Hvis du er superadministrator og ønsker at fjerne en bruger fra din HubSpot-konto, er deaktivering det primære trin i at tilbagekalde en brugers adgang. Når du har deaktiveret en bruger, kan du derefter fjerne en bruger helt fra din konto. I det følgende forklares forskellene mellem brugerdeaktivering og fuldstændig brugerfjernelse:
- Deaktiver en bruger:
- Brugeren vil ikke længere kunne logge ind eller få adgang til kontoen, men deres brugerprofil og tilknyttede data vil forblive til rapportering og prognoser.
- Brugeren kan genaktiveres senere med sine nuværende aktiver. For eksempel vil brugeren fortsat være tilknyttet sine poster.
- Brugeren vil ikke længere modtage notifikationer.
- Brugeren beholder sit betalte sæde, men det tæller ikke med i kontoens samlede antal sæder.
- Brugeren vil blive fjernet fra samtaler og aktiver samt fjernet fra rapporter. Læs mere om, hvad der fjernes fra kontoen, når du fjerner en bruger.
- Fjern en bruger:
- Brugeren skal deaktiveres, før du kan fjerne dem helt fra din konto.
- Brugeren vil ikke længere kunne logge ind eller få adgang til kontoen, og brugerprofilen vil blive fjernet fra kontoen.
- Brugeren vil blive fjernet fra samtaler og aktiver samt fra rapporter. Læs mere om, hvad der fjernes fra kontoen, når du fjerner en bruger.
Derudover kan en bruger fjerne sig selv fra en HubSpot-konto eller slette sin brugerkonto helt, når han/hun er blevet fjernet fra alle HubSpot-konti. Sletning af en brugerkonto fjerner den helt fra HubSpot-systemerne.
Deaktiver en bruger
Forudsætninger, før du deaktiverer en bruger
I stedet for at fjerne en bruger giver deaktivering af dig mulighed for at bevare brugerens historiske aktiviteter uden at miste adgang til vigtige data. Når deaktiverede brugere genaktiveres, vil deres historiske aktiviteter som ejendomsændringer og indholdsopdateringer stadig være tilgængelige.
Før du deaktiverer en bruger, skal du være opmærksom på følgende:
Bemærk: Det er ikke muligt at slette eller overføre ejerskabet af en brugers standardmødelink. I disse tilfælde skal du bede brugeren om at slå planlægningssider fra i sine brugerindstillinger, før du deaktiverer dem, eller fjerne brugeren efter deaktivering. Brugere med en Enterprise-konto kan logge ind som en anden bruger for at slå planlægningssider fra.
-
- Hvis en brugerejet planlægningsside ikke omfordeles eller slettes, hvis brugeren efterlades som en del af en gruppe- eller round-robin-planlægningsside, eller hvis de efterlades som en del af en rotation, vil der stadig blive booket møder for brugeren. Det betyder, at en kontaktperson vil modtage en invitation til et møde med den deaktiverede bruger.
- Hvis et møde er booket til en kontakt, enten via den deaktiverede brugers egen planlægningsside, via en gruppe- eller round-robin-planlægningsside eller via en rotation, vil mødet ikke blive vist i kontaktens aktivitetsfeed. Hvis de har booket via en planlægningsside, vises sidevisningen i brugerens aktivitetsfeed.
- Mødebookinger vil ikke gå gennem workflow-automatisering efter deaktivering. Hvis du f.eks. har en arbejdsgang, der skal udløses efter en mødeindkaldelse for den deaktiverede bruger, vil den ikke blive udløst efter deaktivering.
- Hvis en bruger er angivet som kontaktperson i dine indstillinger for konto og fakturering , skal du fjerne vedkommende fra rollen.
- Deaktiverede brugere vil blive sprunget over, når man bruger workflow-handlingen Rotate record owner, og de vil blive fjernet som valgmuligheder, når man indstiller ejeren af en post.
