I betaKonfigurer HubSpot Work

Sammendrag

Ta i bruk HubSpot Work for å administrere tverrfunksjonelle prosjekter og driftsprosesser på ett og samme sted. Opprett arbeidsområder, konfigurer prosjekter og tilgangsnivåer, og bruk AI-assistenten til å generere tabeller, dokumenter, skjemaer og Ai-agenter som du trenger for å samle inn informasjon, koordinere arbeidet og automatisere gjentakende oppgaver.

Merk: Du kan administrere tilgang til AI-funksjoner i AI-innstillingene dine og konfigurere hvilke data som deles. Se HubSpots vanlige spørsmål om AI-tillit og AI-modellkort for detaljert informasjon om AI-sikkerhetskontroller, databruk og overholdelse.

Forstå kravene

En Super Admin må:

• Bli med på den offentlige betaversjonen av HubSpot Work for å kunne bruke funksjonene som er beskrevet nedenfor.

• Slå på innstillingen «Gi brukerne tilgang til generative AI-verktøy og -funksjoner » i AI-innstillingene dine.

Forstå begrensninger og hensyn

Opprett et arbeidsområde

Et arbeidsområde inneholder alle prosjektene og ressursene dine. Bruk ett enkelt arbeidsområde for tverrfunksjonelle prosesser, for eksempel onboarding. Bruk separate arbeidsområder for avgrensede prosesser eller uavhengige arbeidsoppgaver, som for eksempel IT-administrasjon eller gjennomføring av markedsføringskampanjer. Når du oppretter et arbeidsområde, skal du også konfigurere startprosjektet som inneholder ressursene for et bestemt mål (f.eks. onboarding av nye kunder).

1. I din HubSpot-konto klikker du på Mer, og naviger deretter til Arbeidsbehandling. Dersom Mer ikke vises i din konto, navigerer du direkte til Arbeidsbehandling.
2. Klikk på «Opprett ditt første arbeidsområde». Hvis du allerede har opprettet et arbeidsområde, klikker du på rullegardinmenyenfor arbeidsområder og velger deretter«Legg til arbeidsområde».
3. Skriv inn et navn på arbeidsområdet ditt, og klikk deretter på «Fortsett».
4. Klikk på rullegardinmenyen«Legg til personer eller team », og velg deretter brukere og team som skal få tilgang til arbeidsområdet.
5. I delen«Personer med tilgang » klikker du på rullegardinmenyen for tilgang og velger deretter et alternativ:
   • Admin: gir tilgang til å endre alt i arbeidsområdet. Les mer om tilgangsnivåer.
   • Medlem: gir tilgang til å se og bidra til prosjekter og ressurser i arbeidsområdet. Medlemmer kan ikke endre konfigurasjonen av arbeidsområdet eller dele arbeidsområdet med andre brukere. Les mer om tilgangsnivåer.
6. Klikk på rullegardinmenyen «Generell tilgang », og velg deretter et alternativ:
   • Privat: Kun brukere eller team som du har gitt tilgang til, kan bruke arbeidsområdet.
   • Organisasjonen kan se: Alle brukere i kontoen din med «Arbeid»-rettigheter kan se dette.
   • Organisasjonen kan redigere: Alle brukere i kontoen din med «Work»-rettigheterkan se og redigere.
7. Velg et forhåndsdefinert navn på arbeidsområdet (f.eks. «Onboarding for kunder») eller velg «Annet» for å angi et eget navn.
8. Klikk på Neste.
9. På siden «Hva slags prosjekt ønsker du å opprette?» kan du velge blant følgende alternativer for å konfigurere et prosjekt og ressurser:
   • Tilpasset ledetekst: Ta utgangspunkt i din egen kontekst.
     • I tekstfeltet «Hvordan kan jeg hjelpe ?» skriver du inn en ledetekst som i detalj forklarer hva du ønsker at prosjektet skal oppnå.
     • For å gå til neste linje, hold Shift -tasten nede og trykk samtidig på Enter -tasten på tastaturet.
     • For å legge til konteksten som AI-assistenten skal bruke, klikker du på «Import filer».
   • Ledetekst: Start med en prosjektmal.
     • Velg et av HubSpots standardalternativer for ledetekst under tekstfeltet. Ledeteksten fyller automatisk ut tekstfeltet.
     • I tekstfeltet kan du gå gjennom ledetekstene for å se hva som skal bygges, og få tips om beste praksis når du sender inn fremtidige ledetekster.
   • Start fra bunnen av: start med et tomt arbeidsområde. Lær hvordan du setter opp et prosjekt fra bunnen av.
10. Når du er ferdig med ledeteksten eller malen, trykker du på Enter-tasten på tastaturet.
11. Velg eventuelle svar på spørsmålene, og klikk deretter på «Send».
12. AI-assistenten vil utarbeide en plan som du kan gå gjennom og redigere før innholdet blir laget.
13. Klikk på «Godkjenn» for å gi agenten tillatelse til å lage det oppførte innholdet.
14. Klikk på X for å minimere samtalen og la AI-assistenten kjøre i bakgrunnen.

