Dostosowywanie szablonów wiadomości w WhatsApp i zarządzanie nimi

Po utworzeniu szablonu wiadomości w narzędziu WhatsApp Account Manager firmy Meta możesz przejrzeć i dostosować zsynchronizowane szablony bezpośrednio w HubSpot. Szablony utworzone na koncie WhatsApp Business są automatycznie synchronizowane z HubSpot, gdzie możesz je dostosowywać, wykorzystywać w przepływach pracy lub wysyłać do kontaktów za pośrednictwem rekordu, skrzynki odbiorczej rozmów lub centrum pomocy.

Możesz również analizować skuteczność szablonów i śledzić dane, takie jak dostarczalność, zaangażowanie, kliknięcia i błędy wysyłania wiadomości.

Zanim zaczniesz

Zanim zaczniesz korzystać z tej funkcji, zapoznaj się z poniższymi wymaganiami, ograniczeniami i uwagami.

Wymagania

• Musisz mieć podłączone konto WhatsApp Business jako kanał w skrzynce odbiorczej rozmów lub centrum pomocy. Aby korzystać z tego samego numeru telefonu WhatsApp Business jednocześnie w aplikacji WhatsApp Business i w HubSpot, dowiedz się więcej o korzystaniu z funkcji współistnienia WhatsApp.
• Jeśli korzystałeś ze starszej wersji menedżera szablonów WhatsApp, istniejące szablony WhatsApp automatycznie utworzą dwa szablony WhatsApp na stronie listy WhatsApp. Dla każdej metody wysyłania zostanie utworzony jeden szablon: „Opublikowane do automatyzacji ” lub „Opublikowane do CRM”.

• Jeśli chcesz użyć tej samej wiadomości dla innej metody wysyłania, sklonuj wiadomość i wybierz odpowiednią opcję wysyłania.

• Szablony wiadomości WhatsApp v2 nie są obecnie obsługiwane w aplikacji mobilnej HubSpot. Nie będzie można wysyłać wiadomości WhatsApp za pośrednictwem aplikacji mobilnej.

Szablony zsynchronizowane z Meta, które zawierają elementy dostosowane, pojawiają się w sekcji „Wiadomości WhatsApp”. Wszystkie pozostałe szablony pojawiają się w sekcji „Szablony Meta”.

Ograniczenia

• HubSpot nie obsługuje obecnie synchronizacji szablonów wiadomości wykorzystujących nagłówek lokalizacji lub przyciski typu „flow”.
• Nie można definiować niestandardowych wartości domyślnych dla szablonów w ramach konta WhatsApp Business. Zamiast tego należy ustawić globalną wartość domyślną lub dodać wartość rezerwową. Dowiedz się więcej o tworzeniu wartości domyślnych dla tokenów personalizacji.
• W szablonach wiadomości WhatsApp obsługiwane są wyłącznie tokeny personalizacji kontaktów i firm. Nie można używać tokenów dotyczących transakcji, zgłoszeń i obiektów niestandardowych.
• Przykładowe szablony WhatsApp (np. sample_purchase_feedback, sample_issue_resolution, sample_shipping_confirmation itp.) są generowane automatycznie przez WhatsApp i nie będą synchronizowane z HubSpot. HubSpot zsynchronizuje wyłącznie szablony utworzone przez Ciebie lub innego użytkownika na Twoim koncie w ramach konta WhatsApp Business.

Uwaga:aby wysłać wiadomość za pośrednictwem przepływu pracy opartego na kontaktach, musisz uzyskać weryfikowalną zgodę na otrzymywanie wiadomości .Dowiedz się więcej o tym, jak uzyskać zgodę na otrzymywanie wiadomości w rozmowach na WhatsApp.

