Skapa en ändringsoffert för ett avtal

Kontrakt är den centrala källan till information om bekräftade intäkter i HubSpot. Istället för att uppdatera enskilda poster direkt i kontraktet skapar du en ändringsoffert för att ändra ett aktivt avtal.

Ändringsofferter registrerar nettoskillnaden mellan det ursprungliga avtalet och det uppdaterade avtalet, vilket säkerställer korrekt intäkts- och tjänsterapportering. Du kan till exempel använda ändringsofferter för att lägga till eller ta bort funktioner eller tjänster, justera prissättningen under avtalets löptid eller förlänga eller förkorta avtalets löptid.

Observera: Om du deltar i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments och en kund accepterar en proportionell ändringsoffert mitt i faktureringscykeln, skapas en proportionell debetfaktura och en proportionell kreditnota för den outnyttjade delen av den aktuella tjänsteperioden.

För att komma igång kan du läsa mer om hur avtal används, hur du skapar avtal, hur du visar och hanterar avtal samt hur du skapar mallar för ändringsofferter.

Skapa en ändringsoffert

Skapa en ändringsoffert för ett befintligt avtal. Ändringsofferter måste kopplas till en affär, till exempel en utökning eller en merförsäljning. Du kan skapa en affär under processen för ändringsoffert eller manuellt koppla en befintlig affär.

Det rekommenderas att att skapa olika pipeline för affärer som är kopplade till ändringsofferter (t.ex. utökning, merförsäljning) och att skapa en ny affär för ändringsoffert (t.ex. en ändringsaffär eller utökning). Detta innebär att du kan rapportera intäkter från nya affärer jämfört med andra intäkter, såsom (t.ex. intäkter från utökning eller merförsäljning).

När en ändringsoffert godkänns uppdateras avtalet automatiskt, en order för avtalsändringen skapas och ändringen registreras på fliken ”Historik” i avtalet.

Observera: ändringsofferter kan endast uppdatera återkommande radposter, inte engångsposter.

Så här skapar du en ändringsoffert:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
2. Klicka på kontraktets namn.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger i vänster sidofält och välj sedan Skapa ändringsoffert.
4. I den högra panelen:
   • Om inställningen Skapa automatiskt nya affärer för ändringsofferter är aktiverad klickar du på rullgardinsmenyn Affärspipeline och väljer en pipeline. Klicka sedan på rullgardinsmenyn Affärsfas och välj en affärsfas.
   • Om inställningen Skapa automatiskt nya affärer för ändringsofferter är avstängd klickar du på rullgardinsmenyn Koppla till en affär och väljer en affär, eller klickar på Skapa en ny affär för att skapa en ny affär.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en offertmall och välj en offertmall. Läs mer om hur du konfigurerar mallar för ändringsofferter.
6. Klicka på Ändra ikraftträdandedatum och välj det datum då ändringen ska träda i kraft.
7. Om inställningen Tillåt användare att åsidosätta standardinställningen förproportionell fördelning är aktiverad avmarkerar du rutan Fördela avgifter och krediter proportionellt för återstående faktureringsperiod för att inte fördela avgifterna proportionellt. Om kryssrutan är markerad kommer avgifterna att fördelas proportionellt.
8. Klicka på Skapa offert.
9. Uppgifterna om säljaren och köparen läggs automatiskt till i offerten utifrån avtalsinformationen.
10. I avsnittet Ändra radposter klickar du på Ändra radposter.
11. Så här ändrar du en radpost:
    • Håll muspekaren över radposten, klicka på Åtgärder och välj sedan Redigera.
    • I den högra panelen klickar du för att expandera avsnitten Radpostdetaljer och Fler alternativ och redigerar informationen om radposten. Klicka på Spara.
    • Radposten kommer att märkas som Ändrad.
    • Så här ångrar du ändringarna: Håll muspekaren över postens namn, klicka på Åtgärder och välj sedan Ångra ändringar.
12. Om du vill avbryta en radpost, håll muspekaren över radposten, klicka på Åtgärder och välj sedan Avbryt radpost. Radposten kommer att märkas som Avbruten. Om du vill ångra avbrytandet, håll muspekaren över radposten och klicka på Ångra avbrytande.
13. För att lägga till en radpost klickar du på Lägg till radpost längst upp till höger och väljer sedan ett alternativ:
    • Välj från produktbiblioteket: lägg till en artikel baserad på en produkt i ditt produktbibliotek, inklusive artiklar som skapats med hjälp av HubSpot-Shopify-integrationen.
      • När du har valt det här alternativet kan du söka efter produktnamn, produktbeskrivning eller SKU, eller klicka på Avancerade filter för att förfina sökningen. Markera kryssrutorna i den högra panelen bredvid de produkter som du vill basera din artikel på.
      • Om du väljer differentierade priser för en enskild post, klicka på ”Visa nivåer” för att se de olika nivåerna för produkten innan du lägger till enskild posten.
    • Skapa anpassad radpost: om du har behörighet att skapa anpassade radposterskapas en ny anpassad artikelpost som är unik för den enskilda offerten. När du har valt det här alternativet anger du artikelpostens uppgifter i panelen till höger och väljer om du vill spara den anpassade artikelposten i ditt produktbibliotek. Klicka på Spara eller Spara och lägg till en till.
14. Om automatisk momsberäkning är aktiverad ska du välja skattekategorier för alla tillagda rader.
15. Radposten kommer att märkas som Tillagd. Du kan också granska uppdateringar i panelen Ändringar till höger.
    
