Verifica e gestione dei record duplicati

Utilizza lo strumento di gestione dei duplicati per identificare, esaminare e risolvere i record duplicati di contatti e aziende nel tuo CRM. HubSpot confronta automaticamente ogni giorno i valori delle proprietà dei record per individuare potenziali duplicati, in modo che il tuo team possa lavorare con dati accurati e aggiornati. Puoi unire o rifiutare le coppie singolarmente o in blocco e creare regole personalizzate per definire i tuoi criteri di corrispondenza. In questo articolo scoprirai come esaminare i record duplicati, intervenire sulle coppie duplicate, gestire le regole personalizzate ed esportare la cronologia delle unioni.

Se sai già quali record desideri unire, scopri come unire singoli record. Scopri di più su cosa succede quando unisci contatti o aziende.

Prima di iniziare

Ad esempio, un utente con i permessi di modificaimpostati su

Tutti i contatti

ma su "Nessuno" per le aziende può gestire solo i duplicati dei contatti.

Esamina manualmente i potenziali duplicati di contatti e aziende

Per impostazione predefinita, HubSpot identifica i potenziali duplicati confrontando i valori delle proprietà dei record per le seguenti proprietà:

• Contatti: Nome, Cognome, Indirizzo e-mail, Paese IP, Numero di telefono, Codice postale e Nome azienda.
• Aziende: Nome dominio dell’azienda, Nome azienda, Paese/Regione, Numero di telefono e Settore.

HubSpot calcola automaticamente i risultati man mano che vengono creati nuovi contatti e aziende. Effettuerà inoltre un controllo una volta al giorno se in quel giorno specifico non vengono creati record.

Esamina i duplicati e personalizza la tabella

Per esaminare i contatti o le aziende duplicati:

1. Accedere alla sezione dei contatti o delle aziende:
   
   • Contatti: Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
   • Aziende: Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Aziende. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Aziende.
2. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi selezionaGestisci duplicati.
3. Nella sezioneGestisci duplicati, seleziona il nome della regola per la quale desideri esaminare i potenziali duplicati.
4. Visualizza una tabella contenente le coppie di contatti o aziende duplicate da esaminare. Puoi anche vedere quando sono stati individuati i duplicati più recenti.

Nota: sopra la tabella,l’indicazione

Ultimo controllo dei duplicati effettuato il [data]

si riferisce all’ultima volta in cui è stato individuato un duplicato tramite una scansione.

1. Accedere allo strumento di gestione dei duplicati.
2. Se lo desideri, fai clic sul nome di una regola personalizzata.
3. Sull'intestazione di una colonna, fare clic sull'icona dei tre puntini verticali( verticalMenuIcon ), quindi selezionare "Aggiungi colonna " o "Rimuovi colonna".
4. Nella finestra a comparsa, selezionare la proprietà che si desidera aggiungere. Le proprietà aggiunte vengono visualizzate come colonne per fornire ulteriori dettagli durante la revisione dei record duplicati. 
5. Fare clic suimenu a discesa delle proprietàsopra la tabella, quindi selezionare i criteri per filtrare i record:
   • Proprietario: l'utente HubSpot proprietario dei record.
   • Data di creazione: l’intervallo di date in cui sono stati creati i record. 
   • Somiglianza: il punteggio di somiglianza assegnato ai record dal modello di duplicati. I dati delle proprietà dei contatti presentano livelli di varianza più elevati rispetto a quelli delle proprietà aziendali. Ciò si traduce in un maggior numero di opzioni di somiglianza (ad esempio, dal 30% in su), consentendo ai responsabili operativi di esaminare potenziali contatti duplicati che non sono immediatamente identificabili.
   • Data dell’ultima attività: l’intervallo di date in cui è stata registrata l’attività più recente nei record. Scopri di più sulle attività che aggiornano questa proprietà.
   • Data di individuazione: la data in cui è stato individuato il potenziale duplicato.
   • Fase del ciclo di vita: il punto in cui si trova il record nel percorso dell’acquirente. Scopri di più sulla proprietà “Fase del ciclo di vita”.

Agisci sui potenziali duplicati utilizzando la regola

predefinita Rifiuta, unisci o unisci in blocco i potenziali duplicati identificati dalla regola predefinita di HubSpot. Prima di procedere all’unione in blocco, verifica che i record siano effettivamente duplicati ed esamina i record associati per assicurarti che vengano conservati quelli corretti.

1. Accedi allo strumento di gestione dei duplicati.
2. Nella tabella "Gestisci duplicati ", fai clic su "Rivedi" accanto a una coppia di contatti o aziende per concentrarti su una singola coppia di possibili duplicati.
3. Nella finestra di dialogo, confronta le proprietà dei due record.
4. Per modificare le proprietà visualizzate durante il confronto dei record:
   • Fai clic su " Imposta proprietà da esaminare", quindi seleziona le caselle di controllo accanto alle proprietà desiderate. 
   • Fare clic su "Salva " al termine dell'operazione.
5. Per unire singole coppie di record:
   • Seleziona il contatto ol'azienda che desideri mantenere. Puoi anche fare clic sul menu a discesa " Unito per " e selezionare un criterio (BETA). 
   • Seleziona le proprietà del contatto/dell'azienda che desideri mantenere da ciascun record. Scopri di più sulle proprietà mantenute per impostazione predefinita durante l'unione dei record.
   • Al termine, fai clic su "Unisci" e poi su "Rivedi". Una volta uniti, i record non possono più essere ripristinati.
     
