Eliminar usuarios de HubSpot

Se recomienda desactivar o eliminar a un usuario de HubSpot de tu cuenta de HubSpot cuando ya no lo utilice, especialmente si ya no es empleado de la empresa o se ha trasladado a un nuevo puesto en el que ya no es necesario el acceso a HubSpot. También se recomienda eliminar usuarios cuando hayan sido desactivados y no se espere que vuelvan. 

Comprender la diferencia entre desactivar y eliminar un usuario

Si quieres eliminar un usuario de tu cuenta de HubSpot, primero tienes que desactivarlo. Después de la desactivación, puedes eliminar completamente al usuario de tu cuenta de HubSpot. A continuación se explican las diferencias entre desactivar y eliminar un usuario.

• Desactivar un usuario:
  • El usuario ya no podrá iniciar sesión ni acceder a la cuenta, pero su perfil de usuario y los datos asociados permanecerán para la elaboración de informes y previsiones.
  • El usuario puede ser reactivado más tarde con sus activos actuales. Por ejemplo, el usuario permanecerá asignado a sus registros.
  • El usuario dejará de recibir notificaciones.
  • El usuario conservará su licencia de pago, pero la licencia no contará para el total de licencias de la cuenta.

• Eliminar un usuario:
  • El usuario debe estar desactivado antes de que puedas eliminarlo completamente de tu cuenta.
  • El usuario ya no podrá iniciar sesión ni acceder a la cuenta, y su perfil de usuario se eliminará de la cuenta.
  • Se anulará la asignación del usuario de conversaciones y materiales y se eliminará de los informes. Más información sobre lo que se elimina de la cuenta al eliminar un usuario.

Quién puede desactivar o eliminar usuarios

Los usuarios con permisos de Superadministradorpueden desactivar y eliminar a otros usuarios. Además, un usuario puede eliminarse a sí mismo de una cuenta de HubSpot o eliminar completamente su cuenta de usuario después de haber sido eliminado de todas las cuentas de HubSpot. Eliminar una cuenta de usuario la eliminará por completo de los sistemas de HubSpot. 

Cómo desactivar un usuario

La desactivación de un usuario permite conservar su historial de actividades sin perder el acceso a datos importantes. Cuando los usuarios desactivados se reactivan, sus actividades históricas, como los cambios de propiedad y las actualizaciones de contenido, seguirán estando disponibles.

Comprender los requisitos previos antes de desactivar un usuario

Antes de desactivar un usuario, ten en cuenta lo siguiente:

• Las desactivaciones pueden tardar hasta cinco minutos en surtir efecto en todos los sistemas de HubSpot.
• Se recomienda reasignar los recursos que posea el usuario antes de desactivarlo.
• Si el usuario posee algún material o está incluido como criterio de un filtro (por ejemplo, workflows), deberás eliminarlo manualmente de esas herramientas.
• Si el usuario es propietario de alguna de las páginas de programación, está incluido en algún grupo o en páginas de programación rotatoria, o forma parte de una rotación de reuniones, debes eliminarlo o reasignarlo para que no se le reserven reuniones.

Nota: no es posible eliminar ni transferir la propiedad del enlace de reunión predeterminado de un usuario. En estos casos, pide al usuario que desactive las páginas de programación en su configuración de usuario antes de desactivarlas, o elimine el usuario después de desactivarlas. Los usuarios de una cuenta Enterprise pueden iniciar sesión como otro usuario para desactivar las páginas de programación.

• • En caso de que la página de programación de un usuario no se reasigne o elimine, si el usuario sigue siendo miembro de un grupo o de una página de programación rotatoria, o si está incluido en una rotación, se seguirán programando reuniones para el usuario. Como resultado, un contacto puede recibir una invitación para una reunión con el usuario desactivado.

• • Si se programa una reunión para un contacto, ya sea a través de la página de programación propia del usuario desactivado, a través de una página de programación de grupo o de rotación, o a través de una rotación, la reunión no se mostrará en el feed de actividades del contacto. Si el contacto reservó a través de una página de programación, la visualización de la página se mostrará en el feed de actividades del usuario.
  • Tras la desactivación del usuario, la automatización del workflow dejará de funcionar para las reservas de reuniones. Por ejemplo, si un workflow está configurado para desencadenarse cuando se reserva una reunión con el usuario desactivado, no se desencadenará tras la desactivación.
    
