Configurer HubSpot Work

Récapitulatif

Configurez HubSpot Work pour gérer les projets transversaux et les processus opérationnels de façon centralisée. Créez des espaces de travail, configurez des projets et les niveaux d’accès, et utilisez l’assistant IA pour générer les tableaux, les documents, les formulaires et les agents IA dont vous avez besoin pour collecter des informations, coordonner le travail et automatiser les actions récurrentes.

Remarque : Vous pouvez gérer l'accès aux fonctionnalités d'IA dans vos paramètres d'IA et configurer les données partagées. Consultez la FAQ sur la fiabilité et la sécurité de l'IA et les cartes de modèle d'IA de HubSpot pour obtenir des informations détaillées sur les contrôles de sécurité de l'IA, l'utilisation des données et la conformité.

Compréhension des exigences

Un super administrateur doit :

• Inscrivez-vous à la version bêta publique de HubSpot Work pour utiliser les fonctionnalités décrites ci-dessous.

• Activez le paramètre Donner accès aux utilisateurs aux outils et fonctionnalités d’IA générative dans vos paramètres d’IA.

Compréhension des limites et des considérations

Configurer un espace de travail

Un espace de travail contient l’ensemble de vos projets et ressources. Utilisez un espace de travail unique pour les processus transversaux tels que l’onboarding des clients. Utilisez des espaces de travail séparés pour les processus compartimentés ou les tâches non connexes telles que la gestion informatique ou les opérations de campagnes marketing. Lorsque vous configurez un espace de travail, vous configurerez également le projet initial qui contient les ressources pour un objectif spécifique (par exemple, l’intégration des clients).

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion du travail. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion du travail.
2. Cliquez sur Créer votre premier espace de travail. Si vous avez déjà créé un espace de travail, cliquez sur le menu déroulant espaces de travail , puis sélectionnez Ajouter un espace de travail.
3. Saisissez le nom de votre espace de travail, puis cliquez sur Continuer.
4. Cliquez sur le menu déroulant Ajouter des personnes ou des équipes , puis sélectionnez des utilisateurs et des équipes pour autoriser l’accès à l’espace de travail.
5. Dans la section Personnes avec accès , cliquez sur le menu déroulant Accès , puis sélectionnez une option :
   • Admin : permet de modifier tout ce dont vous avez besoin dans l’espace de travail. Découvrez-en davantage sur les niveaux d’accès.
   • Membre : permet de consulter et de contribuer à des projets et des ressources dans l’espace de travail. Les membres ne peuvent pas modifier la configuration de l’espace de travail ni le partager avec d’autres utilisateurs. Découvrez-en davantage sur les niveaux d’accès.
6. Cliquez sur le menu déroulant Accès général , puis sélectionnez une option :
   • Privé : seuls les utilisateurs ou les équipes auxquels vous avez donné accès peuvent interagir avec l’espace de travail.
   • L’organisation peut voir : tous les utilisateurs de votre compte avec des autorisations professionnelles peuvent voir.
   • L’organisation peut modifier : tous les utilisateurs de votre compte avec des autorisations professionnelles peuvent consulter et modifier.
7. Sélectionnez un nom d’espace de travail prédéfini (par exemple, Implémentation client) ou sélectionnez Autre pour saisir un nom personnalisé.
8. Cliquez sur Suivant.
9. Sur la page Quel type de projet voulez-vous créer ? , sélectionnez parmi les options suivantes pour configurer un projet et des ressources :
   • Prompt personnalisé : partez de votre propre contexte.
     • Dans le champ Texte Comment puis-je vous aider , saisissez un prompt décrivant en détail ce que vous souhaitez que le projet accomplisse.
     • Pour retourner une ligne, maintenez enfoncée la touche Maj , puis appuyez simultanément sur la touche Entrée de votre clavier.
     • Pour ajouter du contexte que l’assistant IA doit utiliser, cliquez sur Importer des fichiers.
   • Modèle prompt : commencez à partir d’un modèle de projet.
     • Sous le champ de texte, sélectionnez une option d’prompt par défaut HubSpot. La prompt remplit automatiquement le champ de texte.
     • Dans le champ de texte, naviguez vers l’prompt pour passer en revue ce qui sera créé et les meilleures pratiques pour la soumission des futures prompts.
   • Commencer à partir de zéro : partez d’un espace de travail vide. Découvrez comment configurer un projet à partir de zéro.
10. Lorsque vous avez terminé avec votre prompt ou votre template prompt, appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
11. Le cas échéant, sélectionnez Réponses aux questions, puis cliquez sur Soumettre.
12. L’assistant IA génère un plan que vous devez examiner et modifier avant la création du contenu.
13. Cliquez sur Approuver pour autoriser l’agent à créer le contenu répertorié.
14. Cliquez sur le X pour réduire la conversation et laisser l’assistant IA fonctionner en arrière-plan.

