HubSpot Work einrichten

Zusammenfassung

Richten Sie HubSpot Work ein, um funktionsübergreifende Projekte und operative Prozesse an einem Ort zu verwalten. Erstellen Sie Workspaces, konfigurieren Sie Projekte und Zugriffsebenen und verwenden Sie den KI-Assistenten, um die Tabellen, Dokumente, Formulare und KI-Agents zu generieren, die Sie zum Sammeln von Informationen, Koordinieren von Aktionen und Automatisieren wiederkehrender Aktionen benötigen.

Bitte beachten Sie: Sie können den Zugriff auf KI-Funktionen in Ihren KI-Einstellungen verwalten und konfigurieren, welche Daten geteilt werden. Lesen Sie die häufig gestellten Fragen zu den KI-Tools von HubSpot und KI-Modellkarten von HubSpot für detaillierte Informationen zu KI-Sicherheitskontrollen, Datennutzung und Compliance.

Dies sind die Voraussetzungen:

Ein Super-Admin muss:

• Melden Sie sich für die öffentliche Beta-Version von HubSpot Work an, um die unten beschriebenen Funktionen zu nutzen.

• Aktivieren Sie in Ihren KI-Einstellungen die Einstellung Benutzern Zugriff auf generative KI-Tools und -Funktionen gewähren .

Einschränkungen und Wissenswertes

Richten Sie einen Workspace ein

Ein Workspace enthält alle Ihre Projekte und Elemente. Verwenden Sie einen einzigen Arbeitsbereich für funktionsübergreifende Prozesse wie das Onboarding von Kunden. Verwenden Sie separate Workspaces für abgeschottete Prozesse oder nicht zusammenhängende Arbeiten wie IT-Management oder Marketingkampagnen. Wenn Sie einen Workspace einrichten, konfigurieren Sie auch das Startprojekt, das die Elemente für ein bestimmtes Ziel enthält (z. B. Kundenonboarding).

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Arbeitsmanagement. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Arbeitsmanagement.
2. Klicke auf Deinen ersten Workspace erstellen. Wenn Sie bereits einen Workspace erstellt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Workspaces und wählen Sie dann Workspace hinzufügen aus.
3. Geben Sie einen Namen für Ihren Workspace ein und klicken Sie dann auf Weiter.
4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Personen oder Teams hinzufügen und wählen Sie dann Benutzer und Teams aus, um Zugriff auf den Workspace zu gewähren.
5. Klicken Sie im Abschnitt Personen mit Zugriff auf das Dropdown-Menü Zugriff und wählen Sie dann eine Option aus:
   • Admin: gewährt Zugriff zum Ändern von allem im Workspace. Erfahren Sie mehr über Zugriffsebenen.
   • Mitglied: gewährt Zugriff auf das Anzeigen von Projekten und Elementen im Workspace und das Beitragen zu diesem. Mitglieder können die Workspace-Konfiguration nicht ändern oder den Workspace mit anderen Benutzern teilen. Erfahren Sie mehr über Zugriffsebenen.
6. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Allgemeiner Zugriff und wählen Sie dann eine Option aus:
   • Privat: Nur Benutzer oder Teams, denen Sie Zugriff gewährt haben, können mit dem Workspace interagieren.
   • Organisation kann anzeigen: Alle Benutzer in Ihrem Account mit Arbeitsberechtigungen können anzeigen.
   • Organisation kann bearbeiten: Alle Benutzer in Ihrem Account mit Arbeitsberechtigungen können dies anzeigen und bearbeiten.
7. Wählen Sie einen vordefinierten Workspace-Namen aus (z. B. Kunden-Onboarding) oder wählen Sie Andere aus, um einen benutzerdefinierten Namen einzugeben.
8. Klicken Sie auf „Weiter“.
9. Wählen Sie auf der Seite Welche Art von Projekt möchten Sie erstellen? eine der folgenden Optionen aus, um ein Projekt und Elemente zu konfigurieren:
   • Benutzerdefinierter Prompt: Beginnen Sie mit Ihrem eigenen Kontext.
     • Geben Sie im Textfeld "Wie kann ich helfen " einen Prompt ein, der detailliert beschreibt, was Sie mit dem Projekt erreichen möchten.
     • Um eine Zeile zurückzugeben, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und drücken Sie dann gleichzeitig die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
     • Um Kontext hinzuzufügen, den der KI-Assistent verwenden soll, klicken Sie auf Dateien importieren.
   • Vorlage Prompt: Beginnen Sie mit einem Projekt Vorlage.
     • Wählen Sie unter dem Textfeld eine HubSpot-Standard-Prompt-Option aus. Der Prompt füllt das Textfeld automatisch aus.
     • Navigiere im Textfeld zum Prompt, um zu überprüfen, was erstellt wird und welche Best Practices es für das Übermitteln zukünftiger Prompts gibt.
   • Komplett neu beginnen: Beginnen Sie mit einem leeren Arbeitsbereich. Erfahren Sie, wie Sie ein Projekt komplett neu einrichten.
10. Wenn Sie mit dem Prompt oder Vorlage Prompt fertig sind, drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
11. Wählen Sie gegebenenfalls Antworten auf Fragen aus und klicken Sie dann auf Senden.
12. Der KI-Assistent erstellt einen Abonnement, den Sie überprüfen und bearbeiten müssen, bevor der Content erstellt wird.
13. Klicken Sie auf Genehmigen , damit der Agent den aufgelisteten Content erstellen kann.
14. Klicken Sie auf das X , um die Konversation zu minimieren und den KI-Assistenten im Hintergrund ausgeführt zu lassen.

