Configurar o HubSpot Work

Resumo

Configure o HubSpot Work para gerenciar projetos multifuncionais e processos operacionais em um só lugar. Crie espaços de trabalho, configure projetos e níveis de acesso e use o assistente de IA para gerar as tabelas, documentos, formulários e agentes de IA necessários para coletar informações, coordenar o trabalho e automatizar ações recorrentes.

Observação: você pode gerenciar o acesso aos recursos de IA nas suas configurações de IA e configurar quais dados são compartilhados. Consulte as Perguntas frequentes sobre a confiança na IA e os Cartões de modelo de IA da HubSpot para obter informações detalhadas sobre controles de segurança de IA, uso de dados e conformidade.

Noções básicas sobre os requisitos

Um superadministrador deve:

• Inscrever-se na versão beta pública do HubSpot Work para usar os recursos descritos abaixo.

• Ative a configuração Ofereça aos usuários acesso a ferramentas e recursos de IA generativa nas configurações de IA.

Compreender limitações e considerações

Configurar um espaço de trabalho

Uma área de trabalho contém todos os seus projetos e ativos. Use um único espaço de trabalho para processos multifuncionais, como o Client Onboarding. Use espaços de trabalho separados para processos compartimentados ou trabalhos não relacionados, como gerenciamento de TI ou operações de campanhas de marketing. Ao configurar um espaço de trabalho, você também configura o projeto inicial que contém os ativos para uma meta específica (por exemplo, Client Onboarding ).

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Gerenciamento de trabalho. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Gerenciamento de trabalho.
2. Clique em Criar sua primeira área de trabalho. Se você já criou uma área de trabalho, clique no menu suspenso áreas de trabalho e selecione Adicionar área de trabalho.
3. Insira um nome para sua área de trabalho e clique em Continuar.
4. Clique no menu suspenso Adicionar pessoas ou equipes e, em seguida, selecione usuários e equipes para conceder acesso ao espaço de trabalho.
5. Na seção Pessoas com acesso , clique no menu suspenso Acesso e selecione uma opção:
   • Administrador: concede acesso para modificar qualquer coisa dentro do espaço de trabalho. Saiba mais sobre níveis de acesso.
   • Membro: concede acesso para visualizar e contribuir com projetos e ativos dentro do espaço de trabalho. Os membros não podem modificar a configuração do espaço de trabalho ou compartilhá-lo com outros usuários. Saiba mais sobre níveis de acesso.
6. Clique no menu suspenso Acesso geral e selecione uma opção:
   • Privado: somente usuários ou equipes aos quais você concedeu acesso podem interagir com o espaço de trabalho.
   • A organização pode exibir: todos os usuários em sua conta com permissões de trabalho podem visualizar.
   • A organização pode editar: todos os usuários em sua conta com permissões de trabalho podem exibir e editar.
7. Selecione um nome de workspace predefinido (por exemplo, Client Onboarding ) ou selecione Outro para inserir um nome personalizado.
8. Clique em Próximo.
9. Na página Que tipo de projeto você deseja criar? , selecione uma das seguintes opções para configurar um projeto e ativos:
   • Prompt personalizado: comece do seu próprio contexto.
     • No campo de texto Como posso ajudar , insira um prompt descrevendo em detalhes o que você deseja que o projeto realize.
     • Para retornar uma linha, mantenha pressionada a tecla Shift e, em seguida, pressione simultaneamente a tecla Enter no teclado.
     • Para adicionar contexto que o assistente de IA deve usar, clique em Importar arquivos.
   • Prompt de modelo: comece a partir de um modelo de projeto.
     • Abaixo do campo de texto, selecione uma opção de prompt padrão do HubSpot. O prompt preenche automaticamente o campo de texto.
     • No campo de texto, navegue pelo prompt para revisar o que será criado e as práticas recomendadas ao enviar prompts futuros.
   • Começar do zero: comece de um espaço de trabalho em branco. Saiba como configurar um projeto do zero.
10. Quando terminar de usar o prompt ou o prompt de modelo, pressione a tecla Enter no teclado.
11. Se aplicável, selecione as respostas para as perguntas e clique em Enviar.
12. O assistente de IA gerará um plano para você revisar e editar antes que o conteúdo seja criado.
13. Clique em Aprovar para permitir que o agente crie o conteúdo listado.
14. Clique no X para minimizar a conversa e manter o assistente de IA em execução em segundo plano.

Depois que o assistente de IA concluir o processo de criação, ele listará as ações que realizou e exibirá links clicáveis para cada ativo.

