ベータHubSpot Workをセットアップ

サマリー

HubSpotをセットアップ 部門横断型のプロジェクトや運用プロセスを1か所で管理できます。ワークスペースを作成し、プロジェクトとアクセスレベルを設定し、AIアシスタントを使用して、情報の収集、作業の調整、反復アクションの自動化に必要なテーブル、ドキュメント、フォーム、AIエージェントを生成します。

注：AI設定でAI機能へのアクセスを管理し、共有するデータを設定できます。AIのセキュリティー管理、データ使用、コンプライアンスの詳細については、HubSpotのAI信頼性に関するFAQおよびAIモデルカードをご確認ください。

要件を理解する

スーパー管理者は 次の要件を満たしている必要があります。

• HubSpot Work パブリックベータに登録して、下記の機能をご利用ください。

• AI設定で[ 生成AIのツールおよび機能へのアクセス権をユーザーに付与 ]を有効にします。

制限事項と考慮事項について

ワークスペースを設定する

ワークスペースには、すべてのプロジェクトとアセットが含まれます。クライアントの導入支援のような部門横断的なプロセスに1つのワークスペースを使用する。区分されたプロセスや、IT管理やマーケティングキャンペーン運用などの無関係な作業には、個別のワークスペースを使用します。ワークスペースをセットアップするときは、特定の目標( クライアントの導入支援など)に合わせてアセットを含む開始プロジェクトも設定します。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［作業管理］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［作業管理］に直接移動します。
2. [最初のワークスペースを作成]をクリックします。すでにワークスペースを作成している場合は、[ワークスペース] ドロップダウンメニューをクリックし、[ワークスペースを追加]を選択します。
3. ワークスペース の名前 を入力し、[ 続行]をクリックします。
4. [ユーザーまたはチームを追加 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ ユーザーおよびチーム ]を選択してワークスペースへのアクセス権を付与します。
5. [アクセスできる人 ]セクションで、[ アクセス ]ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
   • 管理者:ワークスペース内の任意の項目を変更するアクセス権を付与します。アクセスレベルについてもっと詳しく。
   • メンバー:ワークスペース内のプロジェクトおよびアセットを表示してコントリビュートするためのアクセス権を付与します。メンバーは、ワークスペース構成を変更したり、ワークスペースを他のユーザーと共有したりすることはできません。アクセスレベルについてもっと詳しく。
6. [一般アクセス ]ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
   • 非公開: アクセス権を付与されたユーザーまたはチームのみがワークスペースを操作できます。
   • 組織が閲覧可能: アカウント内で 「仕事」権限を持つ 全てのユーザーが閲覧できます。
   • 組織が編集可能: アカウント内で 「作業」権限を持つ全てのユーザーが閲覧と編集を行うことができます。
7. 定義済みの ワークスペース名 ( 例: クライアント導入支援) を選択するか、 [その他 ] を選択してカスタム名を入力します。
8. ［次へ］をクリックします。
9. [ どのような種類のプロジェクトを作成しますか? ]ページで、以下から選択してプロジェクトとアセットを設定します。
   • カスタムプロンプト: 独自のコンテキストから開始してください。
     • [How can I help(支援内容 )]テキストフィールドに、プロジェクトで達成したいことを詳細に説明する プロンプト を入力します。
     • 行に戻るには、 Shift キーを押したまま、キーボードの Enter キーを同時に押します。
     • AIアシスタントが使用するコンテキストを追加するには、[ ファイルをインポート]をクリックします。
   • テンプレートプロンプト: プロジェクトテンプレートから開始してください。
     • テキストフィールドの下で、HubSpotの既定の プロンプトオプションを選択します。このプロンプトにより、テキストフィールドが自動的に入力されます。
     • テキストフィールドのプロンプトに移動して、今後作成されるものや今後のプロンプトを送信する際のベストプラクティスを確認します。
   • ゼロから始める: 何もないワークスペースから開始します。プロジェクトをゼロからセットアップする方法をご確認ください。
10. プロンプトまたはテンプレートプロンプトが完了したら、キーボードの Enter キーを押します。
11. 必要に応じて、質問に対する 回答 を選択し、[ 送信]をクリックします。
12. コンテンツが作成される前に、AIアシスタントがプランを生成し、それをレビューして編集します。
13. [ 承認 ] をクリックして、エージェントがリストされたコンテンツを作成できるようにします。
14. [X ]をクリックすると、コミュニケーションが最小化され、AIアシスタントがバックグラウンドで実行されたままになります。