Une fois le processus de création terminé, l’assistant IA répertorie les actions qu’il a effectuées et affiche des liens cliquables vers chaque ressource.

Gérer l’accès à HubSpot Work

Par défaut, l’accès utilisateur aux projets et aux ressources est hérité des autorisations de l’espace de travail. Personnalisez l’accès au niveau d’un espace de travail, d’un projet ou d’une ressource pour restreindre l’accès à grande échelle ou à grande échelle. Utilisez le tableau ci-dessous pour consulter les paramètres par défaut des accès hérités.

Gérer les autorisations utilisateur pour HubSpot Work 

Accordez aux utilisateurs des autorisations d’utilisateur HubSpot Work afin qu’ils puissent accéder aux espaces de travail définis sur L’organisation peut afficher/modifier.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Dans le tableau des utilisateurs, passez le curseur sur le nom d’un utilisateur, puis cliquez sur Modifier les autorisations.
4. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Gestion du travail.
5. Activez ou désactivez l’option Accès à la gestion du travail . 
6. Cliquez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.

Configurer un projet

Les projets permettent de suivre des initiatives spécifiques sur lesquelles une équipe peut collaborer au sein d’un espace de travail. Chaque projet comporte ses propres ressources : tableaux, documents, formulaires et agents IA. Configurez plusieurs projets pour l’organisation, la gestion des accès et la portée. Par exemple, dans un espace de travail de travail d’accompagnement client avec un projet d’onboarding client, créez un projet d’opérations d’onboarding et ajoutez des ressources telles que des guides conversationnels et des modèles d’onboarding. 

Passez en revue les questions ci-dessous pour orienter votre prompt :

• Quel résultat spécifique ce projet devrait-il atteindre ?

• Qui doit être propriétaire de ce projet, y contribuer et l’utiliser ?

• De quelle structure et de quel processus le travail du projet aura-t-il besoin ?

Pour configurer un projet :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion du travail. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion du travail.
2. En bas de l’écran, cliquez sur la barre de prompt.
3. Dans le champ Text d’invite , saisissez votre prompt .
4. L’assistant IA commencera à générer le projet.

Configuration des autorisations du projet

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Gestion du travail. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Gestion du travail.
2. Dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur le menu déroulant espaces de travail , puis sélectionnez un espace de travail.
3. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur le nom d’un projet.
4. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Partager.
5. Dans la boîte de dialogue, gérez les éléments suivants :
   • Cliquez sur le menu déroulant Ajouter des personnes ou des équipes , puis sélectionnez des utilisateurs et des équipes pour autoriser l’accès au projet.
   • Dans la section Personnes avec accès , cliquez sur le menu déroulant Accès , puis sélectionnez une option :
     • Propriétaire : accorde l’accès pour modifier la configuration du projet et tous les actifs qu’il contient.
     • Contributeur : permet de créer et de modifier des ressources, y compris des agents.
     • Visionneur : permet d’afficher les projets et les ressources qu’il contient. Les spectateurs ne peuvent pas modifier le projet ou quoi que ce soit qu’il contient.
   • Cliquez sur Enregistrer.

Créer un tableau

Les tableaux sont l’actif fondamental d’un projet. Elles contiennent les données nécessaires pour créer d’autres ressources, gérer des agents et collaborer sur le travail. 

Passez en revue les questions ci-dessous pour orienter votre prompt :

• Quel est l’objectif du tableau et comment chaque colonne est-elle définie ?
• Quelles lignes doivent être présentes et comment sont-elles définies (par exemple, énumération, recherche dans le CRM) ? 
• Quelles équipes ou quels utilisateurs devraient avoir accès au tableau ?

Pour générer un tableau :

1. En bas de l’écran, cliquez sur la barre de prompt.
2. Dans le champ Text d’invite , saisissez votre prompt .
3. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
4. Saisissez des prompts supplémentaires pour affiner les détails du tableau.

Une fois que l’assistant IA a terminé le processus de création, il listera les actions qu’il a effectuées et affichera un lien cliquable vers le tableau.

Créer des vues dans un tableau

Dans un tableau, utilisez les vues pour suivre les statuts des éléments et collaborer avec les utilisateurs de votre compte HubSpot. Par exemple, créez une vue de calendrier pour suivre les dates d’échéance pour l’implémentation d’un client.

Passez en revue les questions ci-dessous pour orienter votre prompt :

• Dans quel tableau la vue doit-elle être créée ? (Utilisez @ pour le référencer par son nom.)
• Quel type de visualisation voulez-vous (par exemple, tableau, tableau, calendrier) et quelles données doit-elle afficher ?
• Quel est l’objectif de la vue (par exemple, suivre tous les éléments ouverts et sous-éléments) ?

