BetaHubSpot Workin käyttöönotto

Yhteenveto

Ota HubSpot Work käyttöön, jotta voit hallita monialaisia projekteja ja operatiivisia prosesseja yhdestä paikasta. Luo työtiloja, määritä projektit ja käyttöoikeustasot sekä hyödynnä tekoälyavustajaa luodaksesi taulukoita, asiakirjoja, lomakkeita ja tekoälyagentit, joita tarvitset tietojen keräämiseen, työn koordinointiin ja toistuvien toimintojen automatisointiin.

Huomaa: voit hallita tekoälyominaisuuksien käyttöä tekoälyasetuksissasi ja määrittää, mitä tietoja jaetaan. Tutustu HubSpotin tekoälyn luottamusta koskeviin usein kysyttyihin kysymyksiin ja tekoälymallikortteihin saadaksesi yksityiskohtaista tietoa tekoälyn tietoturvaohjauksesta, tiedonkäytöstä ja vaatimustenmukaisuudesta.

Vaatimusten ymmärtäminen

Superjärjestelmänvalvojan on:

• Rekisteröidä HubSpot Workin julkiseen beetaversioon, jotta voit käyttää alla kuvattuja ominaisuuksia.

• Ota käyttöön AI-asetuksissa asetus ”Anna käyttäjille pääsy generatiivisiin tekoälytyökaluihin ja -ominaisuuksiin ”.

Rajoitusten ja näkökohtien ymmärtäminen

Työtilan määrittäminen

Työtila sisältää kaikki projektisi ja aineistosi. Käytä yhtä työtilaa monialaisissa prosesseissa, kuten asiakkaan perehdytys. Käytä erillisiä työtiloja toisistaan erillisiin prosesseihin tai toisiinsa liittymättömiin tehtäviin, kuten IT-hallintaan tai kampanja toteuttamiseen. Kun määrität työtilan, määrität samalla myös aloitusprojektin, joka sisältää tietyn tavoite (esim. asiakkaan perehdytys ) kannalta tarvittavat resurssit.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Työn hallinta. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Työn hallinta.
2. Napsauta ”Luo ensimmäinen työtilasi”. Jos olet jo luonut työtilan, napsautatyötilojen avattavaa valikkoa ja valitse sittenLisää työtila.
3. Kirjoita työtilan nimi ja napsauta sitten Jatka.
4. NapsautaLisää henkilöitä tai tiimejä -pudotusvalikkoa ja valitse sitten käyttäjät ja tiimit , joille haluat myöntää pääsyn työtilaan.
5. Napsauta”Käyttöoikeudet” -osiossa käyttöoikeuksien avattavaa valikkoa ja valitse sitten jokin vaihtoehto:
   • Admin: antaa oikeuden muokata mitä tahansa työtilan sisällä. Lue lisää käyttöoikeustasoista.
   • Jäsen: antaa oikeuden tarkastella työtilan projekteja ja resursseja sekä osallistua niiden kehittämiseen. Jäsenet eivät voi muokata työtilan asetuksia tai jakaa työtilaa muiden käyttäjien kanssa. Lue lisää käyttöoikeustasoista.
6. Napsauta ”Yleinen käyttöoikeus ” -pudotusvalikkoa ja valitse sitten jokin vaihtoehto:
   • Yksityinen: vain ne käyttäjät tai tiimit, joille olet myöntänyt käyttöoikeuden, voivat käyttää työtilaa.
   • Organisaatio voi tarkastella: kaikki tili käyttäjät, joilla on Work-käyttöoikeudet , voivat tarkastella tietoja.
   • Muokkausoikeudet: kaikki tili isi käyttäjät, joilla on Work-oikeudet, voivat tarkastella ja muokata sisältöä.
7. Valitse valmiiksi määritetty työtilan nimi (esim. Asiakkaan perehdytys ) tai valitse ”Muu” , jos haluat antaa oman nimen.
8. Napsauta Seuraava.
9. Valitse ”Minkälaisen projektin haluat luoda? ” -sivulla jokin seuraavista vaihtoehdoista projektin ja aineistojen määrittämiseksi:
   • Mukautettu kehote: aloita omasta kontekstistasi.
     • Kirjoita ”Miten voin auttaa? ” -kenttään kehote, jossa kuvataan yksityiskohtaisesti, mitä haluat projektilla saavuttaa.
     • Voit siirtyä uudelle riville pitämällä Shift -näppäintä painettuna ja painamalla samanaikaisesti näppäimistön Enter -näppäintä.
     • Jos haluat lisätä kontekstia, jota tekoälyavustajan tulisi käyttää, napsauta Tuonti tiedostot”.
   • kehote: aloita projektimall mallipohja.
     • Valitse tekstikentän alapuolelta HubSpotin oletusarvoinen kehote hotevaihtoehto. kehote täyttää tekstikentän automaattisesti.
     • Siirry tekstikentässä kehote kohdalle, jotta arvostelu, mitä tullaan rakentamaan, sekä tutustua parhaimpiin käytäntöihin tulevien ohjeiden lähettämistä varten.
   • Aloita alusta: aloita tyhjästä työtilasta. Opi, miten projekti perustetaan alusta alkaen.
10. Kun olet kirjoittanut kehote tai kehote valmiiksi, paina näppäimistön Enter -näppäintä.
11. Valitse tarvittaessa vastaukset kysymyksiin ja napsauta sitten Lähetä.
12. Tekoälyavustaja laatii sinulle suunnitelman, jonka voit arvostelu ja muokata ennen sisällön luomista.
13. Napsauta Hyväksy-painiketta , jotta agentti voi luoda luettelossa mainitun sisällön.
14. Napsauta X- painiketta, jolloin keskustelu piilotetaan ja tekoälyavustaja jatkaa toimintaansa taustalla.

