Offertes maken en versturen

Nadat u de offertes hebt ingesteld, leert u hoe u ze kunt maken en verzenden met de offerte-editor.

Maak gepersonaliseerde offertes met dealinformatie, gepersonaliseerde begeleidende brieven, regelitems, inclusief producten met forfaitaire of gedifferentieerde prijzen, specifieke voorwaarden, e-handtekening of klik-aan-klik acceptatie, facturering en betalingen. Zodra de offerte is opgesteld, kunt u deze naar uw koper sturen om te controleren, te accepteren en te betalen.

Offertes aanmaken

U kunt offertes maken vanuit een dealrecord, vanuit de offerte-indexpagina of vanuit de boardweergave van de deals indexpagina of verkoopwerkruimte.

Om een offerte te maken vanuit een dealrecord:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Klik op de naam van het record waarvan u de offerte wilt maken.
3. Klik in de rechterzijbalk in de sectie Offertes op + Toevoegen.

Om een citaat te maken vanaf de citaten indexpagina:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik rechtsboven op Offerte maken.

Om een offerte te maken vanuit een boardview:

1. Open de bordweergave:
   
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals. Klik linksboven op het pictogram grid board.
   • Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Verkoopwerkruimte.
     • Zorg ervoor dat je bent aangemeld voor de bèta van het Kanban-bord voor Deals Now in Sales Workspace . Leer hoe je je kunt aanmelden voor een publieke bèta.
     • Klik bovenaan op het tabblad Deals.
2. Beweeg de muis over een deal en klik op de knop Snelle actie offerte maken.
   
   
3. Als je een offerte hebt gemaakt vanuit een dealrecord, is de deal al gekoppeld aan de offerte. Als je een offerte hebt aangemaakt vanaf de citatenindexpagina:
   
   • Klik op het keuzemenu Associëren met een deal en selecteer een deal om de offerte aan te koppelen en klik vervolgens op Offerte maken.
   • Of klik op Maak een nieuwe deal en voer de dealinformatie in het rechterpaneel in om een nieuwe deal aan te maken.

   Let op:

   • Als de gekoppelde deal een andere standaard dealinstelling heeft dan Handmatige invoer, wordt het bedrag van de deal bijgewerkt wanneer de offerte wordt gepubliceerd. De regelitems worden ook bijgewerkt op de deal om die van de offerte weer te geven.
   • Als een deal meerdere offertes heeft, geven het bedrag van de deal en de regelitems de laatst gepubliceerde offerte weer. Als je bijvoorbeeld een offerte toevoegt met twee regelitems met een totaal van $100 en je voegt later een tweede offerte toe met drie regelitems met een totaal van $150, dan wordt het bedrag van de deal $150 en worden er drie regelitems in de deal weergegeven.
   • Deals die zijn gemaakt via e-commerce integraties, zoals Shopify, kunnen niet worden gekoppeld aan offertes.
   • De valuta van de offerte weerspiegelt de valuta-eigenschap van de gekoppelde deal. Lees meer over de ondersteunde valuta's wanneer je HubSpot betalingen of Stripe als betalingsverwerkingsoptie gebruikt.

4. Als er offertesjablonen zijn gemaakt, klik dan op het keuzemenu Selecteer een offertesjabloon en selecteer een sjabloon.
5. Klik op Offerte maken.

Navigeren door de offerte-editor

Gebruik de offerte-editor om uw offerte op te stellen. Lees hieronder hoe u door de editor navigeert.

• U kunt de offerte bewerken door te klikken op elke sectie van het offertevoorbeeld en te bewerken binnen de offertebouwer, of met behulp van de editor in het linker zijbalkmenu. Als u de module editor niet kunt zien, klik dan op het siteTree site boom icoon in de linkerbovenhoek. Wijzigingen die u aanbrengt worden automatisch opgeslagen.
  
  
• Om modules te verplaatsen, klikt u op de module en sleept u deze naar een nieuwe positie.
  
  
• U kunt bewerken in een desktop- of mobiele preview door te klikken op de desktop- of mobiele pictogrammen bovenaan de preview.
  
  
• Klik op het pictogram breezeSingleStar Breeze rechtsboven een module of op het breeze-pictogram in de zijbalk voor samenwerking om Breeze te gebruiken om de module te helpen vullen.
  
  

  Let op: neem geen gevoelige informatie op wanneer je communiceert met onze AI. Vergeet niet om de antwoorden van de AI altijd te controleren op juistheid.

  
  

Uw offerte samenstellen

Gebruik de offerte-editor om je offerte samen te stellen, klaar om naar je koper te sturen. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen als u ze bijwerkt.

