测试版设置 HubSpot Work

摘要

设置 HubSpot Work，以便在一个平台上管理跨职能项目和运营流程。创建工作区，配置项目和访问权限，并利用 AI 助手生成所需的表格、文档、表单和 AI 代理，以便收集信息、协调工作以及自动化重复性操作。

请注意：你可以在 AI 设置中管理 AI 功能访问权，并配置共享的数据。请参阅 HubSpot 的AI信任常见问题解答和 AI 模型卡，了解有关 AI 安全控制、数据使用和合规性的详细信息。

了解要求

超级管理员 必须：

• 注册 HubSpot Work 公开测试版，即可使用以下所述的功能。

• 在您的 AI 设置中，开启 “允许用户使用生成式 AI 工具和功能 ”这一设置。

了解局限性和注意事项

设置工作区

一个工作区包含您所有的项目和资源。对于客户入职等跨职能流程，请使用单一工作区。对于相互独立的流程或互不相关的任务（例如 IT 管理或营销活动运营），请使用独立的工作区。在设置工作区时，你还需要配置一个起始项目，其中包含针对特定目标（例如 客户入职）的资源。

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 工作管理。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 工作管理。
2. 点击 “创建您的第一个工作区”。如果您已经创建了工作区，请点击“工作区 ”下拉菜单，然后选择“添加工作区”。
3. 输入工作区的 名称 ，然后单击 “继续”。
4. 点击“添加人员或团队 ”下拉菜单，然后选择要授予其工作区访问权限 的用户和团队 。
5. 在“具有访问权限的人员 ”部分，单击 “访问权限 ”下拉菜单，然后选择一个选项：
   • 管理员：授予修改工作区中任何内容的权限。了解 有关访问级别的更多信息。
   • 成员：授予查看和工作区内的项目及资产以及向其贡献内容的权限。成员无法修改工作区配置，也无法与其他用户共享该工作区。了解 有关访问级别的更多信息。
6. 点击 “常规访问 ”下拉菜单，然后选择一个选项：
   • 私有： 只有您授予了访问权限的用户或团队才能与该工作区进行交互。
   • 组织可查看： 您账户中所有具有 “工作”权限 的用户均可查看。
   • 组织可编辑： 您账户中拥有 “工作”权限的所有用户均可查看和编辑。
7. 选择一个预定义 的工作区名称 （例如 ，“客户入职”），或选择 “其他 ”以输入自定义名称。
8. 单击 下一步。
9. 在 “您想创建什么样的项目？ ”页面上， 请 从以下选项中进行选择，以配置项目和资源：
   • 自定义提示词： 从你自己的上下文开始。
     • 在 “我能提供什么帮助 ”文本框中，请输入 一条提示 ，详细描述您希望该项目实现的目标。
     • 要换行，请按住 Shift 键，然后同时按下键盘上的 Enter 键。
     • 要添加AI助手应使用的上下文，请点击 “导入文件”。
   • 模板提示： 从项目模板开始。
     • 在文本框下方，选择一个 HubSpot 默认 提示选项。该提示会自动填充文本框。
     • 在文本框中，浏览提示信息，了解将构建的内容以及今后提交提示时的最佳实践。
   • 从头开始： 从一个空白的工作区开始。了解如何从零开始创建一个项目。
10. 完成提示或模板提示后，请按键盘上的 回车 键。
11. 如有需要，请选择问题的 答案 ，然后点击 “提交”。
12. AI助手会为您生成一份计划，供您在内容创建前进行审阅和修改。
13. 点击 “批准 ”，允许该代理构建所列内容。
14. 点击 “X” 可将对话窗口最小化，同时让AI助手在后台继续运行。

AI 助手完成构建过程后，将列出其执行的操作，并显示指向每个资源的可点击链接。

管理对 HubSpot Work 的访问权限

默认情况下，用户对项目和资源的访问权限由工作区权限继承而来。在工作区、项目或资产级别自定义访问权限，以实现大范围或精细化的访问限制。请参考下表，查看继承的访问默认设置。

管理 HubSpot Work 的用户权限 

授予用户 HubSpot Work 用户权限，以便他们能够访问设置为 “组织可查看/编辑”的工作区。

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至用户 & 团队。
3. 在“用户”表中，将鼠标悬停在用户姓名上，然后点击 “编辑权限”。
4. 在左侧边栏菜单中，点击 “工作管理”。
5. 打开或关闭 “工作管理 ”访问开关。 
6. 在右上方，单击保存。

创建项目

“项目”用于跟踪团队在工作区中协作的具体举措。每个项目都包含其自身的资源：表格、文档、表单和AI代理。创建多个项目，以便进行组织管理、访问控制和范围管理。例如，在包含客户入职项目的客户成功工作区中，创建一个入职运营项目，并添加流程手册和入职模板等资源。 

请参考以下问题，以此作为写作提示的参考：

• 该项目应实现哪些具体成果？

• 谁需要负责该项目、为该项目做出贡献并使用该项目？

• 该项目的工作需要什么样的结构和流程？

要创建一个项目：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 工作管理。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 工作管理。
2. 在屏幕底部，点击 提示栏。
3. 在 提示 文本框中输入您的 提示。
4. AI助手将开始生成该项目。

配置项目权限

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 工作管理。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 工作管理。
2. 在左上角，点击“工作区 ”下拉菜单，然后选择一个 工作区。
3. 在左侧边栏中，点击某个项目的 名称 。
4. 在右上角，点击“分享”。
5. 在该对话框中，请管理以下内容：
   • 点击“添加人员或团队 ”下拉菜单，然后选择要授予项目访问权限 的用户和团队 。
   • 在“具有访问权限的人员 ”部分，单击 “访问权限 ”下拉菜单，然后选择一个选项：
     • 所有者：授予修改项目配置及其内所有资源的权限。
     • 贡献者：授予创建和编辑资产（包括代理）的权限。
     • 查看者：授予查看项目及其所含资产的权限。查看者无法修改该项目或其中的任何内容。
   • 单击保存。

