Configurar HubSpot Work

Resumen

Configura HubSpot Work para gestionar proyectos interfuncionales y procesos operativos desde un único lugar. Crea espacios de trabajo, configura proyectos y niveles de acceso, y utiliza los asistentes de IA para generar las tablas, los documentos, los formularios y los agentes de IA que necesites para recopilar información, coordinar el trabajo y automatizar acciones recurrentes.

Ten en cuenta lo siguiente: puedes gestionar el acceso a las funciones de IA en tu configuración de IA y especificar qué datos se comparten. Consulta las preguntas frecuentes sobre la confianza en la IA y las fichas de modelos de IA de HubSpot para obtener información detallada sobre los controles de seguridad, el uso de los datos y el cumplimiento de la IA.

Comprender los requisitos

Un superadministrador debe:

• Inscríbete en la versión beta pública de HubSpot Work para utilizar las funciones que se describen a continuación.

• Activa la opción «Permitir a los usuarios acceder a las herramientas y funciones de IA generativa» en tu configuración de IA.

Comprender las limitaciones y consideraciones

Configurar un espacio de trabajo

Un espacio de trabajo contiene todos tus proyectos y recursos. Utiliza un único espacio de trabajo para los procesos interfuncionales, como la incorporación de clientes. Utiliza espacios de trabajo independientes para procesos diferenciados o tareas no relacionadas entre sí, como la gestión de TI o las operaciones de campañas de marketing. Al crear un espacio de trabajo, también configurarás el proyecto inicial que contiene los recursos para una meta concreta (por ejemplo, la incorporación de un cliente).

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión del trabajo. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión del trabajo.
2. Haz clic en «Crea tu primer espacio de trabajo». Si ya has creado un espacio de trabajo, haz clic en el menú desplegablede espacios de trabajo y, a continuación, selecciona«Añadir espacio de trabajo».
3. Introduce un nombre para tu espacio de trabajo y, a continuación, haz clic en «Continuar».
4. Haz clic en el menú desplegable«Añadir personas o equipos » y, a continuación, selecciona los usuarios y equipos a los que quieras conceder acceso al espacio de trabajo.
5. En la sección«Personas con acceso », haz clic en el menú desplegable «Acceso» y, a continuación, selecciona una opción:
   • Administrador: concede acceso para modificar cualquier elemento del espacio de trabajo. Más información sobre los niveles de acceso.
   • Miembro: permite ver y colaborar en los proyectos y recursos del espacio de trabajo. Los miembros no pueden modificar la configuración del espacio de trabajo ni compartirlo con otros usuarios. Más información sobre los niveles de acceso.
6. Haz clic en el menú desplegable «Acceso general » y, a continuación, selecciona una opción:
   • Privado: solo los usuarios o equipos a los que hayas concedido acceso pueden interactuar con el espacio de trabajo.
   • La organización puede ver: todos los usuarios de tu cuenta con permisos de «Trabajo» pueden verlo.
   • La organización puede editar: todos los usuarios de tu cuenta con permisos de «Trabajo»pueden ver y editar.
7. Selecciona un nombre de espacio de trabajo predefinido (por ejemplo, «Incorporación de clientes») o selecciona «Otro» para introducir un nombre personalizado.
8. Haz clic en Siguiente.
9. En la página «¿Qué tipo de proyecto quieres crear?» , selecciona una de las siguientes opciones para configurar un proyecto y sus recursos:
   • Prompt personalizado: empieza por tu propio contexto.
     • En el campo de texto «¿Cómo puedo ayudar? », introduce un prompt que describa detalladamente lo que quieres que consiga el proyecto.
     • Para pasar a una nueva línea, mantén pulsada la tecla «Shift» y, a continuación, pulsa simultáneamente la tecla «Intro» del teclado.
     • Para añadir el contexto que debe utilizar el asistente de IA, haz clic en «Importar archivos».
   • Prompt de la plantilla: empieza con una plantilla de proyecto.
     • Debajo del campo de texto, selecciona una opción de prompt predeterminado de HubSpot. El prompt rellena automáticamente el campo de texto.
     • En el campo de texto, desplázate por el prompt para revisar qué se va a crear y cuáles son las mejores prácticas a la hora de enviar futuros prompts.
   • Empezar desde cero: empezar con un espacio de trabajo en blanco. Aprende a crear un proyecto desde cero.
10. Cuando hayas terminado con tu prompt o plantilla de prompt, pulsa la tecla Intro del teclado.
11. Si procede, selecciona las respuestas a las preguntas y, a continuación, haz clic en «Enviar».
12. El asistente de IA generará un plan para que lo revises y edites antes de que se cree el contenido.
13. Haz clic en «Aprobar» para permitir que el agente cree el contenido de la ficha.
14. Haz clic en la «X» para minimizar la conversación y dejar que el asistente de IA siga funcionando en segundo plano.

Una vez que el asistente de IA haya finalizado el proceso de creación, mostrará una ficha con las acciones que ha realizado y mostrará enlaces en los que se puede hacer clic para acceder a cada recurso.

