I betaKonfigurer HubSpot Work

Sammenfatning

Konfigurer HubSpot Work for at administrere tværfunktionelle projekter og driftsprocesser ét sted. Opret arbejdsområder, konfigurer projekter og adgangsrettigheder, og brug Ai-assistenten til at generere de tabeller, dokumenter, formularer og AI-agenter, du har brug for til at indsamle oplysninger, koordinere arbejdet og automatisere tilbagevendende opgaver.

Bemærk: Du kan administrere adgang til AI-funktioner i dine AI-indstillinger og konfigurere, hvilke data der deles. Gennemgå HubSpots ofte stillede spørgsmål om AI-tillid og AI-modelkort for detaljerede oplysninger om AI-sikkerhedskontroller, databrug og overholdelse.

Forstå kravene

En superadmin skal:

• Tilmelde dig den offentlige betaversion af HubSpot Work for at kunne bruge de funktioner, der er beskrevet nedenfor.

• Aktivér indstillingen »Giv brugerne adgang til generative AI-værktøjer og -funktioner « i dine AI-indstillinger.

Forstå begrænsninger og overvejelser

Opret et arbejdsområde

Et arbejdsområde indeholder alle dine projekter og ressourcer. Brug ét enkelt arbejdsområde til tværfunktionelle processer, såsom onboarding af kunder. Brug separate arbejdsområder til afgrænsede processer eller uafhængige arbejdsopgaver, såsom IT-administration eller gennemførelse af marketingkampagner. Når du opretter et arbejdsområde, skal du også konfigurere det startprojekt, der indeholder ressourcerne til et bestemt mål (f.eks. onboarding af kunder).

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og gå derefter til Arbejdsstyring. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du gå direkte til Arbejdsstyring.
2. Klik på »Opret dit første arbejdsområde«. Hvis du allerede har oprettet et arbejdsområde, skal du klikke på rullemenuen»Arbejdsområder « og derefter vælge»Tilføj arbejdsområde«.
3. Indtast et navn til dit arbejdsområde, og klik derefter på »Fortsæt«.
4. Klik på rullemenuen»Tilføj personer eller teams« , og vælg derefter de brugere og teams , der skal have adgang til arbejdsområdet.
5. I afsnittet»Personer med adgang « skal du klikke på rullemenuen »Adgang« og derefter vælge en mulighed:
   • Admin: giver adgang til at ændre alt inden for arbejdsområdet. Læs mere om adgangsniveauer.
   • Medlem: giver adgang til at se og bidrage til projekter og ressourcer i arbejdsområdet. Medlemmer kan ikke ændre arbejdsområdets indstillinger eller dele arbejdsområdet med andre brugere. Læs mere om adgangsniveauer.
6. Klik på rullemenuen »Generel adgang« , og vælg derefter en indstilling:
   • Privat: Kun brugere eller teams, som du har givet adgang til, kan bruge arbejdsområdet.
   • Følgende organisationer kan se det: Alle brugere på dit konto med Work-rettigheder kan se det.
   • Denne organisation kan redigere: Alle brugere på dit konto med »Work«-rettighederkan se og redigere.
7. Vælg et foruddefineret navn på et arbejdsområde (f.eks. »Kundeonboarding«), eller vælg »Andet« for at indtaste et brugerdefineret navn.
8. Klik på Næste.
9. På siden »Hvilken type projekt vil du oprette?« skal du vælge blandt følgende muligheder for at konfigurere et projekt og dets ressourcer:
   • Brugerdefineret prompt: Tag udgangspunkt i din egen kontekst.
     • I tekstfeltet »Hvordan kan jeg hjælpe ?« skal du indtaste en prompt , der detaljeret redegør for, hvad du ønsker, at projektet skal opnå.
     • For at indsætte en ny linje skal du holde Shift -tasten nede og samtidig trykke på Enter -tasten på tastaturet.
     • Klik på »Importere filer« for at tilføje den kontekst, som AI-assistenten skal bruge.
   • Skabelonprompt: Start med en projektskabelon.
     • Vælg en af HubSpots standardprompt-muligheder under tekstfeltet. Indtastningsprompten udfylder automatisk tekstfeltet.
     • I tekstfeltet kan du udføre en anmeldelse af promten for at se, hvad der vil blive oprettet, og få tips til, hvordan du bedst indsender fremtidige prompts.
   • Start fra bunden: Start med et tomt arbejdsområde. Lær, hvordan du opretter et projekt fra bunden.
10. Når du er færdig med din prompt eller skabelonprompt, skal du trykke på Enter- tasten på tastaturet.
11. Vælg eventuelle svar på spørgsmålene, og klik derefter på »Send«.
12. AI-assistenter udarbejder en plan, som du kan gennemgå og redigere, inden indholdet udarbejdes.
13. Klik på »Godkend« for at give agenten tilladelse til at oprette det angivne indhold.
14. Klik på X for at minimere samtalen og lade AI-assistenten køre i baggrunden.

