Wersja betaSkonfiguruj HubSpot Work

Podsumowanie

Skonfiguruj HubSpot Work, aby zarządzać projektami międzydziałowymi i procesami operacyjnymi w jednym miejscu. Twórz środowiska pracy, konfiguruj projekty i poziomy dostępu oraz korzystaj z asystentów SI, aby generować tabele, dokumenty, formularze i agenty SI potrzebne do gromadzenia informacji, koordynowania pracy i automatyzacji powtarzających się czynności.

Uwaga: Możesz zarządzać dostępem do funkcji SI w ustawieniach SI i skonfigurować udostępniane dane. Zapoznaj się z często zadawanymi pytaniami dotyczącymi zaufania do SI i kartami modeli SI HubSpot, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat kontroli bezpieczeństwa SI, wykorzystania danych, a także zgodności.

Zrozumienie wymagań

Administrator o rozszerzonych uprawnieniach musi:

• Zapisz się w publicznej wersji beta platformy HubSpot Work , aby korzystać z funkcji opisanych poniżej.

• Włącz opcję „Udziel użytkownikom dostępu do narzędzi i funkcji generatywnej sztucznej inteligencji ” w ustawieniach sztucznej inteligencji.

Zrozumienie ograniczeń i rozważań

Skonfiguruj środowisko pracy

Obszar roboczy zawiera wszystkie Twoje projekty i zasoby. W przypadku procesów międzydziałowych, takich jak wdrożenie nowych klientów, należy korzystać z jednego obszaru roboczego. Należy korzystać z oddzielnych obszarów roboczych dla wyodrębnionych procesów lub zadań niezwiązanych ze sobą, takich jak zarządzanie IT czy realizacja kampanii marketingowych. Podczas konfigurowania środowiska pracy należy również skonfigurować projekt początkowy, który zawiera zasoby przeznaczone do realizacji konkretnego celu (np. wdrożenie klienta).

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie pracą. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie pracą.
2. Kliknij opcję „Utwórz swój pierwszy obszar roboczy”. Jeśli utworzyłeś już obszar roboczy, kliknij menu rozwijane„Obszary robocze ”, a następnie wybierz opcję„Dodaj obszar roboczy”.
3. Wpisz nazwę swojego obszaru roboczego, a następnie kliknij „Kontynuuj”.
4. Kliknij menu rozwijane„Dodaj osoby lub zespoły” , a następnie wybierz użytkowników i zespoły , którym chcesz przyznać dostęp do obszaru roboczego.
5. W sekcji„Osoby z uprawnieniami ” kliknij menu rozwijane „Uprawnienia ”, a następnie wybierz jedną z opcji:
   • Administrator: ma uprawnienia do modyfikowania wszystkich elementów w obszarze roboczym. Dowiedz się więcej o poziomach dostępu.
   • Użytkownik: zapewnia dostęp do przeglądania projektów i zasobów w obszarze roboczym oraz do wnoszenia wkładu w ich tworzenie. Użytkownicy nie mogą zmieniać konfiguracji obszaru roboczego ani udostępniać go innym użytkownikom. Dowiedz się więcej o poziomach dostępu.
6. Kliknij menu rozwijane „Dostęp ogólny ”, a następnie wybierz jedną z opcji:
   • Prywatny: tylko użytkownicy lub zespoły, którym przyznałeś uprawnienia, mogą korzystać z obszaru roboczego.
   • Organizacja ma uprawnienia do przeglądania: wszyscy użytkownicy na Twoim koncie posiadający uprawnienia do korzystania z funkcji „Praca” mogą przeglądać te dane.
   • Uprawnienia do edycji: wszyscy użytkownicy na Twoim koncie posiadający uprawnienia do pracymogą przeglądać i edytować.
7. Wybierz jedną z gotowych nazw obszarów roboczych (np. „Wdrożenie klienta”) lub wybierz opcję „Inne” , aby wprowadzić własną nazwę.
8. Kliknij przycisk Dalej.
9. Na stronie „Jaki rodzaj projektu chcesz utworzyć?” wybierz jedną z poniższych opcji, aby skonfigurować projekt i zasoby:
   • Indywidualny prompt: zacznij od własnego kontekstu.
     • W polu tekstowym „Jak mogę pomóc” wpisz prompt szczegółowo wyjaśniający, co ma osiągnąć ten projekt.
     • Aby wstawić znak końca linii, naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift , a następnie naciśnij jednocześnie klawisz Enter na klawiaturze.
     • Aby dodać kontekst, z którego ma korzystać asystent SI, kliknij „Importuj pliki”.
   • Prompt dotyczący szablonu: zacznij od szablonu projektu.
     • Pod polem tekstowym wybierz domyślną opcję promptu HubSpot. Prompt automatycznie wypełnia pole tekstowe.
     • W polu tekstowym przejdź do podpowiedzi, aby przeprowadzić ocenę tego, co zostanie wygenerowane, oraz najlepszych praktyk dotyczących przesyłania przyszłych promptów.
   • Zacznij od zera: zacznij od pustego obszaru roboczego. Dowiedz się, jak założyć projekt od podstaw.
10. Po zakończeniu wpisywania promtu lub szablonu promtu naciśnij klawisz Enter na klawiaturze.
11. W razie potrzeby wybierz odpowiedzi na pytania, a następnie kliknij „Prześlij”.
12. Asystent si przygotuje dla Ciebie plan, który będziesz mógł przejrzeć i edytować przed stworzeniem treści.
13. Kliknij „Zatwierdź” , aby zezwolić agentowi na utworzenie wymienionych treści.
14. Kliknij przycisk „X” , aby zminimalizować okno rozmowy i pozostawić asystenta SI działającego w tle.

