När du har aktiverat Sensitive Data i ditt HubSpot-konto har vissa verktyg unika överväganden eller beteenden när de använder Sensitive Data. I den här artikeln får du veta mer om var Känsliga data kan användas och hur du hanterar dem korrekt i varje verktyg.
Mer information om Känsliga data finns på sidan Villkor för Känsliga data. I den här artikeln kan du läsa om hur du aktiverar Känsliga data och skapar egenskaper för Känsliga data.
Observera: Känsliga data stöds inte i vissa verktyg, inklusive chatbots, personaliseringstoken, playbooks och sandlådor. Mycket känsliga data är ytterligare begränsade och kan endast användas i vissa scenarier.
Mycket känslig data i HubSpots verktyg
Alla följande avsnitt gäller för känsliga data, men endast vissa av de verktyg som anges i listan stöds för mycket känsliga data. Mycket känsliga data kan endast användas i följande scenarier:
Egenskaper för känslig data
När du har skapat en fastighet för att lagra känsliga uppgifter:
- Superadministratörer kan ställa in behörigheter på fältnivå för att begränsa visnings- och redigeringsåtkomst för fastigheten till specifika användare och team. Detta rekommenderas starkt för att säkerställa att känsliga data endast kan ses eller ändras av utvalda användare.
- Superadministratörer kan se användaråtgärder som är relaterade till egenskapsvärden för känsliga data i granskningsloggen.
- Super Admins kan redigera eller ta bort egenskapen Sensitive Data.
Observera: om du nedgraderar från en Enterprise-prenumeration med Sensitive Data aktiverat:
- Super Admins kan ta bort befintliga Känsliga data-egenskaper, men kan inte skapa nya Känsliga data-egenskaper eller redigera detaljerna i befintliga Känsliga data-egenskaper.
- Superadministratörer kommer fortfarande att kunna visa och redigera värdena för en Sensitive Data-egenskap. Icke-administratörer som tidigare hade tillgång till värdena kommer inte längre att kunna visa eller redigera dem.
Egenskapsvärden för känslig data
Användare med åtkomst till en Sensitive Data-egenskap kan uppdatera egenskapens värden manuellt eller via import och arbetsflöden. Om ditt konto ger HubSpot-anställda åtkomst till felsökning av supportfrågor har HubSpot-anställda inte åtkomst till att visa värden för Sensitive Data-egenskaper.
För egenskaper med mycket känsliga data måste användare med åtkomst till egenskapens värden klicka för att dekryptera för att visa eller redigera värdet. Ett exempel:
Bilagor
Med möjligheten att lagra Sensitive Data och Highly Sensitive Data kan du lagra filer som innehåller känslig information i verktyg i hela HubSpot. När du har aktiverat inställningen Känsliga data kommer bilagor som laddas upp på nedanstående sätt att skyddas av ett extra krypteringslager i HubSpots databaslagring. Detta kommer också att ta bort möjligheten att dela filer externt utan autentisering och kommer inte att tillåta HubSpot-anställda att komma åt bilagorna.
När filer läggs till via följande metoder kommer de att skyddas:
Du kan styra användarnas åtkomst till bilagor med hjälp av behörigheter för varje verktyg. Du kan t.ex. begränsa åtkomsten till kontakter för specifika användare som inte ska ha åtkomst till kontaktfiler.
Observera att filer inte skyddas i följande scenarier:
- Endast filer som laddas upp efter att Sensitive Data har aktiverats kommer att ha det extra skyddet. Befintliga filer kommer att använda den vanliga säkerhetsnivån även om de laddades upp på ovanstående sätt.
- Filer som laddas upp till och hostas i files-verktyget har inget ytterligare skydd, så filer som innehåller känsliga data bör inte lagras i files-verktyget. I andra HubSpot-verktyg, om en användare bifogar en fil som lagras i files-verktyget (t.ex. via alternativet Choose existing vid uppladdning), kommer dessa filer att använda den vanliga säkerhetsnivån.
- HubSpot begränsar inte åtkomsten till CRM-bilagor om du delar webbadressen med en annan autentiserad användare i ditt konto. Undvik att dela URL:er till bilagor med användare som inte ska kunna se filerna.
Breeze AI-verktyg
Breeze, HubSpots AI, kan hjälpa dig att automatisera uppgifter, samla in datainsikter, utarbeta innehåll och mer över hela HubSpots kundplattform. Endast användare med Super Admin-behörighet kan aktivera vissa AI-verktyg, t.ex. AI-assistenter.
Om du aktiverar Känsliga data kommer de egenskaper för Känsliga data som du skapar inte att användas för att träna HubSpots AI-modeller. Andra kunddata inom ditt konto kan dock användas för att träna HubSpots AI-modeller. Du kan välja bort att dina Kunddata används för maskininlärning genom att skicka ett e-postmeddelande till privacy@hubspot.com. För mer information, vänligen läs HubSpots användarvillkor och HubSpots integritetspolicy.
Observera: undvik att dela känslig information i dina meddelanden. För att förbättra produkten loggar och lagrar HubSpot dina meddelanden, genererat språk och användningsmätvärden när du använder AI-produkter. HubSpot delar dina meddelanden med AI-tjänsteleverantörer för att möjliggöra din användning av AI-produkter och AI-tjänsteleverantörer kommer att lagra dina meddelanden för innehållsmodereringsändamål. Dina prompter kommer att kunna hänföras till dig. Din användning av HubSpots beta-AI-produkter regleras av våra Betavillkor och AI-produkter som ingår i våra Prenumerationstjänster regleras av våra Produktspecifika villkor.
