BètaHubSpot Work instellen

Samenvatting

Stel HubSpot Work in om functieoverschrijdende projecten en operationele processen op één plek te beheren. Maak werkruimten aan, stel projecten en toegangsniveaus in en gebruik de AI-assistent om de tabellen, documenten, formulieren en AI-agenten te genereren die u nodig hebt om informatie te verzamelen, werkzaamheden te coördineren en terugkerende handelingen te automatiseren.

Let op: je kunt toegang tot AI-functies beheren in je AI-instellingen en configureren welke gegevens worden gedeeld. Bekijk HubSpot's AI Trust FAQ's en AI Model Cards voor gedetailleerde informatie over AI-beveiligingscontroles, gegevensgebruik en compliance.

Vereisten begrijpen

Een superbeheerder moet:

• Meld je aan voor de openbare bètaversie van HubSpot Work om de hieronder beschreven functies te kunnen gebruiken.

• Schakel in je AI-instellingen de optie ‘Geef gebruikers toegang tot generatieve AI-tools en -functies’ in.

Beperkingen en overwegingen begrijpen

Een werkplek inrichten

Een werkruimte bevat al je projecten en bestanden. Gebruik één werkruimte voor functieoverschrijdende processen, zoals het aanmelden van nieuwe klanten. Gebruik aparte werkruimten voor afzonderlijke processen of onderling niet-gerelateerde werkzaamheden, zoals IT-beheer of de uitvoering van marketingcampagnes. Wanneer je een werkruimte instelt, configureer je ook het startproject dat de middelen voor een specifiek doel bevat (bijvoorbeeld het onboarden van een klant).

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en ga vervolgens naar Werkbeheer. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer je direct naar Werkbeheer.
2. Klik op ‘Maak je eerste werkruimte aan’. Als je al een werkruimte hebt aangemaakt, klik dan op het vervolgkeuzemenu‘Werkruimten ’ en selecteer vervolgens‘Werkruimte toevoegen’.
3. Voer een naam in voor je werkruimte en klik vervolgens op ‘Doorgaan’.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu‘Mensen of teams toevoegen ’ en selecteer vervolgens de gebruikers en teams waaraan je toegang tot de werkruimte wilt verlenen.
5. Klik in het gedeelte‘Gebruikers met toegangsrechten’ op het vervolgkeuzemenu ‘Toegangsrechten’ en selecteer vervolgens een optie:
   • Beheerder: verleent toegang om alles binnen de werkruimte te wijzigen. Lees meer over toegangsniveaus.
   • Lid: geeft toegang om projecten en middelen binnen de werkruimte te bekijken en eraan bij te dragen. Leden kunnen de configuratie van de werkruimte niet wijzigen en de werkruimte niet met andere gebruikers delen. Lees meer over toegangsniveaus.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Algemene toegang ’ en selecteer vervolgens een optie:
   • Privé: alleen gebruikers of teams waaraan je toegang hebt verleend, kunnen gebruikmaken van de werkruimte.
   • De volgende organisaties hebben inzage: alle gebruikers in uw account met ‘Werk’-rechten hebben inzage.
   • De volgende personen kunnen bewerken: alle gebruikers in uw account met de bevoegdheid ‘Werk’kunnen de gegevens bekijken en bewerken.
7. Kies een vooraf gedefinieerde naam voor de werkruimte (bijv. Klantregistratie) of selecteer ‘Overig’ om een eigen naam in te voeren.
8. Klik op Volgende.
9. Selecteer op de pagina ‘Wat voor soort project wil je maken? ’ een van de volgende opties om een project en de bijbehorende elementen te configureren:
   • Aangepaste prompt: begin vanuit je eigen context.
     • Voer in het tekstveld ‘Hoe kan ik helpen ?’ een beschrijving in waarin je gedetailleerd aangeeft wat je met het project wilt bereiken.
     • Om een nieuwe regel te beginnen, houd je de Shift-toets ingedrukt en druk je tegelijkertijd op de Enter -toets op je toetsenbord.
     • Klik op ‘Bestanden importeren’ om de context toe te voegen die de AI-assistent moet gebruiken.
   • Sjabloonopdracht: begin met een projectsjabloon.
     • Selecteer onder het tekstveld een standaardpromptoptie van HubSpot. De prompt vult het tekstveld automatisch in.
     • Blaas in het tekstveld door de prompt om te bekijken wat er zal worden gebouwd en wat de beste werkwijzen zijn bij het indienen van toekomstige prompts.
   • Helemaal opnieuw beginnen: begin met een lege werkruimte. Ontdek hoe je een project helemaal vanaf nul opzet.
10. Als je klaar bent met je prompt of sjabloonprompt, druk je op de Enter- toets op je toetsenbord.
11. Selecteer, indien van toepassing, de antwoorden op de vragen en klik vervolgens op ‘Verzenden’.
12. De AI-assistent stelt een plan op dat u kunt bekijken en bewerken voordat de inhoud wordt gemaakt.
13. Klik op ‘Goedkeuren’ om de medewerker toestemming te geven om de vermelde inhoud te maken.
14. Klik op de X om het gesprek te minimaliseren en de AI-assistent op de achtergrond te laten draaien.

