เบต้าตั้งค่างาน HubSpot

สรุป

ตั้งค่า HubSpot Work เพื่อจัดการโครงการข้ามสายงานและกระบวนการดำเนินงานในที่เดียว สร้างพื้นที่ทำงานกำหนดค่าโครงการและระดับการเข้าถึงและใช้ผู้ช่วย AI เพื่อสร้างตารางเอกสารแบบฟอร์มและตัวแทน AI ที่คุณต้องการเพื่อรวบรวมข้อมูลประสานงานการทำงานและดำเนินการซ้ำโดยอัตโนมัติ

โปรดทราบ: คุณสามารถจัดการการเข้าถึงฟีเจอร์ AI ได้ในการตั้งค่า AI ของคุณ และกำหนดค่าข้อมูลที่จะแชร์ ตรวจสอบคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ AI Trust และAI Model Cards ของ HubSpot สำหรับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการควบคุมความปลอดภัยของ AI การใช้ข้อมูล และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

ซูเปอร์แอดมิน จะต้อง:

• ลงทะเบียนรุ่นเบต้าสาธารณะของ HubSpot Work เพื่อใช้ฟีเจอร์ที่ระบุไว้ด้านล่าง

• เปิดการ ให้ผู้ใช้เข้าถึงเครื่องมือสร้าง AI และการตั้งค่าฟีเจอร์ใน การตั้ง ค่า AI ของคุณ

ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา

จัดพื้นที่ทำงาน

พื้นที่ทำงานประกอบด้วยโปรเจกต์และเนื้อหาทั้งหมดของคุณ ใช้พื้นที่ทำงานเดียวสำหรับกระบวนการข้ามสายงานเช่นการเริ่มต้นใช้งานไคลเอ็นต์ ใช้พื้นที่ทำงานแยกต่างหากสำหรับกระบวนการแยกส่วนหรืองานที่ไม่เกี่ยวข้องเช่นการจัดการไอทีหรือการดำเนินงานแคมเปญการตลาด เมื่อคุณตั้งค่าพื้นที่ทำงานคุณจะกำหนดค่าโครงการเริ่มต้นที่มีเนื้อหาสำหรับเป้าหมายเฉพาะ (เช่น การสมัครเป็นพาร์ทเนอร์)

