Creare e inviare preventivi

Dopo aver impostato i preventivi, imparate a crearli e inviarli utilizzando l'editor di preventivi.

Create preventivi personalizzati che incorporino informazioni sull'affare, lettere di presentazione personalizzate, voci di spesa, compresi prodotti con prezzi forfettari o graduali, termini specifici, accettazione con firma elettronica o click-to-accept, fatturazione e pagamenti. Una volta costruito, inviate il preventivo all'acquirente per la revisione, l'accettazione e il pagamento.

Creare preventivi

È possibile creare preventivi da un record di transazione, dalla pagina di indice dei preventivi o dalla vista della scheda della pagina di indice delle transazioni o dell'area di lavoro delle vendite.

Per creare un preventivo da un record di trattativa:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
2. Fare clic sul nome del record da cui si desidera creare il preventivo.
3. Nella barra laterale destra, nella sezione Citazioni, fare clic su + Aggiungi.

Per creare un preventivo dalla pagina indice dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. In alto a destra, fare clic su Crea preventivo.

Per creare un preventivo da una vista della scheda:

1. Accedere alla vista del tabellone:
   
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative. In alto a sinistra, fare clic sull'icona del pannello grid.
   • Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Area di lavoro delle vendite.
     • Assicuratevi di essere iscritti alla versione beta di Kanban Board for Deals Now in Sales Workspace . Scoprite come iscrivervi a una beta pubblica.
     • In alto, fare clic sulla scheda Offerte.
2. Passare il mouse su un affare e fare clic sul pulsante di azione rapida Crea un preventivo.
   
   
3. Se si è creata una quotazione da un record di transazione, la transazione sarà già associata alla quotazione. Se si è creato un preventivo dalla pagina indice dei preventivi:
   
   • Fare clic sul menu a discesa Associa a un accordo e selezionare un accordo a cui associare il preventivo, quindi fare clic su Crea preventivo.
   • In alternativa, fare clic su Crea una nuova transazione e inserire le informazioni sulla transazione nel pannello di destra per creare una nuova transazione.

   Nota bene:

   • Se l'operazione associata ha un'impostazione predefinita diversa da Inserimento manuale, l'importo dell'operazione verrà aggiornato quando il preventivo verrà pubblicato. Anche le voci della transazione verranno aggiornate per riflettere quelle del preventivo.
   • Se un'operazione ha più preventivi, l'importo e le voci dell'operazione rifletteranno l'ultimo preventivo pubblicato. Ad esempio, se si aggiunge un preventivo con due voci per un totale di 100 dollari, poi si aggiunge un secondo preventivo con tre voci per un totale di 150 dollari, l'importo dell'affare sarà di 150 dollari e l'affare mostrerà tre voci.
   • Le offerte create tramite integrazioni di e-commerce, come Shopify, non possono essere associate a preventivi.
   • La valuta del preventivo rifletterà la proprietà Currency del deal associato. Per saperne di più sulle valute supportate quando si utilizzano i pagamenti di HubSpot o Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti.

4. Se sono stati creati modelli di preventivo, fare clic sul menu a discesa Seleziona un modello di preventivo e selezionare un modello.
5. Fare clic su Crea preventivo.

Navigazione nell'editor dei preventivi

Utilizzare l'editor dei preventivi per creare il preventivo. Scoprite come navigare nell'editor qui di seguito.

• È possibile modificare il preventivo facendo clic su ciascuna sezione dell'anteprima del preventivo e modificandola all'interno del costruttore di preventivi, oppure utilizzando l'editor nel menu della barra laterale sinistra. Se non riuscite a visualizzare l'editor del modulo, fate clic sull'icona dell' albero del sito siteTree in alto a sinistra. Le modifiche apportate verranno salvate automaticamente.
  
  
• Per spostare i moduli, fare clic sul modulo e trascinarlo in una nuova posizione.
  
  
• È possibile modificare in un'anteprima desktop o mobile facendo clic sulleicone desktop o mobile nella parte superiore dell'anteprima.
  
  
• Fare clic sull'icona breezeSingleStar Breeze in alto a destra di qualsiasi modulo o sull'icona Breeze nella barra laterale della collaborazione per utilizzare Breeze per aiutare a popolare il modulo.
  
  

  Attenzione: non inserire informazioni sensibili quando si interagisce con l'IA. Ricordarsi sempre di ricontrollare le risposte dell'IA per verificarne l'accuratezza.

  
  

Crea il tuo preventivo

Utilizzate l'editor di preventivi per creare il vostro preventivo, pronto per essere inviato all'acquirente. Le modifiche vengono salvate automaticamente quando si effettuano gli aggiornamenti.