De begeleidende brief bewerken

1. Klik op de begeleidende brief module in de editor.
2. Voer de tekst van de sollicitatiebrief in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de tekst te personaliseren en links, emoji's en knipsels toe te voegen. Klik op het breezeSingleStar Breeze pictogram rechtsboven in de module of in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.

Let op: voeg geen gevoelige informatie toe wanneer u communiceert met onze AI. Vergeet niet om de antwoorden van de AI altijd te controleren op nauwkeurigheid.

3. Om de titel te wijzigen, klik je op de titel van de begeleidende brief en voer je een titel in.
4. Je kunt bijlagen toevoegen aan de begeleidende briefmodule. Meer informatie over bijlagen. Zo voegt u een bijlage toe aan de begeleidende briefmodule:
   • Klik op de module Sollicitatiebrief in de linkerzijbalk.
   • Klik op Een bijlage toevoegen in het gedeelte Bijlagen .
     
     
   • Gebruik in het rechterpaneel de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandentool. Klik op het bestand om het te selecteren en klik vervolgens op Bestanden invoegen om ze aan de offerte toe te voegen.
   • Klik onder Recent bijgewerkt op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klik op Alles weergeven om alle bestanden te bekijken. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
   • Klik op Uploaden om bestanden te uploaden vanaf uw apparaat. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
   • Schakel in de linkerzijbalk het selectievakje Bij ondertekening in als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop.
   • Als u de naam van de bijlage wilt wijzigen, klikt u op Acties en selecteert u Naam wijzigen. Het bestand wordt niet hernoemd in de Bestanden-tool.
   • Als u de bijlage wilt verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u Verwijderen. Het bestand wordt niet verwijderd uit de bestandentool.
   • Als u de bijlage wilt downloaden, klikt u op Acties en selecteert u Downloaden. Het bestand blijft in de bestandentool staan.
5. Om de begeleidende briefmodule uit de offerte te verwijderen, klikt u op delete verwijderen naast de begeleidende briefmodule in de linker zijbalk.
   
   

De samenvatting bewerken

1. Klik op de module Samenvatting in de editor.
2. Voer de tekst van de samenvatting in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de tekst te personaliseren en links, emoji's en knipsels toe te voegen. Klik op het pictogram breezeSingleStar Breeze rechtsboven in de module of in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.

Let op: voeg geen gevoelige informatie toe wanneer u communiceert met onze AI. Vergeet niet om de antwoorden van de AI altijd te controleren op nauwkeurigheid.

3. Om de titel te wijzigen, klik je op de titel van de samenvatting en voer je een titel in.
4. Je kunt bijlagen toevoegen aan de module Samenvatting. Meer informatie over bijlagen. Een bijlage toevoegen aan de begeleidende briefmodule:
   • Klik op de module Samenvatting in de linkerzijbalk.
   • Klik op Een bijlage toevoegen in het gedeelte Bijlagen .
     
     
   • Gebruik in het rechterpaneel de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandentool. Klik op het bestand om het te selecteren en klik vervolgens op Bestanden invoegen om ze aan de offerte toe te voegen.
   • Klik onder Recent bijgewerkt op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klik op Alles weergeven om alle bestanden te bekijken. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
   • Klik op Uploaden om bestanden te uploaden vanaf uw apparaat. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
   • Schakel in de linkerzijbalk het selectievakje Bij ondertekening in als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop.
   • Als u de naam van de bijlage wilt wijzigen, klikt u op Acties en selecteert u Naam wijzigen. Het bestand wordt niet hernoemd in de Bestanden-tool.
   • Als u de bijlage wilt verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u Verwijderen. Het bestand wordt niet verwijderd uit de bestandentool.
   • Als u de bijlage wilt downloaden, klikt u op Acties en selecteert u Downloaden. Het bestand blijft in de bestandentool staan.
5. Als u de module Samenvatting uit de offerte wilt verwijderen, klikt u op delete verwijderen naast de moduleSamenvatting in de linkerzijbalk.
   
   

De partijen van de offerte bewerken

1. Klik op de module Partijen in de editor. Het bedrijf en de contactpersoon worden automatisch ingevuld vanuit de overeenkomst in de linker zijbalk.
2. Klik op het breezeSingleStar Breeze pictogram rechtsboven in de module om partijen toe te voegen met behulp van AI.

Let op: neem geen gevoelige informatie op wanneer u communiceert met onze AI. Vergeet niet om de antwoorden van de AI altijd te controleren op juistheid.