6. Per rifiutare singole coppie di record:
   • Esamina i record.
   • Fai clic su "Rifiuta e passa alla revisione successiva". I suggerimenti rifiutati non appariranno più nello strumento dei duplicati.

7. Per unire in blocco i record duplicati:
   • Seleziona le caselle di controllo accanto ai record desiderati.
   • Nella parte superiore della tabella, clicca su "Rivedi".
   • Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa«Criteri di unione », quindi selezionare un'opzione per decidere come unire i record:
     • Interazione più recente: tutti i record selezionati verranno uniti nel record con il valore più recente della proprietà" Data dell'ultima interazione". Le interazioni che influiscono su questa proprietà includono quelle con le pagine del sito web, i moduli, i documenti, i link alle riunioni o le e-mail individuali tracciate.
     • Interazione più vecchia: tutti i record selezionati verranno uniti al record con il valore più vecchio della proprietà" Data dell'ultima interazione".
     • Creato per primo: tutti i record selezionati verranno uniti al record più vecchio in base alla proprietà" Data di creazione".
     • Creato per ultimo: tutti i record selezionati verranno uniti al record più recente in base alla proprietà" Data di creazione".
     • Aggiornato più di recente: tutti i record selezionati verranno uniti al record con l’aggiornamento più recente del valore della proprietà. Vengono valutate tutte le proprietà, comprese quelle interne nascoste di HubSpot.
   • Fai clic suUnisci tutto. L'unione dei record non può essere annullata.
     

8. Per rifiutare in blocco i suggerimenti di duplicati:

   • Seleziona le caselle di controllo accanto ai record desiderati.

   • Nella parte superiore della tabella, fare clic su "Rifiuta". I record verranno rimossi dalla tabella e non appariranno più come suggerimenti in futuro.

   Nota:se un record proveniente da un suggerimento precedentemente rifiutato viene unito a un altro record, potrebbe ricomparire nello strumento dei duplicati.

Agire sui potenziali duplicati utilizzando una regola personalizzata

Rifiuta, unisci o unisci in blocco i potenziali duplicati identificati da una regola personalizzata. Prima di procedere all’unione in blocco, verifica che i record siano effettivamente duplicati ed esamina i record associati per assicurarti che vengano conservati quelli corretti.

1. Accedere allo strumento di gestione dei duplicati.
2. Nella sezione "Gestisci duplicati ", fare clic sul nome della regola personalizzata.
3. Per unire i record manualmente:
   • Sul record desiderato, fare clic su " Rivedi".
   • Se lo desideri,imposta le proprietà da esaminare.
   • In ogni colonna, clicca sul valore della proprietà che desideri mantenere per il record finale. Le proprietà selezionate sono evidenziate in verde.
   • In alto a destra, fare clic su"Unisci". Una volta uniti, i record non possono più essere separati.
     
4. Per unire più record contemporaneamente:
   • Su un record desiderato, fare clic su "Rivedi".
   • Fare clic sul menu a discesa "Uniti in base a " e selezionare un criterio o un criterio di unione personalizzato (BETA).
   • In alto a destra, clicca su"Unisci". Una volta uniti, i record non possono più essere separati.
5. Per rifiutare i record singolarmente:
   • Sul record desiderato, fare clic sull'icona rightIcon per espandere il gruppo dei duplicati.
   • Fai clic su " Rifiuta " sui record che desideri scartare. 
     
6. Per rifiutare i record in blocco:
   • Selezionare le caselle di controllo accanto ai record che si desidera scartare.
   • Nella parte superiore della tabella, clicca su "Rifiuta".

Annullare una coppia di

duplicati

rifiutata

È possibile ripristinare le coppie di duplicati rifiutate fino a 14 giorni dopo il rifiuto. I record non appariranno nell'elenco di annullamento se, durante il periodo di 14 giorni, vengono apportate modifiche ai valori delle proprietà o altre modifiche ai record.

1. Accedere allo strumento di gestione dei duplicati.
2. In alto a destra nella sezione " Gestisci duplicati ", fare clic su "Visualizza cronologia".
3. Sulla coppia di record desiderata, fare clic su Annulla.

Gestire le regole personalizzate di rilevamento dei duplicati

Imposta i criteri personalizzati che HubSpot utilizzerà per individuare i record duplicati. È possibile creare fino a due regole per oggetto e utilizzare fino a nove proprietà per il confronto.

