Fjern HubSpot-brugere

Det anbefales at deaktivere eller fjerne en HubSpot-bruger fra din HubSpot-konto, når de ikke længere bruger den, især hvis de ikke længere er ansat i virksomheden eller er flyttet til en ny stilling, hvor der ikke længere er brug for adgang til HubSpot. Det anbefales også at fjerne brugere, når de er blevet deaktiveret og ikke forventes at vende tilbage.

Forstå forskellen mellem at deaktivere og fjerne en bruger

Hvis du vil fjerne en bruger fra din HubSpot-konto, skal du først deaktivere vedkommende. Efter deaktiveringen kan du så fjerne brugeren helt fra din HubSpot-konto. I det følgende forklares forskellene mellem at deaktivere og fjerne en bruger.

• Deaktiver en bruger:
  • Brugeren vil ikke længere kunne logge ind eller få adgang til kontoen, men deres brugerprofil og tilknyttede data vil forblive til rapportering og prognoser.
  • Brugeren kan genaktiveres senere med sine nuværende aktiver. For eksempel vil brugeren fortsat være tilknyttet sine poster.
  • Brugeren vil ikke længere modtage notifikationer.
  • Brugeren beholder sit betalte sæde, men sædet tæller ikke med i kontoens samlede antal sæder.

• Fjern en bruger:
  • Brugeren skal deaktiveres, før du helt kan fjerne vedkommende fra din konto.
  • Brugeren vil ikke længere kunne logge ind eller få adgang til kontoen, og brugerprofilen vil blive fjernet fra kontoen.
  • Brugeren vil blive fjernet fra samtaler og aktiver samt fjernet fra rapporter. Læs mere om, hvad der fjernes fra kontoen, når du fjerner en bruger.

Hvem kan deaktivere eller fjerne brugere

Brugere med Super Admin-tilladelse kan deaktivere og fjerne andre brugere. Derudover kan en bruger fjerne sig selv fra en HubSpot-konto eller slette sin brugerkonto helt, når han/hun er blevet fjernet fra alle HubSpot-konti. Sletning af en brugerkonto fjerner den helt fra HubSpot-systemerne.

Sådan deaktiverer du en bruger

Ved at deaktivere en bruger kan du bevare brugerens historiske aktiviteter uden at miste adgang til vigtige data. Når deaktiverede brugere genaktiveres, vil deres historiske aktiviteter som ejendomsændringer og indholdsopdateringer stadig være tilgængelige.

Forstå forudsætningerne, før du deaktiverer en bruger

Før du deaktiverer en bruger, skal du være opmærksom på følgende:

• Deaktiveringer kan tage op til fem minutter, før de træder i kraft på tværs af HubSpots systemer.
• Det anbefales, at du tildeler eventuelle aktiver, som brugeren ejer, før du deaktiverer brugeren.
• Hvis brugeren ejer aktiver eller er inkluderet som kriterier for et filter (f.eks. arbejdsgange), skal du manuelt fjerne dem fra disse værktøjer.
• Hvis brugeren ejer nogen planlægningssider, er inkluderet i nogen gruppe- eller round-robin-planlægningssider eller er en del af en møderotation, skal du slette eller omfordele dem, så de ikke bliver booket til møder.

Bemærk: Det er ikke muligt at slette eller overføre ejerskabet af en brugers standardmødelink. I disse tilfælde skal du bede brugeren om at slå planlægningssider fra i sine brugerindstillinger før deaktivering, eller fjerne brugeren efter deaktivering. Brugere med en Enterprise-konto kan logge ind som en anden bruger for at slå planlægningssider fra.

• • Hvis en brugers planlægningsside ikke omfordeles eller fjernes, vil der fortsat blive planlagt møder for brugeren, hvis brugeren fortsat er medlem af en gruppe eller en rundeplanlægningsside, eller hvis de indgår i en rotation. Som følge heraf kan en kontaktperson modtage en invitation til et møde med den deaktiverede bruger.

• • Hvis et møde er booket til en kontakt, enten via den deaktiverede brugers egen planlægningsside, via en gruppe- eller round-robin-planlægningsside eller via en rotation, vises mødet ikke i kontaktens aktivitetsfeed. Hvis kontakten bookede via en planlægningsside, vises sidevisningen i brugerens aktivitetsfeed.
  • Efter deaktivering af brugeren vil automatisering af arbejdsgange ikke længere fungere for mødebookinger. Hvis et workflow f.eks. er sat op til at blive udløst, når der bookes et møde med den deaktiverede bruger, vil det ikke blive udløst efter deaktivering.
    