Når AI-assistenten har afsluttet opbygningsprocessen, vil den liste de handlinger, den har udført, samt klikbare links til hvert enkelt element.

Administrer adgang til HubSpot Work

Som standard arves brugeradgangen til projekter og ressourcer fra arbejdsområdets tilladelser. Tilpas adgangen på arbejdsområde-, projekt- eller aktivniveau for at begrænse adgangen på et stort eller detaljeret niveau. Brug tabellen nedenfor til at udføre en anmeldelse af de arvede standardindstillinger for adgang.

Administrer brugerrettigheder til HubSpot Work 

Giv brugerne HubSpot Work-brugerrettigheder, så de kan få adgang til arbejdsområder, der er indstillet til, at organisationen kan se/redigere.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Users & Teams i menuen i venstre side.
3. I brugertabellen skal du holde markøren over en brugers navn og derefter klikke på »Rediger tilladelser«.
4. Klik på »Arbejdsstyring« i menuen i venstre sidepanel.
5. Slå adgangsknappen til Arbejdsstyring til eller fra. 
6. Klik på Gem øverst til højre.

Opret et projekt

Projekter er en oversigt over specifikke initiativer, som et team kan samarbejde om inden for et arbejdsområde. Hvert projekt indeholder sine egne ressourcer: tabeller, dokumenter, formularer og AI-agenter. Opret flere projekter med henblik på organisering, adgangsstyring og omfang. I et Customer Success-arbejdsområde med et onboarding-projekt for en kunde kan du f.eks. oprette et onboarding-driftsprojekt og tilføje ressourcer såsom playbooks og onboarding-skabeloner. 

Gennemgå nedenstående spørgsmål som vejledning til din opgaveformulering:

• Hvilket konkret resultat skal dette projekt føre til?

• Hvem har brug for at eje, bidrage til og bruge dette projekt?

• Hvilken struktur og hvilke processer vil arbejdet i projektet kræve?

Sådan opretter du et projekt:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og gå derefter til Arbejdsstyring. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du gå direkte til Arbejdsstyring.
2. Klik på prompt-linjen nederst på skærmen.
3. Indtast din prompt i feltet til kommandotekst.
4. Ai-assistenter vil nu begynde at generere projektet.

Konfigurer projektrettigheder

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og gå derefter til Arbejdsstyring. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du gå direkte til Arbejdsstyring.
2. Klik øverst til venstre på rullemenuenfor arbejdsområder , og vælg derefter et arbejdsområde.
3. Klik på navnet på et projekt i venstre sidepanel.
4. Klik på»Del« øverst til højre.
5. I dialogboksen skal du foretage følgende:
   • Klik på rullemenuen»Tilføj personer eller teams« , og vælg derefter de brugere og teams , der skal have adgang til projektet.
   • I afsnittet»Personer med adgang « skal du klikke på rullemenuen »Adgang« og derefter vælge en mulighed:
     • Ejeren: giver adgang til at ændre projektkonfigurationen og alle ressourcer i projektet.
     • Bidragyder: giver adgang til at oprette og redigere aktiver, herunder agenter.
     • Seer: giver adgang til at se projekterne og ressourcerne i projektet. Seerne kan ikke ændre projektet eller noget i det.
   • Klik på Gem.

