy dane HubSpot i Jira zostały ostatnio zsynchronizowane.