Tracciare i ricavi ricorrenti in HubSpot

Se gestite servizi e prodotti ricorrenti in HubSpot, potete analizzare e tracciare il valore previsto dell'importo di una transazione nel tempo con il report di analisi delle entrate.

Lo strumento di analisi delle entrate consente di monitorare l'entità delle entrate generate o perse in un intervallo di tempo specifico, per comprendere meglio l'impatto dei rinnovi, degli aggiornamenti, delle retrocessioni e dei cambi di fornitore sulle entrate.

Impostare il monitoraggio delle entrate ricorrenti

Creare le proprietà dei ricavi ricorrenti

Prima di poter iniziare a tracciare le entrate ricorrenti, è necessario creare le proprietà predefinite dell'accordo sulle entrate ricorrenti nel vostro account HubSpot:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
• Nella barra laterale sinistra, selezionare Vendite.
• Passare a Previsioni e ricavi, quindi selezionare il report Ricavi .
• Fare clic su Aggiungi proprietà e avviare il monitoraggio. Se questa opzione non è disponibile, le proprietà sono già state create.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su Crea proprietà.

Nel vostro account verranno quindi create le seguenti proprietà di ricavi ricorrenti:

• Importo delle entrate ricorrenti: l'importo totale delle entrate ricorrenti associate a un accordo. Si tratta di un valore mensile.
• Tipo di accordo di entrate ricorrenti: il tipo di accordo. I valori disponibili per questa proprietà sono New business,Renewal, Upgrade e Downgrade.
• Data di inattività delle entrate ricorrenti: la data in cui questo importo specifico di entrate ricorrenti per l'accordo non viene più riscosso.
• Motivo di inattività delle entrate ricorrenti: il motivo per cui questo specifico importo di entrate ricorrenti non viene più riscosso. I valori disponibili sono Churned, Renewal, Upgrade e Downgrade.

Aggiungere valori alle proprietà delle entrate ricorrenti

Una volta create queste proprietà, aggiungete i valori a queste proprietà nelle vostre transazioni. Lo strumento di analisi delle entrate riporterà i dati.

Nota bene: lo strumento di analisi delle entrate calcola le nuove entrate, le entrate esistenti o le entrate perse nel tempo utilizzando i valori inseriti in ciascuna proprietà di entrate ricorrenti. Non viene calcolato in base al valore dei prodotti o dei preventivi associati a un accordo. Queste proprietà devono essere aggiornate manualmente per poter visualizzare i dati nel report di analisi delle entrate.

Per inserire i valori nelle proprietà dei ricavi ricorrenti:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
• Fare clic sul nome di un accordo.
• Nella sezione Informazioni, fare clic su Visualizza tutte le proprietà.
• Nella barra di ricerca, inserire entrate ricorrenti per individuare le quattro proprietà delle entrate ricorrenti.
• Passare il mouse su ciascuna proprietà e fare clic sull'icona della matita edit per aggiungere valori a queste proprietà in base all'evento di entrate ricorrenti. Ad esempio:
  • Se si tratta di una nuova attività:
    • Nella proprietà Tipo di accordo di entrate ricorrenti dell'accordo esistente, selezionare Nuova attività.
    • Nella proprietà Importo ricavi ricorrenti dell'accordo esistente, inserire l'importo totale.
    • Fare clic su Salva.
  • Se l'accordo porta a un churn:
    • Nella proprietà Data di inattività dei ricavi ricorrenti, selezionare la data.
    • Nella proprietà Motivo dell'inattività dei ricavi ricorrenti , selezionare Bruciato.
    • Fare clic su Salva.
    • Nota bene: per escludere le transazioni annullate dalla colonna Ricavi ricorrenti esistenti nell'analisi, è necessario inserire i valori sia nella proprietà Data di inattività dei ricavi ricorrenti che nella proprietà Motivo di inattività dei ricavi ricorrenti.
  • Se c'è un rinnovo:
    • Nella proprietà Recurring revenue inactive date del deal esistente, selezionare la data.
    • Nella proprietà Recurring revenue inactive reason dell'accordo esistente, selezionare Renewal.
    • Fare clic su Salva.
    • Quindi, ricreare l'accordo e impostare il tipo di accordo Ricavi ricorrenti del nuovo accordo su Rinnovo. Questo nuovo accordo non apparirà nei rapporti sulle entrate ricorrenti, ma garantisce che l'accordo originale venga incluso nei rapporti nel tempo.
  • In caso di aggiornamento/downgrade:
    • Nella proprietà Recurring revenue inactive date del deal esistente, selezionare la data dell'aggiornamento o del downgrade.
    • Nella proprietà Motivo di inattività dei ricavi ricorrenti dell'accordo esistente, selezionare Aggiornamento o Downgrade.
    • Fare clic su Salva.
    • Quindi, ricreare l'accordo e selezionare Aggiornamento o Downgrade come tipo di accordo per le entrate ricorrenti. Inserire l' importo totale aggiornato nel campoImporto ricavi ricorrenti.

Nota bene: solo le transazioni in fase di chiusura sono incluse nel report di analisi delle entrate. La data di chiusura di un accordo è la data di inizio della rendicontazione delle entrate.

