BetaConfigura HubSpot Work

Sintesi

Configura HubSpot Work per gestire progetti interfunzionali e processi operativi in un unico posto. Crea spazi di lavoro, configura progetti e livelli di accesso e utilizza l'assistente IA per generare tabelle, documenti, moduli e agenti IA necessari per raccogliere informazioni, coordinare il lavoro e automatizzare le azioni ricorrenti.

Nota: puoi gestire l'accesso delle funzionalità IA nelle tue impostazioni IA e configurare quali dati vengono condivisi. Consulta le domande frequenti sull'attendibilità dell'IA e le schede dei modelli di IA di HubSpot per informazioni dettagliate su controlli di sicurezza IA, utilizzo dei dati e conformità.

Comprendere i requisiti

Un super amministratore deve:

• Iscriviti alla versione beta pubblica di HubSpot Work per utilizzare le funzionalità descritte di seguito.

• Attiva l'opzione " Consenti agli utenti l'accesso agli strumenti e alle funzionalità di IA generativa " nelle impostazioni relative all'IA.

Comprendere limiti e considerazioni

Configurare un’area di lavoro

Un'area di lavoro contiene tutti i tuoi progetti e le tue risorse. Utilizza un unico spazio di lavoro per i processi interfunzionali, come l'onboarding dei clienti. Utilizzare aree di lavoro separate per i processi ben distinti o per attività non correlate, come la gestione IT o le operazioni relative alle campagne di marketing. Quando si imposta un'area di lavoro, si configurerà anche il progetto iniziale che contiene le risorse necessarie per un obiettivo specifico (ad esempio, l'onboarding di un cliente).

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Work Management. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Work Management.
2. Fai clic su " Crea il tuo primo spazio di lavoro". Se hai già creato un'area di lavoro, fai clic sul menu a tendinadelle aree di lavoro , quindi seleziona "Aggiungi area di lavoro".
3. Inserisci un nome per il tuo spazio di lavoro, quindi fai clic su Continua.
4. Fai clic sul menu a tendina"Aggiungi persone o team ", quindi seleziona gli utenti e i team a cui concedere l'accesso all'area di lavoro.
5. Nella sezione "Utenti con accesso ", fare clic sul menu a tendina "Accesso ", quindi selezionare un'opzione:
   • Amministratore: concede l'accesso per modificare qualsiasi elemento all'interno dell'area di lavoro. Scopri di più sui livelli di accesso.
   • Membro: consente di visualizzare e contribuire ai progetti e alle risorse all'interno dell'area di lavoro. I membri non possono modificare la configurazione dell'area di lavoro né condividerla con altri utenti. Scopri di più sui livelli di accesso.
6. Fai clic sul menu a tendina " Accesso generale ", quindi seleziona un'opzione:
   • Privato: solo gli utenti o i team a cui hai concesso l'accesso possono interagire con l'area di lavoro.
   • L'organizzazione può visualizzare: tutti gli utenti del proprio account con autorizzazioni di lavoro possono visualizzare.
   • L'organizzazione può modificare: tutti gli utenti del tuo account con autorizzazioni di tipo "Lavoro"possono visualizzare e modificare.
7. Seleziona il nome di un'area di lavoro predefinita (ad es., "Onboarding clienti") oppure seleziona " Altro " per inserire un nome personalizzato.
8. Fai clic su Avanti.
9. Nella pagina "Che tipo di progetto desideri creare?" , seleziona una delle seguenti opzioni per configurare un progetto e le risorse:
   • Istruzione personalizzata: parti dal tuo contesto.
     • Nel campo di testo "Come posso aiutarti? ", inserisci un'istruzione dettagliata di ciò che desideri ottenere con il progetto.
     • Per inserire una nuova riga, tieni premuto il tasto Shift , quindi premi contemporaneamente il tasto Invio sulla tastiera.
     • Per aggiungere il contesto che gli assistenti IA dovrebbero utilizzare, clicca su " Importazione file".
   • Istruzione per il modello: parti da un modello di progetto.
     • Sotto il campo di testo, seleziona un'opzione predefinita di HubSpot per l'istruzione. L'istruzione compila automaticamente il campo di testo.
     • Nel campo di testo, sfoglia l'istruzione per verificare cosa verrà generato e conoscere le migliori pratiche da seguire quando invierai istruzioni in futuro.
   • Parti da zero: inizia da un'area di lavoro vuota. Scopri come avviare un progetto da zero.
10. Una volta completata l'istruzione o il modello di istruzione, premi il tasto Invio sulla tastiera.
11. Se del caso, seleziona le risposte alle domande, quindi fai clic su “Invia”.
12. L'assistente AI genererà un piano che potrai esaminare e modificare prima che i contenuti vengano creati.
13. Fai clic su " Approva " per consentire all'agente di creare i contenuti elencati.
14. Clicca sulla X per ridurre a icona la conversazione e lasciare l'assistente IA in esecuzione in background.

