瞭解 HubSpot 工具如何使用敏感資料

在您的 HubSpot 帳戶啟用敏感資料功能後，部分工具在處理敏感資料時會呈現特殊考量或行為。本文將深入說明敏感資料的適用範圍，以及如何在各工具中妥善管理此類資料。

如需瞭解敏感資料的詳細資訊，請參閱敏感資料條款頁面。若需瞭解如何啟用敏感資料功能及建立敏感資料屬性，請參閱本文。

請注意：部分工具不支援敏感資料功能，包括聊天機器人、個人化代幣、操作手冊及沙盒環境。高度敏感資料則受更嚴格限制，僅限特定情境使用。

HubSpot 工具中的高度敏感資料

以下所有章節均適用於敏感資料，但僅部分列舉工具支援高度敏感資料。高度敏感資料僅限於下列情境使用：

• 在 HubSpot 中檢視與編輯屬性值。
• 透過 HubSpot表單、非 HubSpot 表單及表單提交驗證 API上傳至表單。
• 於記錄中手動上傳附件，或透過備註、一對一郵件及高度敏感檔案屬性上傳。

敏感資料屬性

建立用於儲存敏感資料的屬性後：

• 超級管理員可設定欄位層級權限，限制特定使用者與團隊對屬性的檢視及編輯權限。強烈建議採用此設定，確保敏感資料僅能由指定使用者存取或修改。
• 超級管理員可在稽核日誌中檢視使用者對敏感資料屬性值的操作紀錄。
• 超級管理員可編輯或刪除敏感資料屬性。

敏感資料屬性值

具備敏感資料屬性存取權限的使用者，可手動或透過匯入與工作流程更新屬性值。若您的帳戶允許HubSpot 員工存取以排除支援問題，HubSpot 員工將無法檢視敏感資料屬性值。

針對高度敏感資料屬性，具備屬性值存取權限的使用者必須點擊解密才能檢視或編輯值。例如：

附件

透過儲存敏感資料與高度敏感資料的功能，您可在 HubSpot 各工具中儲存含敏感資訊的檔案。啟用敏感資料設定後，以下方式上傳的附件將在 HubSpot 資料庫儲存中獲得額外加密保護層。此設定同時會移除未經認證的外部檔案共享選項，並禁止 HubSpot 員工存取附件。

透過下列方式新增的檔案將受保護：

• 從您的電腦上傳至記錄的附件區段。
• 透過新筆記上傳至記錄。
• 透過聯絡人發送的電子郵件上傳至記錄。
• 透過 HubSpot 行動應用程式在記錄中上傳。
• 上傳至檔案類型屬性。
• 透過表單提交上傳。
• 透過匯入功能上傳。

您可透過各工具的權限設定控制使用者對附件的存取權限。例如：可限制特定使用者存取聯絡人檔案，使其無法查看聯絡人相關文件。

Breeze 工具

HubSpot 人工智慧 Breeze 可協助您在 HubSpot 客戶平台自動化任務、蒐集數據洞察、撰寫內容草稿等。僅具備超級管理員權限的使用者可啟用特定 Breeze 工具（如Breeze Assistant）。

Breeze Assistant 產品相容於啟用敏感資料功能的帳戶。但為防止敏感資料外洩，系統設有限制機制，禁止使用敏感資料屬性的自訂屬性值。

若啟用敏感資料功能，您建立的敏感資料屬性將不會用於訓練 Breeze 模型。但帳戶內的其他客戶資料仍可能用於模型訓練。如需拒絕客戶資料用於機器學習，請寄送電子郵件至 privacy@hubspot.com 提出申請。更多資訊請參閱HubSpot 服務條款與 HubSpot 隱私權政策。

請注意：請避免在設定的 Breeze 功能資料輸入中分享任何敏感資訊，包括提示語。超級管理員可透過 在帳戶管理設定中配置生成式 Breeze 功能。若需瞭解 Breeze 如何運用您的資料提供可信賴的 AI 服務（同時讓您掌控資料），請參閱我們的Breeze 信任常見問答集。