- Når en bruger er deaktiveret, vil deres personlige e-mails blive afbrudt. De kan ikke logge nye e-mails i CRM-systemet, heller ikke planlagte sekvens-e-mails.
- Alle teammails, som brugeren har forbundet med samtalernes indbakke, forbliver forbundet.
Deaktiver en bruger på din konto
For at deaktivere en bruger:
- Gå til Users & Teams i menuen i venstre side.
- Hold musen over brugerens navn , klik på Handlinger, og vælg Deaktiver bruger.
- I dialogboksen skal du gennemgå rådgivningen og derefter klikke på Deaktiver bruger. Brugeren vil modtage en e-mail, der angiver, at deres profil er blevet deaktiveret.
Genaktiver en bruger
For at genaktivere en bruger:
- Gå til Users & Teams i menuen i venstre side.
- Klik på brugerens navn . Brugerens status vises som Deaktiveret øverst til venstre.
- Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter Reaktiver bruger. Alle pladser, der er tildelt brugeren før deaktiveringen, og som ikke er blevet fjernet, vil blive genaktiveret. Klik på fanen Adgang for at se, om brugeren er tildelt nogen pladser.
- Klik på Genaktiver bruger i dialogboksen. Brugeren vil modtage en e-mail, der angiver, at deres profil er blevet genaktiveret.
Fjern en bruger
Forudsætninger, før du fjerner en bruger
Før du fjerner en bruger helt fra din konto, skal brugeren deaktiveres. Husk, at oprettet indhold og ejede poster kan blive påvirket:
- Hvis en bruger er angivet som kontaktperson i dine indstillinger for konto og fakturering , skal du fjerne dem fra rollen, før du kan fjerne dem som bruger.
- Når du fjerner en bruger, kan du ikke gendanne brugeren. I stedet skal du gå gennem brugeroprettelsesprocessen igen. Poster, der engang var tildelt den fjernede bruger, skal tildeles igen, når de tilføjes igen.
-
Når en bruger fjernes fra en konto, sletter HubSpot ikke nogen aktiver eller aktiviteter, som de har oprettet. Dette omfatter aktiver som blogindlæg, sider, lister, workflows, formularer og rapporter samt salgsaktiviteter som f.eks. loggede e-mails og noter. Aktiver vil vise Deaktiveret/Fjernet (brugerens e-mailadresse ) som skaberen.
- Alle planlægningssider, der er oprettet af den fjernede bruger, vil blive slettet.
-
Alle sociale beskeder, der er offentliggjort af den fjernede bruger, forbliver offentliggjort. Men hvis den fjernede bruger var administrator for konti på sociale medier, kan det være nødvendigt at genskabe forbindelsen til disse konti.
- Brugeren forbliver som blogforfatter. Lær, hvordan du sletter blogforfatterprofilen manuelt.
- Alle markedsføringsmails, der er oprettet af en fjernet bruger, forbliver, men alle brugeroplysninger, der er knyttet til markedsføringsmailen, forsvinder. Der vises f.eks. ikke noget navn, når du ser, hvem marketingmailen blev oprettet af.
-
Alle sekvenser, skabeloner og dokumenter, der er oprettet på din konto, vil blive bevaret, men den fjernede bruger skal have delt sine salgsskabeloner før fjernelsen, for at andre brugere kan få adgang til dem.
- Alle samtaler, der var tildelt den fjernede bruger, vil blive fjernet.
- Hvis du fjerner en bruger fra din konto, vises Deaktiveret/Fjernet (brugerens e-mailadresse ) i ejerskabsegenskaberne for alle kontakter, virksomheder, aftaler og billetter, der ejes af den pågældende bruger. Hvis din HubSpot-konto er synkroniseret med Salesforce, og den fjernede bruger stadig er en Salesforce-bruger, vises brugerens navn som Name (Salesforce), som det gør for SFDC-brugere, der aldrig har haft adgang til HubSpot.