Kun tekoälyavustaja on saanut rakennusprosessin päätökseen, se luettelo suorittamansa toimet ja näyttää klikattavat linkit kuhunkin aineistoon.

Hallitse HubSpot Workin käyttöoikeuksia

Oletusarvoisesti käyttäjien käyttöoikeudet projekteihin ja resursseihin periytyvät työtilan käyttöoikeuksista. Mukauta käyttöoikeuksia työtilan, projektin tai resurssin tasolla, jotta voit rajoittaa käyttöoikeuksia laaj skaalata tai tarkasti. arvostelu perityt oletusarvot käyttöoikeuksille alla olevan taulukon avulla.

Hallitse HubSpot Workin käyttäjäoikeuksia 

Myönnä käyttäjille HubSpot Work -käyttöoikeudet, jotta he pääsevät työympäristöihin, joiden asetuksena on ”Organisaatio voi tarkastella/muokata”.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
3. Käyttäjätabelissa vie hiiri käyttäjän nimen päälle ja napsauta sitten Muokkaa käyttöoikeuksia.
4. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa kohtaa ”Työnhallinta”.
5. Kytke Työnhallinnan käyttöoikeus päälle tai pois päältä. 
6. Napsauta oikeassa yläkulmassa Tallenna.

Perusta projekti

Hankkeet ovat työympäristössä tiimin yhteistyön kohteena olevia erityisiä aloitteita. Jokaiseen projektiin kuuluu omat resurssinsa: taulukot, asiakirjat, lomakkeet ja tekoälyagentit. Luo useita projekteja järjestelyn, käyttöoikeuksien hallinnan ja laajuus hallitsemiseksi. Esimerkiksi asiakassuhteiden työtila, jossa on käynnissä asiakkaan perehdytys, luo perehdytys projekti ja lisää siihen resursseja, kuten prosessiohjeistuksia ja perehdytys. 

Arvostelu alla oleviin kysymyksiin, jotka auttavat sinua laatimaan kehote:

• Mitä konkreettista tulosta tämän hankkeen tulisi saavuttaa?

• Kenen tulisi omistaa tämä projekti, osallistua siihen ja käyttää sitä?

• Minkälaista rakennetta ja menettelytapaa projektin työ vaatii?

Projektin määrittäminen:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Työn hallinta. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Työn hallinta.
2. Napsauta näytön alareunassa olevaa kehote -palkkia.
3. Kirjoita kehote tekstikenttään kehote.
4. Tekoälyavustaja alkaa luoda projektia.

Määritä projektin käyttöoikeudet

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Työn hallinta. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Työn hallinta.
2. Napsauta vasemmassa yläkulmassatyötilojen avattavaa valikkoa ja valitse sitten työtila.
3. Napsauta vasemmassa sivupalkissa jonkin projektin nimeä .
4. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaaJaa-painiketta.
5. Määritä valintaikkunassa seuraavat asetukset:
   • NapsautaLisää henkilöitä tai tiimejä -pudotusvalikkoa ja valitse sitten käyttäjät ja tiimit , joille haluat myöntää pääsyn projektiin.
   • Napsauta”Käyttöoikeudet” -osiossa käyttöoikeuksien avattavaa valikkoa ja valitse sitten jokin vaihtoehto:
     • Omistaja: antaa oikeuden muokata projektin asetuksia ja kaikkia sen sisältämiä resursseja.
     • Käyttöoikeuden myöntäjä: myöntää oikeuden luoda ja muokata resursseja, mukaan lukien agentit.
     • Katselija: antaa oikeuden tarkastella projekteja ja niihin kuuluvia resursseja. Katselijat eivät voi muokata projektia tai sen sisältöä.
   • Napsauta Tallenna.

Luo taulukko

Taulukot ovat projektin keskeinen osa. Ne sisältävät tiedot, joita tarvitaan muiden resurssien luomiseen, agenttien suoritus ja yhteistyöhön. 

Arvostelu alla oleviin kysymyksiin, jotka auttavat sinua laatimaan kehote:

• Mikä on taulukon tavoite, ja miten kukin sarake on määritelty?
• Mitkä rivit tulisi olla mukana ja miten ne määritellään (esim. luettelointi, CRM )? 
• Millä tiimeillä tai käyttäjillä tulisi olla pääsy taulukkoon?

Taulukon luominen:

1. Napsauta näytön alareunassa olevaa kehote -palkkia.
2. Kirjoita kehote tekstikenttään kehote.
3. Paina näppäimistön Enter -näppäintä.
4. Syötä lisätietoja taulukon tietojen tarkentamiseksi.

Kun tekoälyavustaja on saanut rakennusprosessin päätökseen, se luettelo suorittamansa toimet ja näyttää klikattavan linkin taulukkoon.

Luo näkymiä taulukkoon

Käytä taulukossa näkymiä, jotta voit seurata kohteiden tiloja ja tehdä yhteistyötä tili käyttäjien kanssa. Luo esimerkiksi kalenterinäkymä, jonka avulla voit seurata asiakkaiden perehdytys määräpäiviä.

Arvostelu alla oleviin kysymyksiin, jotka auttavat sinua laatimaan kehote:

• Mihin taulukkoon näkymä tulisi luoda? (Käytä @-merkkiä viitataksesi siihen nimellä.)
• Minkälaista visualisointia haluat (esim. taulukko, taulu, kalenteri) ja mitä tietoja siinä tulisi näkyä?
• Mikä on näkymän tavoite (esim. seurata kaikkia avoimia kohteita ja alikohteita)?

Näkymän määrittäminen:

1. Napsauta näytön alareunassa olevaa kehote -palkkia.
2. Kirjoita kehote tekstikenttään kehote.
3. Paina näppäimistön Enter -näppäintä.

Näkymän määrittäminen manuaalisesti:

1. Napsauta vasemmassa sivupalkissa sen taulukon nimeä , jolle haluat luoda näkymän.
2. Napsauta taulukon nimen alla olevaa ” ” -näkymän lisäyskuvaketta ja valitse sitten visualisointivaihtoehto (esim. taulu).
3. Napsauta -näkymän määrityskuvaketta , jotta voit mukauttaa näkymän ulkoasua. Muutokset tallennetaan automaattisesti.

Luo asiakirja

Luo asiakirjoja sellaisille tiedoille, jotka eivät sovi taulukkomuotoon, kuten selosteet, toimintakäsikirjat tai kokous. Voit myös luoda yhteenvetodokumentteja, joiden lähteenä ovat taulukot. 

Arvostelu alla oleviin kysymyksiin, jotka auttavat sinua laatimaan kehote:

• Kuka on yleisö?
• Mitä lähdemateriaalia tulisi käyttää asiakirjan laatimiseen, jos sellaista tarvitaan?
• Missä muodossa asiakirjan tulisi olla (esim. tarkistuslista, yhteenveto, ehdotus)?
• Mitä sävyä tai kirjoitustyyliä tulisi käyttää?
• Millä tiimeillä tai käyttäjillä tulisi olla pääsy asiakirjaan?

Asiakirjan luominen:

1. Napsauta näytön alareunassa olevaa kehote -palkkia.
2. Kirjoita kehote -kenttään kehote komentokehotteesi .
3. Paina näppäimistön Enter -näppäintä.
4. Syötä lisätietoja asiakirjan tietojen tarkentamiseksi.

Kun tekoälyavustaja on saanut rakennusprosessin päätökseen, se luettelo suorittamansa toimet ja näyttää klikattavan linkin asiakirjaan.