欲深入瞭解 Breeze，請參閱Breeze 模型說明卡。若您不希望 Breeze 處理您的敏感資料，請避免使用此功能。

資料中心

您可將敏感資訊儲存於任何使用的資料中心。

若您未標示儲存 HIPAA 資料，則有資格從北美資料中心遷移至歐盟資料中心。若您已標示儲存 HIPAA 資料，則無法遷移至其他資料中心。

資料同步

您可透過欄位對應功能，使用資料同步應用程式同步敏感資料。同步資料時請注意：

• 同步可為雙向進行。由於第三方應用程式的欄位敏感性未必明確，某些情況下非敏感欄位可能與 HubSpot 敏感資料屬性進行雙向同步。若已知第三方應用程式的欄位屬敏感性質，則不得與 HubSpot 非敏感屬性進行同步。
• 對資料同步應用程式而言，敏感資料與高度敏感資料屬性被視為相同類型。

表單

憑藉在 HubSpot 儲存敏感資料的能力，您可透過HubSpot 表單 與非 HubSpot 表單安心收集訪客的敏感資訊。表單收集的敏感資料將加密並安全同步至 CRM。任何透過表單提交上傳且與敏感資料屬性關聯的檔案，亦將被視為敏感資料。

僅具備查看敏感資料權限的使用者，方可檢視表單提交值及標記為敏感的檔案。所有表單提交通知亦須符合敏感資料使用者權限要求。

整合功能

開發人員可參照API 文件建置同步敏感資料的整合方案。依據敏感資料條款，若您選擇與第三方產品整合或於訂閱服務中使用此類產品，即表示您認可該第三方產品所託管或處理的客戶資料，將遵循該第三方維護的政策進行管理。

若您儲存受 HIPAA 保護之敏感資料，Snowflake 資料共享整合僅支援以下區域：AWS US_EAST_1 與 AWS EU_CENTRAL_1。

多帳戶管理（測試版）

使用敏感資料的帳戶不得作為多帳戶管理中資料鏡像功能的來源帳戶。此限制可防止敏感資料意外分享至其他帳戶。

啟用敏感資料功能將使您的帳戶無法被選為資料鏡像的來源帳戶。若您的帳戶已是資料鏡像的來源帳戶，啟用敏感資料功能將自動停用該帳戶的資料鏡像功能。

通知設定

啟用帳戶的敏感資料功能後，特定通知將預設不顯示預覽內容（例如筆記正文預覽），以避免敏感資料外洩。目前適用此設定的通知包含：您在記錄或評論中被@提及、任務指派或收到任務提醒、追蹤記錄有活動更新、或您參與的活動有新評論。

電子郵件通知預覽預設為隱藏狀態，但您可選擇啟用：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導覽至隱私權與同意設定。
3. 於左側選單點擊隱私工具。
4. 點擊編輯敏感資料設定。
5. 若要允許通知預覽，請開啟「在通知電子郵件中顯示完整內容」開關。

6. 若您先前已啟用預覽功能，欲隱藏通知預覽內容，請關閉「在通知郵件中顯示完整內容」開關。
7. 點擊完成。

工作流程

若工作流程中使用敏感資料屬性，建議限制工作流程工具的存取權限。

您可在「當篩選條件滿足時」觸發器及AND/OR流程分支中使用敏感資料屬性。目前流程中不支援以下功能：

• 複製引用敏感資料屬性的屬性操作
• 使用或引用敏感資料屬性的個人化代幣
• 當事件發生時，系統會根據敏感資料屬性值的變更觸發註冊流程。

延伸資源

• 有關 HubSpot 安全計畫的詳細資訊，請參閱HubSpot 信任中心。
• 若需瞭解如何管理敏感資料設定及建立敏感資料屬性，請參閱本文。
• 若需瞭解如何透過 API 管理敏感資料，請參閱開發人員文件。