TestversionKonfigurera HubSpot Work

Sammanfattning

Konfigurera HubSpot Work för att hantera tvärfunktionella projekt och operativa processer på ett och samma ställe. Skapa arbetsytor, konfigurera projekt och behörighetsnivåer samt använd AI-assistenten för att skapa de tabeller, dokument, formulär och AI-agenter du behöver för att samla in information, samordna arbetet och automatisera återkommande åtgärder.

Obs! Du kan hantera åtkomst till AI-funktioner i dina AI-inställningar och konfigurera vilken data som delas. Granska HubSpots vanliga frågor om AI-förtroende och AI-modellkort för detaljerad information om AI-säkerhetskontroller, dataanvändning och efterlevnad.

Förstå kraven

En superadmin måste:

• Registrera dig för den offentliga betaversionen av HubSpot Work för att kunna använda de funktioner som beskrivs nedan.

• Aktivera inställningen ”Ge användare åtkomst till generativa AI-verktyg och -funktioner ” i dina AI-inställningar.

Förstå begränsningar och överväganden

Skapa en arbetsyta

En arbetsyta innehåller alla dina projekt och resurser. Använd ett enda arbetsutrymme för tvärfunktionella processer, till exempel introduktion. Använd separata arbetsytor för avgränsade processer eller arbetsuppgifter som inte hänger ihop, till exempel IT-hantering eller genomförande av marknadsföringskampanjer. När du skapar en arbetsyta kommer du också att konfigurera startprojektet som innehåller resurserna för ett specifikt mål (t.ex. kundintroduktion).

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Arbetshantering. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Arbetshantering.
2. Klicka på ”Skapa din första arbetsyta”. Om du redan har skapat en arbetsyta klickar du på rullgardinsmenynför arbetsytor och väljer sedan”Lägg till arbetsyta”.
3. Ange ett namn på ditt arbetsområde och klicka sedan på Fortsätt.
4. Klicka på rullgardinsmenyn”Lägg till personer eller team ” och välj sedan de användare och team som ska få åtkomst till arbetsytan.
5. I avsnittet”Personer med åtkomst ” klickar du på rullgardinsmenyn för åtkomst och väljer sedan ett alternativ:
   • Admin: ger behörighet att ändra allt inom arbetsytan. Läs mer om åtkomstnivåer.
   • Medlem: ger behörighet att visa och bidra till projekt och resurser inom arbetsytan. Medlemmar kan inte ändra arbetsytans inställningar eller dela arbetsytan med andra användare. Läs mer om åtkomstnivåer.
6. Klicka på rullgardinsmenyn ”Allmän åtkomst ” och välj sedan ett alternativ:
   • Privat: endast användare eller team som du har gett åtkomst till kan använda arbetsytan.
   • Följande organisationer kan se detta: alla användare i ditt konto som har behörighet för Work kan se detta.
   • Behörighet att redigera: alla användare i ditt konto med behörighet för Workkan visa och redigera.
7. Välj ett fördefinierat namn på arbetsytan (t.ex. Kundintroduktion) eller välj ”Annat” för att ange ett eget namn.
8. Klicka på Nästa.
9. På sidan ”Vilken typ av projekt vill du skapa? ” väljer du något av följande alternativ för att konfigurera ett projekt och dess resurser:
   • Anpassad prompt: utgå från ditt eget sammanhang.
     • I textfältet ”Hur kan jag hjälpa till ?” anger du en prompt som i detalj redogör för vad du vill att projektet ska åstadkomma.
     • För att gå tillbaka till nästa rad håller du ned Skift-tangenten och trycker sedan samtidigt på Enter -tangenten på tangentbordet.
     • Klicka på ”Import filer” för att lägga till det sammanhang som AI-assistenten ska använda.
   • Mallförslag: Börja med en projektmall.
     • Välj ett av HubSpots standardalternativ för prompts under textfältet. Prompt fyller automatiskt i textfältet.
     • I textfältet kan du utföra en granskning av uppgiften för att se vad som ska skapas och ta del av rekommendationer för hur du bäst formulerar framtida prompts.
   • Börja från grunden: börja med ett tomt arbetsområde. Lär dig hur man startar ett projekt från grunden.
10. När du är klar med din prompt eller mall för prompten trycker du på Enter-tangenten på tangentbordet.
11. Välj eventuella svar på frågorna och klicka sedan på Skicka.
12. AI-assistenter kommer att ta fram ett förslag som du kan genomföra granskning av och redigera innan innehållet skapas.
13. Klicka på ”Godkänn” för att ge agenten tillstånd att skapa det angivna innehållet.
14. Klicka på X för att minimera konversationen och låta AI-assistenten fortsätta köras i bakgrunden.

När AI-assistenten har slutfört skapandeprocessen kommer den att visa en lista över de åtgärder som vidtagits samt klickbara länkar till varje resurs.