Opret en tabel

Tabeller er det grundlæggende element i et projekt. De indeholder data, der er nødvendige for at oprette andre ressourcer, udføre kørsel med agenter og samarbejde om opgaver. 

Gennemgå nedenstående spørgsmål som vejledning til din opgaveformulering:

• Hvad er målet for tabellen, og hvordan er de enkelte kolonner defineret?
• Hvilke rækker skal der være, og hvordan defineres de (f.eks. nummerering, CRM-opslag)? 
• Hvilke teams eller brugere skal have adgang til tabellen?

Sådan oprettes en tabel:

1. Klik på prompten nederst på skærmen.
2. Indtast din prompt i feltet til prompten .
3. Tryk på Enter -tasten på tastaturet.
4. Indtast yderligere oplysninger for at præcisere tabellens detaljer.

Når AI-assistenten har afsluttet oprettelsesprocessen, vil den vise en liste over de handlinger, den har udført, samt et klikbart link til tabellen.

Opret visninger i en tabel

Brug visninger i en tabel til at holde styr på elementernes status og samarbejde med brugere i din HubSpot-konto. Du kan f.eks. oprette en kalendervisning til sporing af forfaldsdatoer for frister i forbindelse med onboarding.

Gennemgå nedenstående spørgsmål som vejledning til din opgaveformulering:

• I hvilken tabel skal visningen oprettes? (Brug @ for at henvise til det ved navn.)
• Hvilken type visualisering ønsker du (f.eks. tabel, tavle, kalender), og hvilke data skal den vise?
• Hvad er målet for visningen (f.eks. at holde styr på alle åbne poster og underposter)?

Sådan opretter du en visning:

1. Klik på prompt-linjen nederst på skærmen.
2. Indtast din prompt i feltet til prompten .
3. Tryk på Enter -tasten på tastaturet.

Sådan opretter du manuelt en visning:

1. Klik i venstre sidepanel på navnet på den tabel, du vil oprette en visning for.
2. Klik på ikonet » « ( Tilføj visning) under tabelnavnet, og vælg derefter en visualiseringsmulighed (f.eks. Tavlevisning).
3. Klik påikonet » « forat tilpasse visningen af visningen. Dine ændringer gemmes automatisk.

Opret et dokument

Opret dokumenter til oplysninger, der ikke passer ind i et tabelformat, f.eks. briefinger, operationelle playbooks eller mødeopsummeringer. Du kan også oprette oversigtsdokumenter, der bruger tabeller som kilde. 

Gennemgå nedenstående spørgsmål som vejledning til din opgaveformulering:

• Hvem er målgruppen?
• Hvilket kildemateriale skal eventuelt anvendes til at udarbejde dokumentet?
• Hvilket format skal dokumentet have (f.eks. tjekliste, kortfattet oversigt, forslag)?
• Hvilken tone eller skrivestil bør man anvende?
• Hvilke teams eller brugere skal have adgang til dokumentet?

Sådan oprettes et dokument:

1. Klik på prompt-linjen nederst på skærmen.
2. Indtast din prompt i feltet til kommandotekst.
3. Tryk på Enter -tasten på tastaturet.
4. Indtast yderligere prompts for at præcisere dokumentets detaljer.

Når AI-assistenten har afsluttet oprettelsesprocessen, vil den liste de handlinger, den har udført, samt et klikbart link til dokumentet.