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ การจัดการงาน หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ การจัดการงาน โดยตรง
2. คลิก สร้างพื้นที่ทำงานแรกของคุณ หากคุณสร้างพื้นที่ทำงานแล้วให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงพื้นที่ทำงาน จากนั้นเลือกเพิ่มพื้นที่ทำงาน
3. ป้อน ชื่อ สำหรับพื้นที่ทำงานของคุณแล้วคลิก ดำเนินการต่อ
4. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพิ่มบุคคลหรือทีม จากนั้นเลือก ผู้ใช้และทีม เพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงพื้นที่ทำงาน
5. ในส่วนผู้คนที่มีสิทธิ์เข้าถึง ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์การ เข้าถึง จากนั้นเลือกตัวเลือก:
   • ผู้ดูแลระบบ: ให้สิทธิ์การเข้าถึงเพื่อแก้ไขสิ่งต่างๆภายในพื้นที่ทำงาน ดูข้อมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับระดับการเข้าถึง
   • สมาชิก: ให้สิทธิ์ในการดูและมีส่วนร่วมในโครงการและสินทรัพย์ภายในพื้นที่ทำงาน สมาชิกไม่สามารถแก้ไขการกำหนดค่าพื้นที่ทำงานหรือแชร์พื้นที่ทำงานกับผู้ใช้รายอื่นได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับระดับการเข้าถึง
6. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงการ เข้าถึงทั่วไป จากนั้นเลือกตัวเลือก:
   • ส่วนตัว: เฉพาะผู้ใช้หรือทีมที่คุณให้สิทธิ์การเข้าถึงเท่านั้นที่สามารถโต้ตอบกับพื้นที่ทำงานได้
   • องค์กรสามารถดูได้: ผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชีของคุณที่มี สิทธิ์การทำงาน สามารถดูได้
   • องค์กรสามารถแก้ไขได้: ผู้ใช้ทุกคนในบัญชีของคุณที่มี สิทธิ์ในการทำงานสามารถดูและแก้ไขได้
7. เลือก ชื่อพื้นที่ทำงาน ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (เช่น การสมัครเป็นพาร์ทเนอร์) หรือเลือก อื่นๆ เพื่อป้อนชื่อที่กำหนดเอง
8. คลิก ถัดไป
9. ในหน้า คุณต้องการสร้างโปรเจกต์ประเภทใดให้ เลือกจากรายการต่อไปนี้เพื่อกำหนดค่าโปรเจกต์และเนื้อหา:
   • ข้อความแจ้งเตือนที่กำหนดเอง: เริ่มจากบริบทของคุณเอง
     • ในช่องข้อความ ฉันจะช่วยได้อย่างไร ให้ป้อนข้อความ พร้อมท์ที่ อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้โครงการประสบความสำเร็จ
     • หากต้องการคืนบรรทัดให้กดปุ่ม Shift ค้างไว้จากนั้นกดปุ่ม ENTER บน แป้น พิมพ์ของคุณพร้อมกัน
     • หากต้องการเพิ่มบริบทที่ผู้ช่วย AI ควรใช้ให้คลิก นำเข้าไฟล์
   • ข้อความแจ้งเทมเพลต: เริ่มจากเทมเพลตโปรเจกต์
     • ใต้ฟิลด์ข้อความให้เลือกตัว เลือกพรอมต์เริ่มต้นของ HubSpot ข้อความแจ้งจะกรอกข้อมูลในช่องข้อความโดยอัตโนมัติ
     • ในช่องข้อความให้ไปที่ข้อความแจ้งเตือนเพื่อตรวจสอบสิ่งที่จะสร้างขึ้นและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อส่งข้อความแจ้งเตือนในอนาคต
   • เริ่มจากศูนย์: เริ่มจากพื้นที่ทำงานที่ว่างเปล่า เรียนรู้วิธีตั้งค่าโปรเจกต์ตั้งแต่เริ่มต้น
10. เมื่อคุณใช้พรอมต์หรือเทมเพลตเสร็จแล้วให้กดปุ่ม ENTER บน แป้น พิมพ์ของคุณ
11. หากมีให้เลือก คำตอบสำหรับ คำถามแล้วคลิก ส่ง
12. ผู้ช่วย AI จะสร้างแผนให้คุณตรวจสอบและแก้ไขก่อนที่เนื้อหาจะถูกสร้างขึ้น
13. คลิก อนุมัติ เพื่ออนุญาตให้ตัวแทนสร้างเนื้อหาที่ระบุไว้
14. คลิก X เพื่อลดการสนทนาและทำให้ผู้ช่วย AI ทำงานในพื้นหลัง

หลังจากผู้ช่วย AI เสร็จสิ้นกระบวนการสร้างระบบจะแสดงรายการการดำเนินการและแสดงลิงก์ที่คลิกได้ไปยังแต่ละเนื้อหา

จัดการการเข้าถึง HubSpot Work

ตามค่าเริ่มต้นการเข้าถึงโครงการและเนื้อหาของผู้ใช้จะสืบทอดมาจากสิทธิ์ในพื้นที่ทำงาน ปรับแต่งการเข้าถึงในพื้นที่ทำงานโครงการหรือระดับเนื้อหาเพื่อจำกัดการเข้าถึงในขนาดใหญ่หรือละเอียด ใช้ตารางด้านล่างเพื่อตรวจสอบค่าเริ่มต้นการเข้าถึงที่สืบทอดมา

จัดการสิทธิ์ของผู้ใช้สำหรับ HubSpot Work 

ให้สิทธิ์ผู้ใช้ HubSpot Work เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงพื้นที่ทำงานที่ตั้งค่าเป็น องค์กรสามารถดู/แก้ไขได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ & ทีมผู้ใช้
3. ในตารางผู้ใช้เลื่อนเมาส์ไปที่ชื่อผู้ใช้จากนั้นคลิก แก้ไขสิทธิ์
4. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้คลิก การจัดการงาน
5. เปิดหรือปิดสวิตช์ การเข้าถึงการจัดการงาน 
6. ที่มุมขวาบนให้คลิกบันทึก

ตั้งค่าโปรเจกต์

โครงการติดตามความคิดริเริ่มเฉพาะเพื่อให้ทีมทำงานร่วมกันภายในพื้นที่ทำงาน แต่ละโครงการมีสินทรัพย์ของตัวเอง: ตารางเอกสารแบบฟอร์มและตัวแทน AI ตั้งค่าหลายโครงการสำหรับองค์กรการจัดการการเข้าถึงและขอบเขต ตัวอย่างเช่นในพื้นที่ทำงานที่ประสบความสำเร็จของลูกค้าที่มีโครงการเตรียมความพร้อมลูกค้าให้สร้างโครงการการดำเนินการเตรียมความพร้อมและเพิ่มเนื้อหาเช่นเพลย์บุ๊กกระบวนการและเทมเพลตการเตรียมความพร้อม 

ตรวจสอบคำถามด้านล่างเพื่อเป็นแนวทางในการแจ้งเตือนของคุณ:

• โครงการนี้ควรบรรลุผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงอย่างไร?