Hantera åtkomst till HubSpot Work

Som standard ärvs användarnas åtkomst till projekt och resurser från arbetsytans behörigheter. Anpassa åtkomsten på arbetsplats-, projekt- eller tillgångsnivå för att begränsa åtkomsten i stor skala eller på detaljnivå. Använd tabellen nedan för granskning av de ärvda standardinställningarna för åtkomst.

Hantera användarbehörigheter för HubSpot Work 

Ge användarna behörigheter som ”HubSpot Work”-användare så att de kan komma åt arbetsytor som är inställda på att organisationen ska kunna visa/redigera.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Users & Teams i menyn i vänster sidofält.
3. I användartabellen håller du muspekaren över en användares namn och klickar sedan på ”Redigera behörigheter”.
4. Klicka på ”Arbetshantering” i menyn till vänster.
5. Slå på eller stäng av åtkomstknappen för arbetshantering . 
6. Klicka på Spara uppe till höger.

Starta ett projekt

Projekt är specifika initiativ som ett team kan samarbeta kring inom en arbetsyta. Varje projekt innehåller sina egna resurser: tabeller, dokument, formulär och AI-agenter. Skapa flera projekt för att underlätta organisation, åtkomsthantering och omfattning. I en kundframgångsarbetsyta, där det pågår ett projekt för kundintroduktion, kan du till exempel skapa ett projekt för introduktionsarbete och lägga till resurser som processplayböcker och mallar för introduktion. 

Utför granskning av frågorna nedan som vägledning för din uppgift:

• Vilka konkreta resultat ska detta projekt leda till?

• Vem behöver äga, bidra till och använda detta projekt?

• Vilken struktur och vilka arbetsflöden kommer projektarbetet att kräva?

Så här startar du ett projekt:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Arbetshantering. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Arbetshantering.
2. Klicka på prompten längst ned på skärmen.
3. Skriv in din prompt i textfältet för uppmaningar .
4. AI-assistenter kommer att börja skapa projektet.

Konfigurera projektbehörigheter

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Arbetshantering. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Arbetshantering.
2. Klicka på rullgardinsmenynför arbetsytor uppe till vänster och välj sedan en arbetsyta.
3. Klicka på namnet på ett projekt i vänster sidopanel.
4. Klicka på”Dela” uppe till höger.
5. I dialogrutan kan du hantera följande:
   • Klicka på rullgardinsmenyn”Lägg till personer eller team ” och välj sedan de användare och team som ska få åtkomst till projektet.
   • I avsnittet”Personer med åtkomst ” klickar du på rullgardinsmenyn för åtkomst och väljer sedan ett alternativ:
     • Ägare: ger behörighet att ändra projektkonfigurationen och alla tillgångar i projektet.
     • Bidragsgivare: ger behörighet att skapa och redigera tillgångar, inklusive agenter.
     • Visningsbehörighet: ger åtkomst till att visa projekten och tillgångarna i projektet. Användarna kan inte ändra projektet eller något som finns i det.
   • Klicka på Spara.

Skapa en tabell

Tabeller är den viktigaste resursen i ett projekt. De innehåller den information som behövs för att skapa andra tillgångar, köra agenter och samarbeta i arbetet. 

Utför granskning av frågorna nedan som vägledning för din uppgift:

• Vad är målet med tabellen, och hur definieras varje kolumn?
• Vilka rader ska finnas och hur definieras de (t.ex. uppräkning, CRM-uppslag)? 
• Vilka team eller användare ska ha åtkomst till tabellen?

Så här skapar du en tabell:

1. Klicka på prompten längst ned på skärmen.
2. Skriv in din prompt i textfältet för uppmaningar .
3. Tryck på Enter -tangenten på tangentbordet.
4. Ange ytterligare prompts för att förfina uppgifterna i tabellen.

När Ai-assistenten har slutfört byggprocessen kommer den att lista de åtgärder som vidtagits och visa en klickbar länk till tabellen.

Skapa vyer i en tabell

Använd vyer i en tabell för att hålla koll på objektens status och samarbeta med användare i ditt HubSpot-konto. Skapa till exempel en kalendervy för spårning av förfallodatum för kundernas introduktion.

Utför granskning av frågorna nedan som vägledning för din uppgift:

• I vilken tabell ska vyn skapas? (Använd @ för att hänvisa till det med namn.)
• Vilken typ av visualisering vill du ha (t.ex. tabell, tavla, kalender) och vilka uppgifter ska den visa?
• Vad är målet med vyn (t.ex. att hålla reda på alla öppna poster och underposter)?

Så här skapar du en vy:

1. Klicka på prompten längst ned på skärmen.
2. Skriv in din prompt i textfältet för uppmaningar .
3. Tryck på Enter -tangenten på tangentbordet.

Så här ställer du in en vy manuellt:

1. Klicka på namnet på den tabell som du vill skapa en vy för i vänster sidofält.
2. Klicka på ikonen ” ” ( Lägg till vy) under tabellnamnet och välj sedan ett visualiseringsalternativ (t.ex. Brädvy).
3. Klicka påikonen ” ” för att anpassa visningen av vyn. Dina ändringar sparas automatiskt.