Modificare la lettera di presentazione

1. Fare clic sul modulo della lettera di presentazione nell'editor.
2. Inserite il testo della lettera di presentazione. Utilizzare la barra degli strumenti di formattazione in alto per personalizzare il testo e aggiungere link, emoji e snippet. Fare clic sull'icona breezeSingleStar Breeze in alto a destra del modulo o nella barra degli strumenti di formattazione per generare il testo con l'AI.

Attenzione: non inserire informazioni sensibili quando si interagisce con l'IA. Ricordarsi sempre di ricontrollare le risposte dell'IA per verificarne l'accuratezza.

3. Per modificare il titolo, fare clic sul titolo della lettera di presentazione e inserire un titolo.
4. È possibile aggiungere allegati al modulo della lettera di presentazione. Per saperne di più sugli allegati. Per aggiungere un allegato al modulo della lettera di presentazione:
   • Fare clic sul modulo Lettera di presentazione nella barra laterale sinistra.
   • Fare clic su Aggiungi un allegato nella sezione Allegati .
     
     
   • Nel pannello di destra, utilizzare la barra di ricerca per cercare un file già caricato nello strumento File. Una volta trovato, fare clic sul file per selezionarlo, quindi fare clic su Inserisci file per aggiungerlo al preventivo.
   • In Aggiornamenti recenti, fare clic sulle caselle di controllo accanto ai file che si desidera aggiungere. Fare clic su Visualizza tutto per visualizzare tutti i file. Fare clic su Inserisci file per aggiungere i file al preventivo.
   • Fare clic su Carica per caricare i file dal dispositivo. Fare clic su Inserisci file per aggiungere i file al preventivo.
   • Nella barra laterale di sinistra, se si desidera che l'allegato faccia parte della busta di firma, selezionare la casella di controllo In firma.
   • Per rinominare l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rinomina. Il file non verrà rinominato nello strumento File.
   • Per rimuovere l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rimuovi. Il file non verrà rimosso dallo strumento File.
   • Per scaricare l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Scarica. Il file rimarrà nello strumento File.
5. Per rimuovere il modulo della lettera di accompagnamento dal preventivo, fare clic su delete per eliminare il modulo dellalettera di accompagnamento nella barra laterale sinistra.
   
   

Modifica del sommario esecutivo

1. Fare clic sul modulo del sommario nell'editor.
2. Inserite il testo del sommario esecutivo. Utilizzare la barra degli strumenti di formattazione in alto per personalizzare il testo e aggiungere link, emoji e snippet. Fare clic sull'icona breezeSingleStar Breeze in alto a destra del modulo o nella barra degli strumenti di formattazione per generare il testo con l'AI.

Attenzione: non inserire informazioni sensibili quando si interagisce con l'IA. Ricordarsi sempre di ricontrollare le risposte dell'IA per verificarne l'accuratezza.

3. Per modificare il titolo, fare clic sul titolo del sommario esecutivo e inserire un titolo.
4. È possibile aggiungere allegati al modulo del riepilogo esecutivo. Per saperne di più sugli allegati. Per aggiungere un allegato al modulo della lettera di presentazione:
   • Fare clic sul modulo del sommario esecutivo nella barra laterale sinistra.
   • Fare clic su Aggiungi un allegato nella sezione Allegati .
     
     
   • Nel pannello di destra, utilizzare la barra di ricerca per cercare un file già caricato nello strumento File. Una volta trovato, fare clic sul file per selezionarlo, quindi fare clic su Inserisci file per aggiungerlo al preventivo.
   • In Aggiornamenti recenti, fare clic sulle caselle di controllo accanto ai file che si desidera aggiungere. Fare clic su Visualizza tutto per visualizzare tutti i file. Fare clic su Inserisci file per aggiungere i file al preventivo.
   • Fare clic su Carica per caricare i file dal dispositivo. Fare clic su Inserisci file per aggiungere i file al preventivo.
   • Nella barra laterale di sinistra, se si desidera che l'allegato faccia parte della busta di firma, selezionare la casella di controllo In firma.
   • Per rinominare l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rinomina. Il file non verrà rinominato nello strumento File.
   • Per rimuovere l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rimuovi. Il file non verrà rimosso dallo strumento File.
   • Per scaricare l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Scarica. Il file rimarrà nello strumento File.
5. Per rimuovere il modulo del sommario esecutivo dal preventivo, fare clic su delete per eliminare il modulo del sommarioesecutivo nella barra laterale sinistra.
   
   

Modifica delle parti del preventivo

1. Fare clic sul modulo Parti nell'editor. L'azienda e il contatto verranno automaticamente popolati dalla trattativa nella barra laterale sinistra.
2. Fare clic sull'icona breezeSingleStar Breeze in alto a destra del modulo per aggiungere le parti utilizzando l'IA.

Attenzione: non inserire informazioni sensibili quando si interagisce con l'IA. Ricordarsi sempre di ricontrollare le risposte dell'IA per verificarne l'accuratezza.

