베타HubSpot Work 설정하기

요약

HubSpot Work를 설정하여 부서 간 프로젝트와 운영 프로세스를 한 곳에서 관리하세요. 작업 공간을 생성하고, 프로젝트 및 접근 권한을 설정하며, AI 어시스턴트를 활용하여 정보 수집, 업무 조정, 반복 작업 자동화에 필요한 표, 문서, 양식 및 AI 에이전트를 생성할 수 있습니다.

참고: AI 설정에서 AI 기능 액세스를 관리할 수 있으며, 어떤 데이터를 공유할지 구성할 수 있습니다. AI 보안 제어, 데이터 사용 및 규정 준수에 대한 자세한 내용은 HubSpot의 AI 신뢰 FAQ 및 AI 모델 카드를 검토하세요.

요구 사항 이해

슈퍼 관리자는 다음을 수행해야 합니다:

• 아래에 설명된 기능을 사용하려면 HubSpot Work 공개 베타에 등록하세요.

• AI 설정에서 ‘사용자에게 생성형 AI 도구 및 기능에 대한 액세스 권한 부여’ 설정을 켜세요.

제한 사항 및 고려 사항 이해

작업 공간 설정하기

작업 공간에는 사용자의 모든 프로젝트와 자산이 포함되어 있습니다. 고객 온보딩과 같은 부서 간 협업 프로세스에는 단일 작업 공간을 사용하십시오. IT 관리나 마케팅 캠페인 운영과 같이 서로 분리된 프로세스나 관련이 없는 업무의 경우, 별도의 작업 공간을 사용하십시오. 작업 공간을 설정할 때, 특정 목표(예: 고객 온보딩)에 필요한 자산을 포함하는 시작 프로젝트도 함께 구성하게 됩니다.

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 작업 관리로 이동합니다. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 작업 관리로 이동합니다.
2. '첫 번째 작업 공간 만들기'를 클릭하세요. 이미 작업 공간을 생성한 경우,작업 공간 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음‘작업 공간 추가’를 선택하세요.
3. 작업 공간 이름을 입력한 다음 ‘계속’을 클릭하세요.
4. '사람 또는 팀 추가' 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음, 워크스페이스에 대한 액세스 권한을 부여할 사용자와 팀을 선택하세요.
5. '접근 권한이 있는 사용자' 섹션에서 접근 권한 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음, 다음 옵션 중 하나를 선택하십시오:
   • 관리자: 워크스페이스 내의 모든 항목을 수정할 수 있는 권한을 부여합니다. 접근 권한 수준에 대해 자세히 알아보세요.
   • 회원: 워크스페이스 내의 프로젝트 및 자산을 조회하고 기여할 수 있는 권한을 부여합니다. 회원은 작업 공간 설정을 변경하거나 다른 사용자와 작업 공간을 공유할 수 없습니다. 접근 권한 수준에 대해 자세히 알아보세요.
6. '일반 액세스' 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음, 다음 옵션 중 하나를 선택하십시오:
   • 비공개: 액세스 권한을 부여한 사용자나 팀만 해당 작업 공간에서 활동을 할 수 있습니다.
   • 해당 조직의 열람 권한: 계정 내 ‘Work’ 권한을 가진 모든 사용자가 열람할 수 있습니다.
   • 편집 권한이 있는 조직: 계정에 속한 ‘Work’ 권한을가진 모든 사용자가 내용을 확인하고 편집할 수 있습니다.
7. 사전 정의된 작업 공간 이름 (예: 고객 온보딩)을 선택하거나, ‘기타’를 선택하여 사용자 지정 이름을 입력하세요.
8. 다음을 클릭합니다.
9. '어떤 종류의 프로젝트를 만들겠습니까? ' 페이지에서 다음 항목 중 하나를 선택하여 프로젝트와 자산을 구성하십시오:
   • 사용자 지정 프롬프트: 본인의 맥락에서 시작하세요.
     • “어떻게 도와드릴까요 ?” 텍스트 입력란에, 프로젝트에서 달성하고자 하는 목표를 상세히 설명하는 프롬프트를 입력하세요.
     • 줄 바꿈을 하려면 Shift 키를 누른 상태에서 키보드의 Enter 키를 동시에 누르세요.
     • AI 어시스턴트가 참조할 맥락을 추가하려면 ‘파일 가져오기’를 클릭하세요.
   • 템플릿 프롬프트: 프로젝트 템플릿을 기반으로 시작합니다.
     • 텍스트 입력란 아래에서 HubSpot의 기본 프롬프트 옵션을 선택하세요. 프롬프트가 텍스트 입력란을 자동으로 채워줍니다.
     • 텍스트 입력란에서 프롬프트를 살펴보며, 어떤 결과가 생성될지 확인하고 향후 프롬프트를 제출할 때의 모범 사례를 확인해 보세요.
   • 처음부터 시작하기: 빈 작업 공간에서 시작합니다. 프로젝트를 처음부터 설정하는 방법을 알아보세요.
10. 프롬프트나 템플릿 프롬프트 작성을 마치면 키보드의 Enter 키를 누르세요.
11. 해당되는 경우, 질문에 대한 답변을 선택한 다음 ‘제출’을 클릭하십시오.
12. AI 어시스턴트가 콘텐츠가 생성되기 전에 귀하가 검토하고 수정할 수 있도록 계획을 작성해 드립니다.
13. ‘승인’을 클릭하여 담당자가 나열된 콘텐츠를 제작할 수 있도록 허용하세요.
14. X 버튼을 클릭하면 대화를 최소화하고 AI 어시스턴트를 백그라운드에서 계속 실행할 수 있습니다.