Zodra de AI-assistent het bouwproces heeft voltooid, geeft hij een overzicht van de uitgevoerde acties en toont hij klikbare links naar elk bestand.

Toegang tot HubSpot Work beheren

Standaard wordt de toegang van gebruikers tot projecten en assets overgenomen uit de machtigingen van de werkruimte. Pas de toegangsrechten aan op werkruimte-, project- of assetniveau om de toegang op grote schaal of heel gedetailleerd te beperken. Gebruik de onderstaande tabel om de overgenomen standaardtoegangsinstellingen te bekijken.

Gebruikersrechten voor HubSpot Work beheren 

Verleen gebruikers de gebruikersrechten voor HubSpot Work, zodat ze toegang hebben tot werkruimten die zijn ingesteld op ‘Organisatie kan bekijken/bewerken’.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Gebruikers & Teams.
3. Beweeg in de gebruikerstabel de muisaanwijzer over de naam van een gebruiker en klik vervolgens op ‘Rechten bewerken’.
4. Klik in het menu aan de linkerkant op ‘Werkbeheer’.
5. Schakel de toegangsknop voor Werkbeheer in of uit. 
6. Klik rechtsboven op Opslaan.

Een project opzetten

Projecten zijn specifieke initiatieven waaraan een team binnen een werkruimte samenwerkt. Elk project bevat zijn eigen onderdelen: tabellen, documenten, formulieren en AI-agenten. Stel meerdere projecten op voor een betere organisatie, toegangsbeheer en afbakening van de reikwijdte. Maak bijvoorbeeld in een ‘Customer Success’-werkruimte met een onboardingproject voor een klant een project voor onboardingactiviteiten aan en voeg daar middelen aan toe, zoals proceshandleidingen en onboarding-sjablonen. 

Bekijk de onderstaande vragen ter inspiratie voor je opdracht:

• Welk specifiek resultaat moet dit project opleveren?

• Voor wie is dit project bedoeld, wie moet eraan bijdragen en wie moet het gebruiken?

• Welke structuur en welk proces zijn nodig voor de werkzaamheden in het project?

Een project opzetten:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en ga vervolgens naar Werkbeheer. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer je direct naar Werkbeheer.
2. Klik onderaan het scherm op de opdrachtbalk.
3. Voer je opdracht in het tekstveld voor de opdracht in.
4. De AI-assistent gaat nu aan de slag met het genereren van het project.

Projectmachtigingen instellen

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en ga vervolgens naar Werkbeheer. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer je direct naar Werkbeheer.
2. Klik linksboven op het vervolgkeuzemenu‘Werkruimten’ en selecteer vervolgens een werkruimte.
3. Klik in de linkerzijbalk op de naam van een project.
4. Klik rechtsboven op‘Delen’.
5. Stel in het dialoogvenster het volgende in:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu‘Mensen of teams toevoegen ’ en selecteer vervolgens de gebruikers en teams waaraan je toegang tot het project wilt verlenen.
   • Klik in het gedeelte‘Gebruikers met toegangsrechten’ op het vervolgkeuzemenu ‘Toegangsrechten’ en selecteer vervolgens een optie:
     • Eigenaar: verleent toegang om de projectconfiguratie en alle bijbehorende elementen te wijzigen.
     • Bijdrager: krijgt toegang om assets, waaronder agenten, aan te maken en te bewerken.
     • Kijker: geeft toegang om de projecten en de bijbehorende middelen te bekijken. Kijkers kunnen het project of de inhoud ervan niet wijzigen.
   • Klik op Opslaan.