Gerenciar o acesso ao HubSpot Work

Por padrão, o acesso do usuário a projetos e ativos é herdado das permissões de espaço de trabalho. Personalize o acesso em um espaço de trabalho, projeto ou nível de ativo para restringir o acesso em uma escala grande ou granular. Use a tabela abaixo para revisar os padrões de acesso herdados.

Gerenciar permissões de usuário para o HubSpot Work 

Conceda aos usuários permissões de usuário do HubSpot Work para que eles possam acessar as áreas de trabalho definidas como A organização pode exibir/editar.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Na tabela de usuários, passe o mouse sobre o nome de um usuário e clique em Editar permissões.
4. No menu da barra lateral esquerda, clique em Gerenciamento do trabalho.
5. Ative ou desative a opção Acesso ao gerenciamento de trabalho . 
6. No canto superior direito, clique em Salvar.

Configurar um projeto

Os projetos rastreiam iniciativas específicas para uma equipe colaborar dentro de um espaço de trabalho. Cada projeto contém seus próprios ativos: tabelas, documentos, formulários e agentes de IA. Configurar vários projetos para organização, gerenciamento de acesso e escopo. Por exemplo, em um espaço de trabalho de sucesso do cliente com um projeto de Onboarding do cliente, crie um projeto de operações de Onboarding e adicione ativos como manuais de processo e modelos de Onboarding. 

Revise as perguntas abaixo para orientar seu prompt:

• Que resultado específico este projeto deve alcançar?

• Quem precisa possuir, contribuir e usar este projeto?

• Que estrutura e processo o trabalho no projeto precisará?

Para configurar um projeto:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Gerenciamento de trabalho. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Gerenciamento de trabalho.
2. Na parte inferior da tela, clique na barra de prompt.
3. No campo de texto do prompt , insira seu prompt.
4. O assistente de IA começará a gerar o projeto.

Configurar permissões do projeto

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Gerenciamento de trabalho. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Gerenciamento de trabalho.
2. No canto superior esquerdo, clique no menu suspenso Espaços de trabalho e selecione um espaço de trabalho.
3. Na barra lateral esquerda, clique no nome de um projeto.
4. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
5. Na caixa de diálogo, gerencie o seguinte:
   • Clique no menu suspenso Adicionar pessoas ou equipes e, em seguida, selecione usuários e equipes para conceder acesso ao projeto.
   • Na seção Pessoas com acesso , clique no menu suspenso Acesso e selecione uma opção:
     • Proprietário: concede acesso para modificar a configuração do projeto e todos os ativos que ele contém.
     • Colaborador: concede acesso para criar e editar ativos, incluindo agentes.
     • Visualizador: concede acesso para visualizar os projetos e ativos dentro dele. Os espectadores não podem modificar o projeto ou qualquer coisa dentro dele.
   • Clique em Salvar.

Criar uma tabela

As tabelas são o ativo fundamental dentro de um projeto. Eles contêm os dados necessários para criar outros ativos, executar agentes e colaborar no trabalho. 

Revise as perguntas abaixo para orientar seu prompt:

• Qual é a meta da tabela e como cada coluna é definida?
• Quais linhas devem estar presentes e como elas são definidas (por exemplo, enumeração, pesquisa de CRM)? 
• Quais equipes ou usuários devem ter acesso à tabela?

Para gerar uma tabela:

1. Na parte inferior da tela, clique na barra de prompt.
2. No campo de texto do prompt , insira seu prompt.
3. Pressione a tecla Enter no teclado.
4. Insira prompts adicionais para refinar os detalhes da tabela.

Depois que o assistente de IA concluir o processo de criação, ele listará as ações que realizou e exibirá um link clicável para a tabela.

Criar exibições em uma tabela

Dentro de uma tabela, use exibições para acompanhar o status dos itens e colaborar com os usuários na sua conta da HubSpot. Por exemplo, crie uma exibição de calendário para rastrear as datas de vencimento dos prazos de Onboarding do cliente.

Revise as perguntas abaixo para orientar seu prompt:

• Em qual tabela a exibição deve ser criada? (Use @ para referenciá-lo pelo nome.)
• Que tipo de visualização você deseja (por exemplo, tabela, quadro, calendário) e quais dados ela deve exibir?
• Qual é a meta da exibição (por exemplo, rastrear todos os itens e subitens em aberto)?

