Una volta attivati i Dati sensibili nell'account HubSpot, alcuni strumenti hanno considerazioni o comportamenti particolari nell'utilizzo dei Dati sensibili. In questo articolo, scoprirete dove possono essere utilizzati i Dati sensibili e come gestirli correttamente all'interno di ogni strumento.
Per ulteriori informazioni sui Dati sensibili, consultare la pagina dei termini dei Dati sensibili. Per sapere come attivare i Dati sensibili e creare le proprietà dei Dati sensibili, consultare questo articolo.
Nota bene: i dati sensibili non sono supportati in alcuni strumenti, tra cui chatbot, token di personalizzazione, playbook e sandbox. I dati altamente sensibili sono ulteriormente limitati e possono essere utilizzati solo in determinati scenari.
Dati altamente sensibili negli strumenti di HubSpot
Tutte le sezioni seguenti si applicano ai Dati sensibili, ma solo alcuni degli strumenti elencati sono supportati per i Dati altamente sensibili. I Dati altamente sensibili possono essere utilizzati solo nei seguenti scenari:
Proprietà dei dati sensibili
Una volta creata una proprietà per memorizzare i dati sensibili:
- I superamministratori possono impostare le autorizzazioni a livello di campo per limitare l'accesso alla visualizzazione e alla modifica della proprietà a utenti e team specifici. Ciò è altamente consigliato per garantire che i dati sensibili possano essere visti o modificati solo da utenti selezionati.
- I superamministratori possono visualizzare le azioni degli utenti relative ai valori della proprietà Dati sensibili nel registro di audit.
- I superamministratori possono modificare o eliminare la proprietà Dati sensibili.
Nota bene: se si esegue il downgrade da un abbonamento Enterprise con dati sensibili attivati:
- I superamministratori possono eliminare le proprietà dei dati sensibili esistenti, ma non possono creare nuove proprietà dei dati sensibili o modificare i dettagli delle proprietà dei dati sensibili esistenti.
- I superamministratori potranno ancora visualizzare e modificare i valori della proprietà Dati sensibili. Gli utenti non amministratori che in precedenza avevano accesso ai valori non potranno più visualizzarli o modificarli.
Valori della proprietà Dati sensibili
Gli utenti che hanno accesso a una proprietà Dati sensibili possono aggiornare i valori della proprietà manualmente o tramite importazione e flussi di lavoro. Se l'account consente ai dipendenti di HubSpot di accedere alla risoluzione dei problemi di assistenza, i dipendenti di HubSpot non avranno accesso alla visualizzazione dei valori delle proprietà dei Dati sensibili.
Per le proprietà Dati altamente sensibili, gli utenti che hanno accesso ai valori della proprietà devono fare clic su Decripta per visualizzare o modificare il valore. Ad esempio:
Allegati
Grazie alla possibilità di archiviare Dati sensibili e Dati altamente sensibili, è possibile archiviare file contenenti informazioni sensibili negli strumenti di HubSpot. Una volta attivata l'impostazione Dati sensibili, gli allegati caricati nei modi sotto indicati saranno protetti da un ulteriore livello di crittografia nel database di HubSpot. In questo modo si elimina anche la possibilità di condividere i file all'esterno senza autenticazione e si impedisce ai dipendenti di HubSpot di accedere agli allegati.
Quando vengono aggiunti tramite i seguenti metodi, i file saranno protetti:
È possibile controllare l'accesso degli utenti agli allegati attraverso le autorizzazioni per ogni strumento. Ad esempio, è possibile limitare l'accesso ai contatti per utenti specifici che non dovrebbero avere accesso ai file di contatto.
Nota bene: i file non saranno protetti nei seguenti scenari:
- Solo i file caricati dopo l' attivazione di Dati sensibili godranno della protezione aggiuntiva. I file esistenti utilizzeranno il livello di sicurezza standard anche se sono stati caricati nei modi sopra descritti.