• ใครบ้างที่ต้องเป็นเจ้าของมีส่วนร่วมและใช้โปรเจกต์นี้?

• โครงสร้างและกระบวนการใดที่งานในโครงการต้องการ?

วิธีตั้งค่าโปรเจกต์:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ การจัดการงาน หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ การจัดการงาน โดยตรง
2. ที่ด้านล่างของหน้าจอให้คลิก แถบพร้อมท์
3. ในช่องข้อความ พร้อมท์ให้ ป้อนข้อความที่ พร้อมท์ของคุณ
4. ผู้ช่วย AI จะเริ่มสร้างโครงการ

กำหนดค่าสิทธิ์ของโปรเจกต์

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ การจัดการงาน หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ การจัดการงาน โดยตรง
2. ในด้านซ้ายบนให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงพื้นที่ทำ งานจากนั้นเลือก พื้นที่ทำงาน
3. ในแถบด้านข้างซ้ายให้คลิก ชื่อ โปรเจกต์
4. ที่มุมขวาบนให้คลิกแชร์
5. ในกล่องโต้ตอบจัดการสิ่งต่อไปนี้:
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพิ่มบุคคลหรือทีม จากนั้นเลือก ผู้ใช้และทีม เพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงโครงการ
   • ในส่วนผู้คนที่มีสิทธิ์เข้าถึง ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์การ เข้าถึง จากนั้นเลือกตัวเลือก:
     • เจ้าของ: ให้สิทธิ์การเข้าถึงเพื่อแก้ไขการกำหนดค่าโครงการและเนื้อหาทั้งหมดภายในโครงการ
     • ผู้ร่วมให้ข้อมูล: ให้สิทธิ์ในการสร้างและแก้ไขเนื้อหารวมถึงตัวแทน
     • Viewer: ให้สิทธิ์ในการดูโปรเจกต์และเนื้อหาภายในโปรเจกต์ ผู้ชมไม่สามารถปรับเปลี่ยนโปรเจกต์หรือสิ่งใดภายในโปรเจกต์ได้
   • คลิกบันทึก

สร้างตาราง

ตารางเป็นสินทรัพย์พื้นฐานภายในโครงการ พวกเขามีข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างสินทรัพย์อื่นๆเรียกใช้ตัวแทนและทำงานร่วมกันในการทำงาน 

ตรวจสอบคำถามด้านล่างเพื่อเป็นแนวทางในการแจ้งเตือนของคุณ:

• เป้าหมายของตารางคืออะไรและแต่ละคอลัมน์กำหนดไว้อย่างไร?
• แถวใดที่ควรมีและมีการกำหนดไว้อย่างไร (เช่นการแจกแจงการค้นหา CRM) 
• ทีมหรือผู้ใช้รายใดควรมีสิทธิ์เข้าถึงตาราง?

วิธีสร้างตาราง:

1. ที่ด้านล่างของหน้าจอให้คลิก แถบพร้อมท์
2. ในช่องข้อความ พร้อมท์ให้ ป้อนข้อความที่ พร้อมท์ของคุณ
3. กดปุ่ม ENTER บนแป้นพิมพ์ของคุณ
4. ป้อน ข้อความแจ้ง เพิ่มเติมเพื่อปรับแต่งรายละเอียดของตาราง

หลังจากผู้ช่วย AI เสร็จสิ้นกระบวนการสร้างระบบจะแสดงรายการการดำเนินการและแสดงลิงก์ที่คลิกได้ไปยังตาราง

สร้างมุมมองในตาราง

ภายในตารางให้ใช้มุมมองเพื่อติดตามสถานะรายการและทำงานร่วมกับผู้ใช้ในบัญชี HubSpot ของคุณ ตัวอย่างเช่นสร้างมุมมองปฏิทินเพื่อติดตามวันที่ครบกำหนดสำหรับกำหนดเวลาในการเตรียมพร้อมและดูแลลูกค้า

ตรวจสอบคำถามด้านล่างเพื่อเป็นแนวทางในการแจ้งเตือนของคุณ:

• ควรสร้างมุมมองในตารางใด (ใช้ @ เพื่ออ้างอิงตามชื่อ)
• คุณต้องการการแสดงเป็นภาพประเภทใด (เช่นตารางกระดานปฏิทิน) และควรแสดงข้อมูลใด
• เป้าหมายของมุมมองคืออะไร (เช่นติดตามรายการที่เปิดอยู่และรายการย่อยทั้งหมด)?