Wstawianie zmiennych szablonu, komponentów i konfigurowanie mediów zewnętrznych

Podczas edycji szablonu na koncie WhatsApp Business możesz wstawiać zmienne i określać dowolne media zewnętrzne zawarte w szablonie, które później możesz dostosować na swoim koncie HubSpot:

• Zmienne szablonu: podczas edycji treści szablonu możesz kliknąć opcję Dodaj zmienną poniżej pola wprowadzania tekstu, aby wstawić zmienną. Zmienna ta pojawi się jako numeryczna wartość zastępcza (np. 1), dopóki nie zostanie później zastąpiona dynamiczną treścią z konta HubSpot. Po opublikowaniu szablonu i zsynchronizowaniu go z kontem HubSpot możesz dostosować dynamiczną treść zmiennej za pomocą tokenów personalizacji kontaktu lub firmy.
• Pliki multimedialne: w obsługiwanych sekcjach szablonu, takich jak nagłówek lub stopka, możesz wybrać typ pliku multimedialnego, który chcesz dołączyć. Po zatwierdzeniu i zsynchronizowaniu szablonu możesz wybrać konkretny plik multimedialny bezpośrednio z plików HubSpot.

Korzystanie z przycisków z śledzonymi adresami URL

Skopiuj link śledzący HubSpot

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie kliknij opcję WhatsApp.
3. Kliknij kartę „Narzędzia ”.
4. Kliknij opcję „Kopiuj link”.
   
   
   

Utwórz przycisk z linkiem śledzonym w Meta

1. W Meta dodaj przycisk typu „Odwiedź stronę internetową ”.
2. Kliknij menu rozwijane typu adresu URL i wybierz opcję „Dynamiczny”.
3. W polu „Adres URL strony internetowej ” wklej markowy lub udostępniony link śledzący z WhatsApp. Na przykład: https://thisisalink.com/hs/m/
4. W polu „Dodaj przykładowy adres URL ” wprowadź przykładowy link. Na przykład: https://thisisalink.com/hs/m/example
5. Zapisz szablon.

Szablon zostanie automatycznie zsynchronizowany z HubSpot, gdzie można go dostosować i zarządzać nim.

Dostosuj szablon wiadomości WhatsApp w HubSpot

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Szablony wiadomości. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
2. Kliknij opcję Szablony wiadomości.
3. Kliknij kartę „WhatsApp ”.
4. W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz wiadomość.
5. W prawym panelu wprowadź nazwę wiadomości WhatsApp.
6. Kliknij „Utwórz”.
7. Na stronie Szablony Meta wyświetl szablony zsynchronizowane z podłączonymi kontami WhatsApp Business. Aby wybrać szablon, kliknij opcję Użyj szablonu.
8. W zakładce „Edytuj ” dostosuj treść zawartą w szablonie wiadomości:
   • Jeśli planujesz dołączyć multimedia do szablonu (np. obraz w nagłówku), możesz wstawić odpowiedni typ multimediów z plików HubSpot lub przesłać nowy dokument, obraz lub film.
   • Aby dostosować dowolne zmienne szablonu, kliknij opcję „Personalizuj” pod zmienną, aby przypisać ją do tokenu personalizacji. Każda zmienna pojawi się w kolejności, w jakiej została wstawiona na koncie WhatsApp Business. Na przykład pierwsza zmienna szablonu, która pojawia się jako 1 w treści szablonu wiadomości, zostanie wymieniona w HubSpot jako „Zmienna 1 ”.
   • Jeśli szablon zawiera przyciskwezwania do działania, który zachęca użytkownika do odwiedzenia Twojej strony internetowej, a zdecydowałeś się na dynamiczny adres URL strony, możesz dostosować ostatni segment adresu URL po końcowym ukośniku odwrotnym, wprowadzając wartość w postaci zwykłego tekstu.
9. Kliknij kartę „Wysyłanie ”.
10. Kliknij menu rozwijane „W jaki sposób wyślesz tę wiadomość ” i wybierz opcję:
    • Opublikuj w celu automatyzacji: wybierz tę opcję, aby wysyłać wiadomości za pomocą narzędzia do tworzenia przepływów pracy.
    • Opublikuj w CRM: wybierz tę opcję, aby wysyłać wiadomości z rekordu, skrzynki odbiorczej rozmów lub centrum pomocy.
11. Po zakończeniu edycji szablonu kliknij przycisk „Sprawdź i opublikuj” w prawym górnym rogu.
12. W prawym panelu kliknij opcję „Opublikuj wiadomość”.
13. W oknie dialogowym kliknij „Opublikuj wiadomość”.