3. Nella barra laterale sinistra, per modificare i dettagli di un'azienda, fare clic sul nome dell'azienda, aggiornare i dettagli nel pannello di destra, quindi fare clic su Salva. I dettagli saranno aggiornati solo sul preventivo, non sul record dell'azienda.
4. Per aggiungere o rimuovere contatti dal preventivo:
   • Nella barra laterale sinistra, selezionare le caselle di controllo accanto ai contatti esistenti che si desidera aggiungere al preventivo.
   • Nella barra laterale sinistra, fare clic su + Aggiungi un altro contatto per aggiungere un altro contatto.
     • Nel pannello di destra, cercare i contatti e selezionare le caselle di controllo accanto ai contatti esistenti che si desidera aggiungere al preventivo.
     • Fare clic sulla scheda Crea nuovo per creare un nuovo record di contatto da utilizzare nel preventivo, quindi fare clic su Avanti.
   • Aggiungere le etichette di associazione, quindi fare clic su Salva.
   • Per rimuovere un contatto o una società dal preventivo, deselezionare la casella di controllo accanto al suo nome.

Nota bene: l' aggiunta di contatti con indirizzi e-mail consentirà la deduplicazione e li assocerà automaticamente alle aziende.

Modifica del riepilogo

1. Fare clic sul modulo Riepilogo nell'editor.

2. Fare clic sull'icona breezeSingleStar Breeze in alto a destra del modulo per generare il testo con l'AI.

Attenzione: non includere informazioni sensibili quando si interagisce con l'IA. Ricordarsi sempre di ricontrollare le risposte dell'IA per verificarne l'accuratezza.

3. Nella barra laterale sinistra, fare clic sul menu a discesa Efficace e selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Al momento dell'accordo: è l'impostazione predefinita. Questa è la data in cui il preventivo passa ad Accettato, sia attraverso la firma elettronica, sia quando l'utente contrassegna il preventivo come firmato.
   • Data personalizzata: una data specifica nel futuro. Dopo aver selezionato questa opzione, utilizzare il selezionatore di date per selezionare la data di inizio, quindi fare clic su Salva.
   • Inizio ritardato (giorni): ritarda la data di inizio della fatturazione di un certo numero di giorni dopo il checkout. Dopo aver selezionato questa opzione, inserite un numero nel campo Ritardo di giorni , quindi fate clic su Salva.
   • Inizio ritardato (mesi): ritarda la data di inizio della fatturazione di un certo numero di mesi dopo il checkout. Dopo aver selezionato questa opzione, inserire un numero nel campo Ritardo per mesi , quindi fare clic su Salva.
4. Nella barra laterale di sinistra, deselezionare la casella di controllo Mostra lunghezza del termine per nascondere la lunghezza del termine del preventivo.
   • La durata viene calcolata automaticamente in base alle date di inizio e fine fatturazione di tutte le voci.
   • La data di fine fatturazione è calcolata come data di inizio fatturazione dalla frequenza di fatturazione × numero di pagamenti. Ad esempio, se la fatturazione è mensile con sei pagamenti a partire dal 1° giugno 2025, la data di fine fatturazione è il 1° novembre 2025.
   • Se tutte le voci sono impostate su Rinnovo automatico fino all'annullamento, la durata è contrassegnata come Sempreverde.
5. Nella barra laterale sinistra, fare clic sul menu a discesa Sconto e selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Nascondi: nasconde lo sconto.
   • Mostra come importo: mostra l'importo dello sconto nella valuta di quotazione.
   • Mostra come percentuale: mostra lo sconto come percentuale.
   • Mostra come percentuale e importo: mostra lo sconto come percentuale e come importo nella valuta di quotazione.
6. Deselezionare la casella di controllo Mostra valore totale del contratto per nascondere il valore totale del contratto del preventivo.

Aggiungere, modificare o eliminare voci di riga

Se l'affare non ha già voci associate, è possibile aggiungerle. In alternativa, è possibile aggiungere altre voci e modificare quelle esistenti.

Aggiungi voci di linea

1. Fare clic sull'icona breezeSingleStar Breeze in alto a destra del modulo per aggiungere voci di riga utilizzando l'AI.

Attenzione: non includere informazioni sensibili quando si interagisce con l'IA. Ricordarsi sempre di ricontrollare le risposte dell'IA per verificarne l'accuratezza.

2. Se non sono stati aggiunti articoli di riga, fare clic su Seleziona dalla libreria prodotti nel modulo Articoli di riga dell'editor. Se si stanno aggiungendo altri articoli, fare clic su + Aggiungi articolo in alto a destra nel modulo degli articoli.
3. Selezionare le caselle di controllo accanto ai prodotti che si desidera aggiungere al preventivo. Se si selezionano voci a prezzi differenziati, fare clic su Visualizza livelli per visualizzare i diversi livelli del prodotto, prima di aggiungere la voce.
   