创建一张表

表是项目中的基础资产。它们包含构建其他资产、运行代理以及协作完成工作所需的数据。 

请参考以下问题，以此作为写作提示的参考：

• 该表的目的是什么？各列是如何定义的？
• 应包含哪些行，以及这些行是如何定义的（例如，枚举、CRM 查找）？ 
• 哪些团队或用户应该有权访问该表？

要生成一个表格：

1. 在屏幕底部，点击 提示栏。
2. 在 提示 文本框中输入您的 提示。
3. 按下键盘上的 回车 键。
4. 输入其他 提示 以完善表格的详细信息。

AI 助手完成构建过程后，将列出其执行的操作，并显示一个可点击的链接，指向该表格。

在表中创建视图

在表格中，使用视图来跟踪项目的状态，并与您 HubSpot 账户中的用户协作。例如，创建一个日历视图，用于跟踪客户入职截止日期。

请参考以下问题，以此作为写作提示的参考：

• 应该在哪个表中创建该视图？（使用 @ 按名称引用它。）
• 您希望采用哪种可视化形式（例如：表格、看板、日历），以及应显示哪些数据？
• 该视图的目标是什么（例如，跟踪所有未完成事项及其子事项）？

要设置视图：

1. 在屏幕底部，点击 提示栏。
2. 在 提示 文本框中输入您的 提示。
3. 按下键盘上的 回车 键。

要手动设置视图：

1. 在左侧边栏中，单击要为其创建视图的表的 名称 。
2. 在表名下方，点击“ ”中的 “添加视图”图标，然后选择一种 可视化选项 （例如“仪表盘”）。
3. 单击 中的“配置视图”图标 ，以自定义该视图的显示方式。您的更改会自动保存。

创建文档

对于无法以表格形式呈现的信息，请创建文档，例如简报、操作手册或会议纪要。您还可以创建以表格为数据源的汇总文档。 

请参考以下问题，以此作为写作提示的参考：

• 目标受众是谁？
• 如果需要，应使用哪些源材料来生成该文档？
• 该文件应采用何种格式（例如：检查表、简报、提案）？
• 应该采用什么样的语气或写作风格？
• 哪些团队或用户应该有权访问该文档？

要生成文档：

1. 在屏幕底部，点击 提示栏。
2. 在 提示 文本框中输入您的 提示。
3. 按下键盘上的 回车 键。
4. 请输入更多 提示信息 ，以完善文档的详细内容。

AI 助手完成构建过程后，将列出其执行的操作，并显示一个可点击的文档链接。

创建表单

创建一个表单，用于收集与项目目标相关的信息，并将数据发送到特定的数据表中。表单提交数据仅同步到一个表中，以确保该表的行数据保持一致，并可选地触发自动化流程。例如，创建一份带有自定义流转分配规则的接案表单，该规则会与您的客户入职 表同步。

请注意：HubSpot Work 表单会在营销表单工具中与其他表单并列显示，但提交的数据会发送到已配置的 HubSpot Work 表中。

请参考以下问题，以此作为写作提示的参考：

• 该表单（例如：入职问卷）的目的是什么？
• 表单提交应发送到哪个 HubSpot Work 工作表中？
• 该表单应收集哪些信息，哪些字段是必填的？
• 表单提交后应执行哪些操作（例如，显示确认信息、向特定用户发送通知）？

要生成表单：

1. 在屏幕底部，点击 提示栏。
2. 在 提示 文本框中输入您的提示。
3. 按下键盘上的 回车 键。
4. 输入其他 提示信息 以完善表单的详细内容。

AI 助手完成构建过程后，将列出其执行的操作，并显示一个可点击的表单链接。

创建一个人工智能代理

创建一个人工智能代理，以实现针对特定目标的自动化操作。建议为每个代理设定一个目标，并在代理内部创建体现该目标的自动化流程。一名入职状态专员将负责监控关键节点、识别延误情况，并生成定期状态摘要。

例如，您可以构建一个入职状态代理，该代理通过在每个工作日上午9:00审查和更新“客户入职跟踪器”表中的记录，来管理正在进行的客户入职流程。每天早晨，该代理的AI工作流操作（包括所有权评估和对存在风险的入职流程的解读）都会消耗HubSpot积分。该代理的其他基于规则的操作（例如更新表格值和发送电子邮件通知）不会消耗 HubSpot 积分。

请参考以下问题，以此作为写作提示的参考：

• AI 代理的目标是什么（例如，确保入职申请顺利推进）？
• 什么应该触发该AI代理，它应该以什么频率运行？
• AI 代理在采取行动前应考虑哪些背景因素？
• 有什么是绝不能改变的？
• 它应该创建或修改什么？

要使用模板提示语设置一个 AI 代理：

1. 在屏幕底部，点击 提示栏。
2. 在 提示 文本框中，按下键盘上的 / 键。
3. 在 模板提示 面板中，转到 “代理 ”部分，然后点击某个提示的 名称 。
4. 按下键盘上的 回车 键。

要为代理设置自定义提示词：

1. 在屏幕底部，点击 提示栏。
2. 在 提示 文本框中输入您的 提示。
3. 按下键盘上的 回车 键。
4. 如有需要，请输入更多 提示信息 以完善该代理的详细信息。

AI 助手完成构建过程后，将列出其执行的操作，并显示指向每个已创建资源的可点击链接。

下一步工作

• 在 HubSpot Work 中与团队协作。
• 管理您的 HubSpot 工作区、项目和资源。