Una volta completato il processo di creazione, l'assistente IA farà un elenco delle azioni eseguite e mostrerà dei link cliccabili per ciascuna risorsa.

Gestisci l'accesso a HubSpot Work

Per impostazione predefinita, l'accesso degli utenti ai progetti e alle risorse viene ereditato dalle autorizzazioni dell'area di lavoro. Personalizza gli accessi a livello di area di lavoro, progetto o risorsa per limitare l'accesso su larga scala o in modo più dettagliato. Utilizza la tabella sottostante per verificare le impostazioni predefinite di accesso ereditate.

Gestisci le autorizzazioni degli utenti per HubSpot Work 

Concedi agli utenti i permessi di utente "HubSpot Work" in modo che possano accedere agli spazi di lavoro per i quali è impostata l'autorizzazione " L'organizzazione può visualizzare/modificare".

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti & Team.
3. Nella tabella degli utenti, passa il mouse sul nome di un utente, quindi fai clic su " Modifica autorizzazioni".
4. Nel menu laterale a sinistra, fare clic su " Gestione del lavoro".
5. Attiva o disattiva l'opzione di accesso a " Gestione del lavoro ". 
6. In alto a destra, fare clic su Salva.

Creare un progetto

I progetti consentono di effettuare il tracciamento delle iniziative specifiche su cui un team collabora all'interno di uno spazio di lavoro. Ogni progetto contiene le proprie risorse: tabelle, documenti, form e agenti IA. Configurare più progetti per motivi di organizzazione, gestione degli accessi e ambito di applicazione. Ad esempio, in un’area di lavoro di customer success in cui è in corso un progetto di onboarding di un cliente, crea un progetto dedicato alle operazioni di onboarding e aggiungi risorse quali manuali operativi e modelli di onboarding. 

Esamina le domande riportate di seguito per orientare la tua istruzione:

• Quale risultato specifico dovrebbe raggiungere questo progetto?

• Chi dovrebbe gestire, contribuire e utilizzare questo progetto?

• Quali saranno la struttura e il processo necessari per lo svolgimento del lavoro nell'ambito del progetto?

Per configurare un progetto:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Work Management. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Work Management.
2. Nella parte inferiore dello schermo, clicca sulla barra delle istruzioni.
3. Nel campo di testo dell'istruzione , inserisci la tua istruzione.
4. Gli assistenti IA inizieranno a generare il progetto.

Configurare le autorizzazioni del progetto

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Work Management. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a Work Management.
2. In alto a sinistra, fai clic sul menu a tendinadegli spazi di lavoro , quindi seleziona uno spazio di lavoro.
3. Nella barra laterale sinistra, clicca sul nome di un progetto.
4. In alto a destra, clicca su "Condividi".
5. Nella finestra di dialogo, configurare quanto segue:
   • Fai clic sul menu a tendina"Aggiungi persone o team ", quindi seleziona gli utenti e i team a cui concedere l'accesso al progetto.
   • Nella sezione "Utenti con accesso ", fare clic sul menu a tendina "Accesso ", quindi selezionare un'opzione:
     • Proprietario: concede l'accesso per modificare la configurazione del progetto e tutte le risorse in esso contenute.
     • Collaboratore: consente di creare e modificare le risorse, compresi gli agenti.
     • Utente: consente di visualizzare i progetti e le risorse in esso contenuti. Gli utenti non possono modificare il progetto né alcun elemento al suo interno.
   • Fare clic su Salva.