AI 어시스턴트가 빌드 과정을 완료하면, 수행한 작업 목록을 표시하고 각 자산으로 연결되는 클릭 가능한 링크를 보여줍니다.

HubSpot Work에 대한 액세스 관리

기본적으로 프로젝트 및 자산에 대한 사용자 접근 권한은 작업 공간 권한에서 상속됩니다. 워크스페이스, 프로젝트 또는 자산 수준에서 액세스 권한을 맞춤 설정하여 광범위하거나 세분화된 수준에서 액세스를 제한할 수 있습니다. 아래 표를 참고하여 상속된 기본 액세스 권한을 확인하십시오.

HubSpot Work의 사용자 권한 관리 

사용자에게 HubSpot Work 사용자 권한을 부여하여, ‘조직에서 보기/편집 가능’으로 설정된 워크스페이스에 액세스할 수 있도록 하십시오.

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 사용자 & 팀으로 이동합니다.
3. 사용자 테이블에서 사용자 이름 위에 마우스를 올린 다음, ‘권한 편집’을 클릭하세요.
4. 왼쪽 사이드바 메뉴에서 ‘업무 관리’를 클릭하세요.
5. ‘업무 관리’ 액세스 스위치를 켜거나 끕니다. 
6. 오른쪽 상단에서 저장을 클릭합니다.

프로젝트 설정하기

프로젝트는 워크스페이스 내에서 팀이 협업할 수 있는 구체적인 활동을 관리합니다. 각 프로젝트에는 테이블, 문서, 양식, AI 에이전트 등 고유한 자산이 포함되어 있습니다. 체계적인 관리, 접근 권한 관리 및 범위 설정을 위해 여러 프로젝트를 설정하세요. 예를 들어, 고객 온보딩 프로젝트가 진행 중인 고객 성공 워크스페이스에서 온보딩 운영 프로젝트를 생성하고, 프로세스 플레이북 및 온보딩 템플릿과 같은 자산을 추가합니다. 

다음 질문들을 참고하여 프롬프트를 작성해 보세요:

• 이 프로젝트는 구체적으로 어떤 성과를 달성해야 합니까?

• 누가 이 프로젝트를 소유하고, 기여하며, 사용해야 할까요?

• 이 프로젝트의 업무에는 어떤 구조와 절차가 필요할까요?

프로젝트를 설정하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 작업 관리로 이동합니다. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 작업 관리로 이동합니다.
2. 화면 하단의 프롬프트 표시줄을 클릭하세요.
3. 프롬프트 입력란에 프롬프트를 입력하세요.
4. AI 어시스턴트가 프로젝트 생성을 시작합니다.

프로젝트 권한 구성

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 작업 관리로 이동합니다. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 작업 관리로 이동합니다.
2. 왼쪽 상단의작업 공간 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음, 작업 공간을 선택하세요.
3. 왼쪽 사이드바에서 프로젝트 이름을 클릭하세요.
4. 오른쪽 상단에서‘공유’를 클릭하세요.
5. 대화 상자에서 다음 사항을 관리하십시오.
   • '사람 또는 팀 추가 ' 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음, 프로젝트에 대한 액세스 권한을 부여할 사용자와 팀을 선택하세요.
   • '접근 권한이 있는 사용자' 섹션에서 접근 권한 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음, 다음 옵션 중 하나를 선택하십시오:
     • 소유자: 프로젝트 구성 및 그 안의 모든 자산을 수정할 수 있는 권한을 부여합니다.
     • 기여자: 에이전트를 포함한 자산을 생성하고 편집할 수 있는 권한을 부여합니다.
     • 조회자: 해당 프로젝트 및 그 내의 자산을 조회할 수 있는 권한을 부여합니다. 시청자는 프로젝트나 그 안의 어떤 내용도 수정할 수 없습니다.
   • 저장을 클릭합니다.