Per configurare una regola personalizzata:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai su Gestione dati > Qualità dei dati. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Gestione dati > Qualità dei dati.
2. Fai clic sulla schedaGestisci duplicati.
3. Fai clic sul nome dell’oggetto per il quale desideri creare la regola personalizzata.
4. Nellasezione Gestisci duplicati, clicca suAggiungi nuova regola, quindi seleziona Crea regola personalizzata.
5. Nel pannello di destra: 
   • Nel campo di testo " Nome regola ", inserisci un nome.
   • Fai clic sul menua discesa "Seleziona proprietà" e selezionale proprietà.

• • Al termine, cliccasu Visualizza duplicati. Verrai reindirizzato alla scheda delle regole personalizzate e HubSpot inizierà a cercare i duplicati in base ai criteri della regola.

Per modificare una regola personalizzata:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai su Gestione dati > Qualità dei dati. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Gestione dati > Qualità dei dati.
2. Fai clic sulla scheda“Gestisci duplicati ”.
3. Fai clic sul nome dell’oggetto per il quale desideri modificare la regola personalizzata.
4. Nella sezione "Gestisci duplicati ", clicca sul nome della regola personalizzata.
5. Nella sezione "Rilevamento duplicati ", fare clic su "Modifica".
6. Al termine, fare clic suVisualizza duplicati.

Per eliminare una regola personalizzata:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai su Gestione dati > Qualità dei dati. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Gestione dati > Qualità dei dati.
2. Fare clic sulla schedaGestisci duplicati.
3. Fare clic sul nome dell'oggetto per il quale si desidera modificare la regola personalizzata.
4. Nella sezione "Gestisci duplicati ", clicca sul nome della regola personalizzata.
5. Nella sezione "Rilevamento duplicati ", fare clic su "Modifica".
6. Fare clic su "Elimina regola".

Crea criteri di unione dei duplicati (BETA)

Se sei un utente di un account iscritto alla beta pubblica di " Regole di unione | Regole del record vincente ", puoi creare una logica personalizzata per determinare l'esito di un'unione. Aggiungi fino a cinque criteri per ogni regola di unione, che vengono verificati solo se il criterio precedente non determina un record vincente. Ad esempio, una regola con una condizione relativa alla proprietà "e-mail aziendale" seguita da una condizione relativa alle attività registrate verificherà prima la condizione relativa alla proprietà e, se non viene trovato alcun record vincente, poi quella relativa alle attività. 

Per creare una logica di unione personalizzata:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai su Gestione dati > Qualità dei dati. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Gestione dati > Qualità dei dati.
2. Fai clic sulla scheda Regole.
3. Fare clic su Crea regola di unione duplicati.
4. Nella finestra di dialogo:
   • Inserisci un nome per la regola.
   • Fare clic sul menu a discesa Tipo di oggetto , quindi selezionare l'oggetto a cui si applica questa regola.
   • Fai clic sul menu a discesa " Seleziona criteri ", quindi seleziona un'opzione:
     • Condizione di proprietà: il record che soddisfa la logica condizionale basata su una proprietà. Selezionare la proprietà, l'operatore e i valori per configurare i criteri (ad esempio, L'e-mail non contiene gmail.com).
     • Oggetti più associati: il record con il maggior numero di oggetti associati.
     • Maggior numero di attività registrate: il record con il maggior numero di attività registrate.
     • Tasso di compilazione più elevato: il record con il maggior numero di proprietà con un valore.
   • Fare clic su Aggiungi criterio per aggiungere un'altra condizione, se lo si desidera.
   • Fare clic sul menu a discesaSeleziona record di spareggio, quindi selezionare un'opzione.
   • Fare clic su " Salva".

Visualizza o elimina i criteri di unione duplicati (BETA)

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai su Gestione dati > Qualità dei dati. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Gestione dati > Qualità dei dati.
2. Fai clic sulla scheda " Regole ".
3. Fare clic su Visualizza o Elimina sulla regola di unione su cui si desidera intervenire.

Visualizza un registro di controllo per la gestione dei duplicati

Visualizza un registro di controllo che riporta informazioni sui record uniti automaticamente di recente e sui suggerimenti rifiutati. Questo ti aiuta a monitorare meglio le azioni automatizzate eseguite dal sistema, senza mostrare i record uniti manualmente.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai su Gestione dati > Qualità dei dati. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Gestione dati > Qualità dei dati.
2. Fare clic sulla schedaGestisci duplicati.
3. Fare clic su"Azioni", quindi su "Esporta cronologia unioni " per accedere al registro di controllo. 
4. Nella finestra di dialogo:
   • Fare clic sul menu a discesa "Seleziona intervallo di date ", quindi selezionare una data.
   • Fare clic sul menu a discesa"Seleziona tipo di file ", quindi selezionare un tipo di file.
   • Fare clic su " Esporta cronologia delle unioni". 

Le esportazioni della cronologia delle unioni vengono visualizzate nel registro di audit centralizzato. Il registro mostra dettagli quali la data in cui è avvenuta l'esportazione della cronologia delle unioni e l'utente che l'ha eseguita.