    
16. Om alternativet ”Fördela avgifter och krediter proportionellt för återstående faktureringsperiod” valdes när ändringsoffert skapades, visas den proportionella justeringen i sammanfattningen.
    
    
17. När du är klar med att uppdatera radposterna klickar du på Spara längst ned till vänster.
18. Ändringarna kommer att återspeglas i offertredigeraren.
    
    
19. För att redigera sammanfattningen, inklusive ändringens ikraftträdandedatum, klickar du på avsnittet ”Sammanfattning” i offertredigeraren.
20. I redigeraren i vänster sidofält, under ”Ändringens ikraftträdandedatum”:
    • I fältet ”Ändringens ikraftträdandedatum” klickar du på datumväljaren och väljer det datum då ändringen ska träda i kraft.
    • Om inställningen Tillåt användare att åsidosätta standardinställningen förproportionell fördelning är aktiverad, avmarkera rutan Proportionera avgifter och krediter för återstående faktureringsperiod för att inte proportionera avgifterna. Om du lämnar kryssrutan markerad kommer avgifterna att proportioneras.
    • I fältet Etikett redigerar du den etikett som visas ovanför ikraftträdandedatumet.
21. I redigeringsfältet i vänster sidomeny, under Återstående avtalslängd:
    • I fältet Etikett kan du redigera etiketten som visas ovanför avtalstiden.
    • Stäng av reglaget ”Återstående avtalslängd” för att dölja det.

22. I redigeraren i vänster sidofält, under Total rabatt, klickar du på rullgardinsmenyn Format och väljer ett alternativ:
    • Visa som belopp: visa rabattbeloppet i offertvalutan.
    • Visa som procent: visa rabatten som en procentandel.
    • Visa som procent och belopp: visa rabatten som en procentandel och som ett belopp i offertvalutan.
    • I fältet Etikett redigerar du etiketten som visas ovanför den totala rabatten.
    • Stäng av knappen ”Total rabatt” för att dölja den.
23. I redigeraren i vänster sidofält, under ”Total förändring”:
    • I fältet Etikett kan du redigera den etikett som visas ovanför den totala förändringen.
    • Stäng av knappen ”Total förändring ” för att dölja förändringen i det totala avtalsvärdet.
24. Fortsätt att skapa offerten.
25. Det uppdaterade totalbeloppet, inklusive eventuella tilläggsskatter, visas under enskilda poster.
    
    
26. För att dela ändringsoffert, klicka på Dela uppe till höger.
27. När köparen accepterar den ändrade offerten kan du visa det uppdaterade avtalet så här:
    • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Intäkter > Contracts. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Intäkter > Contracts.
    • Klicka på kontraktets namn.
    • De justerade beloppen visas på fliken Översikt under Avtalsuppfyllelse. Avtalsändringar visas även på flikarna Aktiviteter och Historik. Läs mer om hur du visar översikten, aktiviteterna och historiken.

Nästa steg

• Läs mer om hur du skapar mallar för ändrings- och förnyelseofferter.

• Läs mer om hur du visar och hanterar avtal, inklusive hur du skapar offerter för ändringar och förnyelser, säger upp avtal, kopplar avtal till andra poster och exporterar avtal.