Gdy asystent SI zakończy proces tworzenia, wyświetli listę wykonanych czynności oraz klikalne linki do poszczególnych zasobów.

Zarządzaj dostępem do HubSpot Work

Domyślnie uprawnienia użytkowników do projektów i zasobów są dziedziczone z uprawnień przestrzeni roboczej. Dostosuj uprawnienia dostępu na poziomie obszaru roboczego, projektu lub zasobu, aby ograniczyć dostęp na dużej lub szczegółowej skali. Skorzystaj z poniższej tabeli, aby przeprowadzić ocenę domyślnych ustawień dostępu odziedziczonych.

Zarządzaj uprawnieniami użytkowników w HubSpot Work 

Przyznaj użytkownikom uprawnienia użytkownika HubSpot Work, aby mieli dostęp do obszarów roboczych, dla których ustawiono opcję „Organizacja może przeglądać/edytować”.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Użytkownicy & Zespoły.
3. W tabeli użytkowników najedź kursorem na nazwisko użytkownika, a następnie kliknij opcję „Edytuj uprawnienia”.
4. W menu po lewej stronie kliknij opcję „Zarządzanie pracą”.
5. Włącz lub wyłącz przełącznik dostępu do funkcji zarządzania pracą . 
6. W prawym górnym rogu kliknij przycisk Zapisz.

Utwórz projekt

Projekty służą do śledzenia konkretnych inicjatyw, nad którymi zespół współpracuje w ramach obszaru roboczego. Każdy projekt zawiera własne zasoby: tabele, dokumenty, formularze i agenty SI. Skonfiguruj wiele projektów w celu zapewnienia porządku, zarządzania dostępem i określenia zakresu. Na przykład w przestrzeni roboczej poświęconej sukcesowi klienta, w ramach projektu wdrożenia nowego klienta, utwórz projekt operacyjny dotyczący wdrożenia i dodaj do niego zasoby, takie jak poradniki procesowe i szablony wdrożeniowe. 

Zapoznaj się z poniższymi pytaniami, które pomogą Ci sformułować prompt:

• Jaki konkretny rezultat powinien przynieść ten projekt?

• Kto powinien być właścicielem tego projektu, wnosić do niego swój wkład i z niego korzystać?

• Jaką strukturę i przebieg będą wymagały prace w ramach projektu?

Aby utworzyć projekt:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie pracą. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie pracą.
2. W dolnej części ekranu kliknij pasek promptu.
3. W polu tekstowym promptu wpisz swoje prompt.
4. Asystent SI rozpocznie tworzenie projektu.

Skonfiguruj uprawnienia do projektu

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie pracą. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie pracą.
2. W lewym górnym rogu kliknij menu rozwijane„Obszary robocze ”, a następnie wybierz obszar roboczy.
3. W lewym pasku bocznym kliknij nazwę projektu.
4. W prawym górnym rogu kliknij przycisk„Udostępnij”.
5. W oknie dialogowym należy skonfigurować następujące opcje:
   • Kliknij menu rozwijane„Dodaj osoby lub zespoły” , a następnie wybierz użytkowników i zespoły , którym chcesz przyznać dostęp do projektu.
   • W sekcji„Osoby z uprawnieniami ” kliknij menu rozwijane „Uprawnienia ”, a następnie wybierz jedną z opcji:
     • Właściciel: ma uprawnienia do modyfikowania konfiguracji projektu oraz wszystkich zasobów w nim zawartych.
     • Użytkownik z uprawnieniami: ma prawo do tworzenia i edytowania zasobów, w tym agentów.
     • Użytkownik z uprawnieniami do przeglądania: ma dostęp do przeglądania projektów i zasobów w ramach danej struktury. Użytkownicy nie mogą modyfikować projektu ani żadnych elementów w nim zawartych.
   • Kliknij przycisk Zapisz.