วิธีตั้งค่ามุมมอง:

1. ที่ด้านล่างของหน้าจอให้คลิก แถบพร้อมท์
2. ในช่องข้อความ พร้อมท์ให้ ป้อนข้อความที่ พร้อมท์ของคุณ
3. กดปุ่ม ENTER บนแป้นพิมพ์ของคุณ

วิธีตั้งค่ามุมมองด้วยตนเอง:

1. ในแถบด้านข้างซ้ายให้คลิก ชื่อ ของตารางที่คุณต้องการสร้างมุมมอง
2. ใต้ชื่อตารางให้คลิกไอ คอนเพิ่มมุมมองจากนั้นเลือกตัวเลือกการ แสดงเป็นภาพ (เช่นกระดาน)
3. คลิก  ไอคอนกำหนดค่ามุมมอง เพื่อปรับแต่งการแสดงผลของมุมมอง ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณโดยอัตโนมัติ

สร้างเอกสาร

สร้างเอกสารสำหรับข้อมูลที่ไม่ตรงกับรูปแบบตารางเช่นสรุปย่อคู่มือการดำเนินงานหรือสรุปการประชุม นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างเอกสารสรุปที่ใช้ตารางเป็นแหล่งที่มาได้ 

ตรวจสอบคำถามด้านล่างเพื่อเป็นแนวทางในการแจ้งเตือนของคุณ:

• ผู้ชมที่ต้องการคือใคร?
• ควรใช้วัสดุต้นทางใดในการสร้างเอกสาร (ถ้ามี)
• เอกสารควรเป็นไปตามรูปแบบใด (เช่นรายการตรวจสอบข้อเสนอสั้นๆ)?
• ควรใช้โทนสีหรือสไตล์การเขียนแบบไหน?
• ทีมหรือผู้ใช้รายใดควรมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร

วิธีสร้างเอกสาร:

1. ที่ด้านล่างของหน้าจอให้คลิก แถบพร้อมท์
2. ในช่องข้อความ พร้อมท์ให้ ป้อนข้อความที่ พร้อมท์ของคุณ
3. กดปุ่ม ENTER บนแป้นพิมพ์ของคุณ
4. ป้อน ข้อความแจ้ง เพิ่มเติมเพื่อปรับแต่งรายละเอียดของเอกสาร

หลังจากผู้ช่วย AI เสร็จสิ้นกระบวนการสร้างระบบจะแสดงรายการการดำเนินการและแสดงลิงก์ที่คลิกได้ไปยังเอกสาร

สร้างแบบฟอร์ม

สร้างแบบฟอร์มเพื่อรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับเป้าหมายของโครงการและส่งข้อมูลไปยังตารางเฉพาะ การซิงค์การส่งแบบฟอร์มไปยังตารางเดียวเท่านั้นเพื่อให้แถวตารางสอดคล้องกันและทริกเกอร์อัตโนมัติที่เลือกได้ ตัวอย่างเช่นสร้างแบบฟอร์มที่มีกฎการกำหนดเส้นทางที่กำหนดเองซึ่งซิงค์กับตารางการเตรียมพร้อมลูกค้า ของคุณ

โปรดทราบ: แบบฟอร์ม HubSpot Work จะแสดงควบคู่ไปกับแบบฟอร์มอื่นๆในเครื่องมือแบบฟอร์มการตลาดแต่ข้อมูลการส่งจะถูกส่งไปยังตาราง HubSpot Work ที่กำหนดค่าไว้

ตรวจสอบคำถามด้านล่างเพื่อเป็นแนวทางในการแจ้งเตือนของคุณ:

• เป้าหมายของแบบฟอร์ม (เช่นแบบสอบถามการเตรียมพร้อมและดูแลพนักงานใหม่) คืออะไร?
• ตารางงาน HubSpot ใดที่ควรได้รับการส่งแบบฟอร์ม
• แบบฟอร์มควรเก็บรวบรวมข้อมูลใดและต้องใช้ฟิลด์ใด
• ควรเกิดอะไรขึ้นหลังจากส่งแบบฟอร์ม (เช่นแสดงข้อความยืนยันส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ใช้เฉพาะ)

