La sincronizzazione di Google Calendar e Outlook Calendar con HubSpot consente di registrare simultaneamente una riunione nel CRM, creare un evento di calendario per quella riunione e inviare inviti agli invitati alla riunione. Inoltre, se si crea un evento di riunione in Google Calendar o in Outlook Calendar con un contatto HubSpot, l'evento apparirà nella timeline del suo record di contatto.
Per utilizzare il vostro calendario con lo strumento per le riunioni di HubSpot, fate riferimento a questo articolo.
Nota bene: la sincronizzazione del calendario avviene solo con il calendario principale dell'utente. Se un utente ha più calendari in Outlook o Google, HubSpot si sincronizzerà solo con il calendario principale o predefinito.
Collegare il calendario di Google a HubSpot
- Cercare l'integrazione con Google Calendar e selezionare Google Calendar tra i risultati. In alto a destra, fare clic su Connetti app.
- Si verrà reindirizzati a Google per effettuare l'accesso o scegliere un account Google se si dispone di più account.
- Fare clic su Consenti.
Nota bene: è possibile integrare HubSpot solo con il calendario Google predefinito.
Verrete reindirizzati a HubSpot con una finestra di dialogo che indica che è stato installato Google Calendar per HubSpot.
Collegare il calendario di Outlook a HubSpot
Assicuratevi di aver effettuato l'accesso all'account e-mail corretto in Outlook prima di connettervi a HubSpot:
- Cercare l'integrazione del calendario di Outlook e selezionare Outlook Calendar tra i risultati. In alto a destra, fare clic su Connetti app.
- Si verrà reindirizzati a Office 365, dove si potrà accedere al proprio account.
- Esaminare le autorizzazioni richieste e fare clic su Accetta.
Dopo aver inserito le credenziali di accesso, si verrà reindirizzati a HubSpot con una finestra di dialogo che indica che Outlook Calendar è stato installato.
Una volta installata l'integrazione, gli altri utenti dell'account possono accedere a Impostazioni > Generali. Fare clic sulla scheda Calendario e su Collega il calendario.
Nota bene: è possibile collegare a HubSpot sia la sincronizzazione di Google Calendar che quella di Outlook Calendar. Le due integrazioni non possono essere installate contemporaneamente.
Programmare una riunione in HubSpot
Dopo aver collegato il calendario di Google o il calendario di Outlook, navigare tra i contatti, le aziende, le offerte o i biglietti.
- Nel pannello di sinistra, fare clic sull'icona Incontro date per creare un evento di riunione.
- Nel riquadro a comparsa, inserire i dettagli della riunione.
- Fare clic su Salva per aggiungere la riunione al calendario e inviare al contatto un invito alla riunione.
Per saperne di più sulla
pianificazione di una riunione su un contatto, un'azienda, un'offerta o un biglietto.
Nota bene: l'eliminazione di una riunione in HubSpot non rimuove l'evento da Google Calendar o Outlook Calendar.
Programmare una riunione in Google Calendar o Outlook Calendar
Se si crea una riunione in Google Calendar o Outlook Calendar e si include un ospite che è un contatto del proprio account HubSpot, la riunione apparirà nella sua timeline. Lo stesso vale se un contatto di HubSpot vi invita a una riunione; la riunione apparirà sulla timeline del contatto.
Se modificate o eliminate l'evento nel vostro calendario, gli aggiornamenti appariranno automaticamente anche nella riunione sulla timeline del contatto.
Nota bene:
- Quando si crea una riunione dal calendario collegato, la riunione verrà registrata solo sulla timeline dei contatti già presenti nell'account HubSpot. HubSpot non creerà automaticamente record di contatti se gli ospiti non sono già presenti nell'account HubSpot.
- Affinché la riunione appaia nella timeline del contatto, l'ospite deve utilizzare lo stesso indirizzo e-mail nella proprietà Email del suo record di contatto.
- HubSpot impedisce automaticamente l'aggiunta di eventi per i membri dell'organizzazione in base al dominio e-mail (dominio di destinazione e domini collegati del portale) e agli utenti esistenti. Inoltre, gli eventi non verranno creati da indirizzi e-mail @hubspot.com.
- Tutti gli eventi creati prima dell'integrazione non saranno sincronizzati con HubSpot, anche se gli ospiti di tali eventi esistono come contatti nell'account HubSpot e hanno lo stesso indirizzo e-mail nella proprietà Email. Solo gli eventi creati in Google e Office 365 mentre l'integrazione è attiva saranno sincronizzati con la timeline del contatto.
- Per le riunioni ricorrenti, HubSpot sincronizzerà solo il primo evento della serie. Se un altro evento della serie cambia o la risposta dei partecipanti cambia, l'evento aggiornato verrà sincronizzato con HubSpot. Ad esempio, se qualcuno cancella una determinata settimana per una riunione settimanale regolare, l'evento di quella settimana verrà sincronizzato con HubSpot.
- La sincronizzazione del calendario di HubSpot non sincronizza gli eventi del calendario privato con l'account HubSpot. Se un evento pubblico viene successivamente modificato in privato, l'impegno rimarrà nell'account HubSpot, ma le modifiche all'evento non verranno più sincronizzate.
- Una volta creata una riunione, l'aggiunta di partecipanti all'impegno della riunione in HubSpot non li aggiungerà all'evento del calendario. Per evitare questo problema, è possibile apportare una piccola modifica alla descrizione della riunione nello stesso momento in cui si aggiungono i partecipanti, quindi fare clic su Salva e invia aggiornamento.