- Hvis du fjerner en bruger, der har oprettet en privat app, vil alle associationskald i den private app mislykkes med fejlen: USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Hvis dette sker, anbefales det enten at:
- Genoprette en ny privat app.
- Rotere adgangstokenet.
- Tilføj brugeren igen med de samme tilladelser, som blev brugt til at oprette appen.
- Når en bruger er fjernet fra din konto, vises vedkommende ikke længere som en mulighed i filtre, f.eks. i lister eller dashboards. Du kan vise fjernede brugere i dine filtre ved at markere afkrydsningsfeltet Vis inaktive ejere, når du filtrerer.
Før du fjerner en bruger, skal du omfordele alle poster, der ejes af brugeren. Læs mere om, hvordan du indstiller ejerskab af poster i HubSpot.
Fjern brugeren som kontaktperson for Account & Billing
Hvis en bruger er angivet som kontaktperson i dine indstillinger for konto og fakturering , skal du fjerne vedkommende fra rollen, før du kan fjerne vedkommende som bruger.
- Klik øverst på fanen Virksomhedsoplysninger.
- I sektionen Billing Contacts skal du klikke på sletteikonet delete ved siden af de roller, som brugeren er indstillet som.
- Klik på Ja, fjern fra rolle i dialogboksen.
- Hvis brugeren er indstillet som primær kontakt, skal du erstatte vedkommende med en anden bruger.
- Klik på rullemenuen ved siden af Primær kontakt, og vælg derefter en anden bruger.
- Klik på Ja, tilføj bruger til rolle i dialogboksen.
Du vil nu kunne fjerne brugeren fra din konto.
Fjern en bruger fra din konto
Sådan fjerner du en bruger fra din konto:
- Gå til Users & Teams i menuen i venstre side.
- Klik på brugerens navn . Brugerens status bør vises som Deaktiveret øverst til venstre. Lær, hvordan du deaktiverer en bruger.
- Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter Fjern fra konto.
- I dialogboksen skal du gennemgå rådgivningen og foretage de nødvendige handlinger for at omfordele pladser og aktiver. Klik på Fortsæt, og klik derefter på Bekræft.
Fjern dig selv fra en HubSpot-konto
Du kan også fjerne din brugerkonto fra en bestemt HubSpot-konto.
Før du fjerner din brugerkonto fra en bestemt HubSpot-konto, skal du klikke på dit kontonavn øverst til højre i hovednavigationslinjen for at kontrollere, at du er logget ind på den rigtige Hub.
For at fjerne din brugerkonto fra en specifik HubSpot-konto:
- Gå til Generelt > Sikkerhed i menuen i venstre side.
- Nederst skal du klikke på Fjern mig fra denne konto. Hvis du er en del af andre konti, vil du stadig have adgang til dem. Hvis du ikke er blevet fjernet som kontaktperson i Account & Billing, vil denne knap være nedtonet.
- Skriv din e-mailadresse i dialogboksen, og klik derefter på Slet.
Slet din HubSpot-brugerkonto
Når en brugers adgang fjernes fra en HubSpot-konto, kan brugeren ikke få adgang til kontoen. Den bruger, der er tilknyttet e-mailadressen, vil dog fortsat eksistere. Du kan slette din brugerkonto helt, når du ikke er den eneste tilbageværende superadministrator , mens andre brugere stadig er på kontoen.
Bemærk: Hvis du sletter din bruger, slettes alle Academy-certificeringer, der er knyttet til den pågældende e-mailadresse. For at bevare dine certificeringer kan du overføre dine certificeringer til en ny e-mailadresse, før du sletter din bruger.
For at slette din brugerkonto permanent:
- Log ind på den brugerkonto, du vil slette. Sørg for, at den ikke har adgang til andre HubSpot-konti.
- Klik på Generelt > Sikkerhed i menuen i venstre side.
- Klik nederst på Slet min brugerkonto.
- Indtast brugerens e-mailadresse i dialogboksen, og klik derefter på Slet bruger.