測試版設定HubSpot作業

摘要

設定HubSpot Work ，在一處地方管理跨職能專案和營運流程。建立工作空間、設定專案和存取層級，並使用AI助手產生表格、文件、表單和 AI 工作人員 程式，以便收集資訊、協調工作和自動執行週期性動作。

請注意：你可以在你的 AI 設定中管理 AI 功能存取權，並設定要分享的資料。請檢閱 HubSpot 的 AI 信任常見問題和 AI 模型卡，以取得有關 AI 安全控制、資料使用和合規性的詳細資訊。

了解要求

超級管理員 必須：

• 註冊 HubSpot Work 公開測試版以使用以下概述的功能。

• 在AI設定中開啟 「允許使用者存取生成式 AI工具和功能」設定。

了解限制和注意事項

設定工作空間

工作空間包含您的所有專案和資產。使用單一工作空間進行跨職能流程，例如客戶到 入門導覽。將單獨的工作空間用於區隔的流程或不相關的工作，例如IT管理或行銷 行銷活動 營運。設定工作空間時，您還將設定包含特定目 目標(例如 客 入門導覽)資產的開始專案。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「工作管理」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「工作管理」。
2. 按一下「 建立您的第一個工作空間」。如果您已建立工作空間，請按一下工作空間 下拉式選單，然後選取新增工作空間。
3. 輸入工作空間 的名稱 ，然後按一下「 繼續」。
4. 按一下新增人員或團隊 下拉式選單，然後選取 使用者和團隊 ，以授予工作空間的存取權限。
5. 在「擁有存取權限的人員 」部分，點擊「 存取權限 」下拉式選單，然後選擇一個選項：
   • 系統管理員：授予修改工作空間內任何內容的權限。進一步 了解存取權限等級。
   • 成員：授予對工作區內專案和資產的檢視和貢獻權限。成員無法修改工作區配置或與其他用戶共享工作區。進一步 了解存取權限等級。
6. 點擊「 一般存取 」下拉式選單，然後選擇一個選項：
   • 專屬： 只有您授予存取權限的使用者或團隊才能與工作空間互動。
   • 組織可以檢視： 您 帳戶 戶中具有 工作權限的 所有使用者都可以檢視。
   • 組織可以編輯： 您 帳戶 戶中具有 工作權限的所有使用者都可以檢視和編輯。
7. 選擇預定義 的工作空間名稱 （例如， 客戶 入門導覽）或選擇 其他 以輸入自訂名稱。
8. 按一下下一步。
9. 在 您要建立什麼類型的專案？ 頁面上，從以下選項中選擇以配置專案和資產：
   • 自定義 提示： 從您自己的上下文開始。
     • 在 「如何協助 」文字欄位中，輸入 提示 ，詳細說明您希望專案完成的內容。
     • 要返回線條，請按住 Shift 鍵，然後同時按鍵盤上的 Enter 鍵。
     • 若要新增AI助手應使用的內容，請按一下 匯入 檔案。
   • 範本 提示： 從專案 範本 開始。
     • 在文字欄位下方，選擇HubSpot預設 提示 選項。提示 會自動填寫文字欄位。
     • 在文字欄位中，瀏覽 提示，查看未來提交提示時的構建內容和最佳做法。
   • 從頭開始： 從空白的工作空間開始。瞭解如何從頭開始設定專案。
10. 完成提 提示 或 範本 提示後，按下鍵盤上的 Enter 鍵。
11. 如適用，請選取問題 的答案 ，然後按一下「 送出」。
12. 人工智慧助理會產生一個計畫，供您在建立內容前檢閱和編輯。
13. 按一下「 核準 」，讓客服人員建立列出的內容。
14. 點擊 X 將對話最小化，並保持AI助手在後臺運行。

AI助手完成構建過程後，將 清單 其採取的操作，並顯示每個資產的可點擊連結。

管理HubSpot Work的存取權限

預設情況下，使用者對專案和資產的存取權限是從工作空間權限繼承而來。自訂工作空間、專案或資產層級的存取權限，以大規模或細微規模限制存取權限。使用下表檢閱繼承的存取預設值。

