Configura notificaciones de exportación y consulta un registro de exportaciones en tu cuenta

Cuando exportas registros en tu cuenta de HubSpot, estás extrayendo datos de tu CRM. Para hacer un seguimiento de la información que sale de su cuenta, es útil saber cuándo se produjo una exportación, quién la inició y qué registros se exportaron. También puede ser útil recibir notificaciones de grandes exportaciones en tiempo real.

Los usuarios con permisos Super Admin pueden configurar notificaciones para grandes exportaciones y ver el registro de auditoría de las exportaciones realizadas por todos los usuarios de la cuenta, así como cancelar las exportaciones que estén en curso. Los usuarios con permisos de exportación también pueden acceder al registro de exportaciones para ver el historial de sus exportaciones personales.

Configurar notificaciones de exportación de gran tamaño

Las notificaciones de exportación se utilizan para avisarte si un usuario de tu cuenta exporta más registros que el umbral que especifiques. El umbral máximo que puedes establecer es de 275.000. El umbral es único para usted, por lo que otros Super Admins necesitan establecer el suyo propio.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de datos, navegue hasta Importación y exportación.
• En el campo Umbral de notificación de exportación grande , introduce el número de registros de los que quieres recibir una notificación. 
• Haz clic en Guardar.

Ver la auditoría de exportación

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de datos, navegue hasta Importación y exportación.
• Vea una lista de las exportaciones de su cuenta de HubSpot. Los superadministradores pueden ver todas las exportaciones de la cuenta, mientras que los usuarios individuales sólo pueden ver sus exportaciones personales. En la tabla, consulta la siguiente información:
  • Nombre: el nombre del archivo de exportación.
  • Fuente: donde se produjo la exportación (por ejemplo, Contactos cuando se produjo una exportación en la página de índice de contactos).
  • Registros: el número de registros exportados.
  • Usuario: el usuario que completó la exportación.
  • Fecha: la fecha y hora en que se exportaron los registros.

• Si hay una exportación en curso, debajo del nombre del archivo de exportación aparecerá Procesando. Para cancelar una exportación en curso, haga clic en Cancelar exportación. El estado de la exportación pasará a ser Cancelado , y el archivo no estará disponible para su descarga.
• Para descargar un archivo de exportación completo, haga clic en el Nombre del archivo de exportación. Sólo puede descargar los archivos de las exportaciones realizadas en los últimos 30 días.
• Para ver los usuarios que han descargado un archivo de exportación, incluyendo su dirección IP y la fecha en que lo vieron, haga clic en Ver historial. Esta opción está disponible para las exportaciones de Ver, Listas, o [Objeto]s y sólo aparecerá si un usuario con permisos Super Admin ha descargado el archivo desde esta herramienta. El historial de descargas no está disponible para las exportaciones que contengan Datos sensibles.