BetaExibir e gerenciar contratos

Use o objeto contracts no HubSpot como uma fonte centralizada de verdade para a receita comprometida. Depois de criar contratos, visualize-os e gerencie-os na página de índice de contratos. 

Revise osdetalhes do contrato, a receita associada, as atividades e o histórico. Você também pode fazer alterações no meio do contrato usando cotações de alteração ou renovação, rescindir contratos ou contratos de exportação. Saiba mais sobre como os contratos são usados.

Antes de começar

• Se você for um Superadministrador, poderá incluir sua conta na versão beta do Contrato do HubSpot com o Commerce Hub.
• Não é possível se inscrever-se na versão beta se você estiver usando os pagamentos da HubSpot ou o Stripe como opção de processamento de pagamentos.

Exibir registros de contrato

Exibir contratos na página de índice

Use a página de índice de contratos para exibir todos os contratos e para criar e usar exibições salvas para filtrar contratos por critérios específicos. Para exibir todos os contratos:

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Para editar as colunas que aparecem na tabela, clique em Editar colunas no canto superior direito da tabela.
3. Os contratos podem ter os seguintes status:
   • Programado: quando um contrato é criado com uma data de vigência futura, o status é definido como Programado. Na data de vigência, o status é definido como Ativo.
   • Ativo: um contrato ativo.
   • Concluído: um contrato que não está mais ativo devido ao seu término.
   • Rescindido: um contrato que foi rescindido.
   • Rascunho: um contrato que não está finalizado.
4. Para filtrar a página de índice, clique nos menus suspensos de filtro (por exemplo, Status) e defina seus critérios de filtro.
5. Para definir filtros personalizados, clique em Filtros avançados na parte superior da tabela.
6. Para salvar uma exibição para uso futuro, clique no ícone Salvar no canto superior direito da tabela.
7. Para visualizar os detalhes do contrato, passe o mouse sobre o contrato e clique em Visualizar. Veja os detalhes no painel direito.
8. Para exibir o registro do contrato, clique no nome do contrato. 

Saiba mais sobre o layout do contrato.

Exibir contratos em registros do CRM associados

Para exibir um contrato a partir de um de seus registros associados (por exemplo, um contato, empresa ou fatura):

1. Navegue até seus registros. Por exemplo:
   • Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
   • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
   • Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Cotações.
   • Na sua conta HubSpot, acesse Comércio > Faturas.
2. Abra a barra lateral direita clicando no nome do registro associado ou em Visualizar. O comportamento depende do objeto que você está visualizando.
3. Na barra lateral direita, navegue até o cartão Contratos para exibir o status do contrato. Se o cartão Contratos não estiver aparecendo no seu registro por padrão, você pode adicionar manualmente o cartão a ele.
4. Para obter mais informações, passe o mouse sobre o contrato e clique no ícone Visualizar.
   
   
   
5. Revise os detalhes do contrato no painel direito.

Layout do contrato

Os contratos incluem detalhes do contrato, informações de cobrança, registros associados, atividades e histórico. 

Sobre o contrato

A barra lateral esquerda exibe o nome do contrato, o status, o valor do contrato, a data de início do contrato, a data de término do contrato, as informações de receita recorrente e as informações de cobrança. Você também pode personalizar a barra lateral para adicionar outras propriedades.

Visão geral, atividades e histórico do contrato

A coluna do meio tem três guias: Visão Geral, Atividades e Histórico.

• Visão geral: a visão geral fornece um instantâneo do desempenho do contrato, itens de linha, cronograma de cobrança e informações de renovação.

• • O cartão Desempenho do contrato exibe o valor do contrato, as informações de receita recorrente, a data de término do contrato e o valor cobrado.
    
    
    
  • O cartão Itens de linha atuais e futuros lista cada item de linha do contrato e suas propriedades (por exemplo, preço, quantidade, cronograma de cobrança, prazo, modelo de preços).
    
    
    
  • O cartão Informações de Renovação exibe o status da renovação, com base em quaisquer orçamentos de renovação criados para o contrato.
    
    
    
• Atividades: a guia de atividades exibe uma linha do tempo das comunicações (por exemplo, e-mails e chamadas), atividades da equipe (reuniões, observações, tarefas) e atualizações do contrato e faturas, negócios e tickets associados.
  
  
  
• Histórico: a guia Histórico exibe detalhes das alterações e renovações de contratos, incluindo alterações na receita recorrente e adições ou remoções de item de linha.
  