Maak een tabel aan

Tabellen vormen de basis van een project. Ze bevatten de gegevens die nodig zijn om andere assets te bouwen, agents te laten draaien en samen aan opdrachten te werken. 

Bekijk de onderstaande vragen ter inspiratie voor je opdracht:

• Wat is het doel van de tabel en hoe is elke kolom gedefinieerd?
• Welke rijen moeten aanwezig zijn en hoe worden ze gedefinieerd (bijv. opsomming, CRM-lookup)? 
• Welke teams of gebruikers moeten toegang hebben tot de tabel?

Om een tabel te maken:

1. Klik onderaan het scherm op de opdrachtbalk.
2. Voer je opdracht in het tekstveld voor de opdracht in.
3. Druk op de Enter -toets op je toetsenbord.
4. Voer aanvullende zoekcriteria in om de gegevens in de tabel te verfijnen.

Zodra de AI-assistent het bouwproces heeft voltooid, geeft hij een overzicht van de uitgevoerde acties en toont hij een klikbare link naar de tabel.

Weergaven aanmaken in een tabel

Gebruik binnen een tabel weergaven om de status van items bij te houden en samen te werken met gebruikers in je HubSpot-account. Maak bijvoorbeeld een kalenderweergave om de uiterste data voor het onboarden van klanten bij te houden.

Bekijk de onderstaande vragen ter inspiratie voor je opdracht:

• In welke tabel moet de view worden aangemaakt? (Gebruik @ om er naar naam naar te verwijzen.)
• Welk type visualisatie wil je (bijv. tabel, bord, kalender), en welke gegevens moeten daarin worden weergegeven?
• Wat is het doel van het overzicht (bijvoorbeeld: alle openstaande posten en subposten bijhouden)?

Een weergave instellen:

1. Klik onderaan het scherm op de opdrachtbalk.
2. Voer je opdracht in het tekstveld voor de opdracht in.
3. Druk op de Enter -toets op je toetsenbord.

Een weergave handmatig instellen:

1. Klik in de linkerzijbalk op de naam van de tabel waarvoor je een weergave wilt maken.
2. Klik onder de tabelnaam op het pictogram ‘ ’ ( weergave toevoegen) en selecteer vervolgens een visualisatieoptie (bijvoorbeeld ‘bord’).
3. Klik op hetpictogram ‘ ’ om de weergave van de weergave aante passen. Je wijzigingen worden automatisch opgeslagen.

Een document aanmaken

Maak documenten aan voor informatie die niet in een tabel past, zoals rapporten, operationele handleidingen of verslagen van vergaderingen. Je kunt ook overzichtsdocumenten maken die tabellen als bron gebruiken. 

Bekijk de onderstaande vragen ter inspiratie voor je opdracht:

• Voor wie is dit bedoeld?
• Welk bronmateriaal moet eventueel worden gebruikt om het document op te stellen?
• Welke vorm moet het document hebben (bijv. checklist, samenvatting, voorstel)?
• Welke toon of schrijfstijl moet worden gebruikt?
• Welke teams of gebruikers moeten toegang hebben tot het document?

Om een document te genereren:

1. Klik onderaan het scherm op de opdrachtbalk.
2. Voer je opdracht in het tekstveld voor de opdracht in.
3. Druk op de Enter -toets op je toetsenbord.
4. Voer aanvullende instructies in om de details van het document verder te verfijnen.

Zodra de AI-assistent het bouwproces heeft voltooid, geeft hij een overzicht van de uitgevoerde acties en toont hij een klikbare link naar het document.

