Połącz kanał adresu e-mailu zespołu z centrum pomocy

Na przykład, jeśli podłączysz adres support@mycompany.com do centrum pomocy, każda przychodząca wiadomość e-mail spowoduje automatyczne utworzenie zgłoszenia, którym Twój zespół wsparcia technicznego będzie mógł zarządzać i na które będzie mógł odpowiadać.

Adres e-mail zespołu różni się od powiązanego indywidualnego konta e-mailowego, które jest przypisane wyłącznie do konkretnego użytkownika i nie jest udostępniane innym członkom zespołu. W HubSpot nie można używać tego samego adresu e-mail zarówno jako indywidualnego konta e-mail, jak i adresu e-mail zespołu.

Podłącz kanał adresu e-mailowego zespołu

Aby podłączyć adres e-mail zespołu:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Skrzynka odbiorcza” & , „Centrum pomocy” > oraz „Kanały”.
3. W sekcji „Kanały zespołów ” w sekcji „ ” kliknij opcję „Adres e-mail zespołu”.
4. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Połącz adres e-mail”. 
5. Kliknij menu rozwijane „Wysyłaj przychodzące rozmowy do” i wybierz opcję „Centrum pomocy”.
6. Kliknij przycisk Dalej.
7. Kliknij menu rozwijane „Wybierz dostawcę poczty e-mail” i wybierz opcję „Gmail”, „Office 365” lub „Inne”. Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza nie jest hostowana w usłudze Office 365 ani Google albo korzystasz z konta Google Groups lub aliasu e-mailowego do komunikacji z kontaktami, wybierz opcję„ ” (Inne). Dzięki temu możesz przekazywać wiadomości e-mail ze swojego klienta pocztowego do centrum pomocy.

12. Uwaga: 

    • Środowiska IMAP oraz Office 365 GCC High i DOD nie są obsługiwane.
      
    • Adresy e-mail zespołów można wykorzystać tylko raz. Na przykład nie można powiązać tego samego adresu e-mail zarówno z centrum pomocy, jak i jako kanału w skrzynce odbiorczej rozmów. Jeśli spróbujesz podłączyć adres e-mail zespołu, który jest już połączony ze skrzynką odbiorczą rozmów, pojawi się komunikat o błędzie: „To konto jest już połączone z innym narzędziem w HubSpot”. Aby rozwiązać ten problem, dowiedz się, jak przenieść kanał skrzynki odbiorczej do centrum pomocy.
    • Twoje prywatne służbowe konto e-mailowe nie może służyć jako kanał komunikacji z centrum pomocy. Jeśli kilku użytkowników musi wysyłać wiadomości z tego samego adresu, należy skonfigurować go jako wspólny adres e-mail zespołu.
13. Oceniaj warunki udostępniania tego konta e-mail firmie HubSpot, a następnie kliknij „Jestem gotowy do połączenia”.
14. Wybierz lub wpisz adres e-mail , który chcesz podłączyć, wprowadź dane logowania i zakończ proces łączenia, aby umożliwić HubSpot dostęp do Twojej skrzynki odbiorczej.
15. Kliknij przycisk Dalej. 
16. Aby dostosować wyświetlaną nazwę nadawcy, kliknij menu rozwijane „Nazwa nadawcy ” i wybierz jedną z poniższych opcji: 

16. 1. Uwaga: dostosowanie nazwy nadawcy jest możliwe wyłącznie w przypadku kont e-mail hostowanych przez HubSpot. Jeśli korzystasz z Gmaila lub Office 365, nazwa nadawcy jest zarządzana przez dostawcę poczty elektronicznej i nie można jej edytować w HubSpot.

• • Nazwisko agenta i nazwa firmy: kontakty zobaczą nazwisko użytkownika oraz nazwę firmy. Wpisz nazwę firmy w polu tekstowym.

  • Nazwa firmy: kontakty zobaczą nazwę firmy po otrzymaniu wiadomości e-mail. Wpisz nazwę firmy w polu tekstowym.

16. Aby dodać podpis e-mailowy zespołu:
    • Kliknij opcję „Dodaj podpis zespołu”. Ta sygnatura dotyczy wiadomości e-mail wysyłanych bezpośrednio przez Centrum pomocy. Dowiedz się, jak skonfigurować podpis w wiadomościach e-mail wysyłanych z poziomu rekordów w systemie CRM.
    • W polu tekstowym dostosuj podpis adresu e-mailowego zespołu w edytorze „Prosty” lub kliknij opcję „HTML” i edytuj podpis w formacie HTML.
    • Skorzystaj z paska narzędzi formatu tekstu znajdującego się na dole, aby sformatować tekst, wstawić link lub obraz.
    • Aby wstawić spersonalizowany symbol, który wypełni pole nazwy nadawcy, kliknij menu rozwijane „Wstaw symbol ” i wybierz opcję „Pełne imię inazwisko”, „Imię”,„Nazwisko”,„Adres e-mail”, „Stanowisko” lub „Numer telefonu”. 