Analizzare le entrate con lo strumento di analisi delle entrate

• Nel vostro account HubSpot, andate su Reporting > Reports > Sales.
• Selezionate Risultati delle vendite > Entrate.
• Utilizzare i menu a tendina Intervallo di date e Frequenza per filtrare i dati in base a un intervallo di tempo specifico. È possibile fare previsioni in base alle entrate note selezionando un intervallo di date oltre la data corrente. HubSpot proietta le entrate future basandosi solo sulle entrate derivanti da accordi chiusi noti e vinti nel periodo di tempo selezionato.

• In alto a sinistra, fare clic su Qualsiasi pipeline per filtrare i dati su una specifica pipeline di deal.
• Per filtrare i dati del grafico in base alle entrate nuove, esistenti e ricorrenti perse, fare clic sulla metrica nella parte superiore del report. Per saperne di più su come vengono calcolate le entrate nuove, esistenti e ricorrenti perse.

• Passare il mouse su ciascun mese nella visualizzazione del grafico per visualizzare il totale dei ricavi ricorrenti nuovi, esistenti e persi per quel particolare mese.
• Visualizzate la tabella sotto il grafico per vedere la ripartizione del totale dei ricavi ricorrenti nuovi, esistenti e persi per ogni mese.
• Fare clic sul valore per visualizzare le offerte associate al ricavo nel pannello di destra.

Calcolo dei ricavi ricorrenti

Nello strumento di analisi dei ricavi ricorrenti, è possibile analizzare le seguenti metriche, che si basano sui valori impostati nelle proprietà dei ricavi ricorrenti per un accordo:

• Nuovi ricavi ricorrenti: i contratti che sono nuovi affari o aggiornamenti contano per i nuovi ricavi ricorrenti.
• Ricavi ricorrenti esistenti: gli affari che sono stati rinnovati contano per i ricavi ricorrenti esistenti.
• Ricavi ricorrenti persi: le offerte che sono state cancellate, declassate o che hanno una data di inattività per i ricavi ricorrenti sono considerate ricavi ricorrenti persi.
  • Le offerte inattive (annullate, declassate o senza un motivo specifico) vengono conteggiate come importi negativi.
  • Le offerte attive classificate come declassate sono conteggiate come importi positivi.

Nota bene: il totale delle entrate ricorrenti perse è la somma di questi importi. In alcuni casi, questo totale può essere positivo se il valore delle transazioni attive declassate supera quello delle transazioni inattive durante il periodo di riferimento.

Le entrate ricorrenti nuove, esistenti e perse sono determinate dai valori impostati nelle proprietà delle entrate ricorrenti di un accordo, dalla data di chiusura dell'accordo e dal periodo di tempo selezionato per il report.

Ad esempio, un accordo con data di chiusura 19/07/2022:

• sarà incluso in un rapporto che inizia il 15.07.2022 come Nuove entrate ricorrenti.
• sarà incluso in un rapporto che inizia il 22/7/2022 come Ricavi ricorrenti esistenti.

Il rapporto sulle entrate ricorrenti calcola prima le entrate esistenti in base alla data di inizio del rapporto, quindi aggiunge le entrate chiuse e quelle perse.

Esempio

Di seguito è riportato un esempio di come si prevede che le transazioni rinnovate appaiano nei rapporti sulle entrate ricorrenti:

• Il 1° gennaio 2022, l'offerta A viene chiusa per rappresentare l'acquisto di un abbonamento di 100 dollari da parte di un contatto.
• Per tenere traccia di queste entrate ricorrenti, si impostano le seguenti proprietà per l'affare A:
  • Importo delle entrate ricorrenti: 100 dollari
  • Tipo di accordo di entrate ricorrenti: Nuova attività
• Se il rapporto sulle entrate ricorrenti è stato impostato per iniziare prima della data di chiusura dell'accordo (1 gennaio 2022), i 100 dollari verranno conteggiati come nuove entrate ricorrenti. Per le date successive alla data di chiusura dell'accordo, i 100 dollari saranno invece conteggiati come entrate ricorrenti esistenti.
  
  
• Quando il contatto associato all'offerta A rinnova l'abbonamento il 1° giugno 2022, si crea una nuova offerta (offerta B) per tenere traccia del rinnovo. Si impostano le seguenti proprietà per l'affare B:
  • Importo delle entrate ricorrenti: $100
  • Tipo di accordo di entrate ricorrenti: Rinnovo
• Inoltre, per tenere traccia di questo rinnovo si impostano anche le seguenti proprietà sull'accordo A:
  • Data di inattività dei ricavi ricorrenti: 1° giugno 2022
  • Motivo di inattività dei ricavi ricorrenti: Rinnovo
• Se si imposta la data di inizio del rapporto sulle entrate ricorrenti al 1° giugno 2022, i 100 dollari dell'affare A saranno classificati come entrate esistenti perché:
  • L'affare A ha un tipo di accordo di Nuova attività e un motivo di inattività di Rinnovo.
  • L'affare B è stato chiuso lo stesso giorno della data di inattività dell'affare A e ha un tipo di accordo di Rinnovo.