  
  

Registros associados

A barra lateral direita exibe todas as associações ao contrato. Você pode associar outros registros. Saiba mais sobre como trabalhar com registros no HubSpot.

Gerenciar contratos

Os contratos podem ser gerenciados na página de índice de contratos. Crie orçamentos de alteração e renovação, atualize métodos de pagamento, rescinda contratos e associe outras faturas a contratos.

Criar um orçamento de alteração em um contrato

Crie um orçamento de alteração para modificar um contrato ativo. O uso de um orçamento de alteração garante um reflexo exato do estado atual da receita e dos serviços, permitindo relatórios precisos. O orçamento de alteração captura a diferença líquida entre o contrato original e o novo contrato. Por exemplo, você pode querer criar um orçamento de alteração para os seguintes cenários:

• Expansões e upsells: adicione mais unidades a um contrato existente (por exemplo, se um cliente tiver 10 licenças e precisar adicionar mais 5) ou faça venda* adiciona|l novos recursos ou serviços.
• Downgrades e cancelamentos: remova ou reduza o volume de determinados recursos ou serviços.
• Ajustes de preço: ajuste os preços no meio do contrato.
• Ajustes de prazo: estenda ou reduza o prazo do contrato atual.

Os orçamentos de alteração devem ser associados a um negócio (por exemplo, negócios de expansão ou venda* adiciona|l). Os negócios podem ser criados como parte do processo de alteração do orçamento ou podem ser criados separadamente e associados manualmente. Quando os orçamentos de alteração são aceitos, o contrato é atualizado com as alterações descritas no orçamento. Considere a configuração de diferentes pipelines para alterar os negócios associados aos orçamentos (por exemplo, expansão, venda* adiciona|l ). A guia História do contrato é atualizada sempre que alterações são feitas, diretamente ou por meio de orçamentos de alteração.

Ao usar um orçamento de alteração, você pode alterar ou cancelar itens de linha recorrentes, não itens de linha únicos. Para criar um orçamento de alteração:

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Clique no nome do contrato.
3. No canto superior direito da barra lateral esquerda, clique em Ações e selecione Criar orçamento de alteração.
4. No painel direito:
   • Se a configuração Criar automaticamente novos negócios para alterar orçamentos estiver ativada:
     • Clique no menu suspenso Negócio pipeline e selecione uma pipeline .
     • Clique no menu suspenso Fase do negócio e selecione uma fase do negócio.
     • Clique no menu suspenso Selecionar um modelo de orçamento e selecione um modelo de orçamento. Saiba mais sobre como configurar modelos de orçamento.
     • No campo Data de vigência da alteração , clique no seletor de data e selecione a data em que a alteração entrará em vigor.
     • Se a opção Permitir que os usuários substituam a configuração rateio padrão estiver ativada, desmarque as cobranças rateadas e os créditos para o período de cobrança restante para não ratear os encargos. Se você deixar a caixa de seleção marcada, as cobranças serão rateadas.
     • Clique em Criar orçamento.
   • Se a configuração Criar automaticamente novos negócios para alterar orçamentos estiver desativada:
     • Clique no menu suspenso Associar a um negócio e selecione um negócio, ou clique em Criar um novo negócio para criar um novo negócio. É recomendado criar um novo negócio para o orçamento de alteração (por exemplo, um negócio de alteração ou um negócio de expansão). Dessa forma, você pode gerar relatórios sobre a receita de novos negócios versus outras receitas (por exemplo, receita de expansão ou de venda* adicional|l).
     • Clique no menu suspenso Selecionar um modelo de orçamento e selecione um modelo de orçamento. Saiba mais sobre como configurar modelos de orçamento.
     • Clique em Alterar data de vigência e selecione a data em que a alteração entrará em vigor.
     • Se a opção Permitir que os usuários substituam a configuração rateio padrão estiver ativada, desmarque as cobranças rateadas e os créditos para o período de cobrança restante para não ratear os encargos. Se você deixar a caixa de seleção marcada, as cobranças serão rateadas.
     • Clique em Criar orçamento.
5. Os detalhes do vendedor e do comprador serão adicionados automaticamente ao orçamento a partir das informações do contrato.
6. Na seção Alterar itens de linha , clique em Alterar itens de linha.
7. Para alterar um item de linha:
   • Passe o mouse sobre o item de linha, clique em Ações e selecione Alterar.
   • No painel direito, clique para expandir as seções Detalhes do Item de linha e Mais opções e edite as informações do item de linha. Clique em Salvar.
   • O item de linha será rotulado como Alterado.
   • Para desfazer alterações, passe o cursor do mouse sobre o nome do item de linha, clique em Ações e selecione Desfazer alterações.
8. Para cancelar um item de linha, passe o mouse sobre o item de linha, clique em Ações e selecione Cancelar item de linha . O item de linha será rotulado como Cancelado. Para desfazer o cancelamento, passe o mouse sobre o item de linha e clique em Desfazer cancelamento.
9. Para adicionar um item de linha, no canto superior direito, clique em Adicionar item de linha e selecione uma opção:
   • Selecionar da biblioteca de produtos: adicione um item de linha com base em um produto da sua biblioteca de produtos, incluindo itens de linha criados usando a integração entre o HubSpot e a Shopify.
     • Após selecionar esta opção, pesquise por nome do produto, descrição ou SKU, ou clique em Filtros avançados para refinar sua pesquisa. Marque as caixas de seleção no painel direito ao lado dos produtos em que deseja basear o seu item de linha.
     • Ao selecionar itens de linha de preços escalonados , clique em Exibir níveis para ver os diferentes níveis do produto antes de adicionar o item de linha.
   • Criar item de linha personalizado: se você tiver permissões para Criar itens de linha personalizados, será criado um novo item de linha personalizado exclusivo para este orçamento. Depois de selecionar essa opção, use o painel direito para inserir os detalhes do item de linha e escolher se deseja salvar o item de linha personalizado na biblioteca de produtos. Clique em Salvar ou em Salvar e adicionar outro.
10. O item de linha será rotulado como Adicionado. Você também pode revisar as atualizações no painel Alterações à direita.
    