테이블 만들기

테이블은 프로젝트 내에서 가장 기본적인 자산입니다. 여기에는 다른 자산을 구축하고, 에이전트를 실행하며, 업무를 협업하는 데 필요한 데이터가 포함되어 있습니다. 

다음 질문들을 참고하여 프롬프트를 작성해 보세요:

• 이 표의 목적은 무엇이며, 각 열은 어떻게 정의되어 있나요?
• 어떤 행이 포함되어야 하며, 이러한 행은 어떻게 정의되나요(예: 열거형, CRM 조회)? 
• 어떤 팀이나 사용자가 이 테이블에 대한 접근 권한을 가져야 합니까?

표 생성 방법:

1. 화면 하단의 프롬프트 표시줄을 클릭하세요.
2. 프롬프트 입력란에 프롬프트를 입력하세요.
3. 키보드의 Enter 키를 누르세요.
4. 표의 세부 내용을 더 구체화하려면 추가 프롬프트를 입력하세요.

AI 어시스턴트가 빌드 과정을 완료하면, 수행한 작업들을 나열하고 해당 표로 연결되는 클릭 가능한 링크를 표시합니다.

테이블에 뷰 생성하기

테이블 내에서 뷰를 사용하여 항목의 상태를 추적하고 HubSpot 계정의 다른 사용자와 협업하세요. 예를 들어, 고객 온보딩 마감일을 추적할 수 있는 캘린더 보기를 생성하세요.

다음 질문들을 참고하여 프롬프트를 작성해 보세요:

• 뷰는 어느 테이블에 생성해야 할까요? (이름을 지정하여 참조하려면 @를 사용하세요.)
• 어떤 유형의 시각화(예: 표, 보드, 달력)를 원하시나요? 그리고 어떤 데이터를 표시해야 하나요?
• 이 뷰의 목적은 무엇입니까(예: 모든 미처리 항목과 하위 항목을 추적하기 위함)?

뷰를 설정하려면:

1. 화면 하단의 프롬프트 표시줄을 클릭하세요.
2. 프롬프트 입력란에 프롬프트를 입력하세요.
3. 키보드의 Enter 키를 누르세요.

뷰를 수동으로 설정하려면:

1. 왼쪽 사이드바에서 뷰를 생성하려는 테이블의 이름을 클릭합니다.
2. 테이블 이름 아래에 있는 ‘ ’ 보기 추가 아이콘을 클릭한 다음, 시각화 옵션 (예: 보드)을 선택합니다.
3. 의보기 구성 아이콘을 클릭하여 보기의 표시 방식을 사용자 지정하십시오. 변경 사항은 자동으로 저장됩니다.

문서 만들기

브리핑 자료, 운영 매뉴얼, 회의 요약 등 표 형식에 맞지 않는 정보를 담은 문서를 작성하세요. 또한 표를 자료원으로 사용하는 요약 문서를 작성할 수도 있습니다. 

다음 질문들을 참고하여 프롬프트를 작성해 보세요:

• 이 콘텐츠의 대상 독자는 누구인가요?
• 문서를 작성할 때, 필요한 경우 어떤 원본 자료를 사용해야 합니까?
• 문서는 어떤 형식을 따라야 합니까(예: 체크리스트, 개요서, 제안서)?
• 어떤 어조나 문체를 사용해야 할까요?
• 어떤 팀이나 사용자가 이 문서에 접근할 수 있어야 합니까?

문서를 생성하려면:

1. 화면 하단의 프롬프트 표시줄을 클릭하세요.
2. 프롬프트 입력란에 프롬프트를 입력하세요.
3. 키보드의 Enter 키를 누르세요.
4. 문서의 세부 내용을 더 구체화하려면 추가 프롬프트를 입력하세요.

AI 어시스턴트가 빌드 과정을 완료하면, 수행한 작업들을 나열하고 해당 문서로 연결되는 클릭 가능한 링크를 표시합니다.

양식 만들기

프로젝트 목표와 관련된 정보를 수집할 수 있는 양식을 만들고, 해당 데이터를 특정 테이블로 전송하십시오. 양식 제출 내용은 테이블 행의 일관성을 유지하고, 필요에 따라 자동화 작업을 실행하기 위해 하나의 테이블로만 동기화됩니다. 예를 들어,고객 온보딩 테이블과 연동되는 사용자 정의 라우팅 할당 규칙이 적용된 접수 양식을 생성해 보세요.

참고: HubSpot Work 양식은 마케팅 양식 도구에서 다른 양식들과 함께 표시되지만, 제출된 데이터는 구성된 HubSpot Work 테이블로 전송됩니다.

다음 질문들을 참고하여 프롬프트를 작성해 보세요:

• 이 양식(예: 온보딩 설문지)의 목적은 무엇입니까?
• 양식 제출 내용은 어떤 HubSpot 워크 테이블로 전송되어야 하나요?
• 이 양식에는 어떤 정보를 수집해야 하며, 어떤 항목이 필수 입력 항목인가요?
• 양식이 제출된 후에는 어떤 조치가 이루어져야 합니까(예: 확인 메시지 표시, 특정 사용자에게 알림 전송 등)?

양식을 생성하려면:

1. 화면 하단의 프롬프트 표시줄을 클릭하세요.
2. 프롬프트 입력란에 프롬프트를 입력하세요.
3. 키보드의 Enter 키를 누르세요.
4. 양식의 세부 사항을 더 구체적으로 설정하려면 추가 프롬프트를 입력하세요.

AI 어시스턴트가 빌드 과정을 완료하면, 수행한 작업들을 나열하고 양식으로 연결되는 클릭 가능한 링크를 표시합니다.

AI 에이전트 생성하기

특정 목표를 달성하기 위한 작업을 자동화할 수 있는 AI 에이전트를 생성하세요. 각 에이전트에 목표를 설정하고, 해당 목표를 반영하는 자동화 기능을 에이전트 내에 구축하는 것이 좋습니다. 온보딩 현황 담당자는 주요 단계를 모니터링하고, 지연 요인을 파악하며, 정기적인 현황 요약 보고서를 작성합니다.

예를 들어, 평일 오전 9시에 레코드 검토 및 업데이트를 통해 ‘Client Onboarding Tracker’ 테이블에 있는 진행 중인 고객 온보딩을 관리하는 온보딩 상태 관리 에이전트를 구축한다고 가정해 봅시다. 매일 아침, 소유권 평가 및 위험에 노출된 온보딩 사례 해석 등을 포함하는 에이전트의 AI 워크플로 작업에 HubSpot 크레딧이 소모됩니다. 테이블 값을 업데이트하거나 이메일 알림을 보내는 등 에이전트의 다른 규칙 기반 작업들은 HubSpot 크레딧을 소모하지 않습니다.

다음 질문들을 참고하여 프롬프트를 작성해 보세요:

• AI 에이전트의 목표는 무엇입니까(예: 온보딩 요청을 원활하게 처리하는 것)?
• AI 에이전트는 어떤 조건에서 작동해야 하며, 얼마나 자주 실행되어야 합니까?
• AI 에이전트는 행동을 취하기 전에 어떤 맥락을 고려해야 할까요?
• 무엇이 절대 변해서는 안 될까요?
• 무엇을 생성하거나 수정해야 할까요?

템플릿 프롬프트를 사용하여 AI 에이전트를 설정하려면:

1. 화면 하단의 프롬프트 표시줄을 클릭하세요.
2. 명령어 입력란에서 키보드의 / 키를 누르세요.
3. 템플릿 프롬프트 패널에서 ‘에이전트’ 섹션으로 이동한 다음, 프롬프트 이름을 클릭합니다.
4. 키보드의 Enter 키를 누르세요.

사용자 지정 프롬프트를 사용하여 에이전트를 설정하려면:

1. 화면 하단의 프롬프트 표시줄을 클릭하세요.
2. 프롬프트 입력란에 프롬프트를 입력하세요.
3. 키보드의 Enter 키를 누르세요.
4. 원하는 경우, 챗봇의 세부 정보를 더 구체화하기 위해 추가 프롬프트를 입력하세요.

AI 어시스턴트가 빌드 과정을 완료하면, 수행한 작업 목록을 표시하고 생성된 각 자산에 대한 클릭 가능한 링크를 보여줍니다.

다음 단계

• HubSpot Work에서 팀원들과 협업하세요.
• HubSpot 업무 공간, 프로젝트 및 자산을 관리하세요.