- I file caricati e ospitati nello strumento file non god ono di una protezione aggiuntiva, pertanto i file contenenti Dati sensibili non dovrebbero essere archiviati nello strumento file. Negli altri strumenti di HubSpot, se un utente allega un file memorizzato nello strumento file (ad esempio tramite l'opzione Scegli esistente al momento del caricamento), tali file utilizzeranno il livello di sicurezza standard.
- HubSpot non limita l'accesso agli allegati del CRM se si condivide l'URL con un altro utente autenticato del proprio account. Evitate di condividere gli URL degli allegati con utenti che non dovrebbero essere in grado di visualizzare i file.
Strumenti Breeze AI
Breeze, l'intelligenza artificiale di HubSpot, può aiutarvi ad automatizzare le attività, raccogliere dati, redigere contenuti e altro ancora in tutta la piattaforma clienti di HubSpot. Solo gli utenti con permessi di Super Admin possono attivare alcuni strumenti di IA, come gli Assistenti IA.
Se si attiva l'opzione Dati sensibili, le proprietà dei Dati sensibili create non saranno utilizzate per addestrare i modelli di intelligenza artificiale di HubSpot. Tuttavia, altri Dati del cliente all'interno del suo account possono essere utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale di HubSpot. L'utente può rinunciare all'utilizzo dei propri Dati del cliente per l'apprendimento automatico inviando un'e-mail a privacy@hubspot.com. Per ulteriori informazioni, consultare i Termini di servizio di HubSpot e l'Informativa sulla privacy di HubSpot.
Attenzione: evitate di condividere informazioni sensibili nei vostri messaggi. Per migliorare il prodotto, HubSpot registra e memorizza i vostri messaggi, la lingua generata e le metriche di utilizzo quando utilizzate i prodotti AI. HubSpot condivide le richieste dell'utente con i fornitori di servizi di intelligenza artificiale per consentire l'utilizzo dei prodotti di intelligenza artificiale e i fornitori di servizi di intelligenza artificiale memorizzano le richieste dell'utente ai fini della moderazione dei contenuti. Le richieste dell'utente saranno attribuibili all'utente stesso. L'utilizzo dei Prodotti AI beta di HubSpot sarà regolato dalle nostre Condizioni Beta e i Prodotti AI incorporati nei nostri Servizi in abbonamento saranno regolati dalle nostre Condizioni Specifiche di Prodotto.
I Prodotti AI di HubSpot non fanno parte delle funzionalità relative ai Dati Sensibili. Alcuni Prodotti AI possono elaborare Dati Sensibili che l'utente potrebbe non aver inteso includere nella generazione di risultati basati sulla richiesta inserita. Questi strumenti includono:
Ad esempio, se si parla di Dati sensibili durante una conversazione, non si deve utilizzare lo strumento Riepilogo conversazioni. Anche se non si intendeva inserire Dati sensibili nella richiesta, lo strumento Riepilogo conversazioni elaborerebbe tutti i contenuti della conversazione.
Per ulteriori informazioni sugli strumenti di AI di HubSpot, consultare le schede dei modelli di AI. Evitare di utilizzare gli strumenti di IA se non si vuole che questi elaborino i propri Dati sensibili.
Centri dati
È possibile memorizzare le informazioni sensibili in qualsiasi Data Center utilizzato.
Se non avete indicato l'archiviazione di dati HIPAA, potete migrare da un data center del Nord America al data center dell'Unione Europea. Per accedere alla funzionalità di migrazione, i superamministratori possono accedere alla beta pubblica di Data center hosting change for Sensitive Data.
Se avete indicato l'archiviazione dei dati HIPAA, non potete migrare a un altro data center.