AIアシスタントによる作成プロセスが完了すると、実行したアクションのリストが表示され、各アセットへのクリック可能なリンクが表示されます。

HubSpot Workへのアクセス権を管理

デフォルトでは、プロジェクトとアセットへのユーザー アクセスはワークスペース権限から継承されます。ワークスペース、プロジェクト、またはアセット レベルでアクセスをカスタマイズして、大規模または詳細にアクセスを制限します。下の表を使用して、継承されたアクセスのデフォルトを確認してください。

HubSpot Workのユーザー権限を管理 

[組織]に設定されたワークスペースにアクセスできるように、ユーザーに「HubSpot作業」ユーザー権限を付与します。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［ユーザーとチーム］に移動します。
3. ユーザーテーブルで、ユーザーの名前の上にマウスポインターを置き、[ 権限を編集]をクリックします。
4. 左サイドバーメニューで、「 ワーク管理」をクリックします。
5. 「ワーク・マネジメント ・アクセス」スイッチをオンまたはオフに切り替えます。 
6. 右上の［レポートを保存］をクリックします。

プロジェクトをセットアップ

プロジェクトは、チームがワークスペース内で共同作業を行うための特定のイニシアチブを追跡します。各プロジェクトには、表、ドキュメント、フォーム、AIエージェントといった独自のアセットが含まれています。組織化、アクセス管理、スコープについて複数のプロジェクトをセットアップできます。例えば、クライアントの導入支援プロジェクトがあるカスタマー サクセス ワークスペースでは、導入支援業務プロジェクトを作成し、プロセス プレイブックや導入支援テンプレートなどのアセットを追加します。 

以下の質問を確認して、プロンプトを導きましょう。

• このプロジェクトで達成すべき成果は、具体的にどのようなものですか?

• このプロジェクトを担当し、貢献し、利用する必要があるのは誰ですか?

• プロジェクトの作業にはどのような構造とプロセスが必要ですか?

プロジェクトを設定するには:

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［作業管理］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［作業管理］に直接移動します。
2. 画面の下部にある プロンプトバーをクリックします。
3. プロンプト テキストフィールドに プロンプトを入力します。
4. AIアシスタントがプロジェクトの生成を開始します。

プロジェクトのアクセス許可を設定する

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［作業管理］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［作業管理］に直接移動します。
2. 左上の[ワークスペース] ドロップダウンメニューをクリックして、 ワークスペースを選択します。
3. 左のサイドバーで、プロジェクト の名前 をクリックします。
4. 右上にある［共有］をクリックします。
5. ダイアログボックスでは、次の項目を管理します。
   • [ユーザーまたはチームを追加 ]ドロップダウンメニューをクリックし、プロジェクトへのアクセス権を付与する ユーザーおよびチーム を選択します。
   • [アクセスできる人 ]セクションで、[ アクセス ]ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
     • 所有者: プロジェクト構成とその中のすべての資産を変更するアクセス権を付与します。
     • 投稿者:エージェントを含むアセットを作成および編集するアクセス権を付与します。
     • 閲覧者:プロジェクトとアセットを表示するアクセス権を付与します。閲覧者は、プロジェクトまたはその中のものを変更することはできません。
   • ［Save（保存）］をクリックします。

テーブルを作成する

テーブルは、プロジェクト内の基本的な資産です。その他のアセットの構築、エージェントの実行、作業でのコラボレーションに必要なデータが格納されています。 

以下の質問を確認して、プロンプトを導きましょう。

• テーブルにはどのような目標があり、各列はどのように定義されますか?
• どの行を作成し、どのように定義するか(列挙、CRMルックアップなど)? 
• どのチームまたはユーザーがこのテーブルにアクセスできるべきですか?

テーブルを生成するには、次の手順に従います。

1. 画面の下部にある プロンプトバーをクリックします。
2. プロンプト テキストフィールドに プロンプトを入力します。
3. キーボードの Enter キーを押します。
4. 追加の プロンプト を入力してテーブルの詳細を絞り込みます。

AIアシスタントによるビルド処理が完了すると、実行したアクションのリストとテーブルへのクリック可能なリンクが表示されます。

テーブル内のビューの作成

テーブル内では、ビューを使用して項目のステータスを追跡し、HubSpotアカウント内のユーザーとのコラボレーションを行います。例えば、クライアントの導入支援の期日を追跡するカレンダービューを作成できます。

以下の質問を確認して、プロンプトを導きましょう。

• ビューを作成するにはどのテーブルを使用しますか?(名前で参照するには@を使用します)。
• 必要な視覚エフェクトの種類(テーブル、ボード、カレンダーなど)と、どのデータを表示すべきか?
• ビューの目標は何ですか(例えば、すべての未完了の項目とサブ項目を追跡する)?