管理HubSpot Work的使用者權限 

授予使用者HubSpot Work使用者權限，以便他們可以存取設定為 組織的工作空間，以便檢視/編輯。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航到用戶和團隊。
3. 在使用者表格中，將遊標暫留於使用者名稱上，然後按一下 編輯權限。
4. 在左側邊欄選單中，按一下 工作管理。
5. 開啟或關閉「 工作管理 」存取開關。 
6. 按一下右上角的「儲存」。

設定專案

專案追蹤特定計劃，以便團隊在工作空間內進行協作。每個專案都包含自己的資產：表格、文件、表單和 AI 工作人員。為組織、存取管理和 範圍 設定多個專案。例如，在具有客戶到 入門導覽 專案的客戶 客戶成功工作區 中，建立到 入門導覽 營運專案，並新增流程攻略和到 入門導覽 範本等資產。 

請查看以下問題，以獲得 提示：

• 此專案應達成什麼具體結果？

• 誰需要擁有、貢獻和使用此專案？

• 專案中的工作需要什麼樣的結構和流程？

若要設定專案，請按照以下步驟操作

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「工作管理」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「工作管理」。
2. 按一下畫面底部的 提示 列。
3. 提示 文字欄位中輸入 提示。
4. AI助手將開始產生專案。

設定專案權限

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「工作管理」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「工作管理」。
2. 在左上角，按一下工作空間 下拉式選單，然後選擇一個 工作空間。
3. 在左側邊欄中，按一下專案 名稱 。
4. 按一下右上角的「分享」。
5. 在對話框中，管理以下內容：
   • 按一下新增人員或團隊 下拉式選單，然後選取 使用者和團隊 ，以授予專案存取權限。
   • 在「擁有存取權限的人員 」部分，點擊「 存取權限 」下拉式選單，然後選擇一個選項：
     • 所有者：授予修改專案配置及其中所有資產的權限。
     • 提供者：授予建立和編輯資產（包括客服人員）的權限。
     • 檢視器：授予檢視其中專案和資產的權限。檢視者無法修改專案或其中的任何內容。
   • 按一下 儲存。

建立表格

表格是專案中的基本資產。它們包含構建其他資產、執行 代理和協作工作所需的數據。 

請查看以下問題，以獲得 提示：

• 表格的 目標 是什麼？每欄是如何定義的？
• 哪些行應該存在，以及它們是如何定義的（例如，列舉、CRM 查找） ？ 
• 哪些團隊或用戶應該有表格存取權限？

若要產生表格：

1. 按一下畫面底部的 提示 列。
2. 提示 文字欄位中輸入 提示。
3. 按下鍵盤上的 Enter 鍵。
4. 輸入其他 提示 以細化表格的詳細資訊。

AI助理完成構建過程後，它將 清單 其採取的操作，並顯示表格的可點擊鏈接。

在表格中建立檢視

在表格中，使用檢視來追蹤項目狀態，並與HubSpot 帳戶 戶中的使用者協作。例如，建立行事曆檢視，以追蹤客 入門導覽 到職截止日期的截止日期。

請查看以下問題，以獲得 提示：

• 應在哪個表格中建立檢視？（使用@按名稱引用它。）
• 您想要哪種類型的視覺化（例如，表格、看板、日曆） ，以及它應該顯示什麼數據？
• 檢視 目標 是什麼（例如，追蹤所有開啟的項目和子項目） ？

若要設定檢視，請按照以下步驟操作

1. 按一下畫面底部的 提示 列。
2. 提示 文字欄位中輸入 提示。
3. 按下鍵盤上的 Enter 鍵。

若要手動設定檢視：

1. 在左側邊欄中，按一下要為其建立檢視的表格 名稱 。
2. 在表格名稱下方，按一下 新增檢視圖示，然後 選擇視覺化選項 （例如看板）。
3. 按一下  設定檢視圖示 以自訂檢視的顯示。系統會自動儲存變更。