Para configurar uma exibição:

1. Na parte inferior da tela, clique na barra de prompt.
2. No campo de texto do prompt , insira seu prompt.
3. Pressione a tecla Enter no teclado.

Para configurar manualmente uma exibição:

1. Na barra lateral esquerda, clique no nome da tabela para a qual deseja criar uma exibição.
2. Abaixo do nome da tabela, clique no ícone adicionar exibição e selecione uma opção de visualização (por exemplo, quadro).
3. Clique no  ícone configurar exibição para personalizar a exibição da exibição. Suas alterações são salvas automaticamente.

Criar um documento

Crie documentos para informações que não se encaixam em um formato de tabela, como resumos, manuais operacionais ou recapitulações de agendador de reuniões. Você também pode criar documentos de resumo que usam tabelas como fontes. 

Revise as perguntas abaixo para orientar seu prompt:

• Quem é o público-alvo?
• Qual material de origem deve ser usado para gerar o documento, se houver?
• Que formato o documento deve seguir (por exemplo, checklist, briefing, proposta)?
• Que tom ou estilo de escrita deve ser usado?
• Quais equipes ou usuários devem ter acesso ao documento?

Para gerar um documento:

1. Na parte inferior da tela, clique na barra de prompt.
2. No campo de texto do prompt , insira seu prompt.
3. Pressione a tecla Enter no teclado.
4. Insira prompts adicionais para refinar os detalhes do documento.

Depois que o assistente de IA concluir o processo de criação, ele listará as ações realizadas e exibirá um link clicável para o documento.

Criar um formulário

Crie um formulário para coletar informações relevantes para uma meta do projeto e envie os dados para uma tabela específica. Os envios de formulário são sincronizados com apenas uma tabela para manter as linhas da tabela consistentes e, opcionalmente, automações de gatilho. Por exemplo, crie um formulário de admissão com uma regra de atribuição de encaminhamento personalizada que sincronize com a tabela de Onboarding do cliente .

Observação: os formulários de trabalho do HubSpot são exibidos junto com outros formulários na ferramenta de formulários de marketing, mas os dados de envio são enviados para a tabela de trabalho do HubSpot configurada.

Revise as perguntas abaixo para orientar seu prompt:

• Qual é a meta do formulário (por exemplo, questionário de Onboarding)?
• Qual mesa de trabalho do HubSpot deve receber os envios de formulário?
• Quais informações o formulário deve coletar e quais campos são obrigatórios?
• O que deve acontecer após o envio do formulário (por exemplo, mostrar uma mensagem de confirmação, enviar uma notificação para um usuário específico)?

Para gerar um formulário:

1. Na parte inferior da tela, clique na barra de prompt.
2. No campo de texto do prompt , insira seu prompt.
3. Pressione a tecla Enter no teclado.
4. Insira prompts adicionais para refinar os detalhes do formulário.

Depois que o assistente de IA concluir o processo de criação, ele listará as ações realizadas e exibirá um link clicável para o formulário.

Criar um agente de IA

Crie um agente de IA para automatizar ações para uma meta específica. É recomendado alinhar cada agente a uma meta e criar automações dentro do agente que representem a meta. Por exemplo, um agente de status de Onboarding monitoraria marcos, identificaria atrasos e geraria resumos de status recorrentes.

Revise as perguntas abaixo para orientar seu prompt:

• Qual é o meta do agente de IA (por exemplo, manter as solicitações de Onboarding em andamento)?
• O que deve gatilho o agente de IA e com que frequência ele deve ser executado?
• Que contexto o agente de IA deve considerar antes de agir?
• O que isso nunca deve mudar?
• O que ele deve criar ou modificar?

Para configurar um agente de IA com um prompt de modelo:

1. Na parte inferior da tela, clique na barra de prompt.
2. No campo de texto do prompt , pressione a tecla / no teclado.
3. No painel de prompts do modelo , navegue até a seção Agentes e clique no nome de um prompt.
4. Pressione a tecla Enter no teclado.

Para configurar um agente com um prompt personalizado:

1. Na parte inferior da tela, clique na barra de prompt.
2. No campo de texto do prompt , insira seu prompt.
3. Pressione a tecla Enter no teclado.
4. Se desejar, insira prompts adicionais para refinar os detalhes do agente.

Depois que o assistente de IA concluir o processo de criação, ele listará as ações que realizou e exibirá links clicáveis para cada ativo criado.

Próximas etapas

• Colabore com sua equipe no HubSpot Work.
• Gerencie seus espaços de trabalho, projetos e ativos do HubSpot.