    
    
11. Se a opção Ratear encargos e créditos para o período de cobrança restante tiver sido selecionada ao criar o orçamento de alteração, o Ajuste proporcional será exibido no Resumo.
    
    
    
12. Quando terminar de atualizar os itens de linha, clique em Salvar no canto inferior esquerdo.
13. As alterações serão refletidas no editor de orçamentos.
    
    
    
14. Para editar o resumo, incluindo a Data de vigência da alteração, clique na seção Resumo no editor de orçamentos. No painel à esquerda:
    • Em Alterar data de vigência:
      • No campo Data de vigência da alteração, clique no seletor de data e selecione a data em que a alteração entrará em vigor.
      • Se a opção Permitir que os usuários substituam a configuração rateio padrão estiver ativada, desmarque as cobranças rateadas e os créditos para o período de cobrança restante para não ratear os encargos. Se você deixar a caixa de seleção marcada, as cobranças serão rateadas.
      • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima da data de vigência.
    • Em Prazo restante:
      • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima do comprimento do prazo.
      • Desative a opção Duração restante para ocultá-la.

• • Em Desconto total:
    • Clique no menu suspenso Formatar e selecione uma opção:
      • Mostrar como valor: mostre o valor do desconto na moeda do orçamento.
      • Mostrar como porcentagem: mostrar o desconto como uma porcentagem.
      • Mostrar como porcentagem e valor: mostre o desconto como porcentagem e como um valor na moeda do orçamento.
      • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima do desconto total.
      • Desative a opção Desconto total para ocultá-lo.
  • Em Alteração total:
    • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima da alteração total.
    • Desative a opção Alteração total para ocultar a alteração no valor total do contrato.

15. Continue criando o orçamento .
16. Para compartilhar o orçamento de alteração, clique em Compartilhar no canto superior direito.
17. Quando o cliente aceitar o orçamento de alteração, para visualizar o contrato atualizado:
    • Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
    • Clique no nome do contrato.
    • Os valores ajustados aparecem na guia Visão geral em Desempenho do contrato. As alterações de contrato também são mostradas nas guias Atividades e Histórico .

Criar um renovação orçamento em um contrato

Um renovação orçamento deve ser enviado quando o cliente se aproxima do fim do contrato atual. Configure o gerenciamento de renovação nas configurações do contrato. Quando um renovação orçamento é aceito, um novo contrato é criado e automaticamente associado ao contrato anterior, criando um vínculo entre os contratos do cliente. 

Os orçamentos de Renovação devem ser associados a um negócio. Os negócios podem ser criados como parte do processo de renovação orçamento ou podem ser criados separadamente e associados manualmente. Considere configurar um renovação pipeline para negócios associados a orçamentos renovação.