Crea una tabella

Le tabelle sono la risorsa fondamentale all'interno di un progetto. Contengono i dati necessari per creare altre risorse, l'esecuzione degli agenti e la collaborazione al lavoro. 

Esamina le domande riportate di seguito per orientare la tua istruzione:

• Qual è l'obiettivo della tabella e come è definita ciascuna colonna?
• Quali righe dovrebbero essere presenti e come sono definite (ad esempio, enumerazione, riferimento Crm)? 
• Quali team o utenti dovrebbero avere accesso alla tabella?

Per generare una tabella:

1. Nella parte inferiore dello schermo, clicca sulla barra di istruzione.
2. Nel campo di testo dell'istruzione , inserisci la tua istruzione.
3. Premi il tasto Invio sulla tastiera.
4. Inserisci ulteriori istruzioni per perfezionare i dettagli della tabella.

Una volta completato il processo di creazione, l'assistente IA elencherà le azioni eseguite e mostrerà un link cliccabile alla tabella.

Creare viste in una tabella

All’interno di una tabella, utilizza le viste per effettuare il tracciamento dello stato degli elementi e collaborare con gli utenti del tuo account HubSpot. Ad esempio, crea una vista calendario per effettuare il tracciamento delle scadenze relative all'onboarding dei clienti.

Esamina le domande riportate di seguito per orientare la tua istruzione:

• In quale tabella dovrebbe essere creata la vista? (Usa @ per fare riferimento al nome.)
• Che tipo di visualizzazione desideri (ad esempio, tabella, lavagna, calendario) e quali dati dovrebbe mostrare?
• Qual è l'obiettivo della vista (ad esempio, tenere traccia di tutte le voci aperte e delle sottovoci)?

Per configurare una vista:

1. Nella parte inferiore dello schermo, clicca sulla barra delle istruzioni.
2. Nel campo di testo dell'istruzione , inserisci la tua istruzione.
3. Premi il tasto Invio sulla tastiera.

Per configurare manualmente una vista:

1. Nella barra laterale sinistra, fai clic sul nome della tabella per la quale desideri creare una vista.
2. Sotto il nome della tabella, fai clic sull'icona" " ( Aggiungi vista) e seleziona un'opzione di visualizzazione (ad esempio, vista bacheca).
3. Fare clicsull'icona di configurazione della vista " " per personalizzare la visualizzazione della vista. Le modifiche vengono salvate automaticamente.

Crea un documento

Crea documenti per le informazioni che non si adattano al formato tabellare, come note informative, manuali operativi o resoconti delle riunioni. È inoltre possibile creare documenti di sintesi che utilizzano tabelle come fonti. 

Esamina le domande riportate di seguito per orientare la tua istruzione:

• A chi è rivolto questo contenuto?
• Quale materiale di riferimento andrebbe utilizzato per redigere il documento, se del caso?
• Quale formato deve avere il documento (ad esempio, lista di controllo, sintesi, proposta)?
• Quale tono o stile di scrittura è opportuno adottare?
• Quali team o utenti dovrebbero avere accesso al documento?

Per generare un documento:

1. Nella parte inferiore dello schermo, clicca sulla barra delle istruzioni.
2. Nel campo di testo dell'istruzione , inserisci la tua istruzione.
3. Premi il tasto Invio sulla tastiera.
4. Inserisci ulteriori istruzioni per perfezionare i dettagli del documento.

Una volta completato il processo di creazione, l'assistente IA elencherà le azioni eseguite e mostrerà un link cliccabile al documento.

Crea una form

Creare un form per raccogliere le informazioni rilevanti ai fini dell'obiettivo di un progetto e inviare i dati a una tabella specifica. L'invio di form sincronizza i dati in un'unica tabella per garantire la coerenza delle righe della tabella e, facoltativamente, per effettuare l'attivazione di automazioni. Ad esempio, crea una form di registrazione con una regola di assegnazione personalizzata che si sincronizzi con la tabelladi onboarding dei clienti .