Een formulier aanmaken

Maak een formulier aan om relevante informatie voor een projectdoel te verzamelen en stuur de gegevens naar een specifieke tabel. Formulierinzendingen worden slechts met één tabel gesynchroniseerd om de rijen in de tabel consistent te houden en eventueel automatiseringen te activeren. Maak bijvoorbeeld een intakeformulier aan met een aangepaste regel voor de toewijzing van routes, die wordt gesynchroniseerd met uw tabelvoor het aanmelden van klanten .

Let op: HubSpot Work-formulieren worden samen met andere formulieren weergegeven in de marketingformulier-tool, maar de verzonden gegevens worden naar de geconfigureerde HubSpot Work-tabel gestuurd.

Bekijk de onderstaande vragen ter inspiratie voor je opdracht:

• Wat is het doel van het formulier (bijvoorbeeld de onboarding-vragenlijst)?
• Naar welke HubSpot Work-tabel moeten de ingevulde formulieren worden doorgestuurd?
• Welke gegevens moeten op het formulier worden verzameld, en welke velden zijn verplicht?
• Wat moet er gebeuren nadat het formulier is verzonden (bijvoorbeeld: een bevestigingsbericht weergeven, een melding naar een bepaalde gebruiker sturen)?

Om een formulier aan te maken:

1. Klik onderaan het scherm op de opdrachtbalk.
2. Voer je opdracht in het tekstveld voor de opdracht in.
3. Druk op de Enter -toets op je toetsenbord.
4. Voer aanvullende instructies in om de gegevens in het formulier te verfijnen.

Zodra de AI-assistent het bouwproces heeft voltooid, geeft hij een overzicht van de uitgevoerde acties en toont hij een klikbare link naar het formulier.

Maak een AI-agent aan

Maak een AI-agent om handelingen te automatiseren met het oog op een specifiek doel. Het wordt aanbevolen om elke agent aan een doel te koppelen en binnen de agent automatiseringen in te stellen die dit doel weerspiegelen. Een medewerker die de voortgang van het inwerkproces bijhoudt, zou mijlpalen in de gaten houden, vertragingen signaleren en periodieke voortgangsoverzichten opstellen.

Je bouwt bijvoorbeeld een agent voor de onboardingstatus die de actieve onboardingprocessen van klanten in de tabel ‘Client Onboarding Tracker’ beheert door elke werkdag om 9.00 uur de records te controleren en bij te werken. Elke ochtend verbruiken de AI-workflowacties van de agent – waaronder het beoordelen van eigendom en het analyseren van risicovolle onboardingprocessen – HubSpot-credits. De overige op regels gebaseerde acties van de agent, zoals het bijwerken van een tabelwaarde en het versturen van een e-mailmelding, kosten geen HubSpot-credits.

Bekijk de onderstaande vragen ter inspiratie voor je opdracht:

• Wat is het doel van de AI-agent (bijvoorbeeld: ervoor zorgen dat onboardingverzoeken blijven doorlopen)?
• Wat moet de AI-agent activeren, en hoe vaak moet deze worden uitgevoerd?
• Met welke context moet de AI-agent rekening houden voordat hij actie onderneemt?
• Wat mag er nooit veranderen?
• Wat moet het aanmaken of wijzigen?

Een AI-agent instellen met een sjabloonprompt:

1. Klik onderaan het scherm op de opdrachtbalk.
2. Druk in het invoer veld op de / -toets op je toetsenbord.
3. Ga in het venster met sjabloonprompts naar het gedeelte ‘Agents’ en klik vervolgens op de naam van een prompt.
4. Druk op de Enter -toets op je toetsenbord.

Een agent instellen met een aangepaste prompt:

1. Klik onderaan het scherm op de opdrachtbalk.
2. Voer je opdracht in het tekstveld voor de opdracht in.
3. Druk op de Enter -toets op je toetsenbord.
4. Voer desgewenst aanvullende instructies in om de gegevens van de agent verder te verfijnen.

Zodra de AI-assistent het bouwproces heeft voltooid, geeft hij een overzicht van de uitgevoerde acties en toont hij klikbare links naar elk aangemaakt bestand.

Volgende stappen

• Werk samen met je team in HubSpot Work.
• Beheer je HubSpot-werkruimten, projecten en middelen.