   
4. Fare clic su Aggiungi.
5. Per i prodotti a prezzi differenziati, il prezzo della voce si aggiorna man mano che si modifica la quantità, in base al prezzo differenziato del prodotto.
   
   

Modifica delle voci di riga

1. Fare clic sul modulo dell'editor delle voci di linea e modificare i dettagli della voce di linea, compresi i titoli delle colonne, il nome della voce di linea, la quantità e il prezzo unitario. La libreria dei prodotti non sarà interessata dalla modifica dell'articolo.
   
   
2. Per aggiungere un articolo, fare clic in alto a destra su Aggiungi articolo, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
   • Seleziona dalla libreria prodotti: aggiunge un articolo basato su un prodotto della libreria prodotti, compresi gli articoli creati con l'integrazione HubSpot-Shopify. Dopo aver selezionato questa opzione, è possibile effettuare una ricerca per nome del prodotto, descrizione del prodotto o SKU, oppure fare clic su Filtri avanzati per affinare la ricerca. Selezionare le caselle di controllo nel pannello di destra accanto ai prodotti su cui si desidera basare la voce. Se si selezionano voci a prezzi differenziati, fare clic su Visualizza livelli per visualizzare i diversi livelli del prodotto, prima di aggiungere la voce. Quindi, fare clic su Aggiungi.
   • Crea voce personalizzata: se si dispone delle autorizzazioni per la creazione di voci personalizzate , questa opzione crea una nuova voce personalizzata, unica per questo preventivo. Dopo aver selezionato questa opzione, utilizzare il pannello di destra per inserire i dettagli della voce e scegliere se salvare la voce personalizzata nella libreria dei prodotti. Per modificare i dettagli di altre voci in un editor a schermo intero, fare clic su Modifica in vista espansa in alto a destra della tabella delle voci.
3. Per modificare in un editor a schermo intero, in alto a destra, fare clic su Modifica in vista espansa. La libreria dei prodotti non sarà interessata dalla modifica dell'articolo.
   • Se si imposta una frequenza di fatturazione ricorrente (ad esempio mensile), verrà creato un abbonamento per l'acquirente. Se il preventivo include una voce con frequenza di fatturazione ricorrente e una voce una tantum, verrà creato un abbonamento per la voce ricorrente e una fattura separata per la voce una tantum. Per saperne di più sugli abbonamenti.
   • Per impostazione predefinita, la fatturazione delle voci una tantum e ricorrenti inizierà al momento del checkout. Per addebitare all'acquirente un articolo in un secondo momento, fare clic sul menu a discesa Data di inizio della fatturazione, quindi selezionare una delle seguenti opzioni:
     • Data personalizzata: una data specifica nel futuro. Dopo aver selezionato questa opzione, utilizzare il selezionatore di date per selezionare la data di inizio, quindi fare clic su Salva.
     • Inizio ritardato (giorni): ritarda la data di inizio della fatturazione di un certo numero di giorni dopo il checkout. Dopo aver selezionato questa opzione, inserite un numero nel campo Inizio ritardato della fatturazione per giorni nel pannello di destra, quindi fate clic su Salva.
     • Inizio ritardato (mesi): ritarda la data di inizio della fatturazione di un certo numero di mesi dopo il checkout. Dopo aver selezionato questa opzione, inserite un numero nel campo Inizio fatturazione posticipata per mesi nel pannello di destra, quindi fate clic su Salva.

Nota bene: l' elaborazione dei pagamenti di Stripe è in grado di elaborare voci ricorrenti con scadenza successiva, a condizione che nel preventivo sia presente almeno una voce con scadenza al momento del checkout. Ad esempio, la voce 1 deve essere pagata al momento del pagamento e la voce 2 deve essere pagata tra 30 giorni.

1. • È possibile impostare le aliquote fiscali sulle voci. È possibile applicare la riscossione automatica dell'imposta sulle vendite ai preventivi precedenti.
   • Gli sconti possono essere impostati su singole voci, ma non sull'intero preventivo.

   • Per modificare i dettagli delle voci di riga nel pannello di destra, oppure per clonare o eliminare una voce di riga, passate il mouse sulla voce di riga, fate clic su Azioni, quindi selezionate un'opzione:

     • Modifica: modifica la voce di riga solo per questo preventivo. La libreria di prodotti non sarà interessata.

     • Elimina: elimina la voce.

     • Clona: crea una nuova voce con gli stessi dettagli.

   • Per riordinare le voci di riga, fare clic e trascinare una voce di riga utilizzando la maniglia di trascinamentodragHandle.

   • La sezione Riepilogo mostra l'addebito all'acquirente.