3. Om de gegevens van een bedrijf te bewerken, klikt u in de linkerzijbalk op de bedrijfsnaam, werkt u de gegevens bij in het rechterpaneel en klikt u vervolgens op Opslaan. De gegevens worden alleen bijgewerkt in de offerte, niet in het bedrijfsrecord.
4. Contactpersonen toevoegen aan of verwijderen uit de offerte:
   • Schakel in de linkerzijbalk de selectievakjes in naast bestaande contactpersonen die u wilt toevoegen aan de offerte.
   • Klik in de linkerzijbalk op + Nog een contactpersoon toevoegen om nog een contactpersoon toe te voegen.
     • Zoek in het rechterpaneel naar contactpersonen en selecteer de selectievakjes naast bestaande contactpersonen die u aan de offerte wilt toevoegen.
     • Klik op het tabblad Nieuw maken om een nieuwe contactpersoon aan te maken voor de offerte en klik vervolgens op Volgende.
   • Voeg eventuele associatielabels toe en klik op Opslaan.
   • Als u een contactpersoon of bedrijf uit de offerte wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast hun naam uit.

Let op: het toevoegen van contactpersonen met e-mailadressen zorgt voor ontdubbeling en koppelt ze automatisch aan bedrijven.

De samenvatting bewerken

1. Klik op de module Samenvatting in de editor.

2. Klik op het pictogram breezeSingleStar Breeze rechtsboven in de module om tekst te genereren met behulp van AI.

Let op: neem geen gevoelige informatie op wanneer u communiceert met onze AI. Vergeet niet om de antwoorden van de AI altijd te controleren op nauwkeurigheid.

3. Klik in de linkerzijbalk op het vervolgkeuzemenu Effectief en selecteer een van de volgende opties:
   • Bij overeenkomst: de standaardinstelling. Dit is de datum waarop de offerte naar Geaccepteerd overgaat , hetzij via e-handtekening, hetzij doordat de gebruiker de offerte als ondertekend markeert.
   • Aangepaste datum: een specifieke datum in de toekomst. Gebruik na het selecteren van deze optie de datumkiezer om de begindatum te selecteren en klik vervolgens op Opslaan.
   • Uitgestelde start (dagen): stel de begindatum van de facturering uit met een aantal dagen na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld Uitgesteld door dagen in en klik vervolgens op Opslaan.
   • Uitgestelde start (maanden): stel de begindatum voor facturering een aantal maanden uit na de kassa. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld Uitstel per maand in en klik vervolgens op Opslaan.
4. Schakel in de linkerzijbalk het selectievakje Termijnlengte weergeven uit om de termijnlengte van de offerte te verbergen.
   • De looptijd wordt automatisch berekend op basis van de begin- en einddatum van de facturering voor alle regelitems.
   • De einddatum van de facturering wordt berekend als de startdatum van de facturering uit factureringsfrequentie × aantal betalingen.Als de facturering bijvoorbeeldmaandelijks is met zes betalingen vanaf 1 juni 2025, dan is de einddatum voor facturering 1 november 2025.
   • Als alle regelitems zijn ingesteld op Automatisch vernieuwen tot annulering, wordt de looptijd gemarkeerd als Evergreen.
5. Klik in de linkerzijbalk op het vervolgkeuzemenu Korting en selecteer een van de volgende opties:
   • Verbergen: verberg de korting.
   • Toon als bedrag: toon het kortingsbedrag in de valuta van uw offerte.
   • Toon als percentage: toon de korting als een percentage.
   • Toon als percentage en bedrag: toon de korting als een percentage en als een bedrag in je offertevaluta.
6. Schakel het selectievakje Totale contractwaarde tonen uit om de totale contractwaarde van de offerte te verbergen.

Regelitems toevoegen, bewerken of verwijderen

Als de deal nog geen gekoppelde regelitems heeft, kunt u deze toevoegen. Je kunt ook extra regelitems toevoegen en bestaande regelitems bewerken.

Regelitems toevoegen

1. Klik op het breezeSingleStar Breeze pictogram in de rechterbovenhoek van de module om lijnitems toe te voegen met behulp van AI.

Let op: neem geen gevoelige informatie op wanneer u met onze AI communiceert. Vergeet niet om de antwoorden van de AI altijd te controleren op juistheid.

2. Als er geen regelitems zijn toegevoegd, klik je op Selecteren uit productbibliotheek in de regelitemsmodule van de editor. Als je extra regelitems toevoegt, klik je op + Regelitem toevoegen rechtsboven in de regelitemsmodule.
3. Schakel de selectievakjes in naast de producten die je wilt toevoegen aan de offerte. Als je producten met gedifferentieerde prijzen selecteert, klik dan op Bekijk niveaus om de verschillende niveaus voor het product te bekijken voordat je het item toevoegt.
   
   
4. Klik op Toevoegen.
5. Bij producten met gedifferentieerde prijzen wordt de prijs van het regelitem bijgewerkt wanneer je de hoeveelheid aanpast, gebaseerd op de gedifferentieerde prijs van het product.
   