Når AI-assistenten har fullført byggeprosessen, vil den liste handlingene den har utført og vise klikkbare lenker til hvert enkelt element.

Administrer tilgang til HubSpot Work

Som standard arves brukerens tilgang til prosjekter og ressurser fra tillatelsene i arbeidsområdet. Tilpass tilgangen på arbeidsområde-, prosjekt- eller ressursnivå for å begrense tilgangen i stor skala eller på detaljnivå. Bruk tabellen nedenfor til å gjennomgå de arvede standardinnstillingene for tilgang.

Administrer brukerrettigheter for HubSpot Work 

Gi brukerne «HubSpot Work»-brukerrettigheter, slik at de får tilgang til arbeidsområder som er satt til «Organisasjonen kan se/redigere».

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Users & Teams i menyen til venstre.
3. I brukertabellen holder du musepekeren over navnet til en bruker og klikker deretter på «Rediger tillatelser».
4. Klikk på «Arbeidsstyring» i menyen i venstre sidefelt.
5. Slå tilgangsbryteren for arbeidsstyring på eller av. 
6. Klikk på Lagre øverst til høyre.

Opprett et prosjekt

Prosjekter er spesifikke tiltak som et team kan samarbeide om innenfor et arbeidsområde. Hvert prosjekt inneholder sine egne ressurser: tabeller, dokumenter, skjemaer og AI-agenter. Opprett flere prosjekter for å sikre oversikt, tilgangsstyring og avgrensning av omfanget. I arbeidsområdet for kundesuksess med et onboarding-prosjekt for en kunde kan du for eksempel opprette et prosjekt for onboarding-drift og legge til ressurser som prosesshåndbøker og onboarding-maler. 

Gjennomgå spørsmålene nedenfor for å finne inspirasjon til ledeteksten din:

• Hvilket konkret resultat skal dette prosjektet oppnå?

• Hvem bør eie, bidra til og bruke dette prosjektet?

• Hvilken struktur og hvilke prosesser vil arbeidet i prosjektet kreve?

Slik setter du opp et prosjekt:

1. I din HubSpot-konto klikker du på Mer, og naviger deretter til Arbeidsbehandling. Dersom Mer ikke vises i din konto, navigerer du direkte til Arbeidsbehandling.
2. Klikk på ledeteksten nederst på skjermen.
3. Skriv inn ledeteksten din i tekstfeltet for ledetekster .
4. AI-assistenter vil begynne å generere prosjektet.

Konfigurer prosjekttillatelser

1. I din HubSpot-konto klikker du på Mer, og naviger deretter til Arbeidsbehandling. Dersom Mer ikke vises i din konto, navigerer du direkte til Arbeidsbehandling.
2. Klikk på rullegardinmenyen forarbeidsområder øverst til venstre, og velg deretter et arbeidsområde.
3. Klikk på navnet på et prosjekt i venstre sidefelt.
4. Klikk på«Del» øverst til høyre.
5. I dialogboksen kan du gjøre følgende:
   • Klikk på rullegardinmenyen«Legg til personer eller team », og velg deretter brukere og team som skal få tilgang til prosjektet.
   • I delen«Personer med tilgang » klikker du på rullegardinmenyen for tilgang og velger deretter et alternativ:
     • Eier: gir tilgang til å endre prosjektkonfigurasjonen og alle ressursene i prosjektet.
     • Bidragsyter: gir tilgang til å opprette og redigere ressurser, inkludert agenter.
     • Seer: gir tilgang til å se prosjektene og ressursene i prosjektet. Seerne kan ikke endre prosjektet eller noe i det.
   • Klikk på Lagre.

