Google Drive koppelen aan HubSpot

Koppel Google Drive aan HubSpot om je Google Drive-bestanden toe te voegen aan, te ordenen en te openen vanuit CRM-records en HubSpot-tools. Zodra de app is gekoppeld, kunnen gebruikers Google Docs-, Google Slides- en PDF-bestanden en mappen aan records koppelen, bestandsactiviteit binnen HubSpot bekijken en Google Drive-bestanden gebruiken in workflows en AI-aangedreven tools.

De integratie helpt teams om klantgerichte documenten te centraliseren en handmatig werk te verminderen bij het beheren van bestanden in verkoop-, marketing-, service- en operationele processen. Je kunt bijvoorbeeld automatisch gedeelde schijven en mappen aanmaken voor nieuwe deals, offerte-documenten toevoegen aan bedrijfsrecords of AI-aangedreven overzichten van Google Drive-bestanden rechtstreeks in HubSpot genereren.

Je kunt Google Drive-bestanden ook gebruiken met Content Remix en workflows om het maken van content en het documentbeheer in je hele account te stroomlijnen.

Voordat je aan de slag gaat

• Google Drive is een app op accountniveau in HubSpot. Elke gebruiker moet zijn of haar HubSpot-gebruikersaccount koppelen aan zijn of haar Google Workspace-account in de instellingen voor de Google Drive-integratie.
• HubSpot-gebruikers kunnen alleen Google Drive-bestanden bijvoegen als hun Google Workspace-gebruiker toestemming heeft om deze te openen.
• Je kunt maximaal 25 Google Drive-bestanden per record bijvoegen.
• Je kunt elk type Google Drive-bestand bijvoegen, maar alleen relevante Google Docs-, Google Slides- en PDF-bestanden genereren overzichten. 

Koppel Google Drive aan HubSpot

Koppel Google Drive aan HubSpot om Google Drive-bestanden vanuit je CRM-records te openen en te beheren. Nadat je de Google Drive-app hebt gekoppeld, kun je Google-bestanden aan HubSpot-records koppelen. 

Koppel de Google Drive-app

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.

2. Zoek in de zoekbalk naar Google Drive en selecteer het in de resultaten.
3. Klik op de pagina van de Google Drive -app op ‘Installeren’.
4. Volg de instructies op het scherm om je Google-account te koppelen.

Voeg Google Drive-bestanden toe aan HubSpot-records

Na het koppelen moet je de Google Drive-kaart toevoegen aan de rechterzijbalk van je HubSpot-records, evenals de kaart 'Google Drive-documentoverzichten' aan het tabblad'Overzicht' in het middelste paneel. Hiermee kun je nieuwe Google Drive-bestanden toevoegen aan CRM-records, bestaande bestanden bekijken en toegang krijgen tot AI-aangedreven overzichten. Lees meer over het toevoegen van kaarten aan je recordlay-out. 

Een nieuw Google Drive-bestand toevoegen aan een record in HubSpot:

1. Ga naar uw records.

2. Klik op de naam van een record om het te openen.

3. Ga op de recordpagina naar de Google Drive kaart in de rechterzijbalk.

4. Klik op de kaart op + Toevoegen.

5. Selecteer het Google-bestand waarnaar u wilt linken en klik vervolgens op Bevestigen.

Het Google-bestand wordt toegevoegd aan de Google Drive-kaart in de rechterzijbalk van het HubSpot-record. 

Gebruik de Google Drive-integratie

Nadat je de Google Drive-app hebt gekoppeld, kun je Google Drive-bestanden in alle HubSpot-tools gebruiken. Genereer door AI aangestuurde overzichten van bijgevoegde bestanden, hergebruik bestaande content met Content Remix en automatiseer Google Drive-processen met workflowacties om Google Drive-bestanden en -mappen aan te maken, te ordenen en te koppelen.

Bekijk AI-aangedreven overzichten voor Google Drive-bestanden

Nadat je Google Drive-bestanden aan een record in HubSpot hebt toegevoegd, kun je er AI-gestuurde overzichten van bekijken met de AI van HubSpot. De overzichten houden rekening met zowel de inhoud van het bestand als de context van het record in HubSpot.

