瞭解 HubSpot 工具如何使用敏感資料

一旦您在 HubSpot 帳戶中開啟敏感資料，某些工具在使用敏感資料時會有獨特的考量或行為。在這篇文章中，您將進一步瞭解敏感資料的使用範圍，以及如何在每個工具中妥善管理敏感資料。

有關敏感資料的詳細資訊，請參閱敏感資料條款頁面。若要瞭解如何開啟敏感資料和建立敏感資料屬性，請參閱本文。

請注意：某些工具不支援敏感資料，包括聊天機器人、個人化代幣、遊戲簿和沙箱。高度敏感資料會受到進一步限制，只能在特定情況下使用。

HubSpot 工具中的高度敏感資料

以下所有章節均適用於敏感資料，但只有部分列出的工具支援高度敏感資料。高度敏感資料只能用於下列情況：

• 在 HubSpot 中檢視和編輯屬性值。
• 透過 HubSpot表單、非 HubSpot 表單以及表單提交驗證 API上傳表單。
• 在記錄上手動上傳附件或透過備註、一對一電子郵件和高度敏感的檔案屬性上傳附件。

敏感資料屬性

一旦您建立了儲存敏感資料的屬性：

• 超級管理員可以設定欄位層級權限，以限制特定使用者和團隊對該屬性的檢視和編輯存取。強烈建議這樣做，以確保敏感資料只能由特定使用者檢視或修改。
• 超級管理員可在稽核記錄中檢視與敏感資料內容值相關的使用者動作。
• 超級管理員可以編輯或刪除敏感資料屬性。

敏感資料的屬性值

擁有敏感資料屬性存取權的使用者可以手動或透過匯入和工作流程更新該屬性的值。如果您的帳戶允許HubSpot 員工存取以排除支援問題，則 HubSpot 員工將無權檢視敏感資料屬性值。

對於高度敏感資料屬性，可存取該屬性數值的使用者必須按一下解密才能檢視或編輯數值。例如

附件

有了儲存敏感資料和高度敏感資料的功能，您可以在整個 HubSpot 的工具中儲存包含敏感資料的檔案。一旦開啟敏感資料設定，以下列方式上傳的附件將在 HubSpot 的資料庫儲存中受到額外一層加密保護。這也會移除在沒有認證的情況下對外分享檔案的選項，並禁止 HubSpot 員工存取附件。

透過下列方法新增時，檔案會受到保護：

• 從您電腦上傳到 附件區中的記錄上。
• 透過新備註上傳至記錄。
• 透過連絡人的電子郵件上傳到記錄上。
• 在 HubSpot 行動應用程式的記錄上傳。
• 上傳至檔案類型屬性。
• 透過表單提交上傳。
• 透過匯入方式上傳。

您可以透過每個工具的權限來控制使用者存取附件的權限。例如，您可以限制不應該存取聯絡人檔案的特定使用者存取聯絡人。

Breeze AI 工具

Breeze 是 HubSpot 的人工智能，可協助您在 HubSpot 客戶平台上自動執行任務、收集資料洞察、草擬內容等。只有擁有 Super Admin 權限的使用者才能開啟某些 AI 工具，例如AI Assistants。

如果您開啟敏感資料，您建立的敏感資料屬性將不會用於訓練 HubSpot 的 AI 模型。但是，您帳戶中的其他客戶資料可能會用於訓練 HubSpot 的 AI 模型。您可以發送電子郵件至 privacy@hubspot.com，選擇不將您的客戶資料用於機器學習。欲了解更多信息，請查看HubSpot的服務條款和HubSpot的隱私政策。

請注意：避免在提示中分享任何敏感資訊。為了改善產品，當您使用AI產品時，HubSpot會記錄並儲存您的提示、產生的語言和使用指標。HubSpot與AI服務供應商分享您的提示，以便讓您使用AI產品，AI服務供應商將儲存您的提示以用於內容審查。您的提示將歸屬於您。您使用HubSpot的測試版人工智能產品將受我們的測試版條款管轄，而納入我們的訂閱服務的人工智能產品將受我們的產品特定條款管轄。