    

• Hvis en bruger er angivet som kontaktperson i dine Account & Billing-indstillinger , skal du fjerne vedkommende fra rollen.
• Deaktiverede brugere vil blive sprunget over, når man bruger workflow-handlingen Rotate record owner, og de vil blive fjernet som valgmuligheder, når man indstiller ejeren af en post.
• Når en bruger er deaktiveret, vil deres personlige e-mails blive afbrudt. De kan ikke logge nye e-mails i CRM, heller ikke planlagte sekvens-e-mails.
• Eventuelle team-e-mails, som brugeren har forbundet med samtaleindbakken, forbliver forbundet.

Trin til at deaktivere en bruger

Sådan deaktiverer du en bruger:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Users & Teams i menuen i venstre sidepanel.
3. Hold musen over brugerens navn , klik derefter på Handlinger, og vælg Deaktiver bruger.
4. Gennemgå rådgivningen i dialogboksen, og klik derefter på Deaktiver bruger. Brugeren vil modtage en e-mail, der angiver, at deres profil er blevet deaktiveret.

Sådan genaktiverer du en deaktiveret bruger

Sådan genaktiverer du en bruger, der tidligere har været deaktiveret:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Users & Teams i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på brugerens navn . Brugerens status vises som Deaktiveret øverst til venstre.
4. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter Reaktiver bruger. Alle pladser, der er tildelt brugeren før deaktiveringen, og som ikke er blevet fjernet, vil blive genaktiveret. Klik på fanen Adgang for at se, om brugeren er tildelt nogen pladser.
5. Klik på Reactivate user i dialogboksen. Brugeren vil modtage en e-mail, der angiver, at deres profil er blevet genaktiveret.

Sådan fjerner du en bruger

Før du fjerner en bruger helt fra din HubSpot-konto, skal brugeren deaktiveres. Når du fjerner en bruger, fjernes brugerens profil og alle tilknyttede oplysninger helt fra HubSpot-kontoen.

Forstå forudsætningerne, før du fjerner en bruger

Før du fjerner en bruger, skal du være opmærksom på følgende:

• Før du fjerner en bruger, skal du omfordele alle poster, der ejes af brugeren. Læs mere om, hvordan du indstiller ejerskab af poster i HubSpot.
• Hvis en bruger er angivet som kontaktpunkt i dine indstillinger for konto og fakturering , skal du fjerne dem fra rollen, før du kan fjerne dem som bruger.
• Når du fjerner en bruger, kan du ikke gendanne den pågældende bruger. I stedet skal du gå gennem brugeroprettelsesprocessen igen. Poster, der engang var tildelt den fjernede bruger, skal tildeles igen, når de tilføjes igen.

• Når en bruger fjernes fra en konto, sletter HubSpot ikke nogen aktiver eller aktiviteter, som de har oprettet. Dette omfatter aktiver som blogindlæg, sider, lister, workflows, formularer og rapporter samt salgsaktiviteter som f.eks. loggede e-mails og noter. Aktiver vil vise Deaktiveret/Fjernet (brugerens e-mailadresse ) som skaberen.

• Alle planlægningssider, der er oprettet af den fjernede bruger, vil blive slettet.

• Alle sociale beskeder, der er udgivet af den fjernede bruger, forbliver udgivet. Men hvis den fjernede bruger var administrator for konti på sociale medier, kan det være nødvendigt at genskabe forbindelsen til disse konti.

• Brugeren forbliver som blogforfatter. Se, hvordan du sletter blogforfatterprofilen manuelt.
• Eventuelle marketingmails, der er oprettet af en fjernet bruger, forbliver, men alle brugeroplysninger, der er knyttet til marketingmailen, forsvinder. Der vises f.eks. ikke noget navn, når du ser, hvem marketingmailen blev oprettet af.

• Alle sekvenser, skabeloner og dokumenter, der er oprettet på din konto, forbliver, men den fjernede bruger skal have delt sine salgsskabeloner før fjernelsen, for at andre brugere kan få adgang til dem.

