Spåra återkommande intäkter i HubSpot

Om du hanterar återkommande tjänster och produkter i HubSpot kan du analysera och spåra det beräknade värdet av ett avtalsbelopp över tid med intäktsanalysrapporten.

Med verktyget för intäktsanalys kan du spåra hur mycket intäkter du genererar eller förlorar under ett visst tidsintervall, för att bättre förstå hur förnyelser, uppgraderingar, nedgraderingar och churns påverkar intäkterna.

Konfigurera spårning av återkommande intäkter

Skapa egenskaper för återkommande intäkter

Innan du kan börja spåra dina återkommande intäkter måste standardegenskaperna för återkommande intäkter skapas i ditt HubSpot-konto:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering > Rapporter.
• Välj Försäljning i det vänstra sidofältet.
• Navigera till Forecast & Revenue och välj sedan rapporten Revenue .
• Klicka på Lägg till egenskaper och börja spåra. Om det här alternativet inte är tillgängligt är egenskaperna redan skapade.
• Klicka på Skapa egenskaper i dialogrutan.

Följande egenskaper för återkommande intäkter skapas sedan i ditt konto:

• Belopp för återkommande intäkter: det totala beloppet för återkommande intäkter som är kopplade till ett avtal. Detta är ett månatligt värde.
• Typ av avtal för återkommande intäkter: avtalstypen. De tillgängliga värdena för den här egenskapen är Ny affär,Förnyelse, Uppgradering och Nedgradering.
• Inaktivt datum för återkommande intäkter: det datum då detta specifika belopp för återkommande intäkter för avtalet inte längre samlas in.
• Recurring revenue inactive reason: anledningen till att detta specifika belopp för återkommande intäkter inte längre inkasseras. De tillgängliga värdena är Churned, Renewal, Upgrade och Downgrade.

Lägg till värden i egenskaper för återkommande intäkter

När dessa egenskaper har skapats kan du lägga till värden för dessa egenskaper i dina avtal. Verktyget för intäktsanalys kommer sedan att rapportera uppgifterna.

Observera: verktyget för intäktsanalys beräknar nya intäkter, befintliga intäkter eller förlorade intäkter över tid med hjälp av de värden som anges i varje egenskap för återkommande intäkter. Det beräknas inte med hjälp av värdet på de produkter eller offerter som är kopplade till en affär. Dessa egenskaper måste uppdateras manuellt för att du ska kunna se några data i intäktsanalysrapporten.

Så här anger du värden i de återkommande intäktsegenskaperna:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Klicka på namnet på en deal.
• I avsnittet Om klickar du på Visa alla egenskaper.
• Ange återkommande intäkter i sökfältet för att hitta de fyra egenskaperna för återkommande intäkter.
• Håll muspekaren över varje egenskap och klicka på pennikonen edit för att lägga till värden i dessa egenskaper efter behov baserat på händelsen med återkommande intäkter. Till exempel
  • Om affären är en ny affär:
    • Välj Ny affär i egenskapen Typ av affär med återkommande intäkter för den befintliga affären.
    • Ange det totala beloppet i egenskapen Belopp för återkommande intäkter för den befintliga affären.
    • Klicka på Spara.
  • Om affären leder till en churn:
    • Välj datum i egenskapen Inaktivt datum för återkommande intäkter.
    • Välj Churned i egenskapen Recurring revenue inactive reason.
    • Klicka på Spara.
    • Observera: Om du vill utesluta sådana avbrutna avtal från kolumnen Befintliga återkommande intäkter i analyserna måste du ange värden i både egenskapen Datum för inaktiv återkommande intäkt och egenskapen Orsak till inaktiv återkommande intäkt.
  • Om det sker en förnyelse:
    • Välj datum i egenskapen Inaktivt datum för återkommande intäkter för den befintliga affären.
    • Välj Förnyelse i egenskapen Inaktiv orsak för återkommande intäkter för den befintliga affären.
    • Klicka på Spara.
    • Återskapa sedan avtalet och ställ in det nya avtalets avtalstyp för återkommande intäkter till Förnyelse. Det nya avtalet kommer inte att visas i rapporterna för återkommande intäkter, men det säkerställer att det ursprungliga avtalet kommer att ingå i rapporterna över tid.
  • Om det sker en uppgradering/nedgradering:
    • Välj datum för uppgradering eller nedgradering i egenskapen Inaktivt datum för återkommande intäkter för det befintliga avtalet.
    • Välj antingen Uppgradering eller Nedgradering i egenskapen Inaktiv orsak för återkommande intäkter för den befintliga affären.
    • Klicka på Spara.
    • Skapa sedan avtalet på nytt och välj Uppgradering eller Nedgradering som avtalstyp för Återkommande intäkter .Ange det uppdaterade totalbeloppet i fältetBelopp föråterkommande intäkter.