Pour configurer une vue :

1. En bas de l’écran, cliquez sur la barre de prompt.
2. Dans le champ Text d’invite , saisissez votre prompt .
3. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.

Pour configurer manuellement une vue :

1. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur le nom du tableau pour lequel vous souhaitez créer une vue.
2. Sous le nom du tableau, cliquez sur l’icône Ajouter une vue, puis sélectionnez une option de visualisation (par exemple, tableau).
3. Cliquez sur l’icône Configurer la vue pour personnaliser l’affichage de la vue.  Vos modifications sont automatiquement enregistrées.

Créer un document

Créez des documents pour les informations qui ne rentrent pas dans un tableau, comme des résumés, des guides conversationnels opérationnels ou des résumés de réunions. Vous pouvez également créer des documents récapitulatifs qui utilisent des tableaux comme sources. 

Passez en revue les questions ci-dessous pour orienter votre prompt :

• Quelle est l’audience visée ?
• Quel matériel source doit être utilisé pour générer le document, le cas échéant ?
• Quel format le document doit-il suivre (ex. : check-list, résumé, proposition) ?
• Quel ton ou style d’écriture faut-il utiliser ?
• Quelles équipes ou quels utilisateurs doivent avoir accès au document ?

Pour générer un document :

1. En bas de l’écran, cliquez sur la barre de prompt.
2. Dans le champ Text d’invite , saisissez votre prompt .
3. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
4. Saisissez des prompts supplémentaires pour affiner les détails du document.

Une fois que l’assistant IA a terminé le processus de création, il répertorie les actions qu’il a effectuées et affiche un lien cliquable vers le document.

Créer un formulaire

Créez un formulaire pour collecter des informations pertinentes pour un objectif de projet et envoyez les données à un tableau spécifique. Les soumissions de formulaires sont synchronisées avec un seul tableau afin de garantir la cohérence des lignes du tableau et de déclencher éventuellement des automatisations. Par exemple, créez un formulaire d’admission avec une règle d’attribution de routage personnalisée qui se synchronise avec le tableau d’onboarding de votre client .

Remarque : Les formulaires HubSpot Work sont affichés aux côtés des autres formulaires dans l’outil Formulaire marketing, mais les données de soumission sont envoyées au tableau HubSpot Work configuré.

Passez en revue les questions ci-dessous pour orienter votre prompt :

• Quel est l’objectif du formulaire (ex. : questionnaire d’intégration) ?
• Quel tableau HubSpot Work doit recevoir les soumissions de formulaires ?
• Quelles informations le formulaire doit-il collecter et quels champs sont obligatoires ?
• Que doit-il se passer après la soumission du formulaire (par exemple, afficher un message de confirmation, envoyer une notification à un utilisateur spécifique) ?

Pour générer un formulaire :

1. En bas de l’écran, cliquez sur la barre de prompt.
2. Dans le champ prompt text, saisissez votre prompt.
3. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
4. Saisissez des prompts supplémentaires pour affiner les détails du formulaire.

Une fois le processus de création terminé, l’assistant IA répertorie les actions qu’il a effectuées et affiche un lien cliquable vers le formulaire.

Créer un agent IA

Créez un agent IA pour automatiser les actions pour un objectif spécifique. Il est recommandé d’associer chaque agent à un objectif et de créer des automatisations au sein de l’agent qui représentent l’objectif. Par exemple, un agent pour le statut de l’onboarding surveillerait les étapes clés, identifierait les retards et générerait des résumés de statuts récurrents.

Passez en revue les questions ci-dessous pour orienter votre prompt :

• Quel est l’objectif de l’agent IA (par exemple, faire progresser les demandes d’onboarding) ?
• Qu’est-ce qui devrait déclencher l’agent IA et à quelle fréquence doit-il s’exécuter ?
• De quel contexte l’agent IA doit-il tenir compte avant d’agir ?
• Qu’est-ce que cela ne doit jamais changer ?
• Que devrait-elle créer ou modifier ?

Pour configurer un agent IA avec un modèle de prompt :

1. En bas de l’écran, cliquez sur la barre de prompt.
2. Dans le champ de texte d’prompt , appuyez sur la touche / de votre clavier.
3. Dans le panneau des prompts du modèle , accédez à la section Agents , puis cliquez sur le nom d’une prompt.
4. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.

Pour configurer un agent avec une prompt personnalisée :

1. En bas de l’écran, cliquez sur la barre de prompt.
2. Dans le champ Text d’invite , saisissez votre prompt .
3. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
4. Si vous le souhaitez, saisissez des prompts supplémentaires pour affiner les détails de l’agent.

Une fois le processus de création terminé, l’assistant IA répertorie les actions qu’il a effectuées et affiche des liens cliquables vers chaque ressource créée.

Étapes suivantes

• Collaborez avec votre équipe dans HubSpot Work .
• Gérez vos espaces de travail, vos projets et vos ressources HubSpot.