    

• Si un usuario está configurado como punto de contacto en tu configuración de Cuenta y facturación, deberás eliminarlo del rol.
• Los usuarios desactivados se omitirán al utilizar la acción de flujo de trabajo rotar propietario de registro, y se eliminarán como opciones al ajustar el propietario de un registro.
• Una vez desactivado un usuario, se desconectarán sus correos electrónicos personales. No podrán registrar nuevos correos electrónicos en el CRM, incluidos los correos electrónicos de secuencias programadas.
• Todos los correos electrónicos del equipo que el usuario haya conectado a la bandeja de conversaciones permanecerán conectados.

Pasos para desactivar un usuario 

Para desactivar un usuario: 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Pasa el cursor sobre el nombre del usuario, luego haz clic en Acciones, y selecciona Desactivar usuario.
4. En el cuadro de diálogo, revisa el aviso y haz clic en Desactivar usuario. El usuario recibirá un correo electrónico indicando que su perfil ha sido desactivado.

Cómo reactivar un usuario desactivado

Para reactivar a un usuario previamente desactivado: 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haz clic en el nombre del usuario. El estado del usuario se mostrará como Desactivado en la parte superior izquierda.
4. En la parte superior derecha, haz clic en Acciones, luego selecciona Reactivar usuario. Se reactivarán todas las licencias asignadas al usuario antes de la desactivación que no estuvieran sin asignar. Haz clic en la pestaña Acceso para ver si el usuario está asignado a alguna licencia.
5. En el cuadro de diálogo, haz clic en Reactivar usuario. El usuario recibirá un correo electrónico indicando que su perfil ha sido reactivado.

Cómo eliminar un usuario

Antes de eliminar completamente un usuario de tu cuenta de HubSpot, el usuario debe ser desactivado. Al eliminar un usuario se elimina por completo su perfil de usuario y toda su información asociada de la cuenta de HubSpot. 

Comprender los requisitos previos antes de eliminar un usuario

Antes de eliminar un usuario, ten en cuenta lo siguiente:

• Antes de eliminar un usuario, deberías reasignar todos los registros que sean propiedad del usuario. Más información sobre configuración de la propiedad de Registros en HubSpot.
• Si un usuario está configurado como punto de contacto en tu configuración de Cuenta y facturación, deberás eliminarlo del rol antes de que puedas eliminarlo como usuario.
• Cuando eliminas un usuario, no puedes restaurarlo. En su lugar, debe volver a realizar el proceso de creación de usuarios . Los registros que en su día fueron asignados al usuario eliminado deberán ser reasignados una vez que sean agregados de nuevo.

• Cuando un usuario se elimina de una cuenta, HubSpot no eliminará ningún material o actividad que hayan creado. Esto incluye materiales como publicaciones de blog, páginas, listas, workflows, formularios e informes, además de actividades de ventas, como correos electrónicos registrados y notas. Los materiales mostrarán Usuario desactivado (dirección de correo electrónico del usuario) como el creador.

• Se eliminarán todas las páginas de programación creadas por el usuario eliminado.

• Cualquier mensaje de redes sociales publicado por el usuario eliminado permanecerá publicado. Sin embargo, si el usuario eliminado era el administrador de alguna cuenta de redes sociales, puede que tengas que volver a conectar esas cuentas.

• El usuario permanecerá como autor del blog. Aprende a eliminar manualmente el perfil de autor del blog.
• Cualquier correo electrónico de marketing creado por un usuario eliminado permanecerá, pero toda la información del usuario asociada al correo electrónico de marketing desaparecerá. Por ejemplo, no se mostrará ningún nombre cuando veas por quién fue creado el correo electrónico de marketing.

• Las secuencias, plantillas y documentos creados en tu cuenta permanecerán disponibles. Sin embargo, el usuario eliminado debe haber compartido sus plantillas de ventas antes de ser eliminado para que otros usuarios puedan acceder a ellas.

• Las conversaciones que estuvieran asignadas al usuario eliminado serán desasignadas.
• Si eliminas un usuario de tu cuenta, Usuario desactivado (dirección de correo de usuario eliminado) aparecerá en la propiedad de propietario para cualquier contacto, empresa, negocios y ticket de asistencia técnica que sea propiedad de ese usuario. Si tu cuenta de HubSpot está sincronizada con Salesforce y el usuario eliminado sigue siendo usuario de Salesforce, el nombre del usuario aparecerá como Nombre (Salesforce), tal y como sucede con los usuarios de Salesforce que nunca tuvieron acceso a HubSpot.
• Si eliminas a un usuario que creó una aplicación privada o eliminas sus permisos de superadministrador, cualquier llamada de asociación en la aplicación privada fallará con el error USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Si esto ocurre, se recomienda:
  • Volver a crear una nueva aplicación privada.
  • Gire el token de acceso.
  • Vuelve a agregar el usuario, con los mismos permisos que utilizó para crear la aplicación. 
• Después de eliminar a un usuario de tu cuenta, este ya no aparecerá como opción en filtros, como en listas o paneles. Puede mostrar los usuarios eliminados en sus filtros seleccionando la casilla de verificación Mostrar propietarios desactivados y eliminados al filtrar.
  