Observera: endast avtal i stadiet Avslutat avtal ingår i din intäktsanalysrapport. Ett avtals stängningsdatum är startdatumet för intäktsrapportering.

Analysera dina intäkter med verktyget för intäktsanalys

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering > Rapporter > Försäljning.
• Välj Försäljningsutfall > Intäkter.
• Använd rullgardinsmenyerna Datumintervall och Frekvens för att filtrera data till ett specifikt tidsintervall. Du kan göra prognoser baserat på dina kända intäkter genom att välja ett datumintervall bortom det aktuella datumet. HubSpot beräknar framtida intäkter endast baserat på intäkterna från kända avslutade affärer under den valda tidsperioden.

• Klicka på Any pipeline längst upp till vänster för att filtrera data till en specifik affärspipeline.
• Om du vill filtrera diagramdata efter nya, befintliga och förlorade återkommande intäkter klickar du på mätvärdet högst upp i rapporten. Läs mer om hur nya, befintliga och förlorade återkommande intäkter beräknas.

• Håll muspekaren över varje månad i diagramvisualiseringen för att se de totala nya, befintliga och förlorade återkommande intäkterna för den aktuella månaden.
• Visa tabellen under diagrammet för att se en uppdelning av de totala nya, befintliga och förlorade återkommande intäkterna för varje månad.
• Klicka på värdet för att se de avtal som är kopplade till intäkten i den högra panelen.

Beräkna återkommande intäkter

I analysverktyget för återkommande intäkter kan du analysera följande mätvärden, som baseras på de värden som anges i egenskaperna för återkommande intäkter för ett avtal:

• Nya återkommande intäkter: avtal som är nya affärer eller uppgraderingar räknas som nya återkommande intäkter.
• Befintliga återkommande intäkter: avtal som har förnyats räknas till befintliga återkommande intäkter.
• Förlorade återkommande intäkter: avtal som har avbrutits, nedgraderats eller har ett inaktivt datum för återkommande intäkter betraktas som förlorade återkommande intäkter.
  • Inaktiva avtal (avbrutna, nedgraderade eller utan angiven anledning) räknas som negativa belopp.
  • Aktiva avtal som kategoriseras som nedgraderade räknas som positiva belopp.

Observera: den totala förlorade återkommande intäkten är summan av dessa belopp. I vissa fall kan denna summa vara positiv om värdet av nedgraderade aktiva avtal överstiger värdet av inaktiva avtal under rapporteringsperioden.

Nya, befintliga och förlorade återkommande intäkter bestäms av de värden som anges i egenskaperna för återkommande intäkter för ett avtal, avtalets stängningsdatum och den tidsperiod som valts för rapporten.

Till exempel, ett avtal med slutdatum 19/07/2022:

• kommer att inkluderas i en rapport som startar den 15/07/2022 som Ny återkommande intäkt.
• kommer att inkluderas i en rapport som startar den 22/7 2022 som Befintliga återkommande intäkter.

Rapporten för återkommande intäkter beräknar först de befintliga intäkterna baserat på rapportens startdatum och lägger sedan till de stängda och förlorade intäkterna.

Exempel

Nedan följer ett exempel på hur förnyade avtal kan förväntas visas i rapporter om återkommande intäkter:

• Den 1 januari 2022 stängs avtal A för att representera en kontakts prenumerationsköp på 100 USD.
• För att spåra denna återkommande intäkt anger du följande egenskaper för Avtal A:
  • Belopp för återkommande intäkter: $100
  • Typ av avtal för återkommande intäkter: Ny affär
• Om du anger att rapporten om återkommande intäkter ska starta före avtalets slutdatum (1 januari 2022) räknas de 100 USD som nya återkommande intäkter. För datum efter avtalets slutdatum kommer de 100 USD istället att räknas som befintliga återkommande intäkter.
  
  
• När kontakten som är kopplad till Avtal A förnyar sin prenumeration den 1 juni 2022 skapar du ett nytt avtal (Avtal B) för att spåra förnyelsen. Du ställer in följande egenskaper för Deal B:
  • Belopp för återkommande intäkter: $100
  • Typ av avtal för återkommande intäkter: Förnyelse
• För att spåra denna förnyelse ställer du dessutom in följande egenskaper på Deal A:
  • Inaktivt datum för återkommande intäkter: 1 juni 2022
  • Inaktiv anledning till återkommande intäkter: Förnyelse
• Om du ställer in startdatum för rapporten för återkommande intäkter till den 1 juni 2022 kommer 100 USD från affär A att kategoriseras som befintlig intäkt eftersom:
  • Affär A har affärstypen Ny affär och den inaktiva orsaken Förnyelse.
  • Avtal B avslutades samma dag som avtal A:s inaktiva datum och har avtalstypen Förnyelse.