HubSpot的AI產品不屬於敏感資料功能。某些 AI 產品可能會處理敏感資料，而您在根據輸入的提示產生結果時可能沒有打算將其包括在內。這些工具包括

• 對話摘要
• 會話智慧
• AI 助理通話摘要
• 自動揚聲器對應
• 自動填入聯絡人內容

例如，如果您在會談中討論敏感資料，則不應使用「會談摘要」工具。雖然您可能無意在提示中輸入敏感資料，但會談摘要工具會處理會談中的所有內容。

有關 HubSpot 的 AI 工具的詳細資訊，請參閱AI 模型卡。如果您不希望 AI 工具處理您的敏感資料，請避免使用 AI 工具。

資料中心

您可以在使用的任何資料中心儲存敏感資訊。

如果您未指定儲存 HIPAA 資料，您有資格從北美資料中心遷移到歐盟資料中心。若要存取遷移功能，超級管理員可選擇進入「敏感資料的資料中心主機位置變更」公開測試版。

如果您已表示儲存 HIPAA 資料， 則無法遷移至其他資料中心。

資料同步

您可以透過欄位對應與資料同步應用程式同步敏感資料。同步資料時

• 同步可以是雙向的。由於不一定知道第三方應用程式的欄位是否敏感，因此在某些情況下，非敏感欄位可以同步至 HubSpot 敏感資料屬性，也可以從 HubSpot 敏感資料屬性同步。如果已知第三方應用程式的欄位是敏感的，則不能將其同步至非敏感的 HubSpot 屬性。
• 對於資料同步應用程式而言，敏感資料和高度敏感資料屬性被視為相同。

表格

有了在 HubSpot 儲存敏感資料的功能，您就可以放心地使用HubSpot 表單和非 HubSpot 表單來收集訪客的敏感資料。透過表單收集的敏感資料會加密並安全地同步到 CRM。透過與敏感資料屬性相關的表單提交上傳的任何檔案也會被視為敏感資料。

只有具有檢視敏感資料適當權限的使用者，才能檢視標示為敏感資料的表單提交值和檔案。所有表單提交通知也將遵守敏感資料使用者權限要求。

整合

開發人員可使用API 文件建立可同步敏感資料的整合。根據敏感資料條款，如果您選擇與第三方產品整合或以其他方式使用與訂閱服務相關的第三方產品，則您承認由該第三方產品託管或處理的客戶資料將依照該第三方所維護的政策託管。

如果您儲存受 HIPAA 保護的敏感資料，Snowflake 資料分享整合僅支援下列地區：AWS US_EAST_1 和 AWS EU_CENTRAL_1。

通知

在您的帳戶中開啟敏感資料後，某些通知預設不會包含預覽 (例如，備註正文的預覽)，以避免顯示敏感資料。目前下列通知會出現這種情況：您在記錄或評論中被@，您被指派或收到任務提醒，您追蹤的記錄有活動，或您參與的活動有評論。

對於電子郵件通知，預覽預設為隱藏，但您可以選擇允許預覽：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
• 在左側功能表中，導覽到隱私與同意。
• 在左側功能表中，按一下隱私權工具。
• 按一下Edit sensitive data（編輯敏感資料）設定。
• 若要允許通知預覽，請開啟在通知電子郵件中顯示完整內容開關。

• 如果您過去曾開啟預覽，若要隱藏通知預覽，請切換關閉「在通知郵件中顯示完整內容」開關。
• 按一下完成。

工作流程

如果您在工作流程中使用敏感資料屬性，建議限制對工作流程工具的存取，因為工作流程目前並未強制執行欄位層級的權限。

工作流程目前不支援下列項目：

• 使用或引用敏感資料屬性的關聯動作
• 參考敏感資料屬性的複製屬性動作
• 使用或引用敏感資料屬性的個人化標記
• 根據敏感資料屬性值的變更啟動註冊

額外資源

• 有關 HubSpot 安全計畫的詳細資訊，請參閱HubSpot Trust Center。
• 若要瞭解如何管理敏感資料設定和建立敏感資料屬性，請參閱本文。
• 若要瞭解如何透過 API 管理敏感資料，請參閱開發人員文件。