   

Regelitems bewerken

1. Klik op de regelitem editor module en bewerk de regelitem details inclusief kolom titels, regelitem naam, hoeveelheid en eenheidsprijs. De productbibliotheek wordt niet beïnvloed bij het bewerken van het lijnitem.
   
   
2. Om een regelitem toe te voegen, klik je rechtsboven op Regelitem toevoegen en selecteer je een van de volgende opties:
   • Selecteer uit productbibliotheek: voeg een regelitem toe op basis van een product in je productbibliotheek, inclusief regelitems die zijn gemaakt met behulp van de HubSpot-Shopify integratie. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, kun je zoeken op productnaam, productbeschrijving of SKU, of klik op Geavanceerde filters om je zoekopdracht te verfijnen. Schakel de selectievakjes in het rechterpaneel in naast de producten waarop je je artikel wilt baseren. Als je gedifferentieerde prijsregels selecteert, klik je op Niveaus weergeven om de verschillende niveaus voor het product te bekijken voordat je het regelitem toevoegt. Klik vervolgens op Toevoegen.
   • Maak aangepast regelitem: als je toestemming hebt omaangepaste regelitems te maken , zal deze optie een nieuw aangepast regelitem maken dat uniek is voor deze individuele offerte. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, gebruik je het rechterpaneel om de details van je regelitem in te voeren en kies je of je het aangepaste regelitem wilt opslaan in je productbibliotheek. Klik vervolgens op Opslaan of Opslaan en een ander toevoegen.Om andere regelitems te bewerken in een schermvullende editor, klikt u rechtsboven in de regelitemtabel op Bewerken in uitgebreide weergave.
3. Als u andere regelitems in een schermvullende editor wilt bewerken, klikt u rechtsboven op Bewerken in uitgebreide weergave. De productbibliotheek wordt niet beïnvloed tijdens het bewerken van het lijnitem.
   • Als je een terugkerende factureringsfrequentie instelt (bijvoorbeeld maandelijks), wordt er een abonnement gemaakt voor de koper. Als de offerte een regel bevat met een terugkerende factureringsfrequentie en een eenmalig regelitem, wordt er een abonnement gemaakt voor het terugkerende regelitem en wordt er een aparte factuur gemaakt voor het eenmalige regelitem. Meer informatie over abonnementen.
   • Standaard wordt de facturering voor eenmalige en terugkerende items gestart op het moment van afrekenen. Als je een item later in rekening wilt brengen bij je koper, klik je op het vervolgkeuzemenu Begindatum facturering en selecteer je een van de volgende opties:
     • Aangepaste datum: een specifieke datum in de toekomst. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, gebruik je de datumkiezer om de begindatum te selecteren en klik je op Opslaan.
     • Uitgestelde start (dagen): stel de begindatum voor facturering een aantal dagen uit na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld Uitgestelde start facturering (dagen ) in het rechterpaneel in en klik vervolgens op Opslaan.
     • Uitgestelde start (maanden): stel de begindatum voor facturering een aantal maanden uit na de kassa. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld Uitgestelde start facturering per maand in het rechterpaneel in en klik vervolgens op Opslaan.

Let op: Stripe betalingsverwerking kan terugkerende regelitems verwerken die op een latere datum verschuldigd zijn, zolang er ten minste één regelitem verschuldigd is bij het afrekenen op de offerte. Bijvoorbeeld: regel 1 is verschuldigd bij het afrekenen en regel 2 is verschuldigd over 30 dagen.

1. • Je kunt belastingtarieven instellen op regelitems. Geautomatiseerde inning van verkoopbelasting kan worden toegepast op oude offertes.
   • Kortingen kunnen worden ingesteld op individuele regelitems, maar niet op de hele offerte.

   • Om de details van de regelitems in het rechterpaneel te bewerken, of om een regelitem te klonen of te verwijderen, beweeg je met de muis over het regelitem, klik je op Acties en selecteer je een optie:

     • Bewerken: bewerk het regelitem alleen voor deze offerte. De productbibliotheek wordt niet beïnvloed.

     • Verwijderen: het regelitem verwijderen.

     • Klonen: maak een nieuw regelitem met dezelfde details.

   • Om de regelitems te herschikken, klik en versleep je een regelitem met behulp van de dragHandle sleephendel.

   • Het gedeelte Samenvatting laat zien hoe je koper zal worden gefactureerd.

     • Het Subtotaal toont alleen de items die bij het afrekenen moeten worden betaald. Alle items die op een latere datum in rekening worden gebracht, verschijnen in het totaal van Toekomstige betalingen.
     • Alle items, ongeacht de betaaldatum, worden opgeteld bij Totaal.
   • Klik op Opslaan wanneer je je wijzigingen hebt aangebracht.