     • Il Subtotale mostra solo gli articoli da pagare al momento del pagamento. Gli articoli che verranno addebitati in un secondo momento appariranno invece nel totale Pagamenti futuri.
     • Tutti gli articoli, indipendentemente dalla data di scadenza del pagamento, saranno sommati accanto a Totale.
   • Una volta effettuate le modifiche, fare clic su Salva.

Modifica dei termini

1. Per inserire il testo delle condizioni, fare clic sul modulo Condizioni nell'editor.
2. Inserite il testo delle condizioni. Utilizzare la barra degli strumenti di formattazione in alto per personalizzare il testo e aggiungere link, emoji e snippet. Fare clic sull'icona breezeSingleStar Breeze nel modulo in alto a destra o nella barra degli strumenti di formattazione per generare il testo utilizzando l'AI.

Attenzione: non inserire informazioni sensibili quando si interagisce con l'IA. Ricordarsi sempre di ricontrollare le risposte dell'IA per verificarne l'accuratezza.

3. Per modificare il titolo, fare clic sul titolo dei termini e inserire un titolo.
4. È possibile aggiungere allegati al modulo dei termini. Per saperne di più sugli allegati. Per aggiungere un allegato al modulo dei termini:
   
   • Nella barra laterale sinistra, fare clic su Aggiungi un allegato nella sezione Allegati .
   • Nel pannello di destra, utilizzare la barra di ricerca per cercare un file già caricato nello strumento File. Una volta trovato, fare clic sul file per selezionarlo, quindi fare clic su Inserisci file per aggiungerlo al preventivo.
   • In Aggiornamenti recenti, fare clic sulle caselle di controllo accanto ai file che si desidera aggiungere. Fare clic su Visualizza tutto per visualizzare tutti i file. Fare clic su Inserisci file per aggiungere i file al preventivo.
   • Fare clic su Carica per caricare i file dal dispositivo. Fare clic su Inserisci file per aggiungere i file al preventivo.
   • Nella barra laterale di sinistra, se si desidera che l'allegato faccia parte della busta di firma, selezionare la casella di controllo In firma.
   • Per rinominare l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rinomina. Il file non verrà rinominato nello strumento File.
   • Per rimuovere l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rimuovi. Il file non verrà rimosso dallo strumento File.
   • Per scaricare l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Scarica. Il file rimarrà nello strumento File.
5. Per rimuovere il modulo dei termini dal preventivo, fare clic su delete, accanto al modulodei termini nella barra laterale sinistra.
   
   

Modifica delle opzioni di fatturazione e pagamento

1. Fare clic sulla sezione Pagamenti nell'editor.
2. Fare clic sull'icona breezeSingleStar Breeze nella barra degli strumenti di formattazione per aggiornare le opzioni di pagamento utilizzando l'AI.

Attenzione: non inserire informazioni sensibili quando si interagisce con l'IA. Ricordarsi sempre di ricontrollare le risposte dell'IA per verificarne l'accuratezza.

3. Nella barra laterale sinistra, nella scheda Fatturazione, impostare le opzioni di fatturazione:
   
   • Fare clic sul menu a discesa Termini di pagamento e selezionare i termini di pagamento (le fatture possono essere esigibili al ricevimento o avere termini di pagamento netti).
   • Per disattivare la creazione automatica di fatture e abbonamenti, spegnere l'interruttore Abilita fatturazione.
   • Se l'opzione Abilita fatturazione è attivata, i pagamenti automatici verranno elaborati utilizzando il metodo di pagamento dell'acquirente a ogni data di fatturazione.
4. Fare clic sulla scheda Pagamenti per impostare le opzioni di pagamento:
   • L'opzione Accetta pagamenti online è attivata di default se la fatturazione è attivata. Le scelte precompilate in questa schermata riflettono quanto impostato nelle impostazioni di pagamento.
   • Selezionate o deselezionate le caselle di controllo Forme di pagamento accettate per scegliere i tipi di pagamento che accetterete.
   • Selezionare o deselezionare la casella di controllo Raccolta dell'indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito per scegliere se raccogliere l'indirizzo di fatturazione degli acquirenti.
   • Selezionate o deselezionate la casella di controllo Raccogliere l'indirizzo di spedizione per scegliere se raccogliere l'indirizzo di spedizione dei vostri acquirenti.
   • Deselezionate la casella di controllo Raccogliere i dati di pagamento del cliente alla cassa per gli addebiti futuri per non raccogliere i dati di pagamento degli acquirenti alla cassa per gli addebiti futuri.
5. Per rimuovere il modulo Pagamenti dal preventivo, fare clic su delete accanto al modulo Pagamenti nella barra laterale sinistra.
   