17. Po prawej stronie wyświetli się podgląd nazwy nadawcy i podpisu e-mailowego. Następnie kliknij „Dalej”.
    
    
    
18. Na stronie „Konfiguracja zgłoszeń i przypisywanie” kliknij menu rozwijane i wybierz proces przetwarzania zgłoszeń, etap zgłoszenia oraz priorytet zgłoszenia dla nowych zgłoszeń. 
19. Aby dodać właściwość zgłoszenia, której nie ma na liście, kliknij opcję „Dodaj kolejną właściwość zgłoszenia”.
20. Kliknij menu rozwijane Przypisz zgłoszenia przychodzące do i wybierz opcję routingu:

Uwaga: zgłoszenia mogą być automatycznie przydzielane wyłącznie użytkownikom, którym przypisano stanowiska. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do stanowiska, nie można uwzględnić go w regułach automatycznego przydzielania.

• • Agent klienta: przypisz agenta klienta opartego na SI, aby odpowiadał na pytania dotyczące pomocy technicznej. Jeśli agent klienta nie może odpowiedzieć, zgłoszenie zostanie ponownie przypisane na podstawie ustawień przekazywania. Dowiedz się, jak skonfigurować i dostosować proces przekazywania sprawy przez agenta klienta.
  • Określeni użytkownicy i zespoły: przypisywanie zgłoszeń przychodzących do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz użytkowników lub zespoły z menu rozwijanego Określeni użytkownicy i zespoły .
  • Tylko zespół (bez konkretnego użytkownika): przypisuj przychodzące zgłoszenia do zespołów bez wyznaczania właściciela zgłoszenia. Zgłoszenia zostaną przekierowane do wybranego zespołu i pojawią się w widokach opartych na zespole, w tym Nieprzypisane w moim zespole i Otwarte w moim zespole. Do routingu zespołowego można wybrać wyłącznie zespoły, w których przynajmniej jeden użytkownik posiada stanowiskoService Hub .
  • Właściciel kontaktu: przypisz przychodzące zgłoszenia do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć przypisanego właściciela w swoim rekordzie i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel kontaktu jest niedostępny, ma wyczerpany limit lub nie kwalifikuje się do otrzymania biletów, bilet zostanie przekierowany zgodnie ze skonfigurowaną regułą awaryjną. Aby skonfigurować regułę awaryjną:
    • Kliknij menu rozwijane „Jeśli nie ma właściciela kontaktu, przypisz do*” i wybierz jedną z opcji:
    •  Konkretni użytkownicy i zespoły: przypisuj przychodzące zgłoszenia do wybranych użytkowników lub zespołów, korzystając z preferowanej metody dystrybucji.
    • Brak właściciela: przychodzące zgłoszenia należy pozostawić jako nieprzypisane, jeśli osoba odpowiedzialna za kontakt nie może ich odebrać.
  • Wykorzystaj routing oparty na kompetencjach: przydzielaj przychodzące zgłoszenia użytkownikom na podstawie ich kompetencji. Na przykład: przydzielaj zgłoszenia użytkownikom znającym język programowania Python lub język francuski. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu przekierowywania opartego na kompetencjach w centrum pomocy.
  • Korzystanie z przepływu pracy przypisywania: przypisuj przychodzące zgłoszenia za pomocą przepływu pracy opartego na zgłoszeniach. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu przepływów pracy opartych na zgłoszeniach.

21. Kliknij przycisk Dalej.
22. Aby określić, kto może wysyłać wiadomości e-mail z adresu e-mail zespołu, wybierz opcję „Każdy ” lub „Określone zespoły i użytkownicy”.
23. Jeśli wybrałeś opcję „Określone zespoły i użytkownicy”, kliknij menu rozwijane i wybierz użytkowników oraz zespoły , które mogą wysyłać wiadomości e-mail z kanału.
24. Kliknij „Dalej”.

Edytuj ustawienia kanału adresu e-mailowego zespołu

Odłącz kanał adresu e-mailowego zespołu od centrum pomocy

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Skrzynka odbiorcza” & , „Centrum pomocy” > oraz „Kanały”.
3. W sekcji „Kanały zespołów ” w sekcji „ ” kliknij opcję „Adres e-mail zespołu”.
4. Najedź kursorem na kanał adresu e-mailowego zespołu , który chcesz usunąć, a następnie kliknij „Odłącz”.
5. W oknie dialogowym kliknij przycisk „Rozłącz”.