Se um orçamento de alterações tiver sido aplicado ao contrato, o contrato renovação refletirá essas alterações no renovação orçamento. Por exemplo, se o cliente iniciou seu contrato anterior com 10 licenças e uma alteração orçamento foi aceita durante a vigência do contrato para adicionar mais 10 licenças, 20 licenças serão adicionadas automaticamente à renovação orçamento.

Para criar uma renovação orçamento:

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Clique no nome do contrato.
3. No canto superior direito da barra lateral esquerda, clique em Ações e selecione Criar renovação orçamento .
4. No painel direito:
   • Se a configuração Criar automaticamente novos negócios para orçamentos de renovação estiver ativada:
     
     • Clique no menu suspenso Negócio pipeline e selecione uma pipeline .
     • Clique no menu suspenso Fase do negócio e selecione uma fase do negócio.
     • Clique no menu suspenso Selecionar um modelo de orçamento e selecione um modelo de orçamento. Saiba mais sobre como configurar modelos de orçamento.
     • No campo Data de vigência da alteração, clique no seletor de data e selecione a data em que a alteração entrará em vigor.
     • Se a opção Permitir que os usuários substituam a configuração rateio padrão estiver ativada, desmarque as cobranças rateadas e os créditos para o período de cobrança restante para não ratear os encargos. Se você deixar a caixa de seleção marcada, as cobranças serão rateadas.
     • Clique em Criar orçamento.
   • Se a configuração Criar automaticamente novos negócios para orçamentos de renovação estiver desativada:
     • Clique no menu suspenso Associar a um negócio e selecione um negócio, ou clique em Criar um novo negócio para criar um novo negócio. É recomendável criar um novo negócio para o renovação orçamento. Dessa forma, você pode gerar relatórios sobre a receita de novos negócios versus receita de renovação.
     • Clique no menu suspenso Selecionar um modelo de orçamento e selecione um modelo de orçamento. Saiba mais sobre como configurar modelos de orçamento.
     • Clique em Criar orçamento.
5. Você será direcionado ao editor de orçamentos. Os detalhes do vendedor e do comprador serão adicionados automaticamente a partir das informações do contrato.
6. Crie o orçamento .
7. Para editar o resumo, incluindo a Data de vigência da alteração, clique na seção Resumo no editor de orçamentos. No painel à esquerda:

• • Em Data de vigência da alteração:
    • Clique no menu suspenso Efetivo e selecione uma opção:
      • No contrato: a configuração padrão. Esta é a data em que o orçamento passa para Aceito, seja por meio de assinatura eletrônica, contrato de clique para aceitar ou quando um usuário do HubSpot marca o orçamento como assinado.
      • Data personalizada: uma data personalizada. Você pode definir a Data de vigência de um orçamento para uma data no passado. Ao usar uma data no passado, a data de expiração será tratada como o prazo final de assinatura do comprador. Isso significa que o comprador ainda pode assinar a qualquer momento até a data de expiração, mesmo que a Data efetiva esteja no passado. Depois de selecionar esta opção, clique no seletor de data e selecione a data em que a renovação entrará em vigor.
      • Início atrasado (dias): atrase a data de início da cobrança por um número de dias após a finalização da compra. Depois de selecionar esta opção, insira um número no campo.
      • Início atrasado (meses): atrase a data de início da cobrança por um número de meses após a finalização da compra. Depois de selecionar esta opção, insira um número no campo.

• • • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima da data de vigência.
  • Em Duração do prazo:
    • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima do comprimento do prazo.
    • Desative a opção Duração do prazo para ocultá-lo.

• • Em Desconto total:
    • Clique no menu suspenso Formatar e selecione uma opção:
      • Mostrar como valor: mostre o valor do desconto na moeda do orçamento.
      • Mostrar como porcentagem: mostrar o desconto como uma porcentagem.
      • Mostrar como porcentagem e valor: mostre o desconto como porcentagem e como um valor na moeda do orçamento.
      • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima do desconto total.
      • Desative a opção Desconto total para ocultá-lo.
  • Em Valor total do contrato:
    • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima do valor total do contrato.
    • Desative a opção Valor total do contrato para ocultá-lo. O valor total do contrato não será exibido se qualquer um dos itens de linha tiver um prazo de cobrança indefinido. Ajuste o termo de cobrança do item de linha para exibir o valor total do contrato.