   

Modifica del metodo di accettazione

1. Fare clic sulla sezione Accettazione nell'anteprima del preventivo.
2. Fare clic sull'icona breezeSingleStar Breeze nella barra degli strumenti di formattazione per aggiornare i metodi di accettazione utilizzando l'AI.

Attenzione: non includere informazioni sensibili quando si interagisce con l'IA. Ricordarsi sempre di ricontrollare le risposte dell'IA per verificarne l'accuratezza.

3. Alla voceMetodo di accettazione , scegliere tra le seguenti opzioni:
   • Stampa e firma: lascia uno spazio sul preventivo per consentire all'acquirente di stampare e firmare il proprio nome. Se l'opzione Stampa e firma è attivata, non è possibile accettare pagamenti online.
   • Firma elettronica: utilizza le firme elettroniche per firmare il preventivo. Perché questa opzione sia disponibile, è necessario che almeno un acquirente sia selezionato per firmare.
   • Accetta senza firma: detta anche "click-to-accept", "checkbox option" o "checkbox agreement", l'accettazione di un preventivo senza firma consente di accettare un preventivo senza richiedere una firma elettronica formale. Può essere utile in situazioni in cui non è necessaria una firma formale, come nel caso degli ordini di acquisto (PO). Questa opzione può essere utilizzata con o senza pagamenti online sul preventivo e non è necessario aggiungere un contatto al preventivo.
4. In Contatti dell'acquirente che devono firmare, selezionare le caselle di controllo accanto agli acquirenti che devono firmare il preventivo. Fare clic su + Aggiungi contatto per aggiungere altri contatti al preventivo.
   • Nel pannello di destra, cercare i contatti e selezionare le caselle di controllo accanto ai record dei contatti esistenti che si desidera aggiungere al preventivo.
   • Fare clic sulla scheda Crea nuovo per creare un nuovo record di contatto da utilizzare nel preventivo, quindi fare clic su Avanti.
   • Aggiungere le etichette di associazione, quindi fare clic su Salva.
   • Per rimuovere un contatto o una società dal preventivo, deselezionare la casella di controllo accanto al suo nome.
5. Fare clic sul menu a discesa Controfirmatari e selezionare i controfirmatari della propria organizzazione.

Configurare l'agente di chiusura per il preventivo

L'agente di chiusura è un agente alimentato da Breeze, l'intelligenza artificiale di HubSpot, che utilizza file contestuali per rispondere alle domande degli utenti sui preventivi. Utilizzatelo sul vostro preventivo, in modo che gli acquirenti possano porre domande all'agente mentre visualizzano il preventivo. L'agente di chiusura è attivato per impostazione predefinita.

Prima di configurare l'agente di chiusura per il vostro preventivo, scoprite come impostare l'agente di chiusura.

Aggiungere all'agente di chiusura conoscenze specifiche per il preventivo

1. Attivare l'agente di chiusura:
   • In alto a destra, fare clic su L 'agente di chiusura è disattivato.
   • Attivare l'interruttore Attiva agente di chiusura.
2. Accanto a Conoscenze specifiche del preventivo, fare clic su + Aggiungi file.
   • Nel pannello di destra, utilizzare la barra di ricerca per cercare un file già caricato nello strumento File. Una volta trovato, fare clic sul file per selezionarlo, quindi fare clic su Inserisci file per aggiungerlo al preventivo.
   • In Aggiornamenti recenti, fare clic sulle caselle di controllo accanto ai file che si desidera aggiungere. Fare clic su Visualizza tutto per visualizzare tutti i file. Fare clic su Inserisci file per aggiungere i file al preventivo.
   • Fare clic su Carica per caricare i file dal dispositivo. Fare clic su Inserisci file per aggiungere i file al preventivo.
   • Nella barra laterale di sinistra, se si desidera che l'allegato faccia parte della busta di firma,selezionare la casella di controllo In firma.
   • Per rinominare l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rinomina. Il file non verrà rinominato nello strumento File.
   • Per rimuovere l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rimuovi. Il file non verrà rimosso dallo strumento File.
   • Per scaricare l'allegato, fare clic su Azioni, quindi selezionare Scarica. Il file rimarrà nello strumento File.
3. Fare clic su Salva.

Anteprima dell'agente di chiusura prima di inviare il preventivo

Per visualizzare in anteprima e testare l'agente sul preventivo, prima di inviarlo all'acquirente:

1. Creare il preventivo.
2. In basso a destra, fare clic sull'agente.
   
   
3. Immettere un messaggio e fare clic su send Invia.
   
   
4. L'agente utilizzerà le fonti di conoscenza per trovare una risposta. Se trova una risposta pertinente, risponderà.
   
   
5. Fare clic sulla x per chiudere l'agente.

Disattivare l'agente di chiusura

1. In alto a destra, fare clic su L 'agente di chiusura è attivo.
2. Disattivare l'interruttore Disattiva agente di chiusura.
3. Fare clic su Salva.