Nachdem der KI-Assistent den Erstellungsprozess abgeschlossen hat, listet er die von ihm durchgeführten Aktionen auf und zeigt anklickbare Links zu jedem Element an.

Zugriff auf HubSpot Work verwalten

Standardmäßig wird der Benutzerzugriff auf Projekte und Elemente von den Workspace-Berechtigungen übernommen. Passen Sie den Zugriff auf Workspace-, Projekt- oder Asset-Ebene an, um den Zugriff in großem oder granularem Umfang einzuschränken. Verwenden Sie die folgende Tabelle, um die Standardeinstellungen für den übernommenen Zugriff zu überprüfen.

Benutzerberechtigungen für HubSpot Work verwalten 

Erteilen Sie Benutzern die Berechtigungen für HubSpot-Work-Benutzer, damit sie auf Workspaces zugreifen können, die auf " Organisation kann anzeigen/bearbeiten" festgelegt sind.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Benutzertabelle über den Namen eines Benutzers und klicken Sie dann auf Berechtigungen bearbeiten.
4. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste auf Arbeitsmanagement.
5. Aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter Arbeitsmanagement-Zugriff . 
6. Klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Richten Sie ein Projekt ein

Projekte verfolgen bestimmte Initiativen nach, an denen ein Team innerhalb eines Workspace zusammenarbeiten kann. Jedes Projekt enthält seine eigenen Elemente: Tabellen, Dokumente, Formulare und KI-Agents. Richten Sie mehrere Projekte für Organisation, Zugriffsverwaltung und Umfang auf. Erstellen Sie beispielsweise in einem Customer-Success-Workspace mit einem Onboarding-Projekt für Kunden ein Onboarding-Operations-Projekt und fügen Sie Elemente wie Prozessleitfäden und Onboarding-Vorlagen hinzu. 

Überprüfen Sie die folgenden Fragen, um Ihren Prompt zu leiten:

• Welches konkrete Ergebnis soll mit diesem Projekt erzielt werden?

• Wer muss für dieses Projekt zuständig sein, dazu beitragen und es nutzen?

• Welche Struktur und welchen Prozess braucht die Arbeit im Projekt?

So richten Sie ein Projekt ein:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Arbeitsmanagement. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Arbeitsmanagement.
2. Klicken Sie am unteren Rand des Bildschirms auf die Prompt-Leiste.
3. Geben Sie im Textfeld Prompt Ihren Prompt ein.
4. Der KI-Assistent beginnt mit der Erstellung des Projekts.