Opret en formular

Opret en formular til at indsamle relevante oplysninger i forbindelse med et projektmål, og send dataene til en bestemt tabel. Indsendelse af formular synkroniseres kun med én tabel for at sikre, at tabellens rækker forbliver ensartede, og eventuelt for at trigger automatiserede processer. Du kan f.eks. oprette et indmeldelsesformular med en brugerdefineret regel for videreformidling, der synkroniseres med din tabelfor onboarding af nye kunder .

Bemærk: HubSpot Work-formularer vises sammen med andre formularer i marketingformularværktøjet, men indsendte data sendes til den konfigurerede HubSpot Work-tabel.

Gennemgå nedenstående spørgsmål som vejledning til din opgaveformulering:

• Hvad er målet med formularen (f.eks. onboarding-spørgeskemaet)?
• Hvilket HubSpot Work-bord skal modtage indsendelserne af formularer?
• Hvilke oplysninger skal formularen indhente, og hvilke felter er obligatoriske?
• Hvad skal der ske, når formularen er indsendt (f.eks. vises der en bekræftelsesmeddelelse, sendes der en besked til en bestemt bruger)?

Sådan opretter du en formular:

1. Klik på prompt-linjen nederst på skærmen.
2. Indtast din prompt i feltet til kommandotekst.
3. Tryk på Enter -tasten på tastaturet.
4. Indtast yderligere prompts for at præcisere formularens oplysninger.

Når AI-assistenten har afsluttet oprettelsesprocessen, vil den vise en liste over de handlinger, den har udført, samt et klikbart link til formularen.

Opret en AI-agent

Opret en AI-agent til at automatisere handlinger med henblik på et bestemt mål. Det anbefales at knytte hvert agent til et mål og oprette automatiseringer inden for agenten, der afspejler dette mål. En medarbejder med ansvar for onboarding-status vil overvåge milepæle, identificere forsinkelser og udarbejde regelmæssige statusoversigter.

Du opretter for eksempel en agent til onboarding-status, der administrerer aktive kunde-onboardinger i tabellen »Client Onboarding Tracker« ved at gennemgå og opdatere registerne hver hverdagsmorgen kl. 9.00. Hver morgen forbruger agentens AI-arbejdsgangshandlinger – herunder vurdering af ejerskab og fortolkning af risikofyldte onboarding-optagelser – HubSpot-kreditter. Agentens øvrige regelbaserede handlinger, såsom at opdatere en tabelværdi og sende en e-mail-besked, forbruger ikke HubSpot-kreditter.

Gennemgå nedenstående spørgsmål som vejledning til din opgaveformulering:

• Hvad er målet for AI-agenten (f.eks. at sikre, at onboarding-anmodningerne fortsat behandles)?
• Hvad skal trigger AI-agenten, og hvor ofte skal den køre?
• Hvilke omstændigheder bør AI-agenten tage i betragtning, før den handler?
• Hvad må der aldrig ændre sig?
• Hvad skal den oprette eller ændre?

Sådan opsætter du en AI-agent ved hjælp af en skabelon-prompt:

1. Klik på prompten nederst på skærmen.
2. Tryk på tasten / på tastaturet i tekstfeltet til kommandoen .
3. I panelet med skabelonprompter skal du gå til afsnittet »Agenter« og derefter klikke på navnet på en prompt.
4. Tryk på Enter -tasten på tastaturet.

Sådan konfigureres en agent med en brugerdefineret prompt:

1. Klik på prompten nederst på skærmen.
2. Indtast din prompt i feltet til prompten .
3. Tryk på Enter -tasten på tastaturet.
4. Indtast eventuelt yderligere prompts for at præcisere agentens oplysninger.

Når AI-assistenten har afsluttet oprettelsesprocessen, vil den liste de handlinger, den har udført, samt klikbare links til hvert af de oprettede elementer.

Næste skridt

• Samarbejd med dit team i HubSpot Work.
• Administrer dine HubSpot-arbejdsområder, projekter og ressourcer.