Impostare la lingua e il locale della quotazione

1. Fare clic su Impostazioni in alto a destra.
2. Fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua.
3. Fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale. La lingua cambia il formato di visualizzazione della data e dell'indirizzo per il preventivo. Il formato della valuta del preventivo è ereditato dalla valuta del record dell'affare, pertanto la modifica delle impostazioni del locale del preventivo non aggiornerà la valuta.

Condividi il tuo preventivo

Condividi un preventivo che non necessita di approvazione

1. Se il preventivo non necessita di approvazione, in alto a destra fate clic su Condividi per finalizzare il preventivo.

Attenzione: quando si fa clic su Condividi, il preventivo passa in stato di condivisione, anche se non è ancora stato inviato all'acquirente. Assicuratevi di condividere il preventivo con l'acquirente.

2. Per copiare un link per inviare il preventivoo scaricare un PDF del preventivo:
   • Nella finestra di dialogo, nella scheda Copia link, scarica PDF. Nel pannello di destra verrà visualizzata un'anteprima del preventivo.
   • Fare clic su Copia link per copiare il link al preventivo.
   • Fare clic su Scarica PDF per scaricare il PDF del preventivo.
   • Fare clic sulla X o su Chiudi al termine dell'operazione.
     
     
3. Per inviare il preventivo via e-mail:
   • Nella finestra di dialogo, fare clic sulla scheda Invia preventivo via e-mail.
   • Ilcampo A verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato al preventivo. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record di contatto dopo l'invio.
   • Per aggiungere un indirizzo e-mail alcampo Cc , fare clic su Aggiungi destinatari Cc. Fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire indirizzi e-mail personalizzati . È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campoCc.
   • Se nelle impostazioni del preventivo è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, il campo Da verrà automaticamente riempito con il vostro indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivata l'impostazione che consente agli utenti di inviare preventivi dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, sarà possibile selezionare un indirizzo e-mail diverso.
   • Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà quello predefinito ogni volta che si invia un preventivo, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
   • Le risposte a questo indirizzo e-mail saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per una casella di posta connessa, comprese le caselle di posta condivise dai team, è possibile gestire il follow-up nella casella di posta delle conversazioni di HubSpot.
   • Nel campo Oggetto, modificare l'oggetto dell'e-mail.
   • Nel campo Scrivi qui il tuo messaggio... , inserire il messaggio e-mail. Utilizzare la barra di formattazione in basso per formattare il testo, inserire link e snippet.
   • Man mano che si aggiornano i campi, nel pannello di destra viene visualizzata un'anteprima in tempo reale.
   • Per inviare l'e-mail, fare clic su Invia e-mail di offerta per inviare l'e-mail come visualizzato. L'acquirente riceverà un'e-mail contenente i dettagli del preventivo con un link per visualizzarlo nel proprio browser e una versione PDF del preventivo come allegato.
   • Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link al preventivo, fare clic su Crea e-mail personalizzata nel CRM.

Condividere un preventivo che deve essere approvato

1. In alto a destra, passare il mouse su Richiedi approvazione e fare clic su Visualizza condizioni di approvazione per visualizzare il motivo della richiesta di approvazione.
2. Per inviare il preventivo per l'approvazione, cliccare in alto a destra su Richiedi approvazione.
3. Inserire eventuali note per l'approvatore nel campo Note per l'approvatore, quindi fare clic su Richiedi approvazione.
4. Il preventivo passerà allo stato di Approvazione in sospeso. Gli approvatori possono quindi approvare il preventivo.
5. Per visualizzare l'attività di approvazione:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
   • Passare il mouse sul preventivo e fare clic su Anteprima.
   • L'avanzamento dell'approvazione del preventivo viene visualizzato sotto la voce Attività.
     
     
6. Riceverete una notifica in HubSpot e una notifica via e-mail se sono state richieste modifiche. Per saperne di più sulla configurazione delle notifiche.
   
   
   
   • Fare clic su Visualizza preventivo, quindi, in alto a destra, su Modifica preventivo per modificare il preventivo e ripresentarlo per l'approvazione. Se c'è più di un approvatore e uno di essi richiede delle modifiche, ogni approvatore dovrà approvare nuovamente il preventivo quando questo viene ripresentato.
7. Riceverete anche una notifica in HubSpot e una notifica via e-mail quando il preventivo è stato approvato. Per saperne di più sulla configurazione delle notifiche.
   
   
   

Allegati al preventivo

Aggiungete allegati al vostro preventivo per fornire all'acquirente informazioni aggiuntive, come una lettera di presentazione con marchio, termini estesi o informazioni specifiche sul preventivo.