ビューを設定するには、次の手順に従います。

1. 画面の下部にある プロンプトバーをクリックします。
2. プロンプト テキストフィールドに プロンプトを入力します。
3. キーボードの Enter キーを押します。

ビューを手動で設定するには、次の手順に従います。

1. 左サイドバーで、ビューを作成するテーブル の名前 をクリックします。
2. テーブル名の下にある ビューを追加アイコンをクリックし、 グラフ化オプション (ボードなど)を選択します。
3. 設定ビューアイコンをクリックして 、ビューの表示をカスタマイズします。 変更内容は自動的に保存されます

ドキュメントを作成する

概要、運用プレイブック、ミーティングの要約など、表形式に合わない情報のドキュメントを作成します。テーブルをソースとして使用する集計ドキュメントを作成することもできます。 

以下の質問を確認して、プロンプトを導きましょう。

• 対象となるオーディエンスは誰ですか?
• ドキュメントの生成に使用するソース資料がある場合は、その資料を教えてください。
• 文書の形式(チェックリスト、概要、提案書など)に従うべきですか?
• どのような文体や文体を使用する必要がありますか?
• このドキュメントへのアクセス権を付与するチームまたはユーザーは?

ドキュメントを生成するには:

1. 画面の下部にある プロンプトバーをクリックします。
2. プロンプト テキストフィールドに プロンプトを入力します。
3. キーボードの Enter キーを押します。
4. 追加の プロンプト を入力して、ドキュメントの詳細を絞り込みます。

AIアシスタントによるビルド処理が完了すると、実行したアクションのリストが表示され、ドキュメントへのクリック可能なリンクが表示されます。

フォームを作成する

プロジェクトの目標に関連する情報を収集してデータを特定のテーブルに送信するフォームを作成します。フォーム送信が1つのテーブルに同期されるのは、テーブル行の一貫性を保ち、必要に応じて自動化をトリガーするためだけに同期されます。例えば、クライアントの導入支援 テーブルに同期されるカスタム割り当てルールを使用して問い合わせフォームを作成します。

注:HubSpot作業フォームはマーケティング フォーム ツールでは他のフォームと一緒に表示されますが、送信データは設定済みのHubSpot作業テーブルに送信されます。

以下の質問を確認して、プロンプトを導きましょう。

• フォーム(オンボーディングアンケートなど)の目標は何ですか?
• フォーム送信を受信するHubSpot作業テーブルはどれですか?
• フォームで収集する情報と必須フィールド
• フォーム送信後のアクション(確認メッセージの表示、特定のユーザーへの通知の送信など)?

フォームを生成するには、次のようにします。

1. 画面の下部にある プロンプトバーをクリックします。
2. プロンプト テキストフィールドにプロンプトを入力します。
3. キーボードの Enter キーを押します。
4. 追加の プロンプト を入力してフォームの詳細を絞り込んでください。

AIアシスタントによる作成プロセスが完了すると、実行したアクションのリストが表示され、フォームへのクリック可能なリンクが表示されます。

AIエージェントを作成

AIエージェントを作成することで、特定の目標に対するアクションを自動化できます。各エージェントの目標に合わせた、目標に合わせた自動化をエージェント内に作成することをお勧めします。例えば、導入支援担当者は、マイルストーンを監視し、遅延を特定し、定期的なステータスサマリーを生成します。

以下の質問を確認して、プロンプトを導きましょう。

• AIエージェントの目標(導入支援のリクエストを継続的に進めるなど)は?
• AIエージェントをトリガーするものと、実行する頻度は?
• AIエージェントは、行動を起こす前にどのようなコンテキストを考慮する必要がありますか?
• 決して変えてはいけないものは何ですか?
• 何を作成または変更しますか?

テンプレートプロンプトを使用してAIエージェントを設定するには、次の手順に従います。

1. 画面の下部にある プロンプトバーをクリックします。
2. プロンプト テキストフィールドで、キーボードの / キーを押します。
3. テンプレートプロンプト パネルで[ エージェント ]セクションに移動し、プロンプト の名前 をクリックします。
4. キーボードの Enter キーを押します。

カスタムプロンプトを使用してエージェントを設定するには、次の手順に従います。

1. 画面の下部にある プロンプトバーをクリックします。
2. プロンプト テキストフィールドに プロンプトを入力します。
3. キーボードの Enter キーを押します。
4. 必要に応じて、追加の プロンプト を入力してエージェントの詳細を絞り込みます。

AIアシスタントによる作成プロセスが完了すると、実行されたアクションのリストが表示され、作成された各アセットへのクリック可能なリンクが表示されます。

次のステップ

• HubSpot Workでチームと連携する。
• HubSpotの作業ワークスペース、プロジェクト、アセットを管理します。