Skapa ett dokument

Skapa dokument för information som inte passar in i ett tabellformat, till exempel sammanfattningar, operativa playböcker eller referat från möten. Du kan också skapa sammanfattningsdokument som bygger på tabeller. 

Utför granskning av frågorna nedan som vägledning för din uppgift:

• Vilken målgrupp riktar sig publikationen till?
• Vilket källmaterial ska användas för att skapa dokumentet, om något?
• Vilket format ska dokumentet ha (t.ex. checklista, sammanfattning, förslag)?
• Vilken ton eller skrivstil bör man använda?
• Vilka team eller användare ska ha åtkomst till dokumentet?

Så här skapar du ett dokument:

1. Klicka på prompten längst ned på skärmen.
2. Skriv in din prompt i textfältet för prompts .
3. Tryck på Enter -tangenten på tangentbordet.
4. Ange ytterligare prompts för att förfina dokumentets detaljer.

När AI-assistenten har slutfört skapandeprocessen kommer den att lista de åtgärder som den har vidtagit och visa en klickbar länk till dokumentet.

Skapa ett formulär

Skapa ett formulär för att samla in relevant information för ett projektmål och skicka uppgifterna till en specifik tabell. Inskick av formulär synkroniseras endast till en tabell för att säkerställa att tabellraderna är konsekventa och, om så önskas, utlösa automatiserade utlösare. Skapa till exempel ett intagsformulär med en anpassad regel för vidarebefordran som synkroniseras med tabellenför introduktion .

Observera: HubSpot Work-formulär visas tillsammans med andra formulär i marknadsföringsverktyget, men uppgifterna från inlämnade formulär skickas till den konfigurerade HubSpot Work-tabellen.

Utför granskning av frågorna nedan som vägledning för din uppgift:

• Vad är målet med formuläret (t.ex. formuläret för introduktion)?
• Vilken HubSpot Work-tabell ska ta emot inskicken av formulär?
• Vilka uppgifter ska formuläret samla in, och vilka fält är obligatoriska?
• Vad ska hända efter att formuläret har skickats in (t.ex. visa ett bekräftelsemeddelande, skicka en avisering till en viss användare)?

Så här skapar du ett formulär:

1. Klicka på prompten längst ned på skärmen.
2. Skriv in din prompt i textfältet för prompts .
3. Tryck på Enter -tangenten på tangentbordet.
4. Ange ytterligare uppgifter för att förfina formulärets detaljer.

När AI-assistenten har slutfört skapandeprocessen kommer den att visa en lista över de åtgärder som vidtagits samt en klickbar länk till formuläret.

Skapa en AI-agent

Skapa en Ai-agent för att automatisera åtgärder i syfte att uppnå ett specifikt mål. Det rekommenderas att koppla varje agent till ett mål och skapa automatiseringar inom agenten som återspeglar målet. En agent som hanterar onboarding-status skulle övervaka milstolpar, identifiera fördröjningar och ta fram återkommande statusöversikter.

Du kan till exempel skapa en agent för onboardingstatus som hanterar pågående kundonboardingar i tabellen ”Client Onboarding Tracker” genom granskning och uppdatering av posterna varje vardag kl. 09.00. Varje morgon förbrukar agentens AI-arbetsflödesåtgärder – som omfattar ägarförhållandebedömning och tolkning av riskfyllda introduktioner – HubSpot-krediter. Agentens övriga regelbaserade åtgärder, såsom att uppdatera ett tabellvärde och skicka ett e-postmeddelande, förbrukar inga HubSpot-krediter.

Utför granskning av frågorna nedan som vägledning för din uppgift:

• Vad är målet för AI-agenten (t.ex. att se till att förfrågningarna om introduktion fortsätter att hanteras)?
• Vad ska vara utlösaren för AI-agenten, och hur ofta ska den köras?
• Vilka omständigheter bör AI-agenten ta hänsyn till innan den vidtar åtgärder?
• Vad får aldrig förändras?
• Vad ska den skapa eller ändra?

Så här konfigurerar du en Ai-agent med en mall för prompt:

1. Klicka på prompten längst ned på skärmen.
2. Tryck på / -tangenten på tangentbordet i textfältet för kommandoraden .
3. I panelen för mallprompter navigerar du till avsnittet ”Agenter ” och klickar sedan på namnet på en prompt.
4. Tryck på Enter -tangenten på tangentbordet.

Så här konfigurerar du en agent med en anpassad prompt:

1. Klicka på prompten längst ned på skärmen.
2. Skriv in din prompt i textfältet för prompts .
3. Tryck på Enter -tangenten på tangentbordet.
4. Om du vill kan du ange ytterligare prompts för att förfina agentens uppgifter.

När AI-assistenten har slutfört skapandeprocessen kommer den att lista de åtgärder som vidtagits och visa klickbara länkar till varje skapad resurs.

Nästa steg

• Samarbeta med ditt team i HubSpot Work.
• Hantera dina arbetsytor, projekt och resurser i HubSpot.