• È possibile aggiungere fino a dieci file come allegati a un preventivo. I file vengono caricati nello strumento File. I file rinominati, rimossi o scaricati dal preventivo rimangono nello strumento file nel loro formato originale.
• Gli allegati possono essere in formato PDF, DOC o DOX, con una dimensione massima di 40 mb.
• Gli allegati possono essere contrassegnati come in firma per essere inclusi nella busta di firma di una firma elettronica. Se un allegato è contrassegnato come In firma, per il preventivo deve essere utilizzata la firma elettronica.

Esperienza dell'acquirente

Gli acquirenti possono accedere al preventivo tramite il link condiviso.

Nota bene: i pagamenti online richiedono un metodo di accettazione con firma elettronica o accettazione senza firma. Stampare e firmare non è un metodo di accettazione valido per i pagamenti online.

Preventivi con pagamenti online attivati

Se i pagamenti online sono attivati, l'acquirente deve accettare il preventivo, quindi impostare il pagamento.

1. L'acquirente accetta il preventivo con o senza firma:
   • Per l'accettazione senza firma:
     • L'acquirente fa clic su Accetta preventivo sul preventivo.
     • Nel campo Inserisci il tuo nome completo per confermare l'accettazione, l'acquirente inserisce il proprio nome completo.
     • Fare clic su Accetta preventivo.
     • Il preventivo viene accettato, ma non pagato. Nella parte superiore del preventivo, fare clic su Imposta pagamento. L'acquirente può chiudere il preventivo e rivederlo in un secondo momento per impostare il pagamento.
     • L'acquirente può quindi proseguire con il pagamento.
   • Per l'accettazione tramite firma elettronica:
     • L'acquirente fa clic su Firma ora in fondo al preventivo per iniziare a firmare il preventivo. Se la verifica dell'identità è attivata, l'acquirente dovrà fare clic su Verifica identità per verificare se stesso via e-mail, prima di poter firmare.
     • Si aprirà una finestra di dialogo Dropbox Sign. Fare clic su Inizia.
     • Fare clic su Clicca per firmare.
     • L'acquirente può disegnare, digitare o caricare la propria firma, quindi fare clic su Inserisci.
       
       
       
     • Fare clic su Continua, quindi su Accetto.
       
     • Una volta inviato il documento, fare clic su Chiudi.
   • Il preventivo è firmato ma non ancora pagato. Nella parte superiore del preventivo, fare clic su Imposta pagamento. Il cliente può chiudere il preventivo e rivederlo in un secondo momento per impostare il pagamento.
2. L'acquirente può quindi proseguire con il pagamento.

Nota bene: se l'acquirente chiude la scheda del browser del preventivo dopo la firma elettronica, se fa clic sul link per riaprire il preventivo, quest'ultimo rimarrà firmato e potrà proseguire con il pagamento.

Preventivi con pagamenti online disattivati

Se i pagamenti online sono disattivati, l'acquirente deve accettare il preventivo. L'acquirente accetta il preventivo con o senza firma:

1. Per l'accettazione senza firma:
   • L'acquirente fa clic su Accetta preventivo sul preventivo.
   • Nel campo Inserisci il tuo nome completo per confermare l'accettazione, l'acquirente inserisce il proprio nome completo.
   • Fare clic su Accetta preventivo.
   • Il preventivo viene accettato, ma non pagato. Nella parte superiore del preventivo, fare clic su Imposta pagamento. Il cliente può chiudere il preventivo e rivederlo in un secondo momento per impostare il pagamento.
2. L'acquirente può quindi proseguire con il pagamento.
3. Per l'accettazione tramite firma elettronica:
   • L'acquirente fa clic su Firma ora in fondo al preventivo per iniziare a firmare il preventivo. Se la verifica dell'identità è attivata, l'acquirente dovrà fare clic su Verifica identità per verificare se stesso via e-mail, prima di poter firmare.
   • Si aprirà una finestra di dialogo Dropbox Sign. Fare clic su Inizia.
   • Fare clic su Clicca per firmare.
   • L'acquirente può disegnare, digitare o caricare la propria firma, quindi fare clic su Inserisci.
     
     
     
   • Fare clic su Continua, quindi su Accetto.
   • Dopo aver inviato il documento, fare clic su Chiudi.
   • Il preventivo è firmato ma non ancora pagato. Nella parte superiore del preventivo, fare clic su Imposta pagamento. L'acquirente può chiudere il preventivo e rivederlo in un secondo momento per impostare il pagamento.
   • L'acquirente può quindi proseguire con il pagamento.

Nota bene: se l'acquirente chiude la scheda del browser del preventivo dopo la firma elettronica, se fa clic sul link per riaprire il preventivo, quest'ultimo rimarrà firmato e potrà proseguire con il pagamento.

Prossimi passi

• Gestire i preventivi.
• Gestire le approvazioni dei preventivi.