Gestionar el acceso a HubSpot Work

Por defecto, el acceso de los usuarios a los proyectos y recursos se hereda de los permisos del espacio de trabajo. Personaliza el acceso a nivel de espacio de trabajo, proyecto o activo para restringir el acceso a una expansión o de forma más detallada. Utiliza la tabla siguiente para consultar los valores predeterminados de acceso heredados.

Gestionar los permisos de los usuarios de HubSpot Work 

Otorga a los usuarios permisos de usuario de HubSpot Work para que puedan acceder a los espacios de trabajo configurados con el permiso «La organización puede ver/editar».

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. En la tabla de usuarios, pasa el cursor por encima del nombre de un usuario y, a continuación, haz clic en «Editar permisos».
4. En el menú lateral izquierdo, haz clic en «Gestión del trabajo».
5. Activa o desactiva el control de acceso a «Gestión del trabajo ». 
6. En la parte superior derecha, haz clic en Guardar.

Crear un proyecto

Los proyectos recogen iniciativas concretas en las que un equipo puede colaborar dentro de un espacio de trabajo. Cada proyecto contiene sus propios recursos: tablas, documentos, formularios y agentes de IA. Configura varios proyectos para mejorar la organización, la gestión del acceso y el alcance. Por ejemplo, en un espacio de gestión del éxito del cliente en el que se esté llevando a cabo un proyecto de incorporación de clientes, crea un proyecto de operaciones de incorporación y añade recursos como guías prácticas y plantillas de incorporación. 

Revisa las siguientes preguntas para orientar tu prompt:

• ¿Qué resultado concreto debería lograr este proyecto?

• ¿Quién debe hacerse cargo de este proyecto, colaborar en él y utilizarlo?

• ¿Qué estructura y qué proceso requerirá el trabajo del proyecto?

Para configurar un proyecto:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión del trabajo. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión del trabajo.
2. En la parte inferior de la pantalla, haz clic en la barra de prompts.
3. En el campo de texto de la indicación , introduce tu prompt.
4. Los asistentes de IA comenzarán a generar el proyecto.

Configurar los permisos del proyecto

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Gestión del trabajo. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Gestión del trabajo.
2. En la esquina superior izquierda, haz clic en el menú desplegablede espacios de trabajo y, a continuación, selecciona un espacio de trabajo.
3. En la barra lateral izquierda, haz clic en el nombre de un proyecto.
4. En la parte superior derecha, haz clic en Compartir.
5. En el cuadro de diálogo, configura lo siguiente:
   • Haz clic en el menú desplegable«Añadir personas o equipos » y, a continuación, selecciona los usuarios y equipos a los que quieras conceder acceso al proyecto.
   • En la sección«Personas con acceso », haz clic en el menú desplegable de acceso y, a continuación, selecciona una opción:
     • Propietario: concede acceso para modificar la configuración del proyecto y todos los recursos que contiene.
     • Colaborador: concede acceso para crear y editar activos, incluidos los agentes.
     • Usuario con derechos de visualización: permite acceder a los proyectos y a los activos que contienen. Los espectadores no pueden modificar el proyecto ni nada de lo que contiene.
   • Haz clic en Guardar.

Crear una tabla

Las tablas son el elemento fundamental de un proyecto. Contienen los datos necesarios para crear otros activos, ejecutar agentes y colaborar en el trabajo. 

Revisa las siguientes preguntas para orientar tu prompt:

• ¿Cuál es la meta de la tabla y cómo se define cada columna?
• ¿Qué filas deben estar presentes y cómo se definen (por ejemplo, enumeración, consulta en el CRM)? 
• ¿Qué equipos o usuarios deberían tener acceso a la tabla?

Para generar una tabla:

1. En la parte inferior de la pantalla, haz clic en la barra de prompts.
2. En el campo de texto de la indicación , introduce tu prompt.
3. Pulsa la tecla Intro del teclado.
4. Introduce prompts adicionales para precisar los detalles de la tabla.

Una vez que el asistente de IA haya finalizado el proceso de compilación, mostrará una ficha con las acciones que ha realizado y mostrará un enlace en el que se puede hacer clic para acceder a la tabla.

Crear vistas en una tabla

Dentro de una tabla, utiliza las vistas para realizar un seguimiento del estado de los elementos y colaborar con los usuarios de tu cuenta de HubSpot. Por ejemplo, crea una vista de calendario para llevar un control de las fechas límite de la incorporación de clientes.

Revisa las siguientes preguntas para orientar tu prompt:

• ¿En qué tabla se debe crear la vista? (Utiliza @ para hacer referencia a él por su nombre.)
• ¿Qué tipo de visualización quieres (por ejemplo, una tabla, un tablero o un calendario) y qué datos debería mostrar?
• ¿Cuál es la meta de la vista (por ejemplo, realizar un seguimiento de todas las partidas abiertas y sus subpartidas)?

Para configurar una vista:

1. En la parte inferior de la pantalla, haz clic en la barra de prompts.
2. En el campo de texto de la orden , introduce tu prompt.
3. Pulsa la tecla Intro del teclado.