Wysyłanie wiadomości WhatsApp w HubSpot

Po utworzeniu i dostosowaniu szablonu możesz wysłać go do kontaktów, które wyraziły zgodę, korzystając z narzędzia przepływów pracy lub z poziomu rekordu kontaktu, skrzynki odbiorczej rozmów lub centrum pomocy.

Wysyłanie wiadomości WhatsApp w przepływie pracy

Aby dowiedzieć się więcej o zbieraniu i zarządzaniu zgodami na rozmowy w WhatsApp, zapoznaj się z tym artykułem. Aby skonfigurować przepływ pracy oparty na kontaktach, który wysyła wiadomość WhatsApp:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Utwórz przepływ pracy”, a następnie wybierz opcję „Od podstaw”.
3. W panelu po lewej stronie ustaw wyzwalacze rejestracji w przepływie pracy.
4. W prawym górnym rogu kliknij „Dalej”.
5. Kliknij ikonę plusa (+).

Uwaga: aby zapisać kontakty do subskrypcji typu WhatsApp za pomocą przepływów pracy, zaleca się dodanie akcji „Zarządzaj subskrypcjami komunikacyjnymi ” przed akcją „Wyślij wiadomość WhatsApp ”. Dowiedz się, jak dodać i skonfigurować akcję„Zarządzaj subskrypcjami komunikacyjnymi ” w przepływach pracy.

6. W lewym panelu, w sekcji „Komunikacja”, wybierz opcję „Wyślij wiadomość WhatsApp”:
   
   • Kliknij menu rozwijane „Kontakt docelowy ” i wybierz opcję kontaktu.
   • Kliknij menu rozwijane „Wiadomość WhatsApp ” i wybierz wiadomość. Możesz wybierać wyłącznie wiadomości opublikowane do automatyzacji.
   • Kliknij menu rozwijane „Numer telefonu nadawcy” i wybierz numer telefonu. Można wybrać tylko numer telefonu, który znajduje się na tym samym koncie WhatsApp Business, co używany szablon.
   • W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz”.
7. Kontynuuj edycję przepływu pracy, a następnie kliknij „Przejrzyj i włącz”.

Wysyłanie wiadomości WhatsApp z osi czasu rekordu

Aby utworzyć wiadomość bezpośrednio z osi czasu rekordu:

1. Przejdź do strony głównej powiązanych rekordów:
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Zgłoszenia. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Zgłoszenia.
2. Kliknij nazwę wpisu.
3. W panelu po lewej stronie kliknij ikonę WhatsApp. Jeśli ikona WhatsApp nie pojawia się pod nazwą wpisu, kliknij ikonę wielokropka, a następnie wybierz opcję Utwórz wiadomość WhatsApp.

4. W wyskakującym okienku napisz wiadomość:
   • Kliknij menu rozwijane „Od ” i wybierz połączony numer telefonu WhatsApp.
   • Jeśli kontakt nie wysłał do Twojej firmy wiadomości WhatsApp w ciągu ostatnich 24 godzin, możesz wysłać wiadomość z inicjatywy firmy tylko poprzez wybranie jednego z szablonów wiadomości.