Nota: i moduli di HubSpot Work vengono visualizzati insieme agli altri moduli nello strumento per i moduli di marketing, ma i dati inviati vengono trasmessi alla tabella di HubSpot Work configurata.

Esamina le domande riportate di seguito per orientare la tua istruzione:

• Qual è l'obiettivo del form (ad esempio, il questionario di onboarding)?
• A quale tabella di HubSpot Work deve essere inviato l'invio di form?
• Quali informazioni dovrebbe raccogliere il form e quali campi sono obbligatori?
• Cosa dovrebbe succedere dopo l'invio della form (ad esempio, visualizzare un messaggio di conferma, inviare una notifica a un utente specifico)?

Per creare una form:

1. Nella parte inferiore dello schermo, clicca sulla barra delle istruzioni.
2. Nel campo di testo dell'istruzione , inserisci la tua istruzione.
3. Premi il tasto Invio sulla tastiera.
4. Inserisci ulteriori istruzioni per perfezionare i dettagli della form.

Una volta completato il processo di creazione, l'assistente IA elencherà le azioni eseguite e mostrerà un link cliccabile al form.

Crea un agente IA

Crea un agente IA per automatizzare le azioni finalizzate al raggiungimento di un obiettivo specifico. Si consiglia di associare a ciascun agente un obiettivo e di creare all’interno dell’agente delle automazioni che rispecchino tale obiettivo. Un addetto allo stato dell'onboarding monitorerebbe le tappe fondamentali, identificerebbe eventuali ritardi e genererebbe riepiloghi periodici sullo stato di avanzamento.

Ad esempio, si crea un agente di stato dell'onboarding che gestisce le procedure di onboarding dei clienti attive nella tabella "Client Onboarding Tracker" tramite la revisione e l'aggiornamento dei record ogni giorno feriale alle 9:00 del mattino. Ogni mattina, le azioni del flusso di lavoro basato sull’intelligenza artificiale dell’agente, che comprendono la valutazione della titolarità e l’interpretazione delle registrazioni a rischio, consumano crediti HubSpot. Le altre azioni dell'agente basate su regole, come l'aggiornamento del valore di una tabella e l'invio di una notifica via e-mail, non consumano crediti HubSpot.

Esamina le domande riportate di seguito per orientare la tua istruzione:

• Qual è l'obiettivo dell'agente IA (ad esempio, garantire il corretto svolgimento delle richieste di onboarding)?
• Cosa dovrebbe attivare l'agente IA e con quale frequenza dovrebbe essere eseguito?
• Quali fattori dovrebbe prendere in considerazione l'agente IA prima di agire?
• Cosa non deve mai cambiare?
• Cosa dovrebbe creare o modificare?

Per configurare un agente IA utilizzando un modello di istruzione:

1. Nella parte inferiore dello schermo, clicca sulla barra delle istruzioni.
2. Nel campo di testo dell'istruzione , premi il tasto / sulla tastiera.
3. Nel pannello delle istruzioni dei modelli , vai alla sezione Agenti , quindi fai clic sul nome di un'istruzione.
4. Premi il tasto Invio sulla tastiera.

Per configurare un agente con un'istruzione di benvenuto personalizzata:

1. Nella parte inferiore dello schermo, clicca sulla barra delle istruzioni.
2. Nel campo di testo dell'istruzione , inserisci la tua istruzione.
3. Premi il tasto Invio sulla tastiera.
4. Se lo si desidera, inserire ulteriori istruzioni per perfezionare i dettagli dell'agente.

Una volta completato il processo di creazione, l'assistente IA farà un elenco delle azioni eseguite e mostrerà dei link cliccabili per ciascuna risorsa creata.

Le prossime tappe

• Collabora con il tuo team su HubSpot Work.
• Gestisci gli spazi di lavoro, i progetti e le risorse di HubSpot.