8. Para compartilhar a renovação orçamento, clique em Compartilhar no canto superior direito.
9. Assim que o cliente aceitar a renovação orçamento, um novo contrato de renovação será criado e associado ao orçamento existente. Para exibir o contrato de renovação:
   • Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
   • Localize e clique no nome do contrato de renovação. Ou clique no nome do contrato existente. Em seguida, na barra lateral direita, navegue até o cartão Contratos para exibir o contrato de renovação. O contrato de renovação também será exibido nas guias Atividades e Histórico .

Criar um renovação orçamento usando um fluxo de trabalho

Você pode criar um renovação orçamento usando uma ação fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho baseado em negócios. Para criar um renovação orçamento usando um negócio fluxo de trabalho:

1. No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho.
2. Crie um fluxo de trabalho ou clique em um fluxo de trabalho existente para editá-lo.
3. Defina seus gatilhos de inscrição-se.
4. Clique em + abaixo do seu gatilho.
5. No painel à esquerda:
   • Clique para expandir a seção CRM .
   • Selecione Criar renovação orçamento do contrato.
   • Clique no menu suspenso Contrato e selecione uma opção recomendada ou Contratos: todos associados.
   • Clique no menu suspenso Modelo e selecione um modelo de orçamento.
   • Clique no menu suspenso Método de seleção de Negócio e escolha uma opção:
     • Novo negócio usando o pipeline/fase padrão: cria um novo negócio na fase padrão do pipeline selecionado.
     • Negócio existente: para selecionar outro negócio, depois de selecionar esta opção, clique no menu suspenso Negócio e selecione um negócio.
   • No canto superior direito, clique em Salvar.
6. Clique em Revisar e ativar no canto superior direito para ativar o fluxo de trabalho.

Rescindir um contrato

Os contratos podem ser rescindidos imediatamente ou em uma data programada. Para rescindir um contrato:

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Clique no nome do contrato.
3. No canto superior direito da barra lateral esquerda, clique em Ações e selecione Encerrar.
   
   
   
4. Na caixa de diálogo, clique no seletor de datas e selecione uma data de encerramento. Selecione a data de hoje para rescindir imediatamente ou uma data futura para agendar uma rescisão.
5. Clique em Rescindir contrato se rescindir imediatamente ou Programar rescisão se tiver selecionado uma data futura.
6. O registro de contrato será atualizado com as informações de rescisão.
   
   
   

Alterar ou cancelar a rescisão de um contrato

Se você programou a rescisão de um contrato, poderá alterá-la ou cancelá-la.

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Passe o mouse sobre um contrato e clique em Visualizar.
3. No canto superior direito da barra lateral esquerda, clique em Ações e selecione uma opção:
• Alterar data de rescisão: altere a data de rescisão do contrato. Na caixa de diálogo, clique no seletor de data e selecione uma nova data de encerramento. Clique em Data de atualização.
• Cancelar rescisão: cancele a rescisão do contrato. Na caixa de diálogo, clique em Cancelar rescisão para confirmar.

Associar outros registros a contratos

Adicione associações a contratos a partir da página de índice de contratos. Você pode associar contratos com contatos, empresas, negócios, tickets, orçamentos, faturas e outros contratos.

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Passe o mouse sobre um contrato e clique em Visualizar.
3. Na barra lateral direita, clique em + Adicionar em um cartão de associação (por exemplo, Contatos).
4. No painel direito, pesquise e marque as caixas de seleção ao lado dos registros que deseja associar. Clique em Salvar para associá-los ao contrato. Ou clique na guia Criar novo para criar um novo registro para associar ao contrato. Insira os detalhes do novo registro e clique em Criar para associá-lo ao contrato ou Criar e adicionar outro para criar outro registro.

Contratos de exportação

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Comércio > Contratos.
2. Clique em Exportar no canto superior direito da tabela.
3. Na caixa de diálogo:
   • Em Propriedades incluídas na exportação , selecione uma opção para as propriedades que devem ser incluídas na exportação.
   • Em Associações incluídas na exportação, marque a caixa de seleção Incluir nome do registro associado para incluir nomes de registros associados (por exemplo, o nome da fatura).
   • Em Associações incluídas na exportação, selecione se deseja incluir até 1.000 registros associados ou todos os registros associados.
   • Insira um nome de exportação na caixa de texto Nome da exportação .
   • Clique no menu suspenso Formato do arquivo e selecione um formato.
   • Clique no menu suspenso Idioma dos cabeçalhos de coluna e selecione um idioma.
   • Clique em Personalizar para personalizar ainda mais a exportação:
   • Clique em Exportar. Saiba mais sobre a exportação de registros.