  

Eliminar usuario como punto de contacto para cuenta y facturación

Si un usuario está configurado como punto de contacto en tu configuración de Cuenta y facturación, deberás eliminarlo del rol antes de que puedas eliminarlo como usuario.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el nombre de tu cuenta ubicado en la esquina superior derecha, y, a continuación, haz clic en Cuenta y facturación.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Información de la empresa.
3. En la sección Puntos de contacto , haga clic en Eliminar de la función junto a las funciones como las que esté ajustado el usuario.

4. En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, eliminar del rol.
5. Si el usuario está configurado como Contacto principal de la cuenta, tendrás que sustituirlo por otro usuario.

• • Haz clic en el menú desplegable junto al Contacto principal de la cuenta y luego selecciona un usuario diferente.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, agregar usuario a rol.

Una vez completados los pasos anteriores, podrás eliminar al usuario de tu cuenta.

Pasos para eliminar un usuario de tu cuenta

Para eliminar un usuario de tu cuenta:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En la barra lateral izquierda, navega a Usuarios y equipos.
3. Haga clic en el menú desplegable de estado y seleccione la casilla de verificación junto a Desactivado.
4. Haz clic en el nombre del usuario. El estado del usuario debe mostrarse como Desactivado en la parte superior izquierda. Aprende a desactivar un usuario.
5. En la parte superior derecha, haz clic en Acciones, luego selecciona Eliminar de la cuenta.

5. En el cuadro de diálogo, revisa la asesoría y toma las medidas necesarias para reasignar licencias y materiales. Haz clic en Continuar, luego haz clic en Confirmar.

Para eliminar usuarios en bloque, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los usuarios desactivados y, a continuación, haga clic en Eliminar. 

Eliminarte de una cuenta de HubSpot

También puedes eliminar tu cuenta de usuario de una cuenta específica de HubSpot.

Antes de eliminar tu cuenta de usuario de una cuenta específica de HubSpot, haz clic en el nombre de tu cuenta en la parte superior derecha de la barra de navegación principal para verificar que has iniciado sesión en la cuenta de HubSpot correcta.

Para eliminar tu cuenta de usuario de una cuenta específica de HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a General > Seguridad.
3. En la parte inferior, haz clic en Eliminarme de esta cuenta. Si formas parte de otras cuentas, seguirás teniendo acceso a ellas. Si no has sido eliminado como punto de contacto en cuenta y facturación, este botón aparecerá en gris.

4. En el cuadro de diálogo, escriba su dirección de correo electrónico y haga clic en Eliminar.

Eliminar tu cuenta de usuario de HubSpot

Cuando se elimina el acceso de un usuario a una cuenta de HubSpot, éste ya no puede acceder a esa cuenta de HubSpot. Sin embargo, la cuenta de usuario vinculada a su dirección de correo electrónico seguirá existiendo. Puedes eliminar completamente tu cuenta de usuario si no eres el único Superadministrador que queda en la cuenta de HubSpot.

Nota: eliminar tu usuario eliminará las certificaciones de la Academia asociadas a esa dirección de correo electrónico. Para conservar sus certificaciones, puede transferirlas a una nueva dirección de correo electrónico antes de eliminar su usuario.

Para eliminar definitivamente tu usuario cuando no esté asociado a ninguna otra cuenta de HubSpot:

1. Inicie sesión en la cuenta de usuario que desea eliminar. Asegúrate de que no tiene acceso a ninguna otra cuenta de HubSpot.
2. En la parte superior derecha, haz clic en tu foto de perfil de . A continuación, haga clic en Perfil & Preferencias.
3. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Seguridad.
4. En la parte inferior, haz clic en Eliminar mi cuenta de usuario. 

5. En el cuadro de diálogo, escribe la dirección de correo electrónico de tu usuario y luego haz clic en Eliminar usuario.

Para eliminar permanentemente tu usuario cuando aún está asociado a una cuenta de HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en General > Seguridad.
3. En la parte inferior, haz clic en Eliminar mi cuenta de usuario.

4. En el cuadro de diálogo, escribe la dirección de correo electrónico de tu usuario y luego haz clic en Eliminar usuario.