Zo krijg je toegang tot overzichten voor Google Drive-bestanden: 

1. Ga naar uw records.

2. Klik op de naam van een record.

3. Ga op het tabblad 'Overzicht' in het middelste paneel naar de kaart 'Google Drive-documentoverzichten '.

4. Klik rechtsboven op de kaart 'Google Drive-documentoverzichten' op het pictogram 'Opnieuw genereren' om overzichten te genereren voor de bijgevoegde Google Drive-bestanden.

5. Klik op de pijl naar rechts om het Google-bestand uit te vouwen waarvan u de overzichten wilt bekijken. 

Als je later de inhoud bijwerkt van een Google Drive-bestand waarvoor al overzichten zijn gegenereerd, verschijnt er een geel pictogram naast de bestandsnaam op de kaart 'Google Drive-documentoverzichten '. Dit pictogram geeft aan dat de overzichten mogelijk verouderd zijn en opnieuw moeten worden gegenereerd. 

Google Drive-bestanden hergebruiken met Content Remix

Nadat je de Google Drive-integratie hebt gekoppeld, kun je Google Drive-bestanden hergebruiken met Content Remix om nieuwe content te maken, zoals blogontwerpen, campagneplannen of pitchdecks. 

Lees meer over het hergebruiken van bestaande inhoud met Content Remix. 

Gebruik Google Drive-workflowacties

Nadat je de Google Drive-app hebt gekoppeld, kun je de volgende workflowacties gebruiken om automatisch Google Drive-bestanden voor je HubSpot-records aan te maken en te ordenen. 

Om Google Drive-workflowacties te gebruiken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.

2. Klik op de naam van uw workflow.

3. Klik in de workflow-editor op het plusteken (+).

4. Selecteer in het linkerpaneel een Google Drive-actie:

• • Om een gedeelde schijf aan te maken, selecteert u de actie 'Gedeelde schijf aanmaken ':
    • Klik op het vervolgkeuzemenu voor Google-accounts en selecteer het Google-account dat je wilt gebruiken.
    • Voer in het veld 'Naam van de schijf ' de naam van de schijf in. 
    • Klik vervolgens op 'Opslaan'. 

• • Om een map aan te maken, selecteer je de actie 'Map aanmaken ':

    • Klik op het vervolgkeuzemenu voor Google-accounts en selecteer het Google-account dat u wilt gebruiken.

    • Voer in het veld 'Bovenliggende ID of URL ' de locatievan de Google Drive waar u de map wilt aanmaken.

    • Voer in het veld Mapnaam de naam van de map in.

    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Koppelen aan' en selecteer het recordtype waaraan je de map in HubSpot wilt koppelen.

    • Klik vervolgens op 'Opslaan'. 

  • Om een bestand vanuit HubSpot naar Google Drive te uploaden, selecteer je de actie 'Bestand uploaden'.

    • KKlik op het vervolgkeuzemenu 'Google-account' en selecteer het Google-account dat je wilt gebruiken.

    • Voer in het veld 'Parent ID ' of 'URL' de locatie van de Google Drive of map in waarnaar je het bestand wilt uploaden.

    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'CRM-object' en selecteer het recordtype waaraan je het bestand in HubSpot wilt toevoegen.

    • Klik vervolgens op 'Opslaan'.

  • Om een koppeling te maken naar een bestaande schijf, map of bestand, selecteer je de actie 'Bestaande schijf, map of bestand koppelen '. 

    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Google-account' en selecteer het Google-account dat je wilt gebruiken.

    • Voer in het veld Resource-ID of URL de ID of URL in van de schijf, map of het bestand dat je aan het HubSpot-record wilt koppelen.

    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Koppelen aan' en selecteer het recordtype waaraan je de schijf, map of het bestand in HubSpot wilt koppelen.

    • KKlik vervolgens op ‘Opslaan’.