• • Kliknij „Wyślij wiadomość”.
  • Znajdź swój szablon, a następnie kliknij „Użyj szablonu”.
  • W prawym dolnym rogu kliknij „Wyślij wiadomość”.
  • Może pojawić się monit o przejście do skrzynki odbiorczej rozmów w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomości, jeśli istnieje już wątek z tym kontaktem.

Wysyłaj i odpowiadaj na wiadomości WhatsApp w skrzynce

odbiorczej

rozmów lub w

centrum pomocy

Możesz rozpoczynać rozmowy na WhatsApp bezpośrednio w skrzynce odbiorczej rozmów.

Przychodzące wiadomości WhatsApp utworzą nowy wątek w skrzynce odbiorczej rozmów lub w centrum pomocy i rozpoczną sesję WhatsApp. Ty i Twój zespół możecie odpowiadać na wiadomości WhatsApp w skrzynce odbiorczej rozmów przez cały czas trwania sesji.

Sesje WhatsApp pozostają otwarte przez 24 godziny od ostatniej odpowiedzi od kontaktu. Po zamknięciu istniejącej sesji WhatsApp możesz ponownie zainicjować wątek, wysyłając do kontaktu wiadomość szablonową. Jeśli kontakt odpowie na Twoją wiadomość szablonową, otworzy się nowa 24-godzinna sesja, podczas której możesz wysyłać wiadomości WhatsApp niebędące szablonami.

Zarządzaj wiadomościami WhatsApp

Wyświetl wszystkie wiadomości utworzone w HubSpot przy użyciu zsynchronizowanych szablonów WhatsApp.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Szablony wiadomości. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
2. Kliknij opcję „Szablony wiadomości”.
3. Kliknij kartę „WhatsApp ”.
4. W górnej części strony kliknij opcję widoku, aby filtrować szablony według statusu:

• • Wszystkie wiadomości WhatsApp: wszystkie szablony, niezależnie od ich statusu.
  • Szkice: szablony , które nie zostały jeszcze opublikowane.

• • Wymaga działania: szablon jest bezużyteczny i wymaga podjęcia działań. Na przykład szablon mógł zostać usunięty lub zmieniony w WhatsApp.
  • Opublikowane: szablon został zatwierdzony przez WhatsApp, a wszelkie opcje personalizacji zostały określone.
  • Zarchiwizowane: szablony, które zostały zarchiwizowane.

5. W górnej części tabeli kliknij menu rozwijane, aby filtrować szablony. Możesz również skorzystać z filtrów szybkich lub zaawansowanych. Dowiedz się więcej o filtrowaniu obiektów w HubSpot.
6. Aby edytować wiadomość, najedź na nią kursorem i kliknij Edytuj. Dowiedz się więcej o dostosowywaniu szablonu.
7. Aby skopiować wiadomość, najedź na nią kursorem i kliknij opcję „Sklonuj”.
8. Aby wyświetlić szczegóły wiadomości, w tym informacje o tym, gdzie jest ona używana i jakie osiąga wyniki, kliknij opcję „Wyświetl szczegóły”.
9. Aby wyświetlić podgląd wiadomości, kliknij opcję „Wyświetl wiadomość”.
10. Aby kontrolować, kto ma dostęp do szablonu, kliknij opcję „ZarZarządzaj dostępem, wybierz opcję opcję udostępniania, a następnie kliknij Zapisz.
11. Aby zarchiwizować wiadomość, kliknij przycisk Archiwizuj. W oknie dialogowym kliknij przycisk Archiwizuj.
12. Aby usunąć wiadomość, kliknij Usuń. W oknie dialogowym kliknij Usuń.

Dowiedz się więcej o dodawaniu widoków i zarządzaniu nimi w HubSpot.

Wyświetl zsynchronizowane szablony WhatsApp

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Szablony wiadomości. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
2. Kliknij opcję Szablony wiadomości.
3. Kliknij kartę „WhatsApp ”.
4. W prawym górnym rogu kliknij opcję Szablony meta.
5. Aby użyć szablonu, kliknij opcję „Użyj szablonu”.
6. Aby wyświetlić więcej informacji o szablonie, kliknij opcję „Wyświetl szczegóły”.
   
