Einen geplanten Workflow erstellen

Planen Sie einen Workflow so, dass er in regelmäßigen, vorher festgelegten Abständen wiederholt wird. Die Datensätze werden erst dann in den Workflow aufgenommen, wenn das geplante Datum erreicht ist.

Workflows können so geplant werden, dass sie an einem bestimmten Tag der Woche oder des Monats ausgeführt werden. Sie können z. B. einen Workflow so einrichten, dass jeden Donnerstag um 7 Uhr morgens oder am 28. eines jeden Monats eine interne Erinnerung versendet wird.

Wenn Sie Ihre Workflow-Aktionen stattdessen auf ein bestimmtes Kalenderdatum oder eine Kontaktdateneigenschaft ausrichten möchten , erfahren Sie in diesem Artikel mehr über das Erstellen von Workflows der Typen „Bestimmtes Datum“ oder „Kontaktdatumseigenschaft“.

Ihren Workflow-Zeitplan festlegen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie oben rechts auf „Workflow erstellen“.
• Klicken Sie im linken Bereich auf die Registerkarte „Komplett neu beginnen“ aus.
• Wählen Sie im linken Bereich die Option [object]-basiert aus, um den Typ Ihres Workflow-Objekts auszuwählen. Dadurch wird festgelegt, welche Art von Datensätzen in den Workflow aufgenommen werden können. Geplante Workflows können mit allen Workflow-Objekttypen verwendet werden.
• Wählen Sie im rechten Bereich unter „Typ auswählen“ die Option „Planen“ aus.
  
  

• Richten Sie einen Zeitplan für die Wiederholung Ihres Workflows ein:
  • Wenn Sie möchten, dass sich ein Workflow täglich wiederholt, z. B. jeden Tag um 8 Uhr morgens:
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Trigger planen“ und wählen Sie „Täglich“ aus.

• • • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Tageszeit“ und wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der der Workflow jeden Tag ausgeführt werden soll. 
  • Wenn Sie einen wöchentlich wiederkehrenden Workflow wünschen, z. B. jeden Freitag um 8 Uhr morgens:
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Trigger planen“ und wählen Sie „Wöchentlich“ aus.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Wochentag“ und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Tagen, an denen der Workflow ausgeführt werden soll.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Tageszeit“ und wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der der Workflow ausgeführt werden soll. 
  • Wenn Sie einen monatlich sich wiederholenden Workflow wünschen: 
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Trigger planen“ und wählen Sie „Monatlich“ aus.
    • Wenn Sie möchten, dass der Workflow an bestimmten Tagen im Monat ausgelöst wird, z. B. an jedem 23. des Monats um 8 Uhr morgens: 

• • • • Wählen Sie im Abschnitt „Tag des Monats“ die Option „Bestimmte Tage“ aus. 
      • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Tag des Monats““ und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Tagen, an denen der Workflow ausgeführt werden soll.
    • Wenn Sie möchten, dass der Workflow an einem flexiblen Tag des Monats ausgelöst wird, z. B. an jedem letzten Tag des Monats um 15 Uhr: 
      • Wählen Sie im Abschnitt „Tag des Monats“ die Option „Flexible Tage“ aus. 
      • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Tag des Monats“ und wählen Sie den Tag aus, an dem der Workflow ausgeführt werden soll, z. B. „Letzter Tag des Monats“ oder „Erster Montag des Monats“. 

• • • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Tageszeit“ und wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der der Workflow ausgeführt werden soll. 
  • Wenn Sie einen jährlich wiederholten Workflow wünschen, z. B. jeden 4. Juli um 8 Uhr morgens: 
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Trigger planen“ und wählen Sie „Jährlich“ aus.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Monat“ und wählen Sie den Monat aus, in dem der Workflow ausgeführt werden soll.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Tag des Monats“ und wählen Sie den spezifischen Tag aus, an dem der Workflow ausgeführt werden soll.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Tageszeit“ und wählen Sie die Uhrzeit aus, zu der der Workflow ausgeführt werden soll.
      
      

Bitte beachten: Geplante Workflows können nur an zu den spezifischen Zeitpunkten ( Tag und Datum) ausgeführt werden, für die sie geplant wurden. Wenn Sie Ihren Workflow beispielsweise für eine monatliche Wiederholung geplant und den Tag des Monats auf den 31. festgelegt haben, wird der Workflow nicht in Monaten ausgeführt, die keine 31 Tage haben, z. B. der Februar, der nur 28 oder 29 Tage hat. 

• Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol edit, um Ihrem Workflow einen Namen zu geben, und klicken Sie dann auf „Workflow erstellen“. Sie werden dann zum Workflow-Editor weitergeleitet.

Ihren Workflow-Zeitplan aktualisieren 

Wenn Sie Ihren Workflow-Zeitplan nach der Erstellung des Workflows ändern möchten, können Sie dies im Workflow-Editor tun. 

• Klicken Sie im Workflow-Editor auf „Trigger planen“.
• Wählen Sie im rechten Bereich Ihren neuen Workflow-Zeitplan aus. 
• Klicken Sie auf „Speichern“. Alle Änderungen des Zeitplans werden sofort wirksam.
  
  

Aufnahmekriterien festlegen

Zu jedem wiederkehrenden geplanten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) werden alle Datensätze, die die Trigger-Kriterien erfüllen, aufgenommen und durchlaufen den Workflow, auch wenn der Datensatz zuvor aufgenommen wurde. Wenn ein Datensatz die Trigger-Kriterien nicht mehr erfüllt, wird er nicht mehr in den Workflow aufgenommen.

Wenn ein Datensatz manuell aufgenommen wird, folgt er nicht dem festgelegten Zeitplan und wird automatisch an den folgenden geplanten Daten aufgenommen, es sei denn, er erfüllt die Trigger-Kriterien. Manuell aufgenommene Datensätze führen den Workflow sofort aus.

• Klicken Sie im Workflow-Editor auf Aufnahme-Trigger festlegen.
• Wählen Sie im rechten Bereich einen Filtertyp für Ihren Aufnahme-Trigger aus und richten Sie Ihre Aufnahmekriterien ein. Wiederaufnahme-Trigger sind bei einem geplanten Workflow nicht anwendbar, da alle Datensätze, die die Aufnahmekriterien erfüllen, zum wiederkehrenden geplanten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) aufgenommen werden.
• Legen Sie Ihre Kriterien fest, und klicken Sie auf Filter anwenden. 
• Klicken Sie auf „Speichern“.
  
  

Aktionen hinzufügen

• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das Plus-Symbol (+).
• Wählen Sie im rechten Bereich eine Aktion aus. Erfahren Sie mehr über die Auswahl von Workflow-Aktionen.
• Richten Sie die Details der Aktion ein und klicken Sie dann auf „Speichern“.
• Klicken Sie ggf. auf das Plus-Symbol (+), um weitere Workflow-Aktionen hinzuzufügen.

Einstellungen verwalten

Klicken Sie auf die Registerkarte „Einstellungen“, um die Einstellungen des Workflows zu verwalten. Wählen Sie auf der Seite „Allgemein“ Tage aus, an denen Workflow-Aktionen pausieren sollen, und verknüpfen Sie Kampagnen mit kontaktbasierten Workflows.

Wenn ein Workflow einen geplanten Trigger verwendet, ist es nicht möglich festzulegen, wann Workflow-Aktionen ausgeführt werden können. Die Option „Zu welchen Zeiten sollen die Aktionen ausgeführt werden?“ ist ausgegraut.

Legen Sie auf der Seite „Entfernung und Unterdrückung“ die Entfernungs- und Unterdrückungskriterien fest, um automatisch Datensätze aus dem Workflow zu entfernen oder auszuschließen.

Erfahren Sie mehr über das Verwalten Ihrer Workflow-Einstellungen.

Workflow aktivieren

• Klicken Sie oben rechts auf „Überprüfen und veröffentlichen“.
• Im Abschnitt „Aufnahme“ der Seite können Sie die Anzahl der Datensätze anzeigen, die derzeit die Trigger-Kriterien erfüllen. Alle bestehenden Kontakte, die die Trigger-Kriterien während des nächsten geplanten Datums erfüllen, werden aufgenommen. 
• Wenn Sie einen Marketing Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Account haben, können Sie in kontaktbasierten Workflows eine statische Liste von Kontakten anzeigen, die die Kriterien erfüllen, indem Sie auf „Diese Kontakte mithilfe von Listen anzuzeigen“ klicken. Die Liste wird automatisch gespeichert und kann von Ihrem Listen-Dashboard aus aufgerufen werden.
  
  

• Überprüfen Sie die Workflow-Einstellungen und klicken Sie auf „Aktivieren“.

Nachdem Sie Ihren Workflow aktiviert haben, können Sie den Workflow-Verlauf anzeigen, um die aufgenommenen Datensätze zu überwachen.