HubSpots AI-produkter är inte en del av funktionerna för Känslig Data. Vissa AI-produkter kan behandla Känsliga uppgifter som du kanske inte har avsett att inkludera när du genererar resultat baserat på den inmatade prompten. Dessa verktyg inkluderar:
Om du t.ex. diskuterar känsliga uppgifter under en konversation ska du inte använda verktyget Konversationssammandrag. Även om du kanske inte hade för avsikt att mata in känsliga uppgifter i din fråga, skulle verktyget Samtalssammanfattningar behandla allt innehåll i samtalet.
För mer information om HubSpots AI-verktyg, se AI-modellkorten. Undvik att använda AI-verktyg om du inte vill att AI-verktygen ska behandla dina känsliga uppgifter.
Datacenter
Du kan lagra känslig information i alla datacenter som du använder.
Om du inte har angett lagring av HIPAA-data är du berättigad att migrera från ett datacenter i Nordamerika till datacentret i Europeiska unionen. För att få åtkomst till migreringsfunktionen kan superadministratörer välja den offentliga betaversionen för ändring av datacentrets värdplats för känsliga data.
Om du har angett lagring av HIPAA-data kandu intemigrera till ett annat datacenter.
Synkronisering av data
Du kan synkronisera känsliga data genom fältmappningar med appar för datasynkronisering. När du synkroniserar data:
- Synkroniseringen kan vara dubbelriktad. Eftersom det inte alltid är känt om en tredjepartsapps fält är känsliga finns det vissa fall där icke-känsliga fält kan synkroniseras till och från en HubSpot Sensitive Data-egenskap. Om det är känt att ett fält i en tredjepartsapp är känsligt kan det inte synkroniseras med en icke-känslig HubSpot-egenskap.
- Egenskaperna för känsliga uppgifter och mycket känsliga uppgifter anses vara desamma för datasynkroniseringsappar.
Med möjligheten att lagra känslig data i HubSpot kan du använda HubSpot-formulär och andra formulär för att samla in känslig information från dina besökare på ett säkert sätt. Känsliga uppgifter som samlas in via formulär krypteras och synkroniseras säkert till CRM. Alla filer som laddas upp via formulärinlämningar som är associerade med en egenskap för känsliga data kommer också att betraktas som känsliga.
Endast användare med rätt behörighet att visa känsliga uppgifter kan visa värden för formulärinlämning och filer som markerats som känsliga. Alla meddelanden om formulärinlämning kommer också att följa kraven på användarbehörighet för känsliga uppgifter.
Integrationer
Utvecklare kan använda API-dokumentationen för att bygga integrationer som synkroniserar känsliga data. Enligt villkoren för känsliga uppgifter, om du väljer att integrera med eller på annat sätt använda produkter från tredje part i samband med prenumerationstjänsten, bekräftar du att kunddata som är värd eller bearbetas av sådana tredjepartsprodukter skulle vara värd i enlighet med policyer som upprätthålls av dessa tredje parter.
Om du lagrar HIPAA-skyddade känsliga data stöds Snowflake Data Share-integrationen endast för följande regioner: AWS US_EAST_1 och AWS EU_CENTRAL_1.
Meddelanden
När Känsliga data har aktiverats i ditt konto kommer vissa meddelanden som standard inte att innehålla förhandsgranskningar (t.ex. en förhandsgranskning av en anteckningstext) för att undvika att visa Känsliga data. Detta kommer för närvarande att ske för följande aviseringar: du nämns @ i en post eller i en kommentar, du tilldelas eller får en påminnelse om en uppgift, det finns aktivitet i en post som du följer eller det finns en kommentar om en aktivitet som du är involverad i.
För e-postmeddelanden är förhandsvisningar dolda som standard, men du kan välja att tillåta dem:
- I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
- Navigera till Privacy & Consent i menyn till vänster i sidofältet.
- Klicka på Sekretessverktyg i menyn till vänster.
- Klicka på Redigera inställningar för känsliga data.
- Om du vill tillåta förhandsgranskningar av meddelanden aktiverar du alternativet Visa hela innehållet i e-postmeddelanden.
- Om du har aktiverat förhandsgranskningar tidigare kan du dölja förhandsgranskningar av meddelanden genom att stänga av alternativet Visa hela innehållet i e-postmeddelanden.
- Klicka på Klar.
Arbetsflöden
Om du använder en egenskap för Känsliga data i arbetsflöden rekommenderas att du begränsar åtkomsten till arbetsflödesverktyget eftersom arbetsflöden för närvarande inte verkställer behörigheter på fältnivå.
Följande stöds för närvarande inte i arbetsflöden:
- Associationsåtgärder som använder eller hänvisar till Känsliga dataegenskaper
- Åtgärder för kopiering av egenskaper som hänvisar till egenskaper för känsliga data
- Personaliseringstoken som använder eller hänvisar till egenskaper för Känsliga data
- Registreringsutlösare baserade på ändringar i egenskaperna för känsliga data
Ytterligare resurser
- För mer information om HubSpots säkerhetsprogram, se HubSpot Trust Center.
- Läs den här artikeln om du vill veta hur du hanterar inställningar för känsliga data och skapar egenskaper för känsliga data.
- Mer information om hur du hanterar känsliga data via API finns i dokumentationen för utvecklare.
Marketing Hub
Enterprise
Sales Hub
Enterprise
Service Hub
Enterprise
Operations Hub
Enterprise
Content Hub
Enterprise