De voorwaarden bewerken

1. Als je je eigen voorwaarden wilt invoeren, klik je op de module Voorwaarden in de editor.
2. Voer de tekst van de voorwaarden in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de tekst te personaliseren en links, emoji's en knipsels toe te voegen. Klik op het pictogram breezeSingleStar Breeze in de module rechtsboven of in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met behulp van AI.

Let op: voeg geen gevoelige informatie toe wanneer u communiceert met onze AI. Vergeet niet om de antwoorden van de AI altijd te controleren op juistheid.

3. Om de titel te wijzigen, klik je op de termentitel en voer je een titel in.
4. Je kunt bijlagen toevoegen aan de voorwaardenmodule. Meer informatie over bijlagen. Zo voegt u een bijlage toe aan de termenmodule:
   
   • Klik in de linkerzijbalk op Een bijlage toevoegen in de sectie Bijlagen .
   • Gebruik in het rechterpaneel de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandentool. Eenmaal gevonden, klikt u op het bestand om het te selecteren en vervolgens op Bestanden invoegen om ze toe te voegen aan de offerte.
   • Klik onder Recent bijgewerkt op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klik op Alles weergeven om alle bestanden te bekijken. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
   • Klik op Uploaden om bestanden te uploaden vanaf uw apparaat. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
   • Schakel in de linkerzijbalk het selectievakje Bij ondertekening in als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop.
   • Als u de naam van de bijlage wilt wijzigen, klikt u op Acties en selecteert u Naam wijzigen. Het bestand wordt niet hernoemd in de Bestanden-tool.
   • Als u de bijlage wilt verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u Verwijderen. Het bestand wordt niet verwijderd uit de bestandentool.
   • Als u de bijlage wilt downloaden, klikt u op Acties en selecteert u Downloaden. Het bestand blijft in de bestandentool staan.
5. Om de module Voorwaarden uit de offerte te verwijderen, klikt u op delete verwijderen naast de moduleVoorwaarden in de linkerzijbalk.
   
   

Facturerings- en betalingsopties bewerken

1. Klik op het gedeelte Betalingen in de editor.
2. Klik op het pictogram breezeSingleStar Breeze in de opmaakwerkbalk om de betalingsopties bij te werken met AI.

Let op: vermeld geen gevoelige informatie wanneer u communiceert met onze AI. Vergeet niet om de antwoorden van de AI altijd te controleren op juistheid.

3. Stel in de linkerzijbalk op het tabblad Facturering uw factureringsopties in:
   
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Betalingsvoorwaarden en selecteer de betalingsvoorwaarden (facturen kunnen verschuldigd zijn bij ontvangst of nettobetalingstermijnen hebben).
   • Als u het automatisch aanmaken van facturen en abonnementen wilt uitschakelen, schakelt u de schakelaar Facturering inschakelen uit.
   • Als Facturering inschakelen is ingeschakeld, worden automatische betalingen verwerkt met de betaalmethode van de koper op elke factureringsdatum.
4. Klik op het tabblad Betalingen om de betalingsopties in te stellen:
   • De optie Online betalingen accepteren is standaard ingeschakeld als facturering is ingeschakeld. De vooringevulde keuzes op dit scherm weerspiegelen wat is ingesteld in de betalingsinstellingen.
   • Schakel de selectievakjes voor geaccepteerde betalingsvormen in of uit om de betalingswijzen te kiezen die u accepteert.
   • Schakel het selectievakje Factuuradres verzamelen voor creditcardaankopen in of uit om te kiezen of je het factuuradres van je kopers wilt verzamelen.
   • Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in of uit om te kiezen of je het verzendadres van je kopers wilt verzamelen.
   • Schakel het selectievakje Betalingsgegevens van je klant verzamelen bij het afrekenen voor toekomstige kosten uit om de betalingsgegevens van je kopers niet te verzamelen bij het afrekenen voor toekomstige kosten.
5. Als je de betalingsmodule uit de offerte wilt verwijderen, klik je op delete verwijderen naast de betalingsmodule in de linkerzijbalk.
   
   

De acceptatiemethode bewerken

1. Klik op het gedeelte Acceptatie in het offertevoorbeeld.
2. Klik op het breezeSingleStar Breeze pictogram in de opmaakwerkbalk om acceptatiemethoden bij te werken met behulp van AI.

Let op: vermeld geen gevoelige informatie wanneer u communiceert met onze AI. Vergeet niet om de antwoorden van de AI altijd te controleren op juistheid.