Opprett en tabell

Tabeller er den viktigste ressursen i et prosjekt. De inneholder dataene som trengs for å utvikle andre ressurser, kjøring av agenter og samarbeide om oppgaver. 

Gjennomgå spørsmålene nedenfor for å finne inspirasjon til ledeteksten din:

• Hva er målet med tabellen, og hvordan er de enkelte kolonnene definert?
• Hvilke rader skal være til stede, og hvordan defineres de (f.eks. oppregning, Customer Relationship Management-oppslag)? 
• Hvilke team eller brukere skal ha tilgang til tabellen?

Slik oppretter du en tabell:

1. Klikk på ledeteksten nederst på skjermen.
2. Skriv inn ledeteksten din i tekstfeltet for ledetekster .
3. Trykk på Enter-tasten på tastaturet.
4. Skriv inn flere ledetekster for å avgrense opplysningene i tabellen.

Når AI-assistenten har fullført byggeprosessen, vil den liste handlingene den har utført og vise en klikkbar lenke til tabellen.

Opprette visninger i en tabell

I en tabell kan du bruke visninger til å holde oversikt over elementenes status og samarbeide med brukere i HubSpot-kontoen din. Du kan for eksempel opprette en kalendervisning for å spore frister for onboarding av nye kunder.

Gjennomgå spørsmålene nedenfor for å finne inspirasjon til ledeteksten din:

• I hvilken tabell skal visningen opprettes? (Bruk @ for å henvise til det ved navn.)
• Hvilken type visualisering ønsker du (f.eks. tabell, tavle, kalender), og hvilke data skal den vise?
• Hva er målet med visningen (f.eks. å holde oversikt over alle åpne elementer og underelementer)?

Slik oppretter du en visning:

1. Klikk på ledeteksten nederst på skjermen.
2. Skriv inn ledeteksten din i tekstfeltet for ledetekster .
3. Trykk på Enter-tasten på tastaturet.

Slik konfigurerer du en visning manuelt:

1. I venstre sidefelt klikker du på navnet på tabellen du vil opprette en visning for.
2. Klikk på ikonet « » ( Legg til visning) under tabellnavnet, og velg deretter et visualiseringsalternativ (f.eks. tavlevisning).
3. Klikk påikonet forå konfigurere visningen « » for å tilpasse visningen. Endringene dine lagres automatisk.

Opprett et dokument

Lag dokumenter for informasjon som ikke passer inn i et tabellformat, for eksempel orienteringsnotater, operative salgsveiledninger eller referater fra møter. Du kan også opprette sammendragsdokumenter som bruker tabeller som kilde. 

Gjennomgå spørsmålene nedenfor for å finne inspirasjon til ledeteksten din:

• Hvem er publikummet?
• Hvilket kildemateriale bør eventuelt brukes til å utarbeide dokumentet?
• Hvilket format skal dokumentet ha (f.eks. sjekkliste, kortfattet oversikt, forslag)?
• Hvilken tone eller skrivestil bør man bruke?
• Hvilke team eller brukere skal ha tilgang til dokumentet?

Slik oppretter du et dokument:

1. Klikk på ledeteksten nederst på skjermen.
2. Skriv inn ledeteksten din i tekstfeltet for ledetekster .
3. Trykk på Enter-tasten på tastaturet.
4. Skriv inn flere ledetekster for å presisere detaljene i dokumentet.

Når AI-assistenten har fullført byggeprosessen, vil den liste handlingene den har utført og vise en klikkbar lenke til dokumentet.