   
   

Rozwiązywanie problemów

z wysyłaniem wiadomości

WhatsApp

Jeśli wysłanie wiadomości WhatsApp nie powiodło się lub szablon jest niedostępny w HubSpot, sprawdź następujące typowe problemy:

• Rekord kontaktu musi zawierać pólę „Numer telefonu WhatsApp” z prawidłowym numerem telefonu.

• Jeśli szablon jest powiązany z typem subskrypcji, kontakt musi wyrazić zgodę na otrzymywanie wiadomości przez WhatsApp, zanim wiadomość będzie mogła zostać wysłana. Dowiedz się więcej o uzyskiwaniu zgody na rozmowy przez WhatsApp.

• Szablony utworzone w Meta muszą zostać pomyślnie zsynchronizowane z HubSpot, zanim będzie można z nich korzystać w przepływach pracy, rekordach, skrzynce odbiorczej rozmów lub w centrum pomocy. Dowiedz się więcej o przeglądaniu zsynchronizowanych szablonów WhatsApp.

• HubSpot obsługuje do 1 000 wiadomości szablonowych miesięcznie we wszystkich połączonych kontach WhatsApp Business. Jeśli osiągnąłeś ten limit, wysyłanie kolejnych wiadomości szablonowych nie powiedzie się, dopóki limit nie zostanie zresetowany. Dowiedz się więcej o limitach wiadomości WhatsApp.

• Jeśli szablon został odrzucony, wstrzymany, wyłączony lub usunięty w Meta, może stać się niedostępny w HubSpot i pojawić się w sekcji Wymaga działania na pulpicie nawigacyjnym szablonów WhatsApp.

• Numer telefonu, z którego wysyłana jest wiadomość, musi należeć do tego samego konta WhatsApp Business, co używany szablon. Jeśli numer telefonu i szablon należą do różnych kont, wiadomość nie może zostać wysłana.

Analiza wiadomości WhatsApp

2. Kliknij opcję Szablony wiadomości.
3. Kliknij kartę „WhatsApp ”.
4. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Analizuj”.
5. Aby filtrować dane na pulpicie nawigacyjnym, użyj filtrów w lewym górnym rogu. Po zastosowaniu filtra zostanie on zastosowany do wszystkich raportów na pulpicie nawigacyjnym.
6. Możesz wyświetlić następujące raporty:
   
   • Przegląd zaangażowania: statystyki dotyczące zaangażowania w wiadomościach WhatsApp. Na przykład liczba wysłanych wiadomości, dostarczonych wiadomości, kliknięć, otwarć i odpowiedzi.
   • Lejek dostarczania i zaangażowania: śledzi skuteczność wiadomości WhatsApp na poszczególnych etapach dostarczania i zaangażowania, pokazując liczbę wiadomości na każdym etapie.
   • Porównanie szeregów czasowych: porównaj zdarzenia w ujęciu dziennym, takie jak liczba wiadomości wysłanych, dostarczonych, przeczytanych itp.
   • Rezygnacje w czasie: liczba kontaktów, które zdecydowały się zrezygnować z otrzymywania wiadomości WhatsApp w danym przedziale czasowym, wraz z całkowitą liczbą dostarczonych wiadomości.
   • Błędy wysyłania i dostarczania: liczba wiadomości WhatsApp, których wysłanie nie powiodło się, wraz z przyczyną każdego niepowodzenia wysyłania.
   • Lokalizacje odbiorców: liczba odbiorców, do których dostarczono wiadomości, w podziale na regiony, z których pochodzą numery telefonów odbiorców.
   • CRM, wysyłki według użytkowników: liczba wiadomości WhatsApp z systemu CRM wysłanych przez każdego użytkownika w Twoim portalu.