Projektberechtigungen konfigurieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Arbeitsmanagement. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Arbeitsmanagement.
2. Klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü Workspaces und wählen Sie dann einen Workspace aus.
3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Namen eines Projekts.
4. Klicken Sie oben rechts auf „Teilen“.
5. Verwalten Sie im Dialogfeld Folgendes:
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Personen oder Teams hinzufügen und wählen Sie dann Benutzer und Teams aus, die Zugriff auf das Projekt gewähren sollen.
   • Klicken Sie im Abschnitt Personen mit Zugriff auf das Dropdown-Menü Zugriff und wählen Sie dann eine Option aus:
     • Zuständiger Mitarbeiter: gewährt Zugriff zum Ändern der Projektkonfiguration und aller darin enthaltenen Elemente.
     • Mitwirkender: gewährt Zugriff auf das Erstellen und Bearbeiten von Elementen, einschließlich Agents.
     • Betrachter: gewährt Zugriff auf die Anzeige der darin enthaltenen Projekte und Elemente. Betrachter dürfen weder das Projekt noch irgendetwas darin ändern.
   • Klicken Sie auf „Speichern“.

Tabelle erstellen

Tabellen sind das grundlegende Element innerhalb eines Projekts. Sie enthalten die Daten, die benötigt werden, um andere Elemente zu erstellen, Agents auszuführen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. 

Überprüfen Sie die folgenden Fragen, um Ihren Prompt zu leiten:

• Was ist das Ziel der Tabelle und wie sind die einzelnen Spalten definiert?
• Welche Zeilen sollten vorhanden sein und wie werden sie definiert (z. B. Aufzählung, CRM-System-Suche)? 
• Welche Teams oder Benutzer sollen Zugriff auf die Tabelle haben?

So generieren Sie eine Tabelle:

1. Klicken Sie am unteren Rand des Bildschirms auf die Prompt-Leiste.
2. Geben Sie im Textfeld Prompt Ihren Prompt ein.
3. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
4. Geben Sie zusätzliche Prompts ein, um die Details der Tabelle zu verfeinern.

Nachdem der KI-Assistent den Erstellungsprozess abgeschlossen hat, listet er die von ihm durchgeführten Aktionen auf und zeigt einen klickbaren Link zur Tabelle an.

Ansichten in einer Tabelle erstellen

Verwenden Sie innerhalb einer Tabelle Ansichten, um den Status von Elementen nachzuverfolgen und mit Benutzern in Ihrem HubSpot-Account zusammenzuarbeiten. Erstellen Sie z. B. eine Kalenderansicht, um die Fälligkeitstermine für Onboarding-Fristen von Kunden nachzuverfolgen.

Überprüfen Sie die folgenden Fragen, um Ihren Prompt zu leiten:

• In welcher Tabelle soll die Ansicht erstellt werden? (Verwenden Sie @, um den Namen anzugeben.)
• Welche Art von Visualisierung möchten Sie erstellen (z. B. Tabelle, Board, Kalender), und welche Daten sollen angezeigt werden?
• Was ist das Ziel der Ansicht (z. B. alle offenen Posten und Unterelemente nachverfolgen)?

So richten Sie eine Ansicht ein:

1. Klicken Sie am unteren Rand des Bildschirms auf die Prompt-Leiste.
2. Geben Sie im Textfeld Prompt Ihren Prompt ein.
3. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.

So richten Sie eine Ansicht manuell ein:

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Namen der Tabelle, für die Sie eine Ansicht erstellen möchten.
2. Klicken Sie unter dem Tabellennamen auf das Symbol Ansicht hinzufügen und wählen Sie dann eine Visualisierungsoption (z. B. Board) aus.
3. Klicken Sie auf das Symbol für Ansicht konfigurieren, um die Anzeige der Ansicht anzupassen.  Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Ein Dokument erstellen

Erstellen Sie Dokumente für Informationen, die nicht in ein Tabellenformat passen, z. B. Briefings, Leitfäden oder Zusammenfassungen von Meetings. Sie können auch Zusammenfassungsdokumente erstellen, die Tabellen als Quellen verwenden. 

Überprüfen Sie die folgenden Fragen, um Ihren Prompt zu leiten:

• Wer ist die Zielgruppe?
• Welches Quellenmaterial sollte für die Erstellung des Dokuments verwendet werden, falls vorhanden?
• Welches Format sollte das Dokument haben (z. B. Checkliste, Schriftsatz, Angebot)?
• Welcher Ton oder Schreibstil sollte verwendet werden?
• Welche Teams oder Benutzer sollen Zugriff auf das Dokument haben?

So erstellen Sie ein Dokument:

1. Klicken Sie am unteren Rand des Bildschirms auf die Prompt-Leiste.
2. Geben Sie im Textfeld Prompt Ihren Prompt ein.
3. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
4. Geben Sie zusätzliche Prompts ein, um die Details des Dokuments zu verfeinern.