Para configurar manualmente una vista:

1. En la barra lateral izquierda, haz clic en el nombre de la tabla para la que quieras crear una vista.
2. Debajo del nombre de la tabla, haz clic en el icono « » ( Añadir vista) y, a continuación, selecciona una opción de visualización (por ejemplo, vista de tablero).
3. Haz clic en elicono de configuración de la vista « » para personalizar la visualización de la vista. Los cambios se guardan automáticamente.

Crear un documento

Crea documentos para la información que no quepa en un formato de tabla, como informes, guías prácticas o resúmenes de reuniones. También puedes crear documentos de resumen que utilicen tablas como fuente de información. 

Revisa las siguientes preguntas para orientar tu prompt:

• ¿A qué público va dirigido?
• ¿Qué material de referencia se debe utilizar para elaborar el documento, si procede?
• ¿Qué formato debe tener el documento (por ejemplo, lista de comprobación, informe, propuesta)?
• ¿Qué tono o estilo de redacción se debe utilizar?
• ¿Qué equipos o usuarios deberían tener acceso al documento?

Para generar un documento:

1. En la parte inferior de la pantalla, haz clic en la barra de prompts.
2. En el campo de texto de la indicación , introduce tu prompt.
3. Pulsa la tecla Intro del teclado.
4. Introduce prompts adicionales para precisar los detalles del documento.

Una vez que el asistente de IA haya completado el proceso de compilación, mostrará una ficha con las acciones que ha realizado y mostrará un enlace en el que se puede hacer clic para acceder al documento.

Crear un formulario

Crea un formulario para recopilar información relevante para la meta de un proyecto y envía los datos a una tabla concreta. El envío de formularios sincroniza únicamente con una tabla para mantener la coherencia de las filas de la tabla y, opcionalmente, actuar como desencadenante de automatizaciones. Por ejemplo, crea un formulario de admisión con una regla de asignación de rutas personalizada que se sincronice con tu tablade incorporación de clientes .

Nota: Los formularios de HubSpot Work se muestran junto con otros formularios en la herramienta de formularios de marketing, pero los datos de los envíos se envían a la tabla de HubSpot Work configurada.

Revisa las siguientes preguntas para orientar tu prompt:

• ¿Cuál es la meta del formulario (por ejemplo, el cuestionario de incorporación)?
• ¿En qué tabla de HubSpot Work deben recibirse los envíos de formularios?
• ¿Qué datos debe recabar el formulario y qué campos son obligatorios?
• ¿Qué debería ocurrir una vez enviado el formulario (por ejemplo, mostrar un mensaje de confirmación, enviar una notificación a un usuario concreto)?

Para crear un formulario:

1. En la parte inferior de la pantalla, haz clic en la barra de prompts.
2. En el campo de texto de la indicación , introduce tu prompt.
3. Pulsa la tecla Intro del teclado.
4. Introducir prompts adicionales para precisar los detalles del formulario.

Una vez que el asistente de IA haya completado el proceso de creación, mostrará una ficha con las acciones que ha realizado y mostrará un enlace en el que se puede hacer clic para acceder al formulario.

Crear un agente de IA

Crea un agente de IA para automatizar acciones con una meta concreta. Se recomienda asignar una meta a cada agente y crear automatizaciones dentro del agente que reflejen dicha meta. Por ejemplo, un agente encargado del seguimiento del estado de la incorporación supervisaría los hitos, identificaría los retrasos y elaboraría resúmenes periódicos del estado.

Revisa las siguientes preguntas para orientar tu prompt:

• ¿Cuál es la meta del agente de IA (por ejemplo, garantizar el avance de las solicitudes de incorporación)?
• ¿Qué debería ser el desencadenante del agente de IA y con qué frecuencia debería ejecutarse?
• ¿Qué contexto debe tener en cuenta el agente de IA antes de actuar?
• ¿Qué es lo que nunca debe cambiar?
• ¿Qué debería crear o modificar?

Para configurar un agente de IA con una plantilla de prompt:

1. En la parte inferior de la pantalla, haz clic en la barra de prompts.
2. En el campo de texto del prompt , pulsa la tecla / del teclado.
3. En el panel de indicaciones de la plantilla , ve a la sección «Agentes» y, a continuación, haz clic en el nombre de un prompt.
4. Pulsa la tecla Intro del teclado.

Para configurar un agente con un prompt personalizado:

1. En la parte inferior de la pantalla, haz clic en la barra de prompts.
2. En el campo de texto del prompt , introduce tu prompt.
3. Pulsa la tecla Intro del teclado.
4. Si lo deseas, introduce prompts adicionales para precisar los datos del agente.

Una vez que el asistente de IA haya finalizado el proceso de creación, mostrará una ficha con las acciones que ha realizado y mostrará enlaces en los que se puede hacer clic para acceder a cada recurso creado.

Pasos siguientes

• Colabora con tu equipo en HubSpot Work.
• Gestiona tus espacios de trabajo, proyectos y recursos de HubSpot.