วิธีสร้างแบบฟอร์ม:

1. ที่ด้านล่างของหน้าจอให้คลิก แถบพร้อมท์
2. ในช่องข้อความ พร้อมท์ให้ ป้อนข้อความที่พร้อมท์ของคุณ
3. กดปุ่ม ENTER บนแป้นพิมพ์ของคุณ
4. กรอก ข้อความแจ้ง เพิ่มเติมเพื่อปรับแต่งรายละเอียดของแบบฟอร์ม

หลังจากผู้ช่วย AI เสร็จสิ้นกระบวนการสร้างระบบจะแสดงรายการการดำเนินการและแสดงลิงก์ที่คลิกได้ไปยังแบบฟอร์ม

สร้างตัวแทน AI

สร้างตัวแทน AI เพื่อดำเนินการโดยอัตโนมัติสำหรับเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง ขอแนะนำให้ปรับตัวแทนแต่ละรายให้สอดคล้องกับเป้าหมายและสร้างระบบอัตโนมัติภายในตัวแทนที่เป็นตัวแทนของเป้าหมาย เจ้าหน้าที่สถานะการเตรียมพร้อมจะตรวจสอบเหตุการณ์สำคัญระบุความล่าช้าและสร้างสรุปสถานะที่เกิดซ้ำ

ตัวอย่างเช่นคุณสร้างเอเจนต์สถานะการเตรียมพร้อมและดูแลจัดการการเตรียมพร้อมและดูแลลูกค้าที่ใช้งานอยู่ในตารางตัวติดตามการเตรียมพร้อมและดูแลลูกค้าผ่านการตรวจสอบบันทึกและอัปเดตทุกวันธรรมดาเวลา 9:00 น. ในแต่ละเช้าการดำเนินการตามขั้นตอนการทำงาน AI ของตัวแทนซึ่งรวมถึงการประเมินความเป็นเจ้าของและการตีความของการเตรียมพร้อมและดูแลพนักงานใหม่ที่มีความเสี่ยงจะใช้เครดิต HubSpot การดำเนินการตามกฎอื่นๆของตัวแทนเช่นการอัปเดตค่าตารางและการส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลจะไม่ใช้เครดิต HubSpot

ตรวจสอบคำถามด้านล่างเพื่อเป็นแนวทางในการแจ้งเตือนของคุณ:

• เป้าหมายของตัวแทน AI คืออะไร (เช่นดำเนินการตามคำขอการเตรียมพร้อมและดูแลพนักงานใหม่ต่อไป)
• สิ่งที่ควรกระตุ้นเจ้าหน้าที่ AI และควรทำงานบ่อยแค่ไหน?
• ตัวแทน AI ควรพิจารณาบริบทใดก่อนดำเนินการ
• สิ่งที่ต้องทำไม่เคยเปลี่ยนแปลง?
• มันควรจะสร้างหรือดัดแปลงอะไร?

วิธีตั้งค่าตัวแทน AI ด้วยข้อความแจ้งเทมเพลต:

1. ที่ด้านล่างของหน้าจอให้คลิก แถบพร้อมท์
2. ในช่องข้อความ พร้อมท์ให้ กดปุ่ม / บนแป้นพิมพ์ของคุณ
3. ในแผง ข้อความเทมเพลต ให้ไปที่ส่วน เอเจนต์ จากนั้นคลิก ชื่อ ข้อความ
4. กดปุ่ม ENTER บนแป้นพิมพ์ของคุณ

วิธีตั้งค่าตัวแทนด้วยข้อความแจ้งเตือนที่กำหนดเอง:

1. ที่ด้านล่างของหน้าจอให้คลิก แถบพร้อมท์
2. ในช่องข้อความ พร้อมท์ให้ ป้อนข้อความที่ พร้อมท์ของคุณ
3. กดปุ่ม ENTER บนแป้นพิมพ์ของคุณ
4. หากต้องการป้อน ข้อความแจ้ง เพิ่มเติมเพื่อปรับแต่งรายละเอียดของตัวแทน

หลังจากผู้ช่วย AI เสร็จสิ้นกระบวนการสร้างระบบจะแสดงรายการการดำเนินการและแสดงลิงก์ที่คลิกได้ไปยังแต่ละเนื้อหาที่สร้างขึ้น

ขั้นตอนต่อไป

• ทำงานร่วมกับทีมของคุณใน HubSpot Work
• จัดการพื้นที่ทำงานโครงการและเนื้อหาของ HubSpot ของคุณ