• Alle samtaler, der var tildelt den fjernede bruger, vil ikke blive tildelt.
• Hvis du fjerner en bruger fra din konto, vises Deaktiveret/Fjernet (brugerens e-mailadresse) i ejerskabsegenskaberne for alle kontakter, virksomheder, aftaler og billetter, der ejes af den pågældende bruger. Hvis din HubSpot-konto er synkroniseret med Salesforce, og den fjernede bruger stadig er en Salesforce-bruger, vises brugerens navn som Name (Salesforce), som det gør for SFDC-brugere, der aldrig har haft adgang til HubSpot.
• Hvis du fjerner en bruger, der har oprettet en privat app, eller fjerner deres superadministratortilladelser, vil alle associationskald i den private app mislykkes med fejlen: USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Hvis dette sker, anbefales det enten at:
  • Genoprette en ny privat app.
  • Rotere adgangstokenet.
  • Tilføj brugeren igen med de samme tilladelser, som blev brugt til at oprette appen.
• Når en bruger er fjernet fra din konto, vises vedkommende ikke længere som en mulighed i filtre, f.eks. i lister eller dashboards. Du kan vise fjernede brugere i dine filtre ved at vælge afkrydsningsfeltet Vis deaktiverede og fjernede ejere, når du filtrerer.
  
  

Fjern brugeren som kontaktperson for Account & Billing

Hvis en bruger er angivet som kontaktperson i dine indstillinger for Account & Billing , skal du fjerne vedkommende fra rollen, før du kan fjerne vedkommende som bruger.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på dit kontonavn i det øverste højre hjørne og derefter klikke på Konto og fakturering.
2. Klik øverst på fanen Company Info.
3. I afsnittet Kontaktpunkter skal du klikke på Fjern fra rolle ud for de roller, som brugeren er indstillet som.

4. Klik på Ja, fjern fra rolle i dialogboksen.
5. Hvis brugeren er indstillet som primær kontokontakt, skal du erstatte vedkommende med en anden bruger.

• • Klik på rullemenuen ved siden af Primary Account Contact, og vælg derefter en anden bruger.
  • Klik på Yes, add user to role i dialogboksen.

Når du har gennemført ovenstående trin, kan du fjerne brugeren fra din konto.

Sådan fjerner du en bruger fra din konto

Sådan fjerner du en bruger fra din konto:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Users & Teams i menuen i venstre sidepanel.
3. Klik på brugerens navn . Brugerens status bør vises som Deaktiveret øverst til venstre. Lær, hvordan du deaktiverer en bruger.
4. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter Fjern fra konto.

5. I dialogboksen skal du gennemgå rådgivningen og foretage de nødvendige handlinger for at tildele pladser og aktiver igen. Klik på Fortsæt, og klik derefter på Bekræft.

Fjern dig selv fra en HubSpot-konto

Du kan også fjerne din brugerkonto fra en bestemt HubSpot-konto.

Før du fjerner din brugerkonto fra en bestemt HubSpot-konto, skal du klikke på dit kontonavn øverst til højre i hovednavigationslinjen for at bekræfte, at du er logget ind på den rigtige HubSpot-konto.

Sådan fjerner du din brugerkonto fra en bestemt HubSpot-konto:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Generelt > Sikkerhed i menuen i venstre side.
3. Nederst skal du klikke på Fjern mig fra denne konto. Hvis du er en del af andre konti, vil du stadig have adgang til dem. Hvis du ikke er blevet fjernet som kontaktperson i Account & Billing, vil denne knap være nedtonet.

4. Skriv din e-mailadresse i dialogboksen, og klik derefter på Slet.

Slet din HubSpot-brugerkonto

Når en brugers adgang fjernes fra en HubSpot-konto, kan vedkommende ikke længere få adgang til den pågældende HubSpot-konto. Brugerkontoen, der er knyttet til deres e-mailadresse, vil dog stadig eksistere. Du kan slette din brugerkonto helt, hvis du ikke er den eneste Super Admin , der er tilbage på HubSpot-kontoen.

Bemærk: Hvis du sletter din bruger, slettes alle Academy-certificeringer, der er knyttet til den pågældende e-mailadresse. Hvis du vil beholde dine certificeringer, kan du overføre dem til en ny e-mailadresse, før du sletter din bruger.

For at slette din brugerkonto permanent:

1. Log ind på den brugerkonto, du vil slette. Sørg for, at den ikke har adgang til andre HubSpot-konti.
2. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
3. Klik på Generelt > Sikkerhed i menuen i venstre side.
4. Nederst skal du klikke på Slet min brugerkonto.

5. Indtast din bruger-e-mailadresse i dialogboksen, og klik derefter på Slet bruger.