3. Kies onderAcceptatiemethode uit de volgende opties:
   • Afdrukken en ondertekenen: laat ruimte over op de offerte zodat de koper zijn naam kan afdrukken en ondertekenen. Als Afdrukken en ondertekenen is ingeschakeld, is het niet mogelijk om online betalingen te accepteren.
   • E-handtekening: gebruik e-handtekeningen om de offerte te ondertekenen. Er moet minstens één koper geselecteerd zijn om deze optie te kunnen gebruiken.
   • Accepteren zonder handtekening: ook wel click-to-accept, checkbox-optie of checkbox-overeenkomst genoemd; met het accepteren van een offerte zonder handtekening kunt u een offerte accepteren zonder dat er een formele e-handtekening nodig is. Dit kan handig zijn in situaties waar een formele handtekening niet nodig is, zoals voor inkooporders (PO's). Deze optie kan worden gebruikt met of zonder online betalingen op de offerte en er hoeft geen contactpersoon te worden toegevoegd aan de offerte.
4. Schakel onder Contactpersonen van kopers die moeten ondertekenen de selectievakjes in naast de kopers die de offerte moeten ondertekenen. Klik op + Contact toevoegen om meer contactpersonen aan de offerte toe te voegen.
   • Zoek in het rechterpaneel naar contactpersonen en schakel de selectievakjes in naast bestaande contactpersonen die u aan de offerte wilt toevoegen.
   • Klik op de tab Nieuw maken om een nieuwe contactpersoon aan te maken voor de offerte en klik op Volgende.
   • Voeg eventuele associatielabels toe en klik op Opslaan.
   • Als u een contactpersoon of bedrijf uit de offerte wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast hun naam uit.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Tellerondertekenaars en selecteer ondertekenaars van uw organisatie.

Configureer de afsluiter voor de offerte

De afsluitagent is een agent die wordt aangestuurd door Breeze, de AI van HubSpot, die contextuele bestanden gebruikt om vragen van gebruikers over offertes te beantwoorden. Gebruik het op je offerte, zodat kopers de agent vragen kunnen stellen terwijl ze de offerte bekijken. De closing agent is standaard ingeschakeld.

Lees eerst hoe je de closing agent instelt voordat je deze configureert voor je offerte.

Offertespecifieke kennis toevoegen aan de tussenpersoon

1. Zet de closing agent aan:
   • Klik rechtsboven op Sluitagent staat uit.
   • Schakel de schakelaar Sluitagent inschakelen in.
2. Klik naast Offerte-specifieke kennis op + Bestand toevoegen.
   • Gebruik in het rechterpaneel de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandentool. Eenmaal gevonden, klikt u op het bestand om het te selecteren en vervolgens op Bestanden invoegen om ze toe te voegen aan de offerte.
   • Klik onder Recent bijgewerkt op de selectievakjes naast de bestanden die u wilt toevoegen. Klik op Alles weergeven om alle bestanden te bekijken. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
   • Klik op Uploaden om bestanden te uploaden vanaf uw apparaat. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
   • Schakel in de linkerzijbalkhet selectievakje Bij ondertekening in als u wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop.
   • Als u de naam van de bijlage wilt wijzigen, klikt u op Acties en selecteert u Naam wijzigen. Het bestand wordt niet hernoemd in de Bestanden-tool.
   • Als u de bijlage wilt verwijderen, klikt u op Acties en selecteert u Verwijderen. Het bestand wordt niet verwijderd uit de bestandentool.
   • Als u de bijlage wilt downloaden, klikt u op Acties en selecteert u Downloaden. Het bestand blijft in de bestandentool staan .
3. Klik op Opslaan.

Een voorbeeld van de agent bekijken voordat u de offerte verzendt

Om een voorbeeld te bekijken en de agent te testen op de offerte voordat je deze naar je koper stuurt:

1. Stel je offerte op.
2. Klik rechtsonder op de agent.
   
   
3. Voer een bericht in en klik op send Verzenden.
   
   
4. De agent zal de kennisbronnen gebruiken om een antwoord te vinden. Als hij een relevant antwoord vindt, zal hij antwoorden.
   
   
5. Klik op de x om de agent te sluiten.

De afsluitende agent uitschakelen

1. Klik rechtsboven op Sluitagent staat aan.
2. Schakel de schakelaar Sluitagent uitschakelen uit.
3. Klik op Opslaan.

De taal en de locale van de offerte instellen

1. Klik rechtsboven op Instellingen.
2. Klik op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer een taal.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer een locale. Locale wijzigt de datum- en adresnotatie voor uw offerte. De valuta-indeling van de offerte wordt geërfd van de valuta van de dealrecord, dus als je de locale-instellingen van de offerte wijzigt, wordt de valuta niet bijgewerkt.

