Contracten aanmaken en importeren

Contracten vormen in HubSpot de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet. Nadat je contracten hebt ingesteld, kun je meer te weten komen over hoe contracten worden aangemaakt op basis van geaccepteerde offertes en hoe je contracten kunt importeren. Lees meer over hoe contracten in HubSpot werken.

Bronnen voor ontwikkelaars

Lees meer over het bouwen van aangepaste oplossingen met behulp van de Contracts API.

Voordat je aan de slag gaat

Zorg dat u de vereisten begrijpt

Bekijk de beperkingen en aandachtspunten

Het is op dit moment niet mogelijk om abonnementen naar contracten te migreren.

Contracten aanmaken

Als de instelling 'Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes' is ingeschakeld, wordt er automatisch een contractrecord aangemaakt wanneer een offerte door de koper wordt geaccepteerd. Contracten nemen regelitems, voorwaarden en andere details over van de bijbehorende offerte.

Let op: geaccepteerde oudere offertes leiden niet tot het aanmaken van contracten.

Voordat u een contract aanmaakt

Het contractrecord bevat belangrijke contractgegevens, zoals contact- en bedrijfsgegevens, inzicht in toegezegde omzet en koppelingen naar andere records. Ontdek wat u in een contract kunt bekijken.

Houd rekening met de volgende punten voordat u een contract aanmaakt:

• Als een contractregel automatisch wordt verlengd totdat deze wordt opgezegd, wordt er geen einddatum voor het contract ingesteld.

• Als alle contractregels een vaste looptijd hebben, wordt de einddatum ingesteld op de einddatum van de laatste contractregel.

• Als het contract alleen eenmalige posten bevat, wordt er geen einddatum voor het contract ingesteld.

Let op: als u niet is aangemeld voor de bèta van Connected CPQ, Billing en Payments, blijft de incasso gekoppeld aan de bestaande offerte of afzonderlijke factuur. Als u is aangemeld voor de bèta, worden contracten gebruikt voor het beheer van doorlopende facturering, het aanmaken van facturen en de incasso. Lees meer over het proces van de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments.

Contracten aanmaken op basis van offertes

1. Maak de offerte aan en stel deze samen.
2. De offerte delen.
3. Nadat de offerte is geaccepteerd of ondertekend:
   • Er wordt automatisch een contract aangemaakt en gekoppeld aan de offerte, samen met de deal, de contactpersoon en het bedrijf dat aan de offerte is gekoppeld.
   • Als u bent aangemeld voor de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments, wordt de eerste factuur ook direct na acceptatie van de offerte gegenereerd en naar de koper verzonden, ongeacht de geplande factuurdatum of vervaldatum.
   • Er wordt ook een bestelling aangemaakt en gekoppeld aan het contract.
4. Om het contract te bekijken:
   • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Prijsopgave. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Prijsopgave.
   • Beweeg de muisaanwijzer over de offerte en klik vervolgens op Voorbeeld.
   • Scroll in het rechterpaneel naar de kaart 'Contracten' en klik op de naam van het contract. Als de kaart 'Contracten' niet standaard wordt weergegeven, kunt u de kaart handmatig toevoegen aan je HubSpot-record toevoegen.
     
     
5. Contracten kunnen ook worden bekeken op de contractenoverzichtspagina.

Contracten helemaal zelf aanmaken

Meld je aan voorde bèta van deHubSpot- ‘Direct Create, Edit, and Renew HubSpot Contracts’ om contracten handmatig aan te maken. Lees meer over het handmatig aanmaken van contracten.

Contracten importeren

Importeer bestaande contracten om deze samen met contracten die in HubSpot zijn aangemaakt te beheren. Neem koppelingen met orderregels, contactpersonen en deals mee.

1. Maak een aangepaste contract-eigenschap aan om deze te gebruiken als unieke identificatie voor de contracten die u importeert. U kunt bijvoorbeeld een aangepaste eigenschap aanmaken met de naam ' contract_import_id'.
2. Bij het aanmaken van de aangepaste eigenschap:
   • Stel het veldtype in op 'Tekst op één regel'.
   • Schakel het selectievakje ‘Unieke waarden voor dit kenmerk vereisen’ in.
     
     
3. Bereid uw importbestand voor:
   • Bekijk het importoverzicht voordat u begint.
   • Voeg de aangepaste eigenschap die u hebt aangemaakt toe als kolom in uw importbestand. Gebruik de aangepaste eigenschap als unieke identificatiecode voor contractvelden, regelitems en deals.
   • Voor contracten met meer dan één regelitem voegt u extra regelitems toe als afzonderlijke rijen naast de unieke identificatiecode.
   • Zorg ervoor dat de deal in een aparte rij staat, los van de contractgegevens. Voeg het record-ID van de deal toe aan een kolom om de deal tijdens het importeren aan het contract te koppelen.
     
     
4. Importeer uw bestand.

Volgende stappen

• Lees meer over de bètaversie van Connected CPQ, Facturering en Betalingen.
• Lees meer over het maken van sjablonen voor wijzigings- en verlengingsoffertes.

• Lees meer over het bekijken en beheren van contracten, inclusief het maken van offertes voor wijzigingen en verlengingen, het beëindigen, verwijderen en exporteren van contracten, en het koppelen van contracten aan andere records.