Sincronizzazione dei dati
È possibile sincronizzare i dati sensibili attraverso le mappature dei campi con le app di sincronizzazione dei dati. Quando si sincronizzano i dati:
- La sincronizzazione può essere bidirezionale. Poiché non sempre si sa se i campi di un'app di terze parti sono sensibili, in alcuni casi è possibile sincronizzare campi non sensibili da e verso una proprietà HubSpot Sensitive Data. Se è noto che un campo di un'applicazione di terze parti è sensibile, non può essere sincronizzato con una proprietà HubSpot non sensibile.
- Le proprietà Dati sensibili e Dati altamente sensibili sono considerate uguali per le app di sincronizzazione dei dati.
Moduli
Grazie alla possibilità di memorizzare i dati sensibili in HubSpot, è possibile utilizzare i moduli HubSpot e non HubSpot per raccogliere informazioni sensibili dai visitatori in tutta sicurezza. I dati sensibili raccolti tramite i moduli saranno crittografati e sincronizzati nel CRM in modo sicuro. Anche i file caricati tramite l'invio di moduli associati a una proprietà di Dati sensibili saranno considerati sensibili.
Solo gli utenti con le autorizzazioni appropriate per visualizzare i dati sensibili potranno visualizzare i valori di invio dei moduli e i file contrassegnati come sensibili. Anche tutte le notifiche di invio dei moduli rispetteranno i requisiti di autorizzazione degli utenti per i Dati sensibili.
Integrazioni
Gli sviluppatori possono utilizzare la documentazione API per creare integrazioni che sincronizzino i Dati Sensibili. In base ai termini relativi ai Dati sensibili, se si sceglie di integrarsi con prodotti di terze parti o di utilizzarli in altro modo in relazione al Servizio in abbonamento, si riconosce che i Dati del cliente ospitati o elaborati da tali prodotti di terze parti saranno ospitati in conformità alle politiche mantenute da tali terze parti.
Se si archiviano dati sensibili protetti da HIPAA, l'integrazione Snowflake Data Share è supportata solo per le seguenti regioni: AWS US_EAST_1 e AWS EU_CENTRAL_1.
Notifiche
Una volta attivati i Dati sensibili nell'account, alcune notifiche non includeranno le anteprime per impostazione predefinita (ad esempio, l'anteprima del corpo di una nota) per evitare di visualizzare i Dati sensibili. Attualmente questo avviene per le seguenti notifiche: si viene citati con @ in un record o in un commento, si riceve un'assegnazione o un promemoria per un'attività, c'è un'attività su un record che si segue o c'è un commento su un'attività in cui si è coinvolti.
Per le notifiche e-mail, le anteprime sono nascoste per impostazione predefinita, ma è possibile scegliere di consentirle:
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Nel menu della barra laterale di sinistra, navigare su Privacy e consenso.
- Nel menu di sinistra, fare clic su Strumenti per la privacy.
- Fare clic su Modifica impostazioni dati sensibili.
- Per consentire le anteprime delle notifiche, attivare l'interruttore Visualizza contenuto completo nelle e-mail di notifica.
- Se in passato avete attivato le anteprime, per nascondere le anteprime delle notifiche, disattivate l'opzione Visualizza il contenuto completo nelle e-mail di notifica.
- Fare clic su Fatto.
Flussi di lavoro
Se si utilizza una proprietà Dati sensibili nei flussi di lavoro, si consiglia di limitare l'accesso allo strumento dei flussi di lavoro, poiché attualmente i flussi di lavoro non applicano le autorizzazioni a livello di campo.
I seguenti elementi non sono attualmente supportati nei flussi di lavoro:
- Azioni di associazione che utilizzano o fanno riferimento a proprietà di Dati sensibili
- Azioni di copia di proprietà che fanno riferimento a proprietà di dati sensibili
- Token di personalizzazione che utilizzano o fanno riferimento a proprietà di dati sensibili.
- Inneschi di iscrizione basati sulle modifiche dei valori delle proprietà dei dati sensibili
Risorse aggiuntive
Marketing Hub
Enterprise
Sales Hub
Enterprise
Service Hub
Enterprise
Operations Hub
Enterprise
Content Hub
Enterprise