Uw offerte delen

Deel een offerte die geen goedkeuring nodig heeft

1. Als de offerte geen goedkeuring behoeft, klik dan rechtsboven op Delen om de offerte af te ronden.

Let op: wanneer je op Delen klikt, wordt de offerte gedeeld, zelfs als deze nog niet naar de koper is verzonden. Zorg ervoor dat u de offerte deelt met uw koper.

2. Kopieer een link om de offerte te verzendenof download een PDF van de offerte:
   • In het dialoogvenster, op het tabblad Koppeling kopiëren, PDF downloaden. In het rechterpaneel wordt een voorbeeld van de offerte weergegeven.
   • Klik op Link kopiëren om een link naar de offerte te kopiëren.
   • Klik op PDF downloaden om een PDF van de offerte te downloaden.
   • Klik op de X of klik op Sluiten als u klaar bent.
     
     
3. De offerte per e-mail verzenden:
   • Klik in het dialoogvenster op het tabblad Stuur offerte per e-mail.
   • Hetveld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die bij de offerte hoort. Om dit adres te wijzigen, klik je op het dropdown menu en selecteer je een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren en HubSpot maakt na het verzenden automatisch een contactpersoonrecord aan.
   • Als je een e-mailadres wilt toevoegen aanhet veld Cc , klik je op Geadresseerden toevoegen. Klik op het vervolgkeuzemenu, selecteer de contactpersonen of voer aangepaste e-mailadressen in . Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het veldCc.
   • Als er een standaard e-mailadres is ingesteld in de offerte-instellingen, wordt het veld Van automatisch gevuld met uw persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld, maar de instelling om gebruikers toe te staan offertes te sturen vanuit hun persoonlijke e-mail of andere teammails waartoe ze toegang hebben is ingeschakeld, dan kun je een ander e-mailadres selecteren.
   • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het e-mailadres dat u selecteert het standaardadres telkens wanneer u een offerte verstuurt, maar u kunt het wijzigen voordat u een offerte verstuurt.
   • Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar hetVan-adres. Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team e-mail inboxen, kun je de follow-up beheren in HubSpot's conversaties inbox.
   • Bewerk het onderwerp van de e-mail in het veld Onderwerp.
   • In het veld Schrijf hier je bericht... voer je je e-mailbericht in. Gebruik de opmaakwerkbalk onderaan om je tekst op te maken, koppelingen in te voegen en knipsels in te voegen.
   • Terwijl je de velden bijwerkt, wordt in het rechterpaneel een live voorbeeld weergegeven.
   • Om de e-mail te verzenden, klik je op Verzend offerte e-mail om de e-mail zoals weergegeven te verzenden. De koper ontvangt dan een e-mail met de offertegegevens met een link om de offerte in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de offerte als bijlage.
   • Om in plaats daarvan handmatig een één-op-één e-mail op te stellen met een koppeling naar de offerte, klikt u op Aangepaste e-mail maken in uw CRM.

Een offerte delen die moet worden goedgekeurd

1. Ga in de rechterbovenhoek met de muis over Goedkeuring aanvragen en klik op Goedkeuringsvoorwaarden weergeven om de reden voor de goedkeuringsvereiste te bekijken.
2. Klik rechtsboven op Goedkeuring aanvragen om de offerte ter goedkeuring in te dienen.
3. Voer eventuele notities voor de goedkeurder in het veld Notities voor goedkeurder in en klik vervolgens op Goedkeuring aanvragen.
4. De offerte gaat naar de status In afwachting van goedkeuring. De goedkeurders kunnen de offerte vervolgens goedkeuren.
5. Om de goedkeuringsactiviteit te bekijken:
   • Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
   • Beweeg de muis over de offerte en klik op Voorbeeld.
   • De voortgang van de goedkeuring van de offerte wordt weergegeven onder Activiteit.
     
     
6. Je ontvangt een melding in HubSpot en een e-mailmelding als er wijzigingen zijn aangevraagd. Meer informatie over het configureren van je meldingen.
   
   
   
   • Klik op Offerte bekijken en vervolgens rechtsboven in de offerte op Offerte bewerken om de offerte te bewerken en opnieuw ter goedkeuring in te dienen. Als er meer dan één goedkeurder is en één goedkeurder wijzigingen aanvraagt, moet elke goedkeurder de offerte opnieuw goedkeuren wanneer de offerte opnieuw wordt ingediend.
7. Je ontvangt ook een melding in HubSpot en een e-mailmelding wanneer de offerte is goedgekeurd. Meer informatie over het configureren van je meldingen.
   
   
   

Offerte bijlagen

Voeg bijlagen toe aan je offerte om je koper extra informatie te geven, zoals een begeleidende brief, uitgebreide voorwaarden of offerte-specifieke informatie.