Utwórz tabelę

Tabele stanowią podstawowy element każdego projektu. Zawierają dane niezbędne do tworzenia innych zasobów, uruchomienia agentów oraz współpracy nad zadaniami. 

Zapoznaj się z poniższymi pytaniami, które pomogą Ci sformułować prompt:

• Jaki jest cel tej tabeli i jak zdefiniowano poszczególne kolumny?
• Jakie wiersze powinny się znajdować w tabeli i jak są one zdefiniowane (np. wyliczenie, odwołanie do CRM)? 
• Które zespoły lub użytkownicy powinni mieć dostęp do tej tabeli?

Aby utworzyć tabelę:

1. W dolnej części ekranu kliknij pasek promptu.
2. W polu tekstowym Prompt wpisz swoje prompt.
3. Naciśnij klawisz Enter na klawiaturze.
4. Wprowadź dodatkowe prompty , aby doprecyzować szczegóły tabeli.

Gdy asystent SI zakończy proces tworzenia, wyświetli listę wykonanych czynności oraz link do tabeli, który można kliknąć.

Tworzenie widoków w tabeli

W ramach tabeli korzystaj z widoków, aby śledzić statusy pozycji i współpracować z użytkownikami na swoim koncie HubSpot. Na przykład utwórz widok kalendarza, aby śledzić terminy zakończenia procesu wdrożenia klientów.

Zapoznaj się z poniższymi pytaniami, które pomogą Ci sformułować prompt:

• W której tabeli należy utworzyć widok? (Użyj znaku @, aby odwołać się do niego z nazwy.)
• Jakiego rodzaju wizualizację chcesz uzyskać (np. tabelę, tablicę, kalendarz) i jakie dane powinna ona przedstawiać?
• Jaki jest cel tego widoku (np. śledzenie wszystkich otwartych pozycji i podpozycji)?

Aby skonfigurować widok:

1. W dolnej części ekranu kliknij pasek promptu.
2. W polu tekstowym Prompt wpisz swoje prompt.
3. Naciśnij klawisz Enter na klawiaturze.

Aby ręcznie skonfigurować widok:

1. W lewym pasku bocznym kliknij nazwę tabeli, dla której chcesz utworzyć widok.
2. Pod nazwą tabeli kliknij ikonę „ ” ( Dodaj widok), a następnie wybierz opcję wizualizacji (np. widok tablicy).
3. Kliknijikonę konfiguracji widoku „ ”, aby dostosować sposób wyświetlania tego widoku. Twoje zmiany są zapisywane automatycznie.

Utwórz dokument

Twórz dokumenty zawierające informacje, które nie mieszczą się w tabeli, takie jak notatki służbowe, poradniki operacyjne czy podsumowania spotkań. Można również tworzyć dokumenty podsumowujące, w których jako źródła wykorzystywane są tabele. 

Zapoznaj się z poniższymi pytaniami, które pomogą Ci sformułować prompt:

• Do kogo skierowana jest ta publikacja?
• Jakie materiały źródłowe należy wykorzystać do sporządzenia dokumentu, o ile w ogóle?
• W jakim formacie powinien być sporządzony dokument (np. lista kontrolna, streszczenie, propozycja)?
• Jakiego tonu lub stylu pisania należy użyć?
• Które zespoły lub użytkownicy powinni mieć dostęp do tego dokumentu?

Aby utworzyć dokument:

1. W dolnej części ekranu kliknij pasek promptu.
2. W polu tekstowym promptu wpisz swoje prompt.
3. Naciśnij klawisz Enter na klawiaturze.
4. Wprowadź dodatkowe prompty , aby doprecyzować szczegóły dokumentu.

Gdy asystent SI zakończy proces tworzenia, wyświetli listę wykonanych czynności oraz link do dokumentu, który można kliknąć.

