Compreenda o consentimento de adesão a e-mails

A adesão (opt-in) pode ser definida como uma situação em que os próprios contatos enviam seu endereço de e-mail para uma organização e têm a expectativa de receber e-mail de marketing.

Você deve aderir à Política de Utilização Responsável da HubSpot, que exige que o destinatário conceda permissão verificável antes de você enviar um e-mail de marketing por meio do HubSpot. Se você precisar se comunicar com um novo contato (por exemplo, enviar um e-mail introdutório), mas ele ainda não lhe concedeu uma permissão verificável para receber e-mails de marketing, você ainda pode enviar um e-mail individual.

Saiba mais sobre os diferentes tipos de consentimento abaixo, junto com exemplos de quais formas de consentimento são aceitáveis pelas normas da HubSpot para enviar e-mails de marketing para contatos.

Formas implícitas e explícitas de consentimento

Antes de enviar e-mails de marketing, é importante entender a conformidade do e-mail marketing, ou seja, a diferença entre adesão implícita e explícita:

• O consentimento implícito é fornecido quando um indivíduo fornece seu endereço de e-mail para algum fim comercial, mas não indica explicitamente que quer receber e-mails de marketing de você.
• O consentimento explícito é fornecido quando você pede permissão para enviar e-mails de marketing e a pessoa concorda. O destinatário deve aderir manualmente para receber seus e-mails por meio de consentimento por escrito, clicando em uma caixa de seleção em seu formulário ou confirmando por meio de adesão dupla (double opt-in).

A obtenção de qualquer uma das formas de consentimento de um contato ajudará você a seguir um modelo de envio baseado em permissão, mas é mais provável que o consentimento explícito contribua para uma melhor reputação de envio de e-mails.

Observação: se você receber consentimento implícito ou explícito, ele deverá ser expresso por uma ação realizada pelo cliente por meio de um método verificável. A ausência de opt-out não atende aos requisitos da HubSpot para obter consentimento verificável de opt-in.

Formas aceitáveis de consentimento

Os exemplos listados abaixo descrevem cenários em que os contatos forneceram uma forma de consentimento totalmente aceitável. Nessas circunstâncias, você está livre para continuar a enviar e-mail para esses contatos. 

• Contatos que enviaram um formulário em seu site
• Contatos que efetuaram uma compra com sua marca nos últimos dois anos
• Contatos que firmaram um contrato por escrito com sua marca nos últimos dois anos
• Contatos que doaram ou se voluntariaram para sua empresa nos últimos dois anos
• Contatos que se cadastraram e são usuários ativos do seu serviço, organização ou clube
• Contatos que preencheram uma ficha de cadastro em papel ou eletrônica especificamente para a sua newsletter
• Contatos que converteram em seu anúncio

Observação: se você obteve consentimento implícito de um contato em um dos cenários acima, considere obter consentimento explícito por meio de uma caixa de seleção de formulário ou consentimento por escrito para aumentar a integridade geral de seu e-mail.

Formas não aceitáveis de consentimento

Os exemplos abaixo demonstram cenários em que os contatos não forneceram seus endereços de e-mail diretamente para sua marca e o consentimento de adesão associado não é transferível segundo as normas da HubSpot.

• Contatos comprados, alugados, emprestados ou obtidos de outra forma a partir de uma lista de terceiros: algumas listas podem se anunciar como tendo obtido o consentimento de adesão, mas não podem ser usadas na ferramenta de e-mail de marketing. Os contatos obtidos por meio de fontes compradas ou alugadas têm grande probabilidade de rejeitar, cancelar a assinatura, marcar e-mails como spam e podem gerar listas de proibições.
• Listas de membros ou de organizações: são consideradas listas de terceiros, independentemente de quaisquer expectativas definidas no momento em que a lista foi coletada.
• Contatos comerciais pessoais de uma empresa anterior: esses contatos podem ter dado consentimento para sua empresa anterior, mas esse consentimento não é transferido para sua nova empresa pelos normas da HubSpot.
• Contatos que enviaram formulário no site de outra marca: os contatos que enviam um formulário no site de outra marca não atendem aos requisitos de adesão.
• Contatos de provedores de leads/prospects ou ferramentas de enriquecimento de dados: você pode usar ferramentas de enriquecimento de dados para criar um perfil de contato, mas elas não podem ser usadas para obter endereços de e-mail de contato para e-mails enviados da ferramenta de e-mail marketing.
• Contatos que enviaram e-mail diretamente para você: um contato que entra em contato com você em um e-mail individual não significa que ele consente com a comunicação em massa. Você deve encaminhá-los para o contato a converter por meio de um formulário de cadastro para obter consentimento explícito de adesão.

Outros cenários comuns

Os cenários a seguir não contam inerentemente como formas aceitáveis de consentimento e requerem verificação adicional junto um contato:

• Amigos, familiares ou ex-colegas: ter um relacionamento passado com alguém não significa que ele consente com a comunicação em massa de sua nova marca, portanto, certifique-se de que ele forneceu um dos métodos aceitáveis de consentimento antes de enviar um e-mail de marketing.
• Contatos de uma feira ou evento: os contatos que visitaram seu estande e forneceram informações por meio da digitalização de um crachá, forneceram a você seu cartão de visita ou converteram em um formulário ou ficha de inscrição atendem aos requisitos de adesão. No entanto, se você obteve as informações de um contato a partir de uma lista de participantes fornecida pelo organizador do evento ou da feira, isso não conta como consentimento de adesão, uma vez que o contato forneceu o endereço de e-mail ao organizador, e não à sua marca.
• Listas de empregados fornecidas pelo empregador: os empregadores podem fornecer uma lista dos endereços de e-mail de trabalho de seus funcionários para os benefícios fornecidos pelo empregador, como seguro de saúde. Para mitigar o risco à integridade do seu e-mail, considere entrar em contato com os empregados em um e-mail individual para obter o consentimento de adesão e habilitar a adesão dupla a fim de confirmar o consentimento.
• Contatos adquiridos por meio de uma fusão ou aquisição de marca: embora a adesão seja transferível em uma fusão ou aquisição de marca, os contatos podem não estar esperando novidades de sua nova marca. Para proteger a integridade do seu e-mail, notifique os clientes sobre a aquisição da marca e permita que reconfirmem seu status de adesão para a nova marca.
• Contatos que você conheceu pessoalmente: uma vez que a HubSpot exige um consentimento de adesão verificável, você deve direcionar todos os contatos que conhecer pessoalmente para uma conversão eletrônica ou em papel. O consentimento verbal não é verificável e não cumpre os requisitos da HubSpot para o envio de e-mails de marketing.
• Endereços de e-mail baseados em função: se você enviar um e-mail para um endereço grupal associado a uma empresa, departamento ou grupo, ele geralmente será encaminhado para várias pessoas em vez de um indivíduo específico. Como resultado, não é possível obter um consentimento verificável de um endereço de e-mail baseado em função.

Se você ainda está com dificuldades para entender se suas práticas de obtenção e consentimento de contato atendem aos requisitos da HubSpot, entre em contato com o Gerente de Sucesso do Cliente da HubSpot ou em contato com o suporte da HubSpot.

Observação: as informações acima irão ajudá-lo a seguir a Política de Utilização Responsável da HubSpot. A legislação local pode ter exigências adicionais. Sua equipe jurídica é o melhor recurso a ser consultado caso você tenha dúvidas sobre a legislação local.