建立文件

為不適合表格格式的資訊建立文件，例如簡報、營運攻略或 會議 總結。您也可以建立使用表格作為來源的摘要文件。 

請查看以下問題，以獲得 提示：

• 目標 受眾 是誰？
• 生成文件時應使用哪些源材料（如有） ？
• 文件應遵循什麼格式（例如檢查清單、簡報、提案） ？
• 應該使用什麼語氣或寫作風格？
• 哪些團隊或使用者應該有權存取文件？

若要產生文件，請按照以下步驟

1. 按一下畫面底部的 提示 列。
2. 提示 文字欄位中輸入 提示。
3. 按下鍵盤上的 Enter 鍵。
4. 輸入其他 提示 以細化文件的詳細資訊。

AI助理完成構建過程後，將 清單 其採取的操作，並顯示指向文檔的可點擊鏈接。

建立 表單

建立 表單 收集專案目 目標 的相關資訊，並將資料傳送至特定表格。表單 提交僅同步到一個表格，以保持表格列一致，並可選擇觸發自動化。例如，使用自訂路由指派規則建立接收 表單，該規則可同步至您的客 入門導覽 表。

請注意： HubSpot工作表單會與行銷 表單 一起顯示，但提交資料會傳送到已配置的HubSpot工作表。

請查看以下問題，以獲得 提示：

• 表單 目標 是什麼（例如 入門導覽 問卷） ？
• 哪個HubSpot工作表應接收 表單 提交？
• 表單 應收集哪些信息，哪些字段是必填的？
• 提交 表單 後應該怎麼做（例如，顯示確認訊息、向特定用戶發送通知） ？

若要產生 表單，請按照以下步

1. 按一下畫面底部的 提示 列。
2. 提示 文字欄位中輸入 提示。
3. 按下鍵盤上的 Enter 鍵。
4. 輸入其他 提示 以細化 表單 的詳細資訊。

AI助理完成構建過程後，它將 清單 其採取的操作，並顯示 表單 單的可點擊連結。

建立AI客服人員

建立AI客服人員，將特定 目標 的行動自動化。建議將每個客服人員與 目標 對齊，並在客服人員中建立代表 目標 的自動化。到 入門導覽 狀態客服人員會監控裏程碑、識別 延遲，並產生週期性狀態摘要。

例如，您建立了一個 入門導覽 狀態客服人員，透過每個工作日上午9:00的 記錄 審查和更新，在「客戶 入門導覽 追蹤器」表中管理有效的客戶申請流程。每天早上，客服人員的AI 工作流程(包括所有權評估和對高風險申請流程的解釋)都會消耗HubSpot點數。客服人員的其他規則型動作(例如更新表格值和傳送電子郵件通知)不會消耗HubSpot點數。

請查看以下問題，以獲得 提示：

• AI客服人員 目標 是什麼（例如，讓 入門導覽 順利進行） ？
• 什麼應該觸發AI代理？它應該多久 執行？
• AI客服人員在採取行動之前應該考慮什麼背景？
• 它永遠不能改變什麼？
• 它應該創建或修改哪些內容？

若要使用 範本 本 提示 設定AI客服人員，請按照以下步驟操作

1. 按一下畫面底部的 提示 列。
2. 提示 文字欄位中，按下鍵盤上的 / 鍵。
3. 在範本 提示面 範本 中，瀏覽至 客服人員 部分，然後按一下 提示 名稱 。
4. 按下鍵盤上的 Enter 鍵。

若要使用自訂 提示 設定客服人員，請按照以下步驟操作

1. 按一下畫面底部的 提示 列。
2. 提示 文字欄位中輸入 提示。
3. 按下鍵盤上的 Enter 鍵。
4. 如有需要，請輸入其他 提示 以細化客服人員的詳細資訊。

AI助理完成構建過程後，將 清單 其採取的操作，並顯示每個創建資產的可點擊鏈接。

後續步驟

• 在HubSpot Work中與您的團隊協作。
• 管理您的HubSpot工作空間、專案和資產。