• U kunt maximaal tien bestanden als bijlagen aan een offerte toevoegen. Bestanden worden geüpload naar de bestandentool. Bestanden die hernoemd, verwijderd of gedownload zijn van de offerte blijven in hun oorspronkelijke formaat in de bestandentool.
• Bijlagen kunnen in PDF, DOC of DOX formaat zijn, met een maximale bestandsgrootte van 40mb.
• Bijlagen kunnen worden gemarkeerd als Ondertekenen om te worden opgenomen in de ondertekeningsenvelop van een e-handtekening. Als een bijlage is gemarkeerd als Ondertekenen, moet de e-handtekening worden gebruikt voor de offerte.

Ervaring van kopers

Kopers kunnen de offerte bekijken via de gedeelde link.

Let op: online betalingen vereisen een acceptatiemethode van E-handtekening of Accepteren zonder handtekening. Afdrukken en ondertekenen is geen geldige acceptatiemethode bij online betalingen.

Offertes met online betalingen ingeschakeld

Als online betalen is ingeschakeld, moet de koper de offerte accepteren en vervolgens de betaling instellen.

1. De koper aanvaardt de offerte met of zonder handtekening:
   • Voor acceptatie zonder handtekening:
     • De koper klikt op Offerte accepteren op de offerte.
     • In het veld Voer uw volledige naam in om de aanvaarding te bevestigen, voert hij zijn volledige naam in.
     • Klik op Offerte accepteren.
     • De offerte is geaccepteerd, maar niet betaald. Klik boven aan de offerte op Betaling instellen. Ze kunnen de offerte sluiten en later opnieuw bezoeken om de betaling in te stellen.
     • De koper kan dan doorgaan met betalen.
   • Voor acceptatie met e-handtekening:
     • De koper klikt op Nu ondertekenen onderaan de offerte om te beginnen met het ondertekenen van de offerte. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, moeten ze eerst op Identiteit verifiëren klikken om zichzelf via e-mail te verifiëren voordat ze kunnen ondertekenen.
     • Er wordt een Dropbox Sign-dialoogvenster geopend. Klik op Aan de slag.
     • Klik op Klik om te ondertekenen.
     • De koper kan zijn handtekening tekenen, typen of uploaden en vervolgens op Invoegen klikken.
       
       
       
     • Klik op Doorgaan en klik vervolgens op Ik ga akkoord.
       
     • Nadat het document is ingediend, klik je op Sluiten.
   • De offerte is ondertekend maar nog niet betaald. Klik boven aan de offerte op Betaling instellen. Ze kunnen de offerte sluiten en later opnieuw bezoeken om de betaling in te stellen.
2. De koper kan dan doorgaan met betalen.

Let op: als de koper het browsertabblad van de offerte sluit na het e-tekenen, en hij klikt op de link om de offerte opnieuw te openen, dan blijft de offerte getekend en kan hij doorgaan met betalen.

Offertes met online betalingen uitgeschakeld

Als online betalingen zijn uitgeschakeld, moet de koper de offerte accepteren. De koper accepteert de offerte met of zonder handtekening:

1. Voor acceptatie zonder handtekening:
   • De koper klikt op Offerte accepteren op de offerte.
   • In het veld Voer uw volledige naam in om de aanvaarding te bevestigen, voert hij zijn volledige naam in.
   • Klik op Offerte accepteren.
   • De offerte is geaccepteerd, maar niet betaald. Klik boven aan de offerte op Betaling instellen. Ze kunnen de offerte sluiten en later opnieuw bezoeken om de betaling in te stellen.
2. De koper kan dan doorgaan met betalen.
3. Voor acceptatie met e-handtekening:
   • De koper klikt op Nu ondertekenen onderaan de offerte om te beginnen met het ondertekenen van de offerte. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, moeten ze eerst op Identiteit verifiëren klikken om zichzelf via e-mail te verifiëren voordat ze kunnen ondertekenen.
   • Er wordt een Dropbox Sign-dialoogvenster geopend. Klik op Aan de slag.
   • Klik op Klik om te ondertekenen.
   • De koper kan zijn handtekening tekenen, typen of uploaden en vervolgens op Invoegen klikken.
     
     
     
   • Klik op Doorgaan en klik vervolgens op Ik ga akkoord.
   • Klik op Sluiten nadat het document is ingediend.
   • De offerte is ondertekend maar nog niet betaald. Klik boven aan de offerte op Betaling instellen. Ze kunnen de offerte sluiten en later opnieuw bezoeken om de betaling in te stellen.
   • De koper kan dan doorgaan met betalen.

Let op: als de koper het browsertabblad van de offerte sluit na het e-tekenen, en hij klikt op de link om de offerte opnieuw te openen, dan blijft de offerte getekend en kan hij doorgaan met betalen.

Volgende stappen

• Offertes beheren.
• Goedkeuringen van offertes beheren.