Nachdem der KI-Assistent den Erstellungsprozess abgeschlossen hat, listet er die von ihm durchgeführten Aktionen auf und zeigt einen klickbaren Link zum Dokument an.

Ein Formular erstellen

Erstellen Sie ein Formular, um relevante Informationen für ein Projektziel zu sammeln, und senden Sie die Daten an eine bestimmte Tabelle. Formulareinsendungen werden nur mit einer Tabelle synchronisiert, um die Tabellenzeilen konsistent zu halten und optional Automatisierungen auszulösen. Erstellen Sie beispielsweise ein Aufnahmeformular mit einer benutzerdefinierten Weiterleitungszuweisungsregel, die mit Ihrer Onboarding-Tabelle synchronisiert wird.

Bitte beachten: HubSpot-Arbeitsformulare werden neben anderen Formularen im Marketingformular-Tool angezeigt, Einsendungsdaten werden jedoch an die konfigurierte HubSpot-Arbeitstabelle gesendet.

Überprüfen Sie die folgenden Fragen, um Ihren Prompt zu leiten:

• Was ist das Ziel des Formulars (z. B. Onboarding-Fragebogen)?
• Welche HubSpot-Arbeitstabelle soll die Formulareinsendungen empfangen?
• Welche Informationen soll das Formular erfassen und welche Felder sind erforderlich?
• Was soll passieren, nachdem das Formular übermittelt wurde (z. B. Bestätigungsnachricht anzeigen, eine Benachrichtigung an einen bestimmten Benutzer senden)?

So generieren Sie ein Formular:

1. Klicken Sie am unteren Rand des Bildschirms auf die Prompt-Leiste.
2. Geben Sie im Prompt-Textfeld Ihren Prompt ein.
3. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
4. Geben Sie zusätzliche Eingabeaufforderungen ein, um die Details des Formulars zu verfeinern.

Nachdem der KI-Assistent den Erstellungsprozess abgeschlossen hat, listet er die von ihm durchgeführten Aktionen auf und zeigt einen klickbaren Link zum Formular an.

Erstellen Sie einen KI-Agent

Erstellen Sie einen KI-Agent, um Aktionen für ein bestimmtes Ziel zu automatisieren. Es wird empfohlen, jeden Agent auf ein Ziel auszurichten und innerhalb des Agent Automatisierungen zu erstellen, die das Ziel repräsentieren. Ein Agent für Onboardingstatus würde zum Beispiel Meilensteine überwachen, Verzögerungen identifizieren und wiederkehrende Statusübersichten erstellen.

Überprüfen Sie die folgenden Fragen, um Ihren Prompt zu leiten:

• Welches Ziel verfolgt der KI-Agent (z. B. Onboardinganfragen vorantreiben)?
• Was soll den KI-Agent auslösen und wie oft sollte er ausgeführt werden?
• Welchen Kontext sollte der KI-Agent berücksichtigen, bevor er Maßnahmen ergreift?
• Was darf sich niemals ändern?
• Was soll erstellt oder geändert werden?

So richten Sie einen KI-Agent mit einem Vorlage Prompt ein:

1. Klicken Sie am unteren Rand des Bildschirms auf die Prompt-Leiste.
2. Drücken Sie im Prompt-Textfeld die Taste / auf Ihrer Tastatur.
3. Gehen Sie im Bereich für Vorlagen-Prompts zum Abschnitt Agenten und klicken Sie dann auf den Namen eines Prompts.
4. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.

So richten Sie einen Agent mit einem benutzerdefinierten Prompt ein:

1. Klicken Sie am unteren Rand des Bildschirms auf die Prompt-Leiste.
2. Geben Sie im Textfeld Prompt Ihren Prompt ein.
3. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
4. Wenn gewünscht, geben Sie zusätzliche Eingabeaufforderungen ein, um die Details des Agenten zu verfeinern.

Nachdem der KI-Assistent den Erstellungsprozess abgeschlossen hat, listet er die von ihm durchgeführten Aktionen auf und zeigt anklickbare Links zu jedem erstellten Element an.

Nächste Schritte

• Arbeiten Sie mit Ihrem Team in HubSpot Work zusammen.
• Verwalten Sie Ihre HubSpot-Arbeits Workspaces, Projekte und Elemente.