Utwórz formularz

Utwórz formularz służący do gromadzenia informacji istotnych dla realizacji celu projektu i prześlij dane do określonej tabeli. Przesyłanie formularza jest synchronizowane wyłącznie z jedną tabelą, aby zapewnić spójność wierszy w tabeli oraz – opcjonalnie – być wyzwalaczem automatycznych procesów. Na przykład utwórz formularz rejestracyjny z niestandardową regułą przypisywania trasy, która synchronizuje się z tabeląwdrożenia klientów .

Uwaga: Formularze HubSpot Work są wyświetlane razem z innymi formularzami w narzędziu do tworzenia formularzy marketingowych, ale dane z przesłanych formularzy są przesyłane do skonfigurowanej tabeli HubSpot Work.

Zapoznaj się z poniższymi pytaniami, które pomogą Ci sformułować prompt:

• Jaki jest cel tego formularza (np. kwestionariusza wdrożeniowego)?
• Do której tabeli HubSpot Work powinny trafiać formularze, które są przesylane?
• Jakie informacje powinien zawierać formularz i które pola są obowiązkowe?
• Co powinno się stać po wysłaniu formularza (np. wyświetlić komunikat potwierdzający, wysłać powiadomienie do konkretnego użytkownika)?

Aby utworzyć formularz:

1. W dolnej części ekranu kliknij pasek promptów.
2. W polu tekstowym Prompt wpisz swoje prompt.
3. Naciśnij klawisz Enter na klawiaturze.
4. Wprowadź dodatkowe wskazówki , aby doprecyzować szczegóły formularza.

Gdy asystent SI zakończy proces tworzenia, wyświetli listę wykonanych czynności oraz link do formularza, który można kliknąć.

Utwórz agenta SI

Stwórz agenta opartego na sztucznej inteligencji, który zautomatyzuje działania zmierzające do osiągnięcia określonego celu. Zaleca się przypisanie każdemu agentowi konkretnego celu oraz utworzenie w ramach agenta automatyzacji odzwierciedlających ten cel. Specjalista ds. monitorowania postępów wdrożenia będzie śledził etapy realizacji, identyfikował opóźnienia oraz sporządzał cykliczne podsumowania stanu realizacji.

Na przykład tworzysz agenta ds. statusu wdrożenia, który zarządza aktywnymi procesami wdrożenia klientów w tabeli „Client Onboarding Tracker” poprzez ocenę i aktualizację rekordów codziennie o godz. 9:00 rano. Każdego ranka działania przepływu pracy opartego na sztucznej inteligencji realizowane przez agenta, obejmujące ocenę własności oraz analizę przypadków wdrożeń klientów z grupy ryzyka, zużywają kredyty HubSpot. Inne działania agenta oparte na regułach, takie jak aktualizacja wartości w tabeli czy wysłanie powiadomienia e-mailowego, nie powodują zużycia kredytów HubSpot.

Zapoznaj się z poniższymi pytaniami, które pomogą Ci sformułować prompt:

• Jaki jest cel agenta opartego na sztucznej inteligencji (np. zapewnienie płynnego przetwarzania wniosków o wdrożenie)?
• Co powinno być wyzwalaczem dla agenta SI i jak często powinien on być uruchamiany?
• Jakie czynniki powinien wziąć pod uwagę agent SI przed podjęciem działania?
• Co nie może się nigdy zmienić?
• Co powinno utworzyć lub zmodyfikować?

Aby skonfigurować agenta SI przy użyciu szablonu promptu:

1. W dolnej części ekranu kliknij pasek promptu.
2. W polu tekstowym promptu naciśnij klawisz / na klawiaturze.
3. W panelu podpowiedzi szablonu przejdź do sekcji „Agenci” , a następnie kliknij nazwę jednego z promptów.
4. Naciśnij klawisz Enter na klawiaturze.

Aby skonfigurować agenta z niestandardowym promptem:

1. W dolnej części ekranu kliknij pasek promptu.
2. W polu tekstowym promptu wpisz swoje prompt.
3. Naciśnij klawisz Enter na klawiaturze.
4. W razie potrzeby wprowadź dodatkowe prompty , aby doprecyzować szczegóły dotyczące agenta.

Gdy asystent SI zakończy proces tworzenia, wyświetli listę wykonanych czynności oraz klikalne linki do każdego utworzonego zasobu.

Następne kroki

• Współpracuj ze swoim zespołem w HubSpot Work.
• Zarządzaj swoimi obszarami roboczymi, projektami i zasobami w HubSpot.