Opprett et skjema

Lag et skjema for å samle inn relevant informasjon knyttet til et prosjektmål, og send dataene til en bestemt tabell. Skjemainnsendinger synkroniseres kun til én tabell for å sikre at tabellradene er konsistente og, hvis ønskelig, trigger automatiserte prosesser. Du kan for eksempel opprette et registreringsskjema med en tilpasset regel for videreformidling som synkroniseres med tabellenfor onboarding .

Merk: HubSpot Work-skjemaer vises sammen med andre skjemaer i markedsføringsskjema-verktøyet, men innsendingsdataene sendes til den konfigurerte HubSpot Work-tabellen.

Gjennomgå spørsmålene nedenfor for å finne inspirasjon til ledeteksten din:

• Hva er målet med skjemaet (f.eks. spørreskjemaet for onboarding)?
• Hvilket HubSpot Work-bord skal motta skjemainnsendingene?
• Hvilke opplysninger skal skjemaet innhente, og hvilke felt er obligatoriske?
• Hva skal skje etter at skjemaet er sendt inn (f.eks. vise en bekreftelsesmelding, sende et varsel til en bestemt bruker)?

Slik oppretter du et skjema:

1. Klikk på ledeteksten nederst på skjermen.
2. Skriv inn ledeteksten din i tekstfeltet for ledetekster .
3. Trykk på Enter-tasten på tastaturet.
4. Skriv inn flere ledetekster for å finjustere opplysningene i skjemaet.

Når AI-assistenten har fullført opprettelsesprosessen, vil den liste handlingene den har utført og vise en klikkbar lenke til skjemaet.

Opprett en AI-agent

Lag en AI-agent for å automatisere handlinger med et bestemt mål for øye. Det anbefales å knytte hvert agent til et mål og opprette automatiseringer i agenten som gjenspeiler dette målet. En agent som har ansvar for onboarding-prosessen vil følge med på milepæler, identifisere forsinkelser og utarbeide regelmessige statusrapporter.

Du kan for eksempel opprette en agent for onboarding-status som håndterer aktive kunde-onboardinger i tabellen «Client Onboarding Tracker» ved å gjennomgå og oppdatere oppføringene hver ukedag kl. 09.00. Hver morgen bruker agentens AI-arbeidsflythandlinger – som omfatter vurdering av eierskap og tolkning av risikofylte onboarding-opptak – HubSpot-kreditter. Agentens øvrige regelbaserte handlinger, som å oppdatere en tabellverdi og sende et e-postvarsel, bruker ikke HubSpot-kreditter.

Gjennomgå spørsmålene nedenfor for å finne inspirasjon til ledeteksten din:

• Hva er målet for AI-agenten (f.eks. å sørge for at onboarding-forespørsler behandles kontinuerlig)?
• Hva skal trigger AI-agenten, og hvor ofte skal den kjøre?
• Hvilken kontekst bør AI-agenten ta hensyn til før den iverksetter tiltak?
• Hva må aldri endres?
• Hva skal den opprette eller endre?

Slik konfigurerer du en AI-agent ved hjelp av en mal for ledetekst:

1. Klikk på ledeteksten nederst på skjermen.
2. Trykk på /-tasten på tastaturet i ledeteksten for kommandoer.
3. I panelet for maler for ledetekster går du til seksjonen «Agenter» og klikker deretter på navnet på en ledetekst.
4. Trykk på Enter-tasten på tastaturet.

Slik konfigurerer du en agent med en tilpasset ledetekst:

1. Klikk på ledeteksten nederst på skjermen.
2. Skriv inn ledeteksten din i tekstfeltet for ledetekster .
3. Trykk på Enter-tasten på tastaturet.
4. Hvis ønskelig, kan du legge inn flere ledetekster for å presisere agentens detaljer.

Når AI-assistenten har fullført byggeprosessen, vil den liste handlingene den har utført og vise klikkbare lenker til hvert enkelt opprettet element.

Neste skritt

• Samarbeid med teamet ditt i HubSpot Work.
• Administrer arbeidsområder, prosjekter og ressurser i HubSpot.