Luo lomake omake

Luo lomake, jolla kerätään projektin tavoite kannalta olennaisia tietoja, ja lähetä tiedot tiettyyn taulukkoon. Lomake lähetystiedot synkronoidaan vain yhteen taulukkoon, jotta taulukon rivit pysyvät yhdenmukaisina ja jotta automaatioita laukaisin tarvittaessa käynnistää. Luo esimerkiksi lomake, jossa on mukautettu reitityssääntö, joka synkronoituuasiakkaan perehdytys kanssa.

Huomaa: HubSpot Work -lomakkeet näkyvät lomake muiden lomakkeiden rinnalla, mutta lähetetyt tiedot lähetetään määritettyyn HubSpot Work -taulukkoon.

Arvostelu alla oleviin kysymyksiin, jotka auttavat sinua laatimaan kehote:

• Mikä on lomake (esim. perehdytys ) tavoite?
• Mihin HubSpot Work -taulukkoon lomake lähetystiedot tulisi tallentaa?
• Mitä tietoja lomake tulisi kerätä, ja mitkä kentät ovat pakollisia?
• Mitä pitäisi tapahtua lomake lähettämisen jälkeen (esim. näyttää vahvistusviesti, lähettää ilmoitus tietylle käyttäjälle)?

lomake keen luominen:

1. Napsauta näytön alareunassa olevaa kehote -palkkia.
2. Kirjoita kehote kehote -kenttään.
3. Paina näppäimistön Enter -näppäintä.
4. Syötä lisätietoja lomake tietojen tarkentamiseksi.

Kun tekoälyavustaja on saanut rakennusprosessin päätökseen, se luettelo suorittamansa toimet ja näyttää klikattavan linkin lomake.

Luo tekoälyagentti

Luo tekoälyagentti, joka automatisoi toimet tietyn tavoite saavuttamiseksi. On suositeltavaa määrittää jokaiselle agentille tavoite ja luoda agentin sisällä automaatioita, jotka vastaavat kyseistä tavoite. perehdytys asiantuntija valvoisi välitavoitteita, tunnistaminen viivästyksiä ja laatisisi säännöllisiä tilannekatsauksia.

Voit esimerkiksi luoda perehdytys tilan hallinnoivan agentin, joka hallinnoi Client Perehdytys Seuranta -taulukossa olevia aktiivisia asiakasperehdytyksiä arvostelu ja päivittämällä tietue joka arkipäivä klo 9.00. Joka aamu agentin tekoälypohjaiset työnkulku toimet, joihin kuuluvat omistajuuden arviointi ja riskialttiiden asiakashankintojen tulkinta, kuluttavat HubSpot-krediittejä. Agentin muut sääntöihin perustuvat toimet, kuten taulukon arvon päivittäminen ja sähköpostimuistutuksen lähettäminen, eivät kuluta HubSpot-krediittejä.

Arvostelu alla oleviin kysymyksiin, jotka auttavat sinua laatimaan kehote:

• Mikä on tekoälyagentin tavoite (esim. pitää perehdytys pyynnöt liikkeessä)?
• Mikä tulisi laukaisin tekoälyagentin, ja kuinka usein sen tulisi suoritus?
• Mitä seikkoja tekoälyagentin tulisi ottaa huomioon ennen toimien toteuttamista?
• Mitä ei saa koskaan muuttua?
• Mitä sen pitäisi luoda tai muokata?

Tekoälyagentin määrittäminen mallipohja kehote ohjan avulla:

1. Napsauta näytön alareunassa olevaa kehote -palkkia.
2. Paina kehote tekstikentässä näppäimistön / -näppäintä.
3. Siirry mallipohja kehote -paneelissa Agents -osioon ja napsauta sitten jonkin kehote nimeä .
4. Paina näppäimistön Enter -näppäintä.

Agentin määrittäminen mukautetulla kehote:

1. Napsauta näytön alareunassa olevaa kehote -palkkia.
2. Kirjoita komentorivi kehote kehote.
3. Paina näppäimistön Enter -näppäintä.
4. Halutessasi voit syöttää lisätietoja agentin tietojen tarkentamiseksi.

Kun tekoälyavustaja on saanut rakennusprosessin päätökseen, se luettelo suorittamansa toimet ja näyttää klikattavat linkit jokaiseen luotuun aineistoon.

Seuraavat vaiheet

• Tee yhteistyötä tiimisi kanssa HubSpot Workissa.
